做一個知情的買家：了解商業軟件的真實成本
已發表: 2022-05-07不只是你——商業軟件的預算很複雜。 我們是來分解它的。
注意：本文旨在讓我們的讀者了解美國的商業相關問題。 它絕不旨在提供財務建議或認可特定的行動方案。 有關您的具體情況的建議，請諮詢您的會計師或財務顧問。
在理想的世界中，購買軟件就像購買幾乎所有其他東西一樣簡單。 有一個固定的價格，你付錢，就是這樣——你擁有軟件！
但是，如果您已經開始為您的企業研究不同的軟件選項，那麼您已經知道這並不是那麼簡單。 軟件供應商不僅採用截然不同的定價模型，而且還隱藏了擁有和運營系統所固有的額外成本。
根據 2019 年 Capterra 對小型企業軟件購買趨勢的調查，對成本超出預算的擔憂是投資商業軟件的最大內部障礙。 除非您知道擁有軟件的真實成本，否則超出預算的風險是非常真實的。
（為避免超出預算，請在此處查看我們的總擁有成本計算器。）
在這裡，我們將分解構成擁有商業軟件總成本的五個主要組成部分。 目標？ 澄清軟件成本，以便您對軟件購買決定充滿信心。
單擊下面的鏈接可直接跳轉到該部分：
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成本構成 #1：軟件許可證本身
成本構成#2：硬件
成本構成#3：實施
成本構成#4：培訓
成本構成#5：支持
成本構成 #1：軟件許可證本身
軟件許可證（實際擁有和使用軟件的成本）具有雙重榮譽，即佔軟件價格的很大一部分，並且很難確定成本，因為隨著您的業務擴展，它會隨著時間的推移而發生巨大的變化。
您將遇到兩種主要的軟件許可定價模式：永久定價和訂閱定價。
使用永久定價，您可以先支付一個價格無限期地擁有該軟件（即永久擁有，因此得名）。 這種定價模型的使用時間最長，通常用於“本地”部署的軟件，這意味著它被下載並存儲在您企業的本地計算機或服務器上。
H&R Block 是永續定價的一個例子。 您可以一次性支付 89.95 美元購買這款小型企業報稅軟件。
通過訂閱定價，您需要支付每月或每年的訂閱費才能使用該軟件。 如果您停止付款或不續簽合同，您將失去使用該軟件的能力。 這種定價模式較新、更流行，並且經常用於通過雲部署的軟件（這種部署模式也稱為“軟件即服務”或“SaaS”）。 這意味著它託管在軟件供應商自己的服務器上，並由客戶通過互聯網訪問。
記住：
軟件供應商通常提供按月或按年訂閱的選項，年度選項總體上更便宜，以吸引您簽訂更長的合同。 但是，較低的成本並不是給定的。 算一算，看看哪種付款計劃更適合您的情況。
Basecamp 是統一訂閱定價的一個例子。 您可以以每月 99 美元的價格購買此項目管理系統。
您還可以遇到其他三種類型的訂閱定價，費用因不同因素而異：消費定價、規模定價和用戶定價。
- 基於消費的定價將您的訂閱費與您實際使用該軟件或其相關服務的數量聯繫起來。 Cheddar 是一個計費平台，使用基於消費的定價，每月收費 99 美元，外加根據通過系統進行多少交易的費用。
- 基於規模的定價將您的訂閱費用與您組織的規模聯繫起來，例如您擁有多少員工或客戶。 人力資源部門的軟件平台 WebHR 使用基於規模的定價。 對於擁有 150 名員工的公司，WebHR 每月向每位員工收取 1.85 美元的費用。
- 基於用戶的定價將您的訂閱費與您使用該軟件的人數聯繫起來。 Onshape，工程設計軟件，使用基於用戶的定價； 他們的“專業”計劃每位用戶每年花費 2,100 美元。
記住：
了解命名用戶定價和並髮用戶定價之間的區別非常重要。 使用指定用戶定價，每個用戶都有自己的登錄名，所有用戶都可以同時使用該軟件。 使用並髮用戶定價，您可以獲得任何人都可以使用的固定數量的登錄，但只能同時登錄該固定數量。
如果您有一個 20 人的團隊需要同時使用該軟件，您應該為 20 名用戶使用指定用戶定價。 但是，如果您的 20 人中只有 5 人需要同時使用該軟件，那麼為五個用戶選擇並髮用戶定價可能會更便宜。
在大多數情況下，您將被束縛在您選擇的軟件定價模型上。 軟件供應商很少會為其產品提供永久和訂閱選項。
儘管如此，如果您確實可以選擇，或者如果您將永久產品與訂閱產品進行比較，請權衡每種產品的優缺點，以確定哪種模式最適合您的業務。
成本構成#2：硬件
