ChatGPT 寫作：用例和最佳實踐

許多行銷人員和專業人士依賴 ChatGPT 來獲取部落格、文章和電子郵件等內容。 然而，其他專業人士使用 ChatGPT 來產生備忘錄、建立報告並將其用於客戶支援。 以下是 ChatGPT 寫作的流行用例和最佳實踐。

目錄

• 利用 ChatGPT 發送備忘錄、電子郵件和報告
• 加強客戶支援
• 使用 ChatGPT 進行內容創建
• 在團隊溝通中使用 ChatGPT 來提高協作和生產力
• 使用 ChatGPT 進行商務寫作的挑戰和解決方案
• 未來趨勢與創新
• 將 ChatGPT 整合到商務寫作工作流程的最佳實踐
• 獲得準確且相關響應的技巧

利用 ChatGPT 發送備忘錄、電子郵件和報告

ChatGPT 可以即時產生備忘錄。 您不再需要查看模板或從頭開始輸入所有內容。 ChatGPT 在建立針對您的受眾的備忘錄時需要訊息，並確保將您的目的添加到備忘錄中。 也就是說，像大多數作家一樣，您可能需要修改備忘錄，然後才能找到最好的備忘錄發送給員工。

人們回覆電子郵件需要兩個小時。 人們可能會因為不斷回覆電子郵件而浪費寶貴的時間。 此外，需要腦力才能對同事、顧客或客戶提出專業的回應。 您不需要建立不同的回應或考慮原始回應。 ChatGPT 可以幫助專業人士撰寫最好的電子郵件。 您可以提供 ChatGPT 上下文或實際電子郵件，並讓它產生回應。

最後，專業人士可以使用ChatGPT來製作書面報告內容。 您可以依靠 ChatGPT 來撰寫整份報告。 最好向 ChatGPT 提供數據，以便它可以產生準確的報告。 但是，請確保您根據數據和其他資訊修改和編輯報告。

加強客戶支援

提供出色的客戶支援是與客戶和客戶建立更好關係的關鍵。 如今，許多客戶支援團隊依靠 ChatGPT 來編寫模板或自動回應。 ChatGPT 可以幫助您的企業 24/7 全天候可用，並指導客戶進行詢問。 但是，如果 ChatGPT 無法回答某些查詢，您可以允許 ChatGPT 將其查詢轉發到您的電子郵件。

將 ChatGPT 與客戶支援結合使用的手動方式是要求其回應。 例如，一位客戶向您伸出援手。 您可以向 ChatGPT「諮詢」最佳回應。 您也可以詢問其他答案並選擇最適合具體情況的答案。

您可以查看下面的教學課程，以了解如何將 ChatGPT 整合到您的聊天機器人中。

使用 ChatGPT 進行內容創建

內部溝通並不是您為企業創建的唯一內容。 ChatGPT 的一種流行用例是創建部落格、文章、電子郵件行銷內容、社交媒體貼文等！ 許多內容行銷人員受益於使用 ChatGPT 獲取想法和內容或複製變體以在各種管道上發布和推廣。

此外，建立和發佈內容來定位目標受眾也很重要。 ChatGPT 產生內容後，請確保您有一名編輯或熟練的內容編寫者可以檢查您的工作是否有任何錯誤或可能的溝通不良錯誤。

在團隊溝通中使用 ChatGPT 來提高協作和生產力

通訊應用程式也採用了 ChatGPT，以促進團隊更好的溝通。 例如，Slack 創建了 ChatGPT 應用程序，用戶可以將其整合到日常通訊中。 該應用程式仍處於測試階段，但其目標是消除通訊平台之外的來回應用程式使用，創建會議和聊天摘要，並協助用戶進行研究和寫作。

競爭對手 Microsoft Teams 也支援 ChatGPT。 目前，使用者可以利用 Power Automate 和 Zapier 等工作流程建構器將 ChatGPT 整合到日常業務聊天中。 Microsoft 在其平台中內建了 Power Automate，讓您可以將 ChatGPT 無縫整合到您的 Microsoft Teams 頻道中。

