9 個頂級商業溝通管道和範例

從會議室到休息室，從高層總部到家庭辦公室，共識很明確：良好的溝通是偉大企業的基石。

我們都希望提高訊息傳遞的影響力，但由於通路、技術和團隊偏好如此之多，實現這一目標的關鍵是什麼？

這一切都歸結為這四個關鍵因素：理解細微差別和需求、明智地使用科技、管理團隊如何合作以及人類心理學的基礎知識。 領導者需要找到這些要素的正確組合才能成功。

讓我們探索九個最佳數位通訊管道，這將有助於您的企業走上成功之路。

什麼是業務溝通管道？

業務溝通管道是與組織內其他人分享資訊和想法的方式。 它們通常被分類為外部或內部管道，具體取決於訊息的收件人。

外部管道用於與公司外部的客戶、合作夥伴、潛在客戶和客戶溝通。 內部管道促進員工、領導階層和其他團隊成員之間的溝通。

溝通是維持生產力、公司文化和員工敬業度的關鍵。

只要看看這些事實：

• 超過95% 的員工認為溝通會影響他們在工作場所的效率。
• 超過80% 的美國員工將員工溝通視為在公司與員工之間建立信任的首要因素。
• 近70% 的員工表示，更好的溝通流程會提高生產力。

溝通方式的轉變

業務通訊管道分為兩個不同的類別：同步管道和非同步管道。

同步通訊是指資訊交換即時發生，每個人都必須在場並專注於對話，以獲得對手頭任務的共同理解。 電話和會議是同步通訊的範例。

非同步通訊是指搶先傳遞訊息，以便每個人都可以獨立於即時對話來使用訊息並根據訊息採取行動。 電子郵件、錄製的影片和部落格文章都是非同步通訊的範例。

結合這些溝通方法可以達到最佳效果。

隨著在家工作的員工數量增加到 58% ，並且員工平均每週花費​​ 20 小時使用協作工具，有效的溝通是提高生產力的首要任務。

Grammarly 進行的研究表明，一個新的商業通訊生態系統正在形成。 員工以書面形式進行溝通的比例增加了 18%，並且更喜歡使用非同步溝通管道。

業務溝通挑戰

在另一個日益增長的趨勢中，領導者註意到溝通不良及其對利潤的影響之間的聯繫，而溝通不善是由於生產力下降、錯過最後期限和成本增加而造成的。

頂級商業溝通管道和範例

從即時訊息的速度到電子郵件的正式性以及VoIP 電話的效率，請探索以下我們最重要管道的優缺點。

1）面對面溝通

面對面的交流可以促進聯繫並建立信任。

面對面的互動對於團隊建立至關重要，對於重要會議也是不可或缺的，它允許人們以多種方式進行交流：傾聽、口頭交流和非語言交流。

由於面對面會議的高度參與性，人們會更加專心，不會受到電話和視訊通話的干擾。

辦公室會議、聚會和大型會議是與員工和聯絡人聚會的理想場所，可協助您在日益純數位化的員工隊伍中建立人際關係。

面對面溝通的優點

• 牢固的關係：在建立持久的業務關係方面，面對面的聯繫是無與倫比的。
• 清晰的溝通：由於添加了非語言提示，減少了誤解。
• 即時回饋：面對面的對話鼓勵對討論主題的快速回饋。

面對面溝通的缺點

• 成本：旅行、住宿、食物和娛樂的成本會迅速增加。
• 資源使用：與虛擬聯繫相比，安排面對面的會面更耗時。
• 地理限制：面對面的聚會對於全球團隊和客戶來說不方便。

2）視訊會議

無論您的員工是在家工作還是與全球各地的客戶互動，視訊會議都是連結分散式團隊的溝通管道。

將其視為僅次於面對面交流的最佳方式。 它允許與會者捕捉臉部線索、傳達人類情感、進行眼神交流並了解某人的獨特個性。

流行的視訊會議軟體包括 Zoom、Google Meet 和Nextiva 。 這些高效能工具可讓團隊進行視訊會議、分享螢幕、與與會者進行即時聊天等。

視訊會議的優點：

• 全球影響力：與世界各地的客戶、合作夥伴、同事和客戶建立聯繫。
• 節省時間和金錢：減少面對面會議（例如晚餐、飯店和咖啡）投入的資源數量。
• 可錄製和轉錄：輕鬆錄製或轉錄您的會議以供日後參考。
• 溝通的微妙之處：透過影片觀察社交線索，避免誤解並建立和諧的關係。

