業務報告格式指南：正式結構和示例

已發表: 2021-12-24

在報告方面，這可能是業務日常任務中最沒有樂趣的事情，但它們對您的業務增長至關重要，因為一份好的報告可以幫助您完善策略並規劃未來。因此，重要的是要有適當的業務格式來清晰地呈現所有內容並使您的內容易於理解。

在本文中，我們將闡明業務報告的定義、它對任何組織的好處、不同的類型、構建它的方法、一些示例，更重要的是，如何格式化一個簡單的報告。

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什麼是業務報告？

業務報告是數據的彙編，它提供了與組織特定部門的活動、發展、觀點相關的歷史細節，並為協調業務功能所需的潛在決策過程或事實觀點創建了一個框架。

識別這些類型的報告以更好地識別業務報告的最佳用途非常重要。它組織特定部門的信息。雖然一些報告將通過更全面的方法來評估特定部門的功能和政策，但其他類型的業務報告將更多地關注更大的業務管理圖景。

為什麼商業報告很重要

此類報告還允許通過跟踪進度來收集數據。您可以比較不同時期和運營、發展等。您還可以查看哪些商品或服務比其他更有效，哪些營銷活動比其他營銷活動表現更好，以及哪些市場或細分市場需要更多關注。

獲取所有這些數據很有用，這樣做，您正在創建過去事件的紙質記錄。它們允許企業以外的個人（如銀行或投資者）了解您的活動和結果，並讓利益相關者了解您企業的有形和無形資產。

進行適當的業務報告的以下好處可以促進您的業務增長。

風險評估和機會

您將通過業務報告樣本提高對組織內威脅和機會的認識。示例報告強調財務和非財務績效之間的聯繫：它們簡化流程、削減成本並增強整體一致性。

趨勢和聯繫

業務報告樣本可讓您將您的結果與同行業的其他業務部門或業務進行比較。更詳細的報告模板將幫助您深入挖掘組織指標、細節並找到否則會被忽視的相似之處。在現代數字時代更深入地了解您的數據將使您能夠制定策略，通過趨勢檢測來增強業務增長的主要方面。僅此方面就說明了業務報告的價值。

商業智能 (BI)

有用的 BI 工具可能決定您在市場上的生存。

通過製作旨在增強您的 BI 運營和解決關鍵公司問題的公司業務報告，您可以獲得機會討論可以創造顯著收益並監控整體支出的獨特觀察。通過了解如何使用特定示例和模板構建報告，您可以提供基本組件來製定有效的商業智能計劃。

買入

雖然公司有許多不同類型的業務報告，但它們都有一個共同特徵：收集數據並跟踪與特定事物相關的業務活動。通過使用正確的報告，用戶可以對許多關鍵業務領域或功能進行深入的可視化分析，並提供明智的建議，最終提高效率並鼓勵創新。

儘管一個組織有幾種不同類型的業務報告，但它們都有一個相似的特徵：收集信息並監控與特定事物相關的業務活動。用戶可以通過與正確的報告進行交流，對許多重要的業務領域或功能進行深入的可視化分析，並提出最終將提高生產力和促進創新的有根據的建議。

運營效率

報告越客觀，數據就越清晰。如果數據結構良好且清晰，最好以具有成本效益的方式觀察業務運營，從而最大限度地減少審查結果所需的時間。

強大的業務報告結構提供了深入的審查，作者在其中展示了他們的結果是如何被解釋的。

例如，營銷報告可以最大限度地減少評估特定活動所需的時間。相比之下，人力資源報告可以提供對招聘過程的看法，並確定例如每次招聘成本上升的原因。

特異性

如果您完成一份業務報告，您將為自己提供一個討論具體問題的重要機會，該報告也用於需要做出決策時。它們有多種用途：一些記錄未來的計劃細節，一些記錄歷史數據來解釋一個場景，還有一些為業務問題提供可行的替代方案。一些執行儀表板供日常使用，而月度業務報告模板可以讓您更穩定地、增量地描述您的活動。它們都是商業成功的關鍵，因為它們使復雜的分析結果變得更簡單。

