什麼是商務呼叫轉接以及如何設定？

呼叫轉移讓企業從「響鈴」那一刻起就抓住機會。

想像一下您是個旅行推銷員。 始終在旅途中，日復一日地與客戶會面。 如果客戶撥打您的辦公室號碼，您不能讓他們進入語音信箱或掛斷電話。

您的回應對於您與他們的關係至關重要。 呼叫轉接功能可協助您接聽來電並確保它們到達正確的人員或裝置。

無論是在車上還是在咖啡廳，您都可以放心接聽商務電話。

什麼是商務呼叫轉移？

商務呼叫轉移將來電轉接到另一個本地號碼或行動應用程式。 多個呼叫轉接規則協同工作，可以組合起來以高效、準確地路由呼叫。

目的地可以是網際網路協定語音 (VoIP) 號碼、固定電話或電話號碼、行動電話、虛擬電話系統、國際號碼或自動助理。 呼叫轉移讓您無論身在何處，呼叫都會跟隨您。

在VoIP 系統中，呼叫管理是即時的，可防止客戶遇到任何延遲。 當客戶撥打您的免費電話或 VoIP 號碼時，通訊平台會接收呼叫，檢查轉接規則，並相應地轉接呼叫。

基於雲端的電話服務會尊重您的偏好，在原始號碼佔線、離線或您的團隊成員無法接聽的典型情況下決定誰應該接聽電話。

與傳統的呼叫轉移有何不同

基於 VoIP 的呼叫轉接與傳統的呼叫轉接選項有很大不同。 選擇前者將為您提供充足的靈活性、功能和客製化能力。

傳統的呼叫轉接系統可能無法滿足您公司的需求，但 VoIP 服務卻不會。

以下是 VoIP 與傳統通話轉接的對比：

• 提供順序響鈴。 通話在到達目的地之前會在多個號碼上響起。 例如，當有電話打來時，您的辦公室電話先響鈴，然後是您的手機響鈴，如果您沒空，則再響鈴是您同事的辦公桌響鈴。
• 提供基於時間的路由功能。 根據一天中的時間將通話轉接至號碼。 例如，下班後的入站電話將轉至您下班後的對應方。
• 有條件地轉接呼叫。 根據線路狀態或主叫號碼等設定條件重定向呼叫。 例如，當重要客戶撥打您的公司電話號碼而您不在辦公室時，您可以透過 VoIP 服務將其轉接至您的個人號碼或新號碼。

傳統的呼叫轉移服務讓客戶端知道呼叫正在被轉移。 Zendesk 2020 年的研究發現，部門之間的呼叫轉移會激怒十分之七的客戶。

Nextiva 等企業 VoIP 供應商可讓通話轉接變得快速、輕鬆，從而幫助您避免向客戶提供此類體驗。

業務呼叫轉接的工作原理

商務通話轉接透過三步驟流程確保您接聽重要電話：

1. 收到。 當有人撥打您的 VoIP 號碼時，通話會透過 VoIP 服務提供者進行。 伺服器準確地知道如何處理來電。 您可以根據業務需求對其進行程式設計。
2. 過程。 VoIP 提供者遵循一組規則來確定呼叫轉接號碼。 您可以隨時轉接電話或在無法接聽時僅轉接。 您的 VoIP 服務提供者會根據您的需求和偏好進行工作。
3. 連接。 通訊平台將通話連接到設備、分機或外部電話線。 轉接速度很快，呼叫者不會覺得有延遲。 但是，如果您設定了僅在您不接聽時轉接的規則，電話系統就會給您響鈴。

對於更大規模的應用程序，例如在呼叫中心中，可以根據撥打的虛擬電話號碼、自動助理選擇和呼叫中心座席技能組來路由入站呼叫。 當呼叫中心代理不可用時，呼叫通常會被退回到呼叫佇列。