視訊會議的缺點：

• 連線需求：與會者必須擁有強大的網路連線才能獲得高品質、可靠的會議。
• 不太個人化：虛擬會議不如面對面會議個性化。
• 螢幕疲勞：虛擬會議超載可能會導致螢幕疲勞。 常見症狀包括眼睛疲勞、頭痛和注意力不集中。

3) 電話

電話是快速、直接、即時的溝通方式。 它們既個性化又實用，非常適合您需要答案的時候。

它們可協助團隊直接專注於電子郵件線程，避免安排虛擬會議的麻煩，同時仍為連線提供人性化元素。 這就是為什麼67% 的行動工作人員表示，透過撥打簡單的電話即可提高工作效率並解決問題。

作為商務溝通的無名英雄，電話通話相對簡單。 參與者需要使用傳統的固定電話、手機或 VoIP 服務。

打電話的優點

• 個人風格：允許聲音變化和停頓等微妙之處。
• 快速便捷：非常適合緊急溝通或簡單且需要特定人員意見的問題。
• 輔助功能：大多數人已經可以使用手機。
• 低成本：電話系統經濟實惠， VoIP 可為企業節省高達 60% 的費用。

打電話的缺點

• 缺乏人情味：無法使用肢體語言和眼神交流等非語言溝通線索。
• 無視覺效果：缺乏視覺背景可能會導致對語氣或訊息的誤解。

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4）簡訊

簡訊是快速、高效且不引人注目的溝通形式。 它們是快速團隊更新、簡單問題和不需要長時間回應的「僅供參考」時刻的理想選擇。

由於 SMS 的開放率高達 98%，企業也越來越多地採用SMS作為與客戶的主要溝通管道。 這種高參與率使得簡訊對於許多公司來說是理所當然的事情，其中​​ 90% 的公司報告簡訊行銷活動取得了成功。

開始使用這種形式的通訊時，只需一個基本的簡訊應用程式（例如 WhatsApp、Facebook Messenger）、手機上的標準訊息應用程式或基於 VoIP 的服務（例如 Nextiva 的服務）即可。

簡訊的優點

• 速度、效率和可訪問性：訊息傳遞即時進行，改善與團隊的協作並與客戶建立聯繫。 更重要的是，幾乎每個人都可以使用帶有簡訊應用程式的手機。
• 幹擾最小：電話和虛擬會議經常會擾亂一個人的工作流程。 簡訊對他們的日程安排的干擾最小。
• 記錄保存功能：與電話不同，簡訊可讓您保存對話的詳細檔案。

簡訊的缺點

• 缺乏細微差別：很容易誤解語氣、意義和現代簡訊縮寫。
• 非正式溝通：它可能不適合所有商業訊息，尤其是高風險的溝通。
• 可能會感到打擾：一天中的某些時間太多短信可能會讓某些人感到打擾。

5）錄製視頻

虛擬會議通常缺乏正確傳達訊息所需的時間和深度； 錄製的影片可以幫助填補空白。

透過錄製帶有或不帶有視覺效果的視頻，您可以傳達需要涵蓋的所有要點，同時允許接收者保留錄製內容以供長期參考。

影片曾經是一種製作和編輯複雜的媒體，但現在，借助 YouTube、Vidyard 和 Loom 等革命性的編輯和託管平台，您可以在幾秒鐘內快速製作和分享影片。

錄製影片的優點

• 方便：只需錄製一次訊息即可與任意數量的收件者分享。 收件人可以按照自己的時間表觀看影片。
• 可重複使用性：製作一個視頻，並根據需要多次發送或編輯。 它非常適合教育目的。
• 個人化：自訂錄音以包含觀眾的獨特參考，增加信任並提高訊息的有效性。

錄製影片的缺點

• 缺乏互動：影片缺乏形成牢固關係所需的雙向參與和真實性。
• 需要時間：更複雜的錄音可能需要更多時間來製作、拍攝和編輯。
• 需要編輯技能：無論您是使用手機還是製作精美的視頻，都可能需要編輯技能才能獲得恰到好處的最終剪輯。

