變更管理流程到底是什麼樣的？ （權威指南）

還記得諾基亞嗎？ 你當然知道。

1998年10月，諾基亞超越摩托羅拉，成為全球最受歡迎的手機品牌。

從 1995 年到 1999 年，諾基亞的營業利潤從 10 億美元增加到超過 40 億美元。

2003 年，諾基亞 1100 機型成為有史以來最暢銷的手機。

然後在 2007 年，第一部 iPhone 發布。

到 2007 年底，全球銷售的智能手機中，有一半是諾基亞，而蘋果的 iPhone 僅佔 5% 的市場份額。 諾基亞的市值在短短六年內就下跌了 90% 以上。

到 2011 年，諾基亞的衰落加速，公司在 2013 年被微軟收購。

為什麼會這樣？

他們拒絕變得更好。

所有這一切都可以通過實施變更流程來避免。

許多公司無法充分發揮其潛力，因為他們不確定變革的結果。 不再使用的流程以增長為代價徘徊太久。

現在，您可能在想：“我如何確保我不是這些公司中的一員？ ”

好吧，通過使用實施變更管理流程。

讓我們來看看。

什麼是變更管理流程？

變更管理流程是一組策略，旨在確保從一種狀態平穩過渡到另一種狀態，而不會中斷工作流程或造成損害。 在公司環境中實施變革時，總會有一個變革管理流程，但是，要確保它是成功的，這取決於公司。

為什麼？ 因為商業環境正在迅速變化。

從長遠來看，無法適應不斷變化的需求的公司會變得過時並失敗。

以黑莓手機品牌為例。 由於未能適應觸摸屏技術，曾經在全球擁有超過 8000 萬用戶的曾經佔據主導地位的智能手機在 2016 年僅佔有 0.2% 的市場份額。

毫無疑問，變革是企業生存的必要條件。

許多公司都意識到變革的必要性，但他們缺乏正確實施變革的知識。 事情可能會從過程中的縫隙中掉下來，從而造成無法彌補的損失。

組織變更管理是一個循序漸進的變更過程，公司使用它來確保重要領域的變更得到妥善處理而不影響運營。 職業道德、公司文化、業務程序、內部流程、運營、公司等級制度只是其中的一部分。

