如何正確撰寫商業道歉電子郵件（+ 模板和示例）

知道如何正確撰寫商業道歉電子郵件是企業建立良好客戶關係需要學習的技能。

僅僅寫一封簡短的“對不起”信是不夠的。

在我們生活的快節奏世界中； 很容易忘記一個簡單的錯誤會給您的客戶帶來多大的不便。 對您來說似乎是一個小問題可能會給您的客戶帶來壓力。

他們依賴於你，他們希望產品或服務幾乎完美。 當出現問題時，他們希望您能夠快速而明智地採取行動以保持這種信任。

否則，您的業務關係將變得緊張，最終您將失去客戶。

然而，迅速採取行動並寫一封道歉電子郵件可以讓他們開心。

在本文中，您將學習如何做到這一點。

您將學習如何為幾種不同的情況編寫商業道歉電子郵件，我們將涵蓋您需要了解的所有內容。

當您完成閱讀時，您將擁有示例和模板來贏回客戶的信任。

聽起來不錯？

太好了，讓我們從為什麼開始。

為什麼在出現問題時道歉很重要？

我們都會犯錯; 這是生活中不幸的保證。 然而，我們對錯誤的反應方式是我們與其他人的不同之處。

如果一家企業搞砸了訂單並責怪每個人，但他們自己，那麼顯然，這不會受到客戶的歡迎。 他們會生氣、心煩意亂，並可能將業務轉移到別處。

不僅。

他們還會告訴他們的朋友和同事他們在貴公司的糟糕經歷，這將導致負面評價。

或者，如果企業認識到錯誤並與客戶聯繫，道歉並提出讓事情變得更好，這將為所有相關人員帶來更好的結果。

客戶會滿意，業務仍然會得到客戶的尊重。

你永遠不應該低估向你的客戶和顧客說對不起的力量； 它確實有很長的路要走，您的大多數客戶都會欣賞出色的客戶服務。

根據 Small Business Genius 的說法，95% 的消費者首先將您的客戶服務視為他們是否想與您開展業務的重要部分。

這裡還有一些道歉的好處。

1. 建立品牌忠誠度。 如果您迅速有效地道歉，您的客戶通常會忠於您。
2. 它有助於業務。 通過道歉，您首先了解是什麼讓客戶感到不安，並且您可以使用它來確保他們和其他客戶不會再次發生這種體驗。
3. 緩解緊張。 當有人道歉時，你會欣賞這種姿態——《今日心理學》報導說，向感到失望的人道歉會產生一種欣賞的治愈情緒。
4. 表示你在乎。 客戶看到你正在採取行動並把事情做好。 道歉會建立信任和信心，即您的公司正在做正確的事情。

你如何專業地道歉？

在道歉時，您需要包括某些事情並做一些事情。 如果您想給人以專業和真誠的印象，請確保您的道歉電子郵件具有並執行以下操作：

• 快速行動：你最不想做的事情是讓你的客戶認為你只是在道歉，因為你不得不這樣做，因為有很多關於缺乏溝通的抱怨。 通過快速行動並解決問題表明您處於領先地位。
• 地址標題打開：解釋發生了什麼，並讓他們知道您遇到問題的原因。 不要推卸責任！
• 按名字稱呼他們：通過電子郵件道歉時，個性化是必不可少的。 HubSpot 報告稱，當電子郵件個性化時，99% 的營銷人員擁有更好的客戶關係。
• 真誠：設身處地為客戶著想，意識到不幸事件將如何影響他們。 使用同理心，讓他們知道您認識到道歉電子郵件中造成的不便和痛苦。
• 承擔責任：公司犯了一個錯誤，要糾正它，你需要舉起手來承認你做錯了。 不要找任何藉口，即使是有效的，告訴他們你做錯了，想要改進。
• 讓他們明白：你承認錯了，並道歉； 現在你需要向他們展示你將如何讓事情變得更好。 向他們展示隧道盡頭的光明——這就是我們將為您做的事情等。

道歉電子郵件模板和示例

您現在知道為什麼在出現問題時道歉很重要，以及真誠地說對不起可以給您帶來什麼好處。

我們還討論了專業道歉的關鍵方面以及道歉電子郵件中應包含的內容。

為了幫助您，我在下面列出了 8 封不同的道歉電子郵件。 它們包括您在業務中可能遇到的不同場景和問題的模板和真實示例。

向所有客戶道歉

如果您遇到影響整個客戶群的問題，那麼您將需要向您的每一位客戶發送一封電子郵件。

在像 Encharge 這樣的營銷自動化平台中，您可以將您的受眾作為用戶資料，並且您可以向所有客戶發送一次性廣播電子郵件。

下面的模板為軟件產品的停機時間道歉，但您可以更改措辭以適合您的服務或產品。

這個問題給整個客戶群帶來了不便。

主題行示例：

• 我們要道歉 {{person.firstName}}
• 真誠的道歉{{person.firstName}}
• 我們很抱歉{{person.firstName}}