將 ChatGPT 整合到商務寫作中的挑戰和解決方案

將 ChatGPT 整合到您的商務寫作風格中的一大挑戰是它仍然會出現語法錯誤。 人工智慧在生成內容時還需要做更多的工作。 也就是說，您需要先在語法檢查器上檢查 ChatGPT 產生的內容，然後再將其作為電子郵件發送或以備忘錄形式公佈。

使用者在使用 ChatGPT 時遇到的另一個挑戰是其過時的生成輸出。 由於免費使用的語言學習模型 ChatGPT 3.5 的資料更新截止到 1 月 22 日，因此它可能會產生過時的內容或副本。 一種解決方案是升級到 ChatGPT Plus，此選項將幫助 ChatGPT 產生更好的副本或內容。

最後，ChatGPT 仍然受到偏見和抄襲的影響。 在發布或發送給某人之前仔細檢查其工作非常重要。 您可以透過查看其措辭和行話來檢查是否存在偏見。 同時，您需要抄襲檢查器或人工智慧偵測器來檢查內容是否有抄襲。

未來趨勢與創新

與其他應用程式一樣，ChatGPT 可能會適應用戶的需求並推出令人興奮的新功能。

OpenAI 的 GPT 模型將變得比以往更先進。 OpenAI 計劃推出 ChatGPT 5，但這家人工智慧科技公司仍堅持使用其最新模型進行進一步培訓。 如果 ChatGPT 5 發布，它很可能會產生更好的回應，或者知道如何準確地用其他語言回答，而無需使用其他應用程式來檢查翻譯。

越來越多的公司將採用 ChatGPT 來滿足其客戶支援或服務需求。 畢竟，ChatGPT 是一種生成式人工智慧，可以學習如何為需要產品或服務幫助的客戶提供更好的答案。

最後，ChatGPT 可能會產生一篇完整的部落格或包含媒體（例如照片或影片）的報告。 您不需要自己建立部落格或進行報告。 也就是說，一旦 ChatGPT 產生該報告，請確保在將其發布或呈現給利害關係人之前檢查所有內容。

將 ChatGPT 整合到商務寫作工作流程的最佳實踐

您可以藉助 Zapier 等應用程式自動化您的商務寫作。 自動化平台為使用者提供多種模板。 它將要求您註冊並訂閱各種工具來自動化您的工作流程。

首先，Zapier 在將 ChatGPT 整合到自動化平台和其他生產力應用程式時提供工作流程模板，以簡化您從頭到尾的工作。

將 ChatGPT 整合到業務寫作中的另一種方法是向聊天機器人應用程式添加 API。 這需要一些技術知識，但是，具體操作方法如下：

1.點選API

2. 將滑鼠懸停在左側欄上以展開選項

3. 選擇 API 金鑰

4. 點選+建立新金鑰

5. 提供 API 金鑰名稱並選擇限制

6. 選擇建立密鑰

7. 將 API 金鑰複製到您的聊天機器人應用程式。

獲得準確且相關響應的技巧

儘管 ChatGPT 有其缺陷，但它仍然是一個大型語言模型，可以訓練和生成文本，以幫助您的商務寫作減少錯誤。 以下是使用 ChatGPT 取得品牌內容的方法。

提示要具體– ChatGPT 依賴具體的提示。 例如，您需要一份備忘錄。 提交提示說明您需要備忘錄將產生以下內容：

您可以透過說明備忘錄類型、語氣和結構來提交提示。 另外，註明目的、主題和受眾。 如果需要，您可以添加其他信息，例如日期、時間和地點。

使用自訂說明– 取得準確書面內容的一種方法是使用自訂說明功能。 您需要回答兩個問題才能讓 ChatGPT 知道如何回應。 與及時提交一樣，要具體而清晰，以確保它將產生您期望的回應。

仔細檢查資訊—ChatGPT 承認其模型會在特定時間更新。 因此，資訊可能會過時，並且其產生的內容將不再相關。 這就是為什麼您應該仔細檢查訊息，但在搜尋引擎上進行快速研究檢查。