商業溝通工具：團隊成功的最佳解決方案

當簡單的電子郵件、電話、聊天和會議可以推動您的業務時，卓越的溝通工具是必須的。

那麼，什麼是理想的商務溝通平台呢？ 事實是，沒有萬能的解決方案，但有一些接近的解決方案。

從人工智慧插件到非同步功能和遠端友善功能，通訊工具的海洋浩瀚擁擠。 這就是為什麼我們收集了能夠滿足當今動態分散式工作環境需求的最佳產品。

這些工具正在引領潮流，並為使用它們的人提供幫助。 但首先，讓我們看看為什麼業務溝通如此重要。

為什麼商業溝通很重要

業務溝通是組織內部和外部的資訊流。 溝通促進團隊、領導者和外部各方之間的協作，以實現公司目標。

有效的業務溝通可以建立信任、最大限度地提高生產力並提高團隊中的員工留任率。 同時，溝通障礙往往是導致期望落空的原因。 這是雙向的。

麥肯錫認為，溝通不良會嚴重阻礙商業項目的成功。 一項調查顯示， 44% 的高階主管將團隊溝通障礙與專案延誤和失敗聯繫起來，18% 的高階主管將銷售損失歸咎於溝通不良，有時損失高達數十萬美元。 這些見解強調了有效溝通在業務成功中的關鍵作用以及與溝通故障相關的高成本。

相關： 2024 年商業溝通趨勢

商務溝通的現狀

為了選擇正確的工具，我們首先要檢查團隊如何溝通。 根據 Project.co 的一項研究，團隊溝通目前如下：

• 31% 使用電子郵件。
• 30% 使用 Slack 等團隊訊息工具。
• 15% 使用專案管理工具。
• 7% 透過電話溝通。
• 7% 面對面交流。

許多公司永久採用遠距工作； 然而，這種設置會帶來額外的溝通障礙，包括浪費時間、錯過訊息、倦怠、遺失文件、糟糕的客戶體驗和客戶流失。

如果您是企業主，正在遠端環境中應對通訊管理挑戰，那麼您並不孤單。 去年，超過 70% 的企業採用了新工具來幫助組織、溝通和管理專案。

到 2024 年，企業將逐步採用統一的通訊工具，以減少不確定性、改善決策並全面支援遠端團隊的需求。 這些工具整合了人工智慧、非同步通訊和各種業務管道，提供可靠、有效且有吸引力的方式來增強員工溝通。

相關：最好使用的商務溝通管道是什麼？

最受好評的商務溝通工具

1) 耐克斯蒂瓦

Nextiva 是 Gartner 獎項得主，作為頂級商業通訊平台脫穎而出。 Nextiva 將語音通話、團隊訊息、視訊會議、呼叫中心功能和客戶管理工具有效地結合到一個易於使用的平台中，幫助企業主控制他們的溝通管道。

與 Nextiva 合作的企業可以輕鬆提供個人化、世界級的客戶服務，並與其團隊無縫溝通，無論他們身在何處。

Nextiva 如何改善業務溝通

透過將多個管道簡化為一個平台，Nextiva 可以幫助企業節省時間、提供個人化的客戶支援、更快地做出決策並避免代價高昂的溝通不良。 使用 Nextiva 的統一通訊系統，絕不會錯過客戶或員工的消息。

顯著特點

• 一體化商務通訊（VoIP 電話、團隊訊息、視訊聊天等）
• 客戶關係管理
• 桌面和行動應用程式（iOS 和 Android）
• AI 工作流程自動化與進階分析
• 社群媒體和聲譽管理工具
• 聯絡中心解決方案和進階呼叫路由

顧客評分： 4.5 分（滿分 5 分）（2,908 則 G2 評論）

2）鬆弛

Slack 是團隊訊息應用程式的強大引擎，經常取代電子郵件成為業務團隊的主要溝通管道。 它還簡化了員工溝通和文件共享，使資訊分發變得容易。

Slack 的使用者友善介面可輕鬆管理多個對話並掌控溝通管道，幫助團隊保持井井有條並保持一致。

Slack 如何改善業務溝通

Slack 透過將所有業務團隊訊息、文件和工具集中在一個易於使用的訊息平台中，消除了業務通訊的痛苦。 Slack 取代了許多企業的電子郵件，提供了一種可以提供更好的組織、速度和安全性的工具。