變更管理流程如何影響您的公司？

成功的變更管理流程包括以下內容：

• 事故預防
• 提高資產可靠性
• 變更的可追溯性
• 備選方案的評估

變更管理流程是關於管理人員。

考慮一下：誰將負責實施新程序？ 您的員工以及他們對項目的接受或拒絕將對其結果產生影響。

偏離常態有時會引起人們不太好的反應。

僅僅因為他們害怕未知，大多數員工在嘗試新事物之前寧願選擇以他們一貫的方式做事。

有效的變革流程可以激發最有效率的員工。

因此，您的工作是通過正確管理變革來幫助他們克服對過渡的恐懼。

因此，成功的變革管理流程的第一步是確保組織中的每個人都參與其中。 如果一個人未能交付，它會對整個公司產生影響。

自行在組織中進行更改然後將新秩序強加給員工的自上而下的策略是無效的。 員工可能不會直接拒絕變更，但他們可能會有點猶豫是否要推動它。

請記住，人們通常很難相信他們不理解的東西。

因此，為確保每位員工都了解變更背後的“原因”，您必須向他們詳細解釋。 確信變革的必要性至關重要的員工更有可能積極參與所有相關活動，即使他們不需要這樣做。

不同類型的變更管理流程

變化是發生在許多層面上的常見事情，但它需要應用各種技術才能使其有效。

個人變革管理、組織變革管理和企業變革管理是變革管理的三種基本類型，因此讓我們更詳細地了解它們中的每一種：

個人變更管理

個人變更管理針對受變更影響的人員。

為了有效地管理人，你必須首先了解他們。

如何？

通過制定一種心理策略，在更個人的層面上吸引員工的情緒，您就可以實現這一目標。

組織變革管理

個人變革管理延伸到組織變革管理。

因此，您已經成功地滿足了員工的心理需求，以使他們接受您的變革計劃。 現在是正確解決已確定的基本工作場所問題的時候了。

您業務中的現有流程或實踐是否阻礙了您嘗試實施的變更流程？

首先解決這些問題，以避免在此過程中遇到任何潛在的障礙，並為您的員工提供成功完成新任務所需的技能。

企業變革管理

自上而下，企業變革管理處理公司的各個方面，其中一些是領導和管理角色、結構、流程和程序。

由於每個部門都獨立運作，但必須為共同目標而合作，一個問題可能會對整個組織產生負面影響。

因此，如果您努力實現敏捷的變更管理流程，請確保您的所有部門都平等地參與到變更流程中，並且將所有內容聯繫在一起。

成功變革管理流程的 9 個基本步驟

在變革管理方面，沒有一刀切的方法。

儘管促成變革的因素可能因公司而異，但成功變革管理流程的基本概念是相同的。

以下是成功的變更管理流程的 9 個基本步驟：

1. 定義你的目標

變更管理過程的第一步是確定您的最終目標。

為了建立明確而具體的目標，您需要了解您的公司現在的位置以及您希望它在未來的位置。

如果您的目標與公司的願景相矛盾，那麼您的變革管理流程將從一開始就注定要失敗。 您的公司可能會隨著時間的推移而發展，但堅持其願景可以幫助您保持自己的身份和獨特性。

2. 獲得管理團隊的支持

單獨進行變更管理流程並不是一個好主意。

即使您擁有所有信息和技術知識，您也無法自行實施更改。

要讓事情順利進行，您需要管理團隊的幫助。

首先概述您希望實施的變更流程將解決的公司中最常見的問題。

3.選擇關鍵球員

變更管理流程是一項龐大而復雜的工作，需要企業中每個人的支持。

如果您希望成功，您將需要有幾個關鍵參與者積極推動組織內不同部門和級別的變革。

這些人就像他們監督的每個領域的經理一樣； 他們幫助協調微觀層面的運營，因此在內部存在太多不確定性的這段時間裡，一切都可以順利進行。

與這些人就他們的角色進行誠實的對話，並確保他們在開球前做好準備！

4. 將您的願景傳達給整個團隊

下一階段是獲得公司每個人的支持。

僅僅因為你是老闆就強迫所有人接受變革計劃並不是最好的策略。

當人們因為分享您的願景而支持您的計劃時，您就可以確保獲得最佳結果。

熱情地分享您的願景。 接受建議，因為團隊成員可能有你沒有想到的好主意。

5. 擺脫障礙

現在您已經讓每個人都參與進來，您需要確保沒有任何障礙阻礙您前進； 否則，您的團隊將無法發揮最佳表現。

• 必須清除哪些舊程序或系統才能為新程序或系統騰出空間？
• 您是否需要投資新設備來實施該系統？
• 您的團隊成員是否需要接受新技能培訓才能完成新系統中的任務？
• 您是否需要重新分配團隊成員的角色和職責？

