與代理客戶合作的 5 條基本原則

代理-客戶關係可能很複雜。 每一段關係在某種程度上都是獨一無二的。

儘管表面上看起來每個人都在朝著同一個方向前進，但經常存在相互競爭的議程、對期望的錯誤溝通和不言而喻的不滿。

代理商與其客戶之間的溝通中斷的最大恥辱是沒有人獲勝。 客戶沒有得到他們簽約和期望的東西，該機構失去了增長機會和資產負債表上的重要齒輪。

那麼，您如何與客戶合作以盡量減少這些挑戰？ 最佳做法是什麼？

在過去十年中，我與一百多個客戶合作過，以下是我對客戶協作的了解。

#1。 從一開始就設定明確的目標

客戶“想要”從代理商那裡得到的很多東西都是不言而喻的。 在銷售過程中做了太多的假設，你開始盲目地進行新的接觸。

例如，您可以假設您的客戶想要的只是潛在客戶。 但對他們來說，成功看起來完全不同。 這一切都與品牌知名度和曝光度有關。

當然，這只是一個非常廣泛的例子，說明與客戶處於不同級別是多麼容易。

確保在交易完成之前提出棘手的問題，並且在您對預期做出明確回應之前不要停止激動。 當情緒高漲且溝通中斷時，這為您提供了一個定位點，可以在參與的熱度中參考。

#2。 就流程和工作流程達成一致

您在此期間加入新客戶的方式以及您同意的流程和工作流程將決定關係的成敗。 您需要準確地確定工作將如何完成——誰負責什麼？

通常，客戶會希望在某些方面參與，即使它只是監督工作或簽署創意。 但是，如果您了解他們想要參與的程度並圍繞它建立一個流程，那將會有所幫助。

在實踐中，您應該為您將為客戶所做的所有工作記錄流程、工作流程和責任，並使用此文檔讓他們了解情況並保持信心。 只需稍作調整，大部分文檔就可以在客戶端之間複製。 因此，您可以選擇開發一個可供您借鑒的流程文檔資源庫。

記錄流程的一個重要部分是在安全的基於雲的環境（例如 Confluence）中與客戶或其他必要的利益相關者共享它們。

Confluence 用於記錄流程

#3。 定期提交報告

代理商在與客戶合作時犯的一個巨大錯誤就是保持沉默。 你訂婚了，一切都很好——至少在你眼裡是這樣。 但在表面之下，你的客戶變得焦躁不安，不知道你在做什麼。

當客戶表達他們的擔憂時，通常為時已晚——你已經失去了他們。 因此，最好創建定期報告節奏，讓客戶了解商定目標的進展情況。

您向客戶報告的頻率取決於關係。 它應該至少每月一次，但有些客戶會更頻繁地渴望得到保證。 報告的節奏是您應該在參與開始時討論並達成一致的內容。

機構報告工具，如 Klipfolio，有助於將您的數據集中在一個地方，並使持續報告變得輕而易舉。

用於報告的 Klipfolio

#4。 設定溝通的基本規則

溝通規則對於成功的協作和提高團隊生產力至關重要。 這在代理-客戶關係中沒有什麼不同。

您最不想做的就是當您的客戶有任何問題或疑慮時，每天 24 小時隨時待命。

以下是您在計劃參與時應考慮與客戶討論的一些溝通規則：

• 適當的溝通渠道——您可以通過多種方式與客戶溝通，每種方式都有其目的。 例如，您應該只將電話用於安排好的會議和緊急情況。 另一方面，電子郵件最適合計劃更新和報告，而 Slack 等聊天應用更適合日常問題。
• 緊急流程——儘管與您的客戶設定溝通規則和期望很重要； 你不想讓他們覺得你正在把他們排除在關係之外。 有一個緊急程序，如果有緊急情況，他們可以聯繫您，這將使他們高枕無憂。
• 預定會議——在計劃約會時，您應該提前安排有特定目的的約會。 你不希望你的日曆上到處都是毫無意義的追趕會議，但定期進行面對面或 Zoom 電話會議以做出重要決定將使這段關係受益。
• 文檔共享和反饋——作為工作流程和流程設置的一部分，您將確定接收客戶反饋的最佳方法。 我發現使用具有評論功能的文檔共享應用程序（例如 Google Drive）很實用，但有些客戶可能更願意在通話中提供反饋。 只需將其放在電子郵件收件箱之外！
• 客戶意見——每個客戶對做出決策和影響您正在運行的活動都有不同的興趣。 一定要製定一些規則，這樣客戶就不會越界並質疑你的專業知識——這就是他們僱用你的原因。 也就是說，提供一個客戶可以公開提供意見的渠道。

建立通信規則並不是將客戶拒之門外。 這是關於有效地利用您團隊的時間，以便他們可以為客戶提供最佳結果，而不會淹沒在電子郵件和客戶電話中。

#5。 使用正確的工具

代理工具構成了成功的代理與客戶關係的基礎。 無論是您的工作流程和流程、交付、報告還是溝通渠道，合適的軟件都將顯著改善您的協作。

選擇代理工具集時，請考慮以下協作方面：

• 計劃– 準確規劃您將為客戶做的事情並將任務分配給相關人員，這將使所有關鍵利益相關者都能了解正在發生的事情。 像 Asana 這樣的項目管理工具就是一個很好的例子。

計劃的體式

• 工作流程和流程——您可以選擇使用 Google Docs 之類的簡單工具來記錄您的流程，但如果您想將其提升到一個新的水平，請查看 Confluence，它集成了您可能已經在使用的一系列工具。
• 反饋和批准——如果沒有反饋和批准流程，您就不可能滿足客戶的期望。 Google Docs 非常適合在運行時提供反饋和評論，您可能會發現您用於投放活動的其他工具（例如用於代理機構的 ShortStack）具有強大的團隊協作功能。

ShortStack 用於團隊協作

• 溝通——除了電子郵件，您還可能通過視頻會議和聊天應用程序進行溝通。 Zoom 和 Slack，適合這裡。

放鬆溝通

• 報告——如果您想將所有的報告和分析整合到一個儀表板中，Klipfolio 值得一試。

如果您選擇合適的協作工具，您將顯著提高您的代理機構對客戶的看法和保留率。

結論

無可掩飾的事實是，機構與客戶的合作有很多變化的部分、相互競爭的議程、時髦的個性和不言而喻的期望。 但是，如果您想最大程度地減少客戶流失並開發新的案例研究，那麼做對是非常重要的。

毫不奇怪，有效的協作甚至在您進門之前就開始了。 在銷售對話中，您建立的目標和期望為即將到來的一切奠定了基礎。

然後，您參與的入職階段將決定其長期成功。 包括您建立的流程、您制定的溝通指南、您選擇使用的工具以及您言行一致的一致性。