很明顯，考慮到運行您購買的軟件的硬件成本仍然很重要。 這對於本地部署尤其重要，因為這不僅需要購買服務器來託管軟件，還需要購買使用正確操作系統的新設備。 換句話說：如果您使用 Mac，但您想要的軟件僅適用於 Windows，那麼這將是一筆巨大的成本。
因為它們可以通過 Web 瀏覽器訪問，所以 SaaS 部署提供了更多的硬件靈活性。 計算機、平板電腦或智能手機都可以使用。 公司還可以通過允許員工在家中攜帶自己的設備來節省硬件成本（儘管這應該與全面的自帶設備 (BYOD) 政策相結合，以減少 IT 漏洞）。
某些類別的軟件也需要額外購買硬件。 例如，生物識別考勤系統使用一個人的指紋或其他唯一標識符來確保某人是他們聲稱的那個人。 這些平台需要專門的硬件才能準確地註冊生物特徵。
uAttend在其網站上銷售與其軟件兼容的時鐘（來源）
一些供應商可能會要求您將他們的相關硬件與他們的軟件一起使用，或者您可以自由地貨比三家。
成本構成#3：實施
供應商可以在您購買時收取一次性費用，以實施該軟件並使其在您的業務中正常運行。 除了基本的安裝和設置外，實施成本還可以滿足以下需求：
- 自定義軟件
- 從以前的系統遷移數據
- 與當前系統集成
如果您可以自己處理實施軟件，供應商可能會免除此費用。 例如，如果您需要幫助，企業資源規劃 (ERP) 平台 Odoo 提供免費的自助服務實施選項以及付費選項。
Odoo 的實現選項（來源）
一般的經驗法則是，本地系統的實施成本高於基於雲的系統。 更複雜的系統的實施成本也高於基本應用程序。
在某些情況下，您在實施上的花費可能與實際的軟件許可證一樣多（如果不是更多的話）。 向供應商詢問其實施選項的詳細信息以及相應的預算費用。
成本構成#4：培訓
儘管軟件許可成本通常包括訪問幫助指南和支持論壇，但供應商也可能會針對額外的培訓收取單獨的可選費用。 根據您選擇的軟件的複雜性以及它對您的業務的重要性，這種培訓可能是一項值得的投資，因此您的員工可以快速熟悉該平台。
培訓可以以多種形式提供，其成本範圍：
- 將員工送到供應商培訓站點
- 將培訓師帶到您的公司
- 虛擬網絡研討會
- 自定進度的電子學習課程
知名軟件供應商也可能會提供用戶可以獲得的認證，以表明他們對平台很了解。 例如，Salesforce 提供各種認證，費用從 200 美元到 6,000 美元不等。
Salesforce管理員認證列表（來源）
無論您喜歡哪種培訓選項，請務必不僅為初始用戶制定預算，還為必須在未來學習該系統的新員工製定預算。
成本構成#5：支持
有時計入許可證成本，持續支持也可以是一項單獨的費用，包括維護、升級，甚至是高級形式的客戶服務。
例如，Adobe 客戶可以選擇加入 Adobe 白金維護和支持計劃，該計劃提供優先的 24/7 客戶支持，年費約為許可成本的 20%。
支持還可能包括諮詢選項，將您與客戶代表配對，定期會面以了解目標以及如何從軟件中獲得最大價值。 HubSpot 是一個營銷系統，提供四種不同的諮詢選項，每月費用從 400 美元到 1,600 美元不等。
HubSpot 的諮詢選項（來源）
根據他們提供的支持服務，您的供應商可能會承擔一些您無法處理的重大管理負擔（例如，一些工資單軟件供應商可以為您處理貴公司的工資單需求）。
權衡在內部完成這些任務的成本與將它們外包給軟件供應商的成本。
節省軟件的最後提示
軟件定價從來沒有出現在供應商網站上那麼簡單。 隱性成本十分猖獗，除非您考慮到它們，否則您會發現自己超出了軟件預算。
了解構成商業軟件真實成本的所有要素將幫助您準備和控製成本。
這些最終提示可以進一步降低您的整體價格標籤：
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注意：本文中提到的軟件供應商僅用於說明各種軟件定價模型，不作為認可或推薦。 這些定價策略並不是這些公司獨有的，並且由許多其他軟件供應商提供。
Capterra 2019 年小型企業軟件購買趨勢調查的信息
Capterra 在 2019 年 9 月至 2019 年 10 月期間對 129 名美國中小企業領導者進行了這項調查。 公司按規模篩選出擁有 2-249 名員工且企業年收入低於 1 億美元的公司。 他們必須在過去 12 個月內以 5,000 美元或以上的價格購買至少一款軟件。 還要求受訪者至少是辦公室經理，影響其組織中的軟件購買決策。