如何對您的工作進行分類並將其展示給客戶

雖然我們都有對任務進行分類的方法，以及我們如何為每個新項目安排它們，但我們需要向客戶展示進度的時候到了。 大多數情況下，我們會根據我們認為他們希望看到的數據創建報告。 但是，我們將向您展示如何對您的報告方法進行一些簡單的更改，從而為雙方帶來巨大的價值，同時提高客戶滿意度並提高他們的回報機會。

與每個新客戶聊天

你需要找出他們看重什麼樣的信息。 這是為了確保您與他們的關係保持相關性，並且你們都知道彼此的期望。 額外的獎金包括：

• 更明確的設定目標；
• 了解您的客戶作為商務人士的感受；
• 了解他們喜歡什麼樣的報告並協商截止日期；
• 時間估計和費用的透明度。

您交換的信息越多，當您真正需要整理一份報告時，您就越能做好準備。 幾乎沒有事後猜測，因為您會知道他們想看到哪些信息。

確保記錄這次會議（當然要得到客戶的許可），或者做大量的筆記。 它使信息分類和報告就像按數字繪製一樣簡單。

如何對你的作品進行分類

當您對工作進行分類時，它反映了您的工作效率以及您處理任務的方式。 但是，在報告時，請為客戶提出的問題做好準備，以解釋這些決定。 大多數報告依賴於幾種分類方法。

按優先級分類

優先級是最常用的方法之一。 它適用於客戶和承包商，因為時間對於每個項目都至關重要。 當一切都按時進行時，您可以節省客戶的資金，提高您自己的生產力，並保持業務關係順利進行。

確定項目的哪些方面最重要。 例如，作為一名作家，如果客戶給了我一組要處理的主題，我會辨別他們是否主要需要研究、採訪、數據表或其他東西。 因為文本的類型及其目標將決定我需要做什麼樣的準備。 基於採訪的文章需要與其他人協調，所以我可能會將其作為我的第一個目標並圍繞它組織任務。

同樣，我會向客戶解釋我的計劃和決定，以及我的策略如何長期幫助項目。

按任務類型或使用的技術分類

下一種方法依賴於項目分解。 一旦您將較大的目標分解為較小的步驟，您就可以開始將它們歸為不同的類型。 例如：研究、設計、審查、反饋等。

此外，任務類型可以包括不同的平台或軟件。 社交媒體經理可以通過他們用來宣傳活動的平台對他們的工作進行分類。 他們可以跟踪每個人花費的時間，以便稍後呈現給客戶。 在他們自己的推理和策略的支持下，這個人可以更好地解釋項目的進展情況，以及做出了哪些選擇來最好地推動它。

按時間估計分類

當項目被分解為任務時，您可能已經對其中的大多數進行了心理時間估計。 因此，另一種對工作進行分類的方法是按完成它們所需的時間。

雖然這種方法對您的日常安排最有用，但它也可以為客戶提供一些有用的見解。 使用此分類有一些好處，因為時間估算是資源和財務使用方式的重要指標（對客戶很重要）。 例如，在Clockify中，您可以為您執行的每項任務設置時間估計：

然後比較估計時間和實際跟踪時間。 從那裡，您可以生成僅包含基本信息的客戶報告。

資料來源：做出準確的工作時間估算

Clockify 有一個強大的報告系統，可以幫助更輕鬆地跟踪項目估算及其演示。

按難度/能量等級分類

最後一個可能聽起來有點奇怪。 您如何按能量水平對工作進行分類？

好吧，當你分解你已經接受的工作時，你很可能會根據你白天的工作效率來改變你的日程安排中的任務。 對我來說，早上的第一個小時從簡單的任務和電子郵件檢查開始，然後直到午餐時間我才開始處理更困難的任務。

您自然會將需要更多專注、努力或研究的任務轉移到一天中最高效的時間。 無論是早上、下午還是晚上。 雖然要求這種細分的客戶確實很少見，但這種洞察力在報告時會很有用：

• 如果您發現自己無法按時完成，最好使用此分類來幫助客戶從您的角度看待工作。 與其簡單地說“這些任務更耗費精力，所以我決定重新安排截止日期”並期望他們相信你的話，你實際上有數據來支持它；
• 收集的信息對於您研究自己的工作流程也非常有用；
• 它揭示了整個項目的進展，以及困難任務與簡單任務的比例。

既然我們已經介紹了處理工作本身的不同途徑，讓我們來看看您應該何時向客戶報告。

何時向客戶報告

幸運的是，霸道的客戶正在慢慢成為過去。 隨著新一代的出現，越來越多的專業人士願意傾聽和談判。 但是，它們也需要完全透明和公平作為回報。 這就是為什麼報告過程幾乎總是你和他們之間的談判問題。