如前所述，數據越清晰，結果就越具有成本效益，因此務必牢記要整合到此類報告中的具體數據。

在不同的行業中，您可以找到創建此類報告時應考慮的幾個主要績效指標示例。要比較行業價值以了解您的競爭，您還可以創建跨部門和公司之間的報告。

準確性和一致性

數據是數字世界中廣闊的環境，如果要充分利用它，重要的是要力求一致性和精確性。如果您的數據丟失，從長遠來看可能會損害公司。使用在線儀表板平台來編譯您的報告在易用性、節省時間方面是一個巨大的好處，但最重要的是，您將使用的信息的準確性。

當您處理實時數據時，您的報告中的所有內容都將是最新的，並且您將做出的決定將得到最新事實的支持。在探索數據和執行數據分析以獲得有價值的見解時，業務報告示例非常有用。通過結果的可視化，它們將為報告提供實質性的附加值，使分析更加清晰和理解，這是業務報告示例的最終目標。

訂婚

您可以了解直觀和可視化的以業務為中心的報告工具，這些工具可以傳達與受眾相關的信息。只需單擊幾下，您就可以在檢查數據的同時獲得深入的見解。乾淨和定制的報告很有價值。

基準測試

通過定期設定以最關鍵的業務優先級為中心的目標並使用可視化報告工具進行運營，您將在促進整體增長和生產力水平的同時保持公司的發展。

溝通

提高內部協調性和連通性是業務報告的關鍵應用之一。您將通過實時訪問最重要的業務數據，同時改進您解釋和呈現數據的方式，從而激勵組織中的每個人更多地獲取知識，這反過來又將加強內部溝通和協作。

這些報告也可能有幾種不同的類型，但它們都有一個共同特徵：收集數據並監控與業務活動特別相關的任何事情。從那裡，他們的作者還將進行審查並為組織提供見解。

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業務報告類型

非正式報告

一兩頁的長度和格式為一封信或備忘錄可以是非正式的報告。它也可以通過電子郵件共享。您的企業將採用特定的格式，因此使用過去的報告作為參考會有所幫助。

或者，為了便於閱讀，您可以選擇帶有標題和副標題、數字列表或大綱的樣式。作為主題行，應添加報告的標題。

確保考慮到您報告的讀者，並使用適合您的受眾的詞彙和語氣。即便如此，可訪問性和精度仍然是重要的組成部分。

正式報告

通常，正式報告更詳細，並且長達許多頁。事實準確性、發音和語法是必須的。

如果不止一個人撰寫報告，請確保它具有一致性（沒有從一個主題突然跳到另一個主題）和清晰的聲音（沒有分散注意力的風格對比）。您的企業會有自己的報告格式，或者您可能必須從頭開始創建一個。

商業報告的結構

業務報告的內容可能取決於您所寫的內容。甚至寫作風格也可以取決於你在寫誰。不過，有一個通用框架，大多數市場報告都採用該框架。那麼，在本文中，我們可以了解如何構建業務報告以實現完全的一致性和專業性。

封面

每個業務報告都應該有一個標題頁。標題本身應說明報告的內容。您也應該包括您的姓名和報告日期。

概括

對關鍵點的回顧是大多數業務報告的開始頁面。力求簡要概述文章的內容。研究是如何進行的（例如，收集數據的方法），研究的主要結果。此外，提出主要結論和建議。

如果報告有一個或兩個段落，這部分可能不是必需的。然而，更長或更全面的報告需要完整的執行摘要。

介紹

研究的第一部分是正式介紹。在這裡，解釋當你被要求準備論文時得到的報告的概要。這通過涵蓋背景信息（例如，公司歷史或市場數據）、報告意圖（即您已經達到的目標）及其範圍（即文章將包含哪些內容，以及什麼內容）來構建研究的其餘部分將被解僱）。

方法和發現

在進行研究工作時有一個關於方法的部分。這可以像識別您正在使用的資源以及您選擇它們的原因一樣簡單。向讀者展示如何收集和分析數據。

你應該在之後澄清你的結果。本節將簡明扼要地描述您的分析結果，確保摘要中指出的所有關鍵點都得到解決。

這裡的建議是將結果分成小節，包括標題，以引導讀者了解您提供的信息。同時，使用圖表和圖表直觀地傳達信息，但要確保它們被清楚地標記，以便讀者理解它與文本的關係。

結論和建議

您報告的最後一個關鍵部分包括結論和建議。結論部分應總結研究向您展示的內容。如果被要求這樣做，您還可以根據您的結果推薦相關步驟。如果您不確定在此建議什麼，請反映您的簡報中定義的目標。