常見業務呼叫轉接規則

對於大型企業和小型企業來說，轉接電話的情況可能有所不同。

有些人可能會將其與呼叫路由、排隊或互動式語音應答 (IVR) 配對，而有些人則在度假和離開辦公室時使用呼叫轉接來重定向呼叫。

以下規則可協助您根據您的偏好設定呼叫轉接設定。

始終呼叫轉移

您可以設定此規則以自動將所有來電轉接至其他裝置或號碼。 當您長時間離開辦公室（例如度假）時，該規則通常會有所幫助。

將 VoIP 設定為「始終呼叫前轉」後，您可以用手機接聽商務電話。

選擇一個指定的號碼，然後讓您的 VoIP 服務提供者來處理其餘的事情。 有些系統在轉接通話時會通知原號碼。 您可以在 VoIP 介面上查看這些通知。

你可知道？ Nextiva 的 VoIP 可讓您為使用者、群組或自動助理轉接通話。 而且設定起來很容易——您自己看看吧。

選擇性呼叫轉移

根據設定的規則，您可以選擇性地將單一通話路由到特定號碼。

假設您要離開辦公室幾天，但想要確保接到主要客戶的電話。 將他們的號碼加到 VoIP 並將他們的通話轉接至您的手機。

透過 Nextiva 的 VoIP 通話轉接，您可以在轉接通話時收到回鈴提醒。 它可以幫助您抓住潛在的有價值的機會，同時控制您對錯過機會 (FOMO) 的恐懼。

以下是 Nextiva 如何幫助您轉接特定客戶的電話。

忙時呼叫轉移

如果您正忙於另一個電話或只是需要一些停機時間，此規則有助於將通話重新導向到另一個號碼，甚至語音信箱。 當您停用呼叫等待或商務電話系統處於請勿打擾 (DND) 模式時，它非常有用。

透過 VoIP 服務，來電者不會收到忙音，因為系統會快速將他們重新導向到另一個合適的設備，無論是 iPhone、Android 或任何其他設備。

無人接聽時轉接電話

您可以將 VoIP 服務供應商設定為在設定的響鈴次數內無人接聽時將通話轉接至另一個號碼。 它有助於防止呼叫者進入語音信箱並將他們與另一個人聯繫起來。

未接聽的電話很容易為呼叫者帶來糟糕的體驗。 大約67% 的客戶因無法聯繫到支援團隊而沮喪地掛斷電話。

當您有意識地嘗試避免此類體驗時，您的客戶會感到得到更多支持。

以下是在 Nextiva 的 VoIP 上設定此規則的範例。 響鈴三聲後轉接通話。

案例研究：了解88.7 The Bridge如何利用 Nextiva 加強呼叫轉接並簡化其通訊管理。

無法接通時呼叫轉移

有些事情是你無法控制的。 如果您的整個支援或成功系統因中斷而關閉，您會怎麼做？

如果原來的號碼離線，您可以將通話轉接到其他號碼。 這可以幫助您始終如一地提供支持，即使在測試環境下也是如此。

位置轉發

當某個位置發生中斷時，在相同地理位置重定向客戶就變得很棘手。 透過位置轉發，您可以設定 VoIP 將某個區域內的所有呼叫轉移到具有不同本地區域代碼的其他辦公室的設備。