協商報告時間表

有兩種類型的客戶——那些喜歡對項目進行一些（健康的）監督的人

• 沒有關係偏好的客戶——在第一次會議上為他們準備好模板。 即使他們說他們並不真正關心（或沒有時間計劃）與您會面，為他們提供日程安排也是非常專業的。

花點時間想出一個模板時間表，您可以在這些情況下使用。 奇怪的是，當客戶有基礎開始時，他們會更願意參與調度。

這是該模板的外觀示例：

當然，您的報告計劃和報告類型會與此示例有所不同。 日曆應該根據你所從事的行業、你的客戶的工作方式，最重要的是——你如何處理項目來製定。

• 有融洽偏好的客戶——詢問他們的期望，並確保清楚地說明您的工作流程和通常的報告做法。 找到對雙方都有效的共同點。 例如，一些客戶沒有時間閱讀電子郵件，寧願進行 15 分鐘的屏幕共享通話，以便他們可以立即給出反饋。

初始和最終演示文稿

這裡，我們指的是你在項目開始和結束時的會議。

當您第一次見面時，您和客戶可能會更詳細地討論費率、費用、截止日期和目標。 但是，最好在幾天或一周後跟進該會議，並提供一份列出所有這些細節的項目報告。 這是一種確保您在同一頁面上的方式，並向客戶保證工作已經開始。 這個“初始”報告可以包括：

• 項目總體佈局；
• 任務分類；
• 初始費用和時間評估等

但是，請保持信息的一般性——不要進入單個任務或每個任務的時間評估。 客戶寧願看到這些對總體任務和目標的評估，而不是你的逐小時星期一計劃。 這些應該留給更頻繁的簽到。

簽到

簽到是您的定期項目更新。 在上面的示例表中，星期一的報告和每隔一個星期五的報告將被視為簽到。

重要的是要注意，即使沒有什麼特別要報告的，你也應該這樣做。 您應該告知客戶項目的進展情況，即使這一周平淡無奇。 我們可以將其與反饋進行比較——在一家公司工作時，我問過我們的部門主管，我如何知道我是否做得很好。 他只說：

“如果你不是，有人會向你指出。 只要沒有人說什麼，你就做得很好”。

起初，我對此沒有意見，因為期待反饋似乎以我為中心。 然而，我很快發現自己每隔一段時間就會緊張起來，想知道什麼時候會出現不好的反饋。 以同樣的方式，你應該報告，即使是在緩慢的幾週內提供最基本的信息。 如果您只在截止日期推遲或項目問題時報告，客戶最終可能會害怕在他們的收件箱中看到您的電子郵件。

您應該何時安排簽到（取決於項目類型）：

• 每週;
• 每週兩次或每月兩次；
• 每月（更大範圍的簽到）。

不用說，您的報告應該根據簽入頻率來製作。 簡而言之，重點信息最適合每週簽到，以節省您和客戶的時間和精力。 堅持使用電子郵件，如有必要，使用非常短的電話（最多 15 分鐘）。

通過簡單的步驟進行分類和演示

除了時間跟踪，我們還密切關注Clockify中的客戶賬單報告。 由於數字時間跟踪已成為客戶和承包商之間最可靠的信任和透明度來源，因此報告變得簡單、詳細和靈活，滿足您的需求。

使用自定義字段指定類別

在Clockify中，您可以通過自定義字段輕鬆製作報告。 這些是每個任務上的可選文本框，允許您指定您正在跟踪的確切內容。 自定義字段可讓您輸入：文本、數字、鏈接、代碼、位置……他們甚至可以選擇輸入費用，以防特定任務有它們。

Clockify中的自定義字段

追踪時間

這是報告過程的關鍵。

分類後，需要為每個類別中的每個任務跟踪您的工作時間。 而且，如果您進行了估算，只需單擊一下即可將它們與完成所有事情的實際時間進行比較。

在Clockify 中跟踪項目進度估計。

制定報告

如今的數字時間跟踪器配備了大量功能，可以為您的報告提供盡可能多的層次。 它們可以是簡單的，也可以是詳細的，或者只是總結要點。

像上面這樣的報告需要跟踪整個小時，然後讓您在任何給定時刻選擇您想要呈現的內容。 例如，如果您在工作幾個月後接到報到電話，並且您正在提供每週報告，那麼客戶可能會詢問整體項目進度，只是為了檢查一些數字。

使用這樣的同步報告，您可以輕鬆提取該信息。 只需根據客戶的要求從一個選項卡切換到另一個選項卡。 它可以讓您適應會議的流程，並且您很少會因為手頭沒有必要的數據而“陷入困境”。

提交報告

如果可能，請在初次會議上詢問您的客戶，他們希望如何交付和呈現報告。 有些人更喜歡實際的幻燈片，而另一些人則需要 Excel 表格或圖表。 它們還將根據報告的頻率和性質而變化。

找出最適合他們的方式，並嘗試堅持一種格式。 但是，請確保手頭有圖形和圖表，因為它們是最容易遵循的視覺表示。

總結

客戶報告不一定是你工作的惡棍。 只需根據雙方同意的理由對您的工作進行分類，就可以防止很多混亂和誤解。 從那時起，您所要做的就是跟踪時間，並讓軟件為您生成適當的報告。 安排報告電話和電子郵件的時間，並堅持下去，即使幾乎沒有什麼新東西要呈現。 客戶與承包商的關係是基於透明度的，這樣的軟件可以提供哪些？