溝通不再是冗長而混亂的電子郵件鏈，而是被組織成易於創建、搜尋和加入的管道。 每個管道都有利於工作小組聊天、員工參與和團隊協作。

顯著特點

• 具有文件共享功能的商務即時訊息
• 可搜尋的對話頻道
• 與流行的生產力應用程式和工具直接集成
• 輕鬆邀請外部團隊成員或客人

顧客評分： 4.5 分（滿分 5 分）（32,191 則 G2 評論）

3）概念

Notion 是一個一體化工作空間，它將筆記記錄、專案管理、資料庫、圖像庫和日曆整合到一個簡單直觀的平台中。

從頭開始，根據您的特定業務需求客製化平台，或利用 Notion 的專業範本庫取得良好的開端。 這種適應性使 Notion 成為小型企業主的熱門選擇，這些企業主想要一款具有成本效益且具有廣泛應用的客製化工具。

Notion 如何改善業務溝通

Notion 透過幫助團隊在一個統一的空間中保持組織性來簡化業務溝通。 其用於專案追蹤和任務委派的可自訂工具為遠端、混合或辦公室團隊提供了清晰度和責任感。

顯著特點

• 綜合筆記和文檔應用程式
• 完全可自訂的任務管理和資料庫
• 具有日曆和時間軸視圖的專案管理
• 共享和協作工具

顧客評分： 4.7 分（滿分 5 分）（5,031 則 G2 評論）

4) 體式

身為專案管理領域的領導者，Asana 以其時尚的使用者介面、全面的工作流程和自動化功能以及資源管理功能而聞名。

借助 Asana，團隊可以跨部門輕鬆管理所有專案、目標和職責，並交付高品質的工作。 隨著預測性 AI 功能即將推出，使用 Asana 管理專案將會變得更好。

Asana 如何改善商務溝通

Asana 的專案管理功能為小型和大型團隊提供任務、專案時間表和更新的完整視圖。 其簡化的介面確保每個人都在任務和職責上保持一致，從而減少了過多訊息傳遞的需要並最大限度地減少了溝通不良。