呼叫轉移有哪些業務優勢？

呼叫轉接有助於最大限度地提高生產力，尤其是當公司採用混合工作環境時。 它沒有留下任何空間讓呼叫溜過去。

以下是它為企業提供的其他一些顯著優勢。

• 方便。 您可以透過任何電話接聽電話，讓企業全天候暢通無阻。 當您的某些銷售或支援人員停機時，您可以透過將通話重新導向至團隊的其他成員來為客戶提供服務。
• 靈活性。 路由規則可讓您根據自己的喜好調整 VoIP 服務提供者。 例如，系統會根據一天中的時間或來電者 ID 轉接通話。
• 支持分散式勞動力。 當團隊分散在全球各地時，VoIP 呼叫轉接可協助您聯絡合適的人員，無論他們的實體位置為何。 您的 IT 或管理團隊不需要將注意力轉移到分配呼叫。 VoIP 可以為您做到這一點，讓 IT 團隊更有效率地完成他們最擅長的工作。
• 防止錯失良機。 您的團隊可能會停工，但這不適用於企業。 在幫助客戶時退居二線可能會影響您的業務成長。 您無法承受客戶的未接來電。 這些呼叫允許面向客戶的團隊在呼叫者表現出興趣時與他們互動。 VoIP 呼叫轉移有助於利用此類機會。
• 改善客戶服務。 只有部分客戶在解決買家和用戶的疑問和問題時有耐心。 在這種情況下，您需要確保他們受到監督。 VoIP 將這些通話重新導向到可用的座席，而無需多次轉接或安排回撥。

案例研究： EagleRider使用 Nextiva 提供卓越的客戶服務。 如果原始號碼離線或無人接聽，該軟體可以幫助 EagleRider 將通話轉發給他們在拉斯維加斯的團隊。

增強呼叫轉接的 VoIP 功能

通訊管理需要更多的能力和功能來創建無縫的內部工作流程。 這些功能在簡化公司整體業務通訊管理時派上用場。

同時響鈴

同時響鈴會增加面對客戶的團隊接聽電話的機會。 當人們呼叫時，每個已註冊的設備都會同時響鈴。 請記住，這不僅僅是辦公室電話；而是電話。 這是您設定的每台設備。

透過同時響鈴，您更有可能從其中一台已註冊的裝置快速接聽電話。 例如，您的客服人員可以選擇是透過桌上型電話還是行動電話接聽電話。

語音信箱到電子郵件的轉錄

VoIP 服務提供者將語音郵件訊息轉換為文本，同時將其傳送到電子郵件收件匣。 它有助於記錄保存，並讓團隊快速掃描語音郵件內容，而無需收聽完整的音訊。 它節省時間。 團隊可以將節省的時間投入到進一步提高支援品質的活動中。

此外，可共享的語音郵件內容有助於團隊更好地協調和協作。 即使不只一個人與客戶互動，這也能保持上下文的一致性。

進階呼叫路由

進階呼叫路由將呼叫轉給更有能力解決特定客戶詢問的人員。 您可以根據主叫方 ID 或一天中的時間等因素調整呼叫路由規則。

然而，能否提供有能力的支援專家可能會有所不同。 如果您利用呼叫轉移技術將呼叫重新導向至另一位專家，將會有所幫助。

Nextiva 的 VoIP 可讓您建立更複雜的通話流程路徑，以有效管理每個通話。

呼叫隊列

每個面向客戶的團隊以不同的方式吸引客戶。 當每個人都忙碌時，VoIP 軟體會將來電添加到佇列中。 它提供可自訂的等待音樂或訊息，鼓勵呼叫者保持耐心。

將呼叫排隊與呼叫轉接結合，將呼叫路由到下一個可以有效滿足客戶需求和用例的可用代表。

互動式語音應答 (IVR) 系統

IVR 系統允許呼叫者自行選擇他們需要的部門或服務。 您可以將其與呼叫轉移結合起來，將呼叫者路由到最適合其獨特需求的業務線路或個人電話線路。 它不需要人工幹預。

系統會自動將呼叫者轉移到能夠為他們提供支援的人員，為他們創造出色的體驗。

立即開始轉接業務電話

即使您的團隊停運，通話轉接也能確保您的業務正常運作。 它的靈活性可滿足您的業務和客戶需求，因此您不會錯過任何一個節拍。

Nextiva 成為頂級商務電話系統是有原因的。 它提供呼叫路由、呼叫錄音、呼叫隊列和 IVR 等高級功能。 它易於設定和使用，使其成為超過 150,000家公司的熱門選擇。

從您開始使用 Nextiva 的那一刻起，您就會得到全力支持。 業務通話轉接非常簡單，您可以隨時變更。

升級到最適合您企業的電話服務。 了解您的團隊如何使用 Nextiva 更聰明地工作。 立即取得免費、無義務的報價。