改善內容的 6 個商務寫作技巧

無論您從事什麼行業，您很有可能都必須進行一些商業寫作。 例如，您可能必須撰寫每日電子郵件、草擬提案或創建深入的說明手冊。 無論材料如何，商務寫作都受益於盡可能簡潔和透明。 您的受訪者，無論是客戶還是同事，都可能日程繁忙。

這就是為什麼最好學習頂級商務寫作技巧。 然而，這不僅僅是為了提高語法或擁有專業的語氣。 學習掌握商務寫作需要對風格、組織和句子結構進行批判性思考。 如果做得好，商業寫作技巧可以帶來更有效的溝通和整體簡化的業務。

以下是啟發您的內容的最佳商業寫作實踐和示例。

商務寫作的類型

在了解商務寫作技巧之前，首先了解不同類型的商務寫作至關重要。 每種類型都需要自己的商務寫作風格。

教學

教學商業寫作的目的是幫助受訪者完成特定任務。 大多數情況下，這種風格涉及按時間順序逐步編寫說明。 與其他商務寫作風格相比，語氣更加正式和中性。

例子：

• 用戶手冊
• 備忘錄
• 規格

信息性

信息商務寫作在各種企業中都很常見。 在這裡，您的目標是提供更新、創建記錄以供參考或遵守法律義務。 所有信息性寫作都應該準確、專業和公正。

例子：

• 業務報告
• 金融
• 會議記錄

有說服力的

有說服力的商業寫作通過更加非正式而偏離了指導性和信息性。 最終目標是傳遞重要信息並說服讀者採取行動。 因此，大多數有說服力的寫作都用於銷售、營銷或促銷文章。

例子：

• 銷售宣傳
• 提案
• 新聞稿

事務性的

最後，還有交易業務寫作或日常寫作。 電子郵件佔交易寫作的大部分，但官方商業文件也很重要。 其中包括通常由人力資源人員填寫的文件，例如錄取通知書或解僱信。 因此，發送新聞時通常使用事務性寫作。

例子：

• 電子郵件
• 發票
• 推薦信

最佳商務寫作技巧

以下提示將有助於改善您與目標受眾的通信。

1. 預測讀者的需求

雖然了解寫作的主要目標很重要，但您也應該了解受眾的需求。 這樣做可以確保您堅持重點並避免提供不必要的細節。 你可以問自己一些初步的問題：

• 讀者為什麼要關心信息？
• 他們可能有什麼問題？
• 他們對主題的理解程度如何？

此外，想想你與接受者的關係。 如果你不熟悉他們，你的語氣必須保持專業。 但是，如果您已經建立了融洽的關係，那麼您可能會從更加非正式的方式中受益。

2. 簡潔

其次，力求在您的商業寫作中盡可能簡潔。 長而曲折的句子不會引起個人的注意，特別是如果他們的日程很忙。 為簡潔起見，請使用簡短、簡單的句子。 避免對可能不熟悉該主題的人使用過於專業的術語。 同時，如果某人精通該主題，請不要寫出基本定義。

此外，在你的寫作中留下任何絨毛，例如不必要的隱喻、類比、形容詞或副詞。 您希望自己的商業寫作技巧易於理解並切中要害。

3.有結構

為商業寫作時要記住的關鍵點之一是結構。 有組織的消息通常比無組織的消息要好得多。 提前計劃好你的文章，準確地概述你需要說的內容。

此外，爭取短文本塊而不是長文本塊。 冗長的段落很容易被掩蓋，你的信息很容易被淹沒。 您可以使用以下方法分隔文本：

• 標題和子標題
• 每段3-4行
• 顏色編碼信息
• 重要信息的粗體文本
• 換行符

4.注意小細節

如果您寫了很多電子郵件，可能很想剪切和粘貼某些信息以節省時間。 但是，這可能會導致尷尬的錯誤。 例如，您可能忘記在發送消息之前更改收件人的姓名、頭銜或性別。 這樣做會使您的其餘信息無效，並且可能需要發送道歉後續信息。