參考

如果您在編寫報告時使用過第三方來源，請在參考書目中顯示它們。例如商業文件、學術文章，甚至新聞報導。

目的是證明你的結果和結論是基於什麼的。

附錄

最後，在整個學習過程中，您可能已經獲得了額外的文件，例如面試成績單、營銷內容或財務細節。將其包含在主要報告中會顯得過於冗長和混亂，但是在論文的末尾，您可以將其移至附錄（或許多附錄）以防讀者查找。

業務報告示例

白皮書模板

白皮書是教育和說服利益相關者的理想工具。顧問也可以使用它們來提高他們在大型諮詢公司和精品公司中的知名度，或者將它們用作 Facebook 廣告中的磁石等。

與往常一樣，精美的模板更容易吸引高級領導者或潛在客戶。創建既吸引人又易於理解的東西的最簡單方法是業務報告模板或諮詢報告模板。

例如，這份諮詢報告有一整頁專門介紹視覺效果，以避免報告單調乏味。它也支持數據。

項目計劃模板

保持項目正常進行的最簡單方法是通過項目進度表。

但可能很難展示完成項目的步驟，並展示每個步驟如何可操作和可觀察。如果您是一名顧問並且您沒有可以依賴的商業模式，那麼這將極具挑戰性。

想像需要發生什麼以及何時發生的理想方式是這個項目計劃模板。通過條形圖、圖標和顏色編碼，此模板有效地呈現信息。您可以通過進入編輯器並單擊條形圖來自定義計劃。

商業案例研究模板

業務案例研究通常提供資源來解釋實際業務如何處理特定場景或問題。通常，案例研究包括商業理論並說明其與實際情況的相關性。

例如，此模闆說明了 Gen Led 如何在競爭激烈的市場中使用高質量來促進銷售。

如何格式化簡單的業務報告

在鍵入和格式化單頁業務報告時，最好在 Word 中使用傳統的單行距模板。

啟動 Word 並最大化 Word 窗口，然後單擊File 選項卡 > New 並選擇 Traditional Single Spaced Blank Document 。

當您想要對文檔中的單個單詞等文本進行格式化時，可以使用字符格式。它可以通過使用迷你工具欄來完成，該工具欄僅在您指向文檔中或從主頁選項卡字體組中選擇的文本時顯示。字體組中有廣泛使用的按鈕，可用於為文本添加粗體、斜體、下劃線、陰影、描邊或顏色。

默認字體形式和大小為 11 磅 Calibri，但您可以在選擇字體類型後更改其屬性或外觀。例如，通過將字體設置為粗體、斜體或下劃線，您可以調整字體大小或調整其樣式。

要為您的論文增添趣味，您還可以添加顏色並應用特殊的文本效果。字體大小是通過以稱為點的單位估計字符高度來計算的。文本的常規字體大小為 10、11 和 12 磅。

通過更改字符和單詞之間的間距，您現在還可以為單詞文本添加字距調整。您還可以調整文件盒，包括大寫或小寫。

打開符號顯示/隱藏。在頁面頂部，即現有插入點，您的工字梁將閃爍。然後打開 Show/Hike 符號，以便您可以看到段落和行間距標記。

點擊主頁選項卡>段落組>顯示/隱藏按鈕
單擊ENTER 5 次以從距離頁面頂部 2 英寸的報告的第一行開始
選擇報告標題的前兩行，然後從Home Tab > Font Group ，將字體大小調整為14 磅、粗體和居中。
選擇文本後，點擊主頁選項卡>字體組>更改大小寫按鈕並將大小寫更改為大寫。
在 TITLE 之後單擊一次ENTER以在 TITLE 和 SUBTITLE 之間添加行間距。選擇接下來的 3 行（SUBTITLE、BYLINE 和 DATE）並將字體大小更改為 12 磅、粗體和居中。在每一行之後單擊ENTER以使 SUBTITLE、BYLINE 和 DATE 為雙倍行距。
將側面標題大寫並加粗。要同時大寫所有三個標題，請選擇第一個標題，然後按住鍵盤上的 ctrl 鍵並點擊其他標題。
在標題 LibreOffice WRITER 下，選擇 3 行文本
點擊主頁選項卡>段落組，然後選擇編號以應用您的編號樣式。
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