6) 團隊聊天

團隊聊天平台已取代電子郵件成為許多團隊的主要溝通方式，財富 100 強公司中有 65% 依賴這些應用程式作為其業務通訊技術堆疊的一部分。

團隊訊息平台不像電子郵件那麼正式，可以在線上營造團隊氛圍，促進快速發展的商業文化，並提高協作能力。

Microsoft Teams、Slack 和 Nextiva 等領先工具是需要聊天、分享資訊和檔案並保持業務快速運轉的團隊的數位中心。

團隊聊天的優點

• 即時通訊：與簡訊非常相似，團隊聊天有助於快速回應通訊和請求。
• 改進協作：輕鬆即時分享文件、評論和想法。
• 行動性：透過桌面和行動應用程序，隨時隨地存取現代團隊聊天工具。

團隊聊天的缺點

• 非正式溝通：與電子郵件不同，團隊聊天被視為一種不太正式的溝通管道，可能顯得不太專業。
• 分散注意力的通知：持續不斷的通知會影響日常工作效率。
• 遺失訊息：在較大的團隊中，由於每日通知數量較多，因此可能會遺失訊息。

7) 電子郵件

電子郵件是業務通訊中可靠的數位化主力，員工平均每天接收 74 封電子郵件並發送 26 封電子郵件。

書面管道非常適合發送詳細訊息、與正式聯絡人溝通以及保留業務相關對話的清晰記錄。

儘管電子郵件安全性已大大提高，但不建議透過電子郵件發送敏感的商業訊息。

反對電子郵件的證據可能是壓倒性的：80% 的全球組織經歷了電子郵件網路釣魚攻擊的增加，到 2022 年， 92% 的組織成為這些陷阱的受害者。

Gmail、Outlook 和 Yahoo Mail 等經典工具是龐大的電子郵件平台，為各種規模的企業提供安全可靠的功能。

電子郵件的優點

• 無障礙：電子郵件適用於各種常見設備，使其成為一種靈活且方便的通訊形式。
• 廣泛使用：電子郵件是一種普遍接受的數位商務通訊形式，幾乎每個人都喜歡它。
• 專業：電子郵件被視為一種正式且專業的溝通方式，適用於所有類型的商務信函。

電子郵件的缺點

• 不安全：工作人員很容易成為網路釣魚攻擊和其他電子郵件詐騙的受害者，從而危及敏感的業務資訊。
• 不需要的：企業收件匣經常被垃圾郵件淹沒。
• 不安全：如果沒有適當的加密，電子郵件很容易受到未經授權的攔截，並使敏感的業務資訊面臨風險。

8）社群媒體

社群媒體是重要的溝通管道，讓企業在網路上激發和培養新的關係。

無論您是與新客戶建立聯繫、在評論中與潛在客戶互動，還是透過直接訊息進行較長時間的對話，社群媒體對話都是企業建立信任、傳達品牌價值和與受眾互動的另一種方式。

對於許多企業來說，LinkedIn、X、Facebook、Instagram 和 TikTok 等社群媒體平台使他們能夠與新型客戶建立聯繫。 更重要的是，通路的隨意性增加了平台獨有的真實成分。

社群媒體的優點

• 直接參與：透過社群媒體頁面直接聯繫目標客戶或客戶，繞過連結障礙。
• 品牌與權威建立：創建內容和對話來鞏固您的權威並向廣大受眾傳達您的品牌故事。
• 全球影響力：與世界各地的現有和潛在客戶及客戶互動。

社群媒體的缺點

• 受到公眾強烈反對：評論中的負面對話可能會適得其反，造成公共關係噩夢。
• 資源密集：社群媒體需要源源不絕的內容來提高和維持受眾的知名度。
• 可見度低：令人困惑的社群媒體演算法可能會阻止您的內容到達正確的受眾。