仔細檢查您的問候語和結論性陳述，以防止自己犯此錯誤。 相反，有時您可能不確定讀者的姓名、頭銜或性別。 在這些情況下，最好使用中性語言。 例如，對於性別，您可以使用單數代詞“他們”。 它避免了代詞錯誤的可能性，並允許接收者澄清他們是誰。

5.包括強烈的行動呼籲

您的號召性用語 (CTA) 將告知受訪者他們接下來需要採取的行動。 大多數業務溝通都會包括 CTA，關鍵是要盡可能具體。 如果您讓聽眾猜測，他們將不知道或不關心下一步該做什麼。 這可能會導致不採取任何行動或要求更多時間進行澄清的後續消息。 給你的 CTA 一個時間表來鼓勵行動也是一個好主意。

一個好的 CTA 如下所示：

“請在 5 月 22 日星期四下午 5:00 之前簽署並交回這份文件。”

對於需要做什麼或何時做，沒有任何混淆。

6. 多次校對

完成工作後，就該校對了。 許多成功的商業作家大聲朗讀他們的作品，以檢查是否有尷尬、重複或不必要的短語。 您可以使用 Grammarly 或 Hemingway 等在線資源進行語法和標點符號檢查。 語法檢查常見的語法錯誤和更高級的錯誤，例如被動語態的使用。 海明威做了很多相同的事情，但也關注你寫作的閱讀水平。 這有助於您更好地為理想的受眾定制信息。

您也可以請其他人查看您的工作。 一雙新的眼睛可以發現您可能錯過的錯誤或提供新的視角。

良好商業寫作的例子

為了幫助將上述商務寫作技巧變為現實，您可以查看以下最佳商務寫作示例。

1) 新聞稿：微軟

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微軟是一家跨國科技公司，每年以數十億美元的淨收入繼續主導市場。 該公司還處理多種類型的商業寫作，並且做得很好。 以上是關於在佐治亞州亞特蘭大開發的新項目的新聞稿示例。 創建新聞稿是為了吸引媒體和消費者的注意力並建立信譽。

微軟通過以下方式成功發布新聞稿：

• 標題、位置和日期的正確格式
• 使用簡短、描述性和專業的段落
• 包括用於分解文本的項目符號
• 最後加入公司描述
• 為社區和媒體提供聯繫信息

2) 公司描述：特斯拉

特斯拉在生產創新汽車的同時，也成功實現了品牌定位。 該公司對改變未來的能力充滿信心，因此獲得了龐大的粉絲群。 它通過其網站上的公司描述來傳達這一點。 公司描述是一種流行的有說服力的商業寫作類型，因為它們會吸引潛在的投資者和合作夥伴。

特斯拉在其公司描述中的成功之處在於：

• 解釋公司的歷史
• 描述其產品和服務
• 包括公司所在地
• 概述其當前目標
• 表達其總體使命宣言

3) 公司公告信：星巴克

星巴克與許多咖啡館的不同之處在於向員工提供公司的所有權股份。 該倡議於 1990 年代推出，並一直持續到今天。 星巴克前首席執行官霍華德舒爾茨通過公司致員工的公告信宣布了這一消息。 這些信息性商業寫作可以有效地與大量人分享重大新聞。

星巴克在其公司公告信中的成功之處在於：

• 直接面向讀者
• 反思公司的價值和使命
• 表達對員工的感激之情
• 簡明扼要地引入變化
• 包括簽到

隨著時間的推移掌握你的商業寫作

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許多公司每天都在進行商務寫作。 雖然有許多不同類型的商務溝通，但目標通常是相同的：清晰、簡潔和有條理。 遵循這些商業寫作技巧將有助於全面進行有影響力的溝通和更深入的關係。

提高你的商務寫作技巧通常會隨著時間的推移而發生。 但是，有一些資源可以幫助您完成整個旅程。 例如，您可以使用語法和編輯服務或聘請專業的商業作家來實現您的目標。 通過正確的研究和指導，您可以提供留下印記的商業寫作。

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