顯著特點

• 綜合專案管理工具
• 可自訂的項目檢視（例如看板）和權限
• 流行的應用程式整合（例如，Miro 白板整合）
• 專案範本和儀表板

顧客評分： 4.3 分（滿分 5 分）（9,550 則 G2 評論）

5) 百會一

Zoho One 通常被稱為商業作業系統，它將銷售、行銷、支援、會計、營運和人力資源應用程式整合到一個平台中。

有超過 55 個應用程式可供選擇，企業主可以根據自己的特定需求完全客製化該平台。 Zoho 旨在消除部門之間的障礙並提高營運效率。

Zoho One 如何改善業務溝通

Zoho One 將溝通、專案管理、CRM、財務和整合人力資源工具整合到一個平台中，從而實現跨業務部門更好的協調和資訊流動。

顯著特點

• 提供超過 55 種 CRM、銷售和行銷工具的一體化平台
• 協作功能和生產力功能
• 財務與人力資源管理工具
• 可自訂和可擴展的工具

顧客評分： 4.4 分（滿分 5 分）（19,129 則 G2 評論）

6) 織布機

Loom 讓團隊能夠輕鬆錄製互動影片並與隊友和客戶分享。 這個獨特的工具可以幫助團隊解決問題、提供回饋並提高生產力。

視訊共享的非同步特性和人性化的接觸提高了分散式團隊內的注意力、清晰度和聯繫。

Loom 如何改善業務溝通

Loom 提供易於使用的螢幕和錄影工具，提供一種個人化且引人入勝的方式來分享資訊和回饋，特別是對於遠端團隊而言。

Loom 可用於錄製網路研討會、透過詳細的視訊回饋回覆訊息以及在公司範圍內分發重複資訊。

顯著特點

• 易於使用的雙螢幕錄影與分享
• 轉錄和隱藏式字幕功能
• 互動觀眾反應與見解
• 與流行的生產力工具直接集成

顧客評分： 4.7 分（滿分 5 分）（1,827 則 G2 評論）

選擇最適合您業務的溝通工具

️ 基於雲端並且設定快速

基於雲端的工具可以從任何地方輕鬆訪問，非常適合分散式和跨國公司透過雲端儲存進行通訊和共享文件。

選擇需要最少配置並整合到現有基礎設施中的工具可以防止停機並讓您的團隊快速入門。

️ 提供非同步和即時通訊功能的混合

您選擇的通訊平台應具有非同步（例如電子郵件和團隊訊息）和即時通訊功能（例如視訊會議工具和即時通訊應用程式）的組合。 這種混合可以滿足不同的工作方式和專案需求，同時確保團隊溝通方式的靈活性，尤其是在混合工作模式中。

非同步通訊旨在最大限度地減少干擾和通知，使接收者能夠不間斷地工作。

隨著虛擬會議的流行，團隊渴望更多的非同步工作格式。 2023 年的一項研究發現， 42% 的知識工作者希望更多地採用這種工作方式，而只有 14% 的人希望減少這種工作方式。 非同步工作的其他顯著優勢包括能夠最大限度地減少倦怠、增強團隊信心並提高生產力。

此外，擅長非同步工作的公司可以使用相關數據來提高人工智慧驅動的效率。

️解決實際業務需求

考慮每個工具的實用性，並專注於其基本功能，因為它們與您團隊的特定需求相關，而不是被額外的花哨的東西分散注意力。 當然，新的人工智慧功能可能聽起來很前衛、很酷，但如果你最常用的功能缺乏你需要的功能，那麼是否值得更換呢？

無論您是在管理專案、集思廣益還是進行線上會議，每種工具都應該增強這些任務，而不是使它們複雜化。

️ 與現有應用程式集成

如果您是一家成熟的企業，您可能已經擁有一些您不想放棄的團隊溝通工具。 確保任何新平台都能與您的企業已經使用的應用程式和工具輕鬆整合。

只需從點對點軟體評論網站 G2 獲取即可：整合顯著減少了花在處理單獨工具上的時間並提高了生產力。 Nextiva 可輕鬆與 Zoho、Salesforce、HubSpot、Zendesk、Microsoft Outlook、Google Workspace、Microsoft Teams 和 Oracle Sales Cloud 等熱門工具整合。

️ 提供行動和桌面應用程式

如今，許多團隊可以在任何地方工作。 選擇與您的團隊一樣移動的工具將以適合團隊成員的方式提高生產力。 行動和桌面應用程式確保他們可以在家中、咖啡店或工作場所保持聯繫並保持高效。 彌合家庭、辦公室和移動工作空間之間的差距一如既往地重要。

️ 有靈活的定價計劃

正確的工具提供可隨您的業務擴展的定價選項。 尋找靈活的定價計劃，在較低層提供基本功能，同時為大型團隊提供更高級的功能。 隨著您的業務成長，避免切換到另一種新工具的麻煩。 從一開始就選擇一個能夠適應並滿足您不斷變化的需求的產品。

透過 Nextiva 提高生產力並加快工作速度

在過去的一年裡，客戶和市場的需求不斷增加，我們對通訊平台的期望遠遠超出了我們十年前的設想。

溝通工具是增強團隊合作和提高企業生產力的關鍵。

正確的工具可以提供清晰度、增強決策並完全支援遠距工作的新混合模式。 展望未來，人工智慧將在徹底改變外部和內部通訊方面發揮更大的作用，提供更智慧、更直觀和日益自動化的連接和協作方式。

討論的每個工具——Nextiva、Slack、Notion、Asana、Zoho One 和 Loom——都帶來了獨特的功能。 這些平台處於增強業務通訊的最前沿，隨著人工智慧的進步，它們只會變得更加高效、具有預測性和個性化。

當您探索業務溝通策略的最佳可能性時，選擇正確的工具非常重要。 Nextiva 是一個基於雲端的統一平台，能夠滿足小型企業的通訊需求並隨著團隊的成長而適應。 了解 Nextiva 如何改變您的業務溝通。

通訊工具常見問題解答