一旦你找到了這些問題的答案，你就可以輕鬆地消除改變過程中的障礙。

6. 將你的目標分解為里程碑

很有可能，如果您的最終變革目標很大，或者您以前從未嘗試過的事情，那麼您可能會覺得不可能實現。

這就是為什麼設定小的里程碑並一個一個地實現它們，不僅會讓旅程更加愉快，而且讓每個參與的人在每一次新的成功中都有成就感——這反過來又會激發我們做得更好的能量！

7. 為早日獲勝做準備

在變革管理過程中，早期的勝利會激勵員工，激勵他們更多地工作，因為他們看到自己的努力得到了回報。 然而，當人們早期的努力似乎是在浪費時間時，情況恰恰相反。

確保從一個可實現的目標開始，並讓在實現這些目標方面發揮關鍵作用的團隊成員參與進來，以充分利用他們的努力。

8. 跟踪您的進度

變更管理過程需要廣泛的計劃、協調、控制和評估。

為了達到你的目標，所有這些元素必須協調一致。 因此，您必須密切關注事情的進展情況。

你是否花費了過多的時間來實現你的目標？ 如果是這種情況，是什麼導致延遲？ 貴公司是否還有絆腳石？

幾週或幾個月後，你和你的團隊成員的熱情很可能會開始消退。 為了讓您的團隊保持積極性，請定期與他們會面。

沒有頻繁的溝通，任何變更過程都不會順利進行。

9.不斷改進

改變是一個永無止境的過程。

完成目標後，不要自滿。 相反，要不斷評估和改進您當前的業務流程。 如果您這樣做，您將能夠檢測到由於您正在實施的新系統而可能產生的任何潛在瓶頸。

因此，請保持更改過程運行。

為了在整個組織中保持穩定性和一致性，請將您所做的更改融入您的組織文化中。

變革過程的共同挑戰

組織變革通常是指組織為精簡其運營而做出的堅定努力，或者它們可能與不可避免的情況下的行動過程有關； 無論哪種情況，它都有自己設置的障礙，我們必須繞過這些障礙才能取得成功。

讓我們看一下公司在管理變更時通常面臨的一些挑戰，這些挑戰在您遇到障礙時可能會派上用場。

管理多個團隊

單個團隊可能不足以執行變更管理過程中所需的所有任務。 因此，多個職責不同的團隊需要共同努力，才能使事情順利進行。

但是，管理多個團隊可能非常具有挑戰性。

為確保一切順利進行，沒有人掉隊，創建標準操作程序 (SOP) 並使用有效的變更管理工具，如檢查表和項目時間表，以便每個人都知道在時機成熟時需要做什麼——不管他們扮演多麼小的角色！

管理多個領域的不斷變化

組織某個方面的變化可能會對其他方面產生影響，從而導致需要處理大量其他問題。 如果你不夠小心，你很可能會發現自己在兜圈子。

為了防止不同領域出現問題，您的變更管理流程必須在組織內的各個層面都徹底且一致。

為了有效地做到這一點，您需要一個包羅萬象的工作流系統，讓參與變更過程的每個人都可以訪問項目報告、當前任務和對話。

通訊故障

變更管理流程需要定期溝通和更新公司的業務程序。

為了最大限度地減少信息故障，必須定期與團隊共享準確和完整的數據，並且必須始終向所有相關方提供更新的文檔。

採用具有簡單業務流程文檔功能的工作流工具，以便您可以輕鬆記錄每個程序並將其傳達給您的團隊。

員工抵制

如果您的一些員工對變革不感興趣，這很正常。 改變是人們天生抵制的東西。

冷漠、拒絕、懷疑、中立、實驗和承諾是構成變革的六個階段。

那麼你如何處理呢？

有耐心。

確定員工的準備程度，並讓他們有足夠的時間適當地通過每個階段。

糾正失敗的變更系統

有效的變革管理需要在一定程度上遵循推薦的原則，但結果可能並不總是符合您的期望。

您是否可以撤消所做的更改？

是和不是。

如果沒有經過深思熟慮的變更管理策略和跟踪工作的工具，追溯您的步驟可能會成為一項艱鉅的任務。

但是，在失敗時接受失敗並尋求更好的變革過程始終是可能的，並且建議您這樣做。 記住：你沒有輸，你只是失敗了。

獲得即時批准

在您使用新系統之前，請確保它們已通過相關方的徹底測試和批准。 根據您的業務性質，評估可能由內部或外部員工進行。

保持業務運營正常運行的最佳方法是自動化審批流程。 一個高效的工作流系統可以提醒員工待審批，並不斷提醒他們，直到審批完成。

以下是有關變更管理的其他文章：

1- 什麼是麥肯錫的 7-S 變革管理模型以及如何使用它

2- Kotter 的 8 步變更管理模型是什麼（您需要知道的全部內容）

結論

認識到變革的必要性並適時付諸行動對於企業的生存和發展至關重要。 未能適應不斷變化的公司需求可能會導致您在競爭中失利，我很確定這是您不希望發生的事情。

請記住，變革可能很困難，但有了良好的變革管理流程，它就會容易得多！

經常問的問題

什麼是變更管理流程？

變更管理流程是一組策略，旨在確保從一種狀態平穩過渡到另一種狀態，而不會中斷工作流程或造成損害。

有哪些不同類型的變更管理？

個人變革管理、組織變革管理和企業變革管理是變革管理的三種基本類型。

為什麼進行診斷是變更管理計劃的關鍵部分？

診斷的目的是發現問題並確定問題發生的原因，以便管理層找到解決方案。