9) 博客

部落格是探索業務相關主題、展示專業知識以及在最忠實的顧客、客戶或員工之間建立社群的獨特方式。

您可以透過先選擇與您的業務相關的利基來開始部落格。 撰寫能夠吸引目標受眾、解決他們最大的挑戰或灌輸更大社群意識的內容。

企業可以探索的部落格範例包括公司部落格和內部團隊部落格。

部落格的優點

• 思想領導：很少有溝通管道能像長篇部落格內容那樣建立權威。
• 線上可見度：具有有效 SEO 策略的公共部落格將提高您的網站對 Google 等搜尋平台的吸引力。
• 潛在客戶生成：價值驅動的部落格具有有說服力的號召性用語，可以成為您企業的潛在客戶生成策略的有效工具。

部落格的缺點

• 資源密集：一致的部落格需要每週製作長篇內容，製作成本高且耗時。
• 緩慢的結果：看到高品質內容的結果可能需要幾週甚至幾個月的時間。
• 內容量：發展部落格需要每週持續輸出一致的內容。

選擇最佳的溝通方式

選擇一種或多種通訊工具時，請在做出選擇之前考慮一些因素。 問你自己：

• 您和收件人對溝通管道的信任程度如何？
• 您的訊息的預期影響是什麼？
• 是否有隱私和安全問題？
• 您希望多快送達？

記下您的目標，但也要考慮所選的媒介和訊息組合可能會如何影響您的收件者。 您會收到您所期待的回覆嗎？ 它會對您的業務關係產生正面還是負面影響？

評估這些關鍵點有助於在塑造公司溝通方面做出決策。

信任與熟悉

考慮您和您的收件者對所選管道的熟悉程度。 您經常使用的通用媒介可以增強信任，並可能導致日後更有效的溝通。

訊息影響

每個平台在傳達語氣、緊迫性、清晰度、專業性和權威性時都有其優點和限制。 您的訊息語氣與您選擇的頻道相符嗎？

保留電子郵件或面對面交流的敏感主題，並透過即時訊息傳遞快速更新。

隱私和安全

您分享的資訊有多敏感？ 提供加密、雙重認證和嚴格資料保護的平台對於機密通訊至關重要。

這對於處理敏感個人資料、智慧財產權或財務細節的公司尤其重要。

速度和可擴展性

交貨速度有時會決定一筆生意的成敗。 在某些業務案例中，訪問鼓勵即時性和回應性的管道至關重要。

對於可擴展性也是如此。 小型企業一開始可能只使用電子郵件就能運作良好。 隨著他們的成長，更複雜的平台可能更能滿足他們複雜的需求。

對於跨多個時區工作的全球團隊來說，優先考慮非同步通訊工具的平台可能效果最好。

商務溝通的最佳實踐

隨著越來越多的公司採用全球遠距工作的可能性，現代通訊最佳實踐正在不斷變化。

以下是辦公室、混合和遠端優先公司可以採用的三種最佳實踐來管理其通訊並同時提高生產力：

• 跨多個管道分發您的訊息：擁有不同類型的溝通管道可以增加訊息的影響力，滿足團隊更多不同的溝通需求，並使您的訊息和收件人與正確的管道保持一致。
• 使用單一業務通訊平台：選擇一體化業務通訊平台可以減輕管理多個平台的安全和隱私需求的壓力。 透過將所有業務通訊集中在一個中央中心來提高參與度和工作效率。
• 選擇非同步通訊以提高效率：非同步通訊工具（電子郵件、錄製影片、團隊聊天、聊天機器人等）允許團隊成員或客戶按照自己的步調消費和回覆訊息，使工作變得更加愉快。

簡化溝通的最佳解決方案

為您的企業選擇最佳的溝通管道並不是選擇最閃亮的工具，而是為您的特定需求確定理想的管道組合。

正確的溝通管道和專案管理工具因企業而異。 需要考慮的一些關鍵點包括隱私和安全要求以及交付速度。

選擇太多工具也不是理想的選擇。

這就是為什麼像 Nextiva 這樣的一體化平台是管理業務通訊的絕佳選擇。 憑藉著一個集中平台中的多種管道，Nextiva 簡化了管理企業海量對話的任務。

隨著倦怠率的上升和企業健康被優先考慮，非同步通訊工具現在變得至關重要。 允許團隊成員按照自己的步調消費訊息並回覆訊息，減少干擾並提高工作效率——對每個人來說都是雙贏！

經常問的問題