上面的模板在主題行和電子郵件正文中使用了個性化。 它解決了問題並向客戶保證問題已經結束。

它還提供了一種善意的姿態，並提供了一份完整報告的鏈接，該報告解釋了所發生的事情。

大多數閱讀這封電子郵件的人都會讓公司從懷疑中受益，並尊重他們與他們聯繫。

這是來自 Agolia 的一個示例，他們使用簡短的電子郵件解決公司的停機問題。

向一位客戶發送道歉電子郵件

接下來是一個模板，用於因投訴或僅影響他們的問題向一位客戶發送道歉電子郵件。

此模板為向客戶發送不正確的付款信息表示歉意：

主題示例：

• 請接受我們的道歉{{person.firstName}}
• 抱歉給您帶來不便{{person.firstName}}
• {{person.firstName}}的道歉通知

電子郵件正文：

如果與您的品牌聲音不符，您的道歉電子郵件不必是正式和枯燥的。 這是一封來自化妝品品牌 Bumble And Bumble 的帶有折扣（作為像徵性姿態）的道歉電子郵件的淺色示例。 請注意帶有“boo-boo”的單詞 play 以及他們的品牌名稱，該名稱也以兩個 B 開頭。

錯誤信息道歉郵件

這個簡短的道歉模板非常適合在向一位或多位客戶說抱歉時使用。

沒有推卸責任，他們正在採取措施贏回他們的信任。

主題示例：

• {{person.firstName}}我們要道歉
• {{person.firstName}}真誠的道歉
• {{person.firstName}}我們真的很抱歉

電子郵件正文：

發送了錯誤的電子郵件？ 這不是世界末日。 事實上，這是一個展示您的品牌個性並向您的客戶保證下次您會做對的機會。 就像 Filter Easy 中的這個例子：

為糟糕的服務道歉

糟糕的服務是許多客戶和客戶與他們正在使用的商業服務斷絕聯繫的原因。

您需要向您的客戶保證這是一次性的問題，並且您願意加倍努力為他們做得更好。

此模板用於在客戶收到不良服務後進行跟進。

主題行示例：

• 我們不能道歉 {{person.firstName}}
• {{person.firstName}} 我們道歉
• 最深切的歉意{{person.firstName}}

電子郵件正文：

來自名字

來自電子郵件

{{person.firstName}}我們道歉

嘿{{person.firstName}} ，

對於過去幾週您從我們公司獲得的糟糕服務，我想與您聯繫並道歉。

我理解這一定給您帶來的挫敗感和不便，並向您保證不會再發生這種情況。

我們已採取必要的措施，還退還了您過去一個月的訂閱費。

為了保持我們的溝通渠道暢通，我想向您提供我的手機號碼，所以如果您以後有任何問題，請直接給我打電話，我很樂意為您解答。

再次，對任何不便表示歉意。

溫暖的問候

our name 。

有很多方法可以開始就服務質量差的道歉電子郵件。 以下來自 Evernote 的示例使用了一種不同的方法來通知客戶事情會發生變化。 它是誠實的、深刻的和個人的。

遲交道歉

延遲交貨會給您的客戶帶來壓力和極大的不便。 通常，客戶會請假坐下來等待交貨，而當交貨未到達時，他們會生氣和沮喪，這是可以理解的。

您需要道歉並讓事情變得更好，否則他們將來會在其他地方購物。

主題示例：

• 為延遲交付道歉 {{person.firstName}}
• {{person.firstName}} 抱歉遲到了
• 抱歉我們遲到了{{person.firstName}}

電子郵件正文：

上面的電子郵件是您發送的模板電子郵件的後續郵件，其中包含新的交付詳細信息。

來自 7 Bridges 的模板電子郵件示例如下：

CEO就嚴重事件道歉

如果發生嚴重事件，那麼您將需要正面解決問題。

這封道歉電子郵件需要稍長一些，並且應該鏈接到您網站上的一個頁面，解釋發生的事情以及公司正在採取哪些措施來解決問題。

下面的模板表示歉意，並對為保持客戶更新所做的更多工作承擔全部責任。

主題示例：

• {{person.firstName}} CEO 的道歉
• {{person.firstName}} 總經理致歉
• {{person.firstName}} MD 誠摯的道歉

電子郵件正文：

看看以下來自 Slack 的示例——他們發出的電子郵件涉及嚴重的安全漏洞：

不要忘記，在這種情況下，您需要主動告知用戶是否應該採取任何措施來解決問題。 在下面的後續示例中，Slack 通過要求他們重置密碼來確保所有用戶帳戶的安全：

為錯誤的發票道歉

沒有人願意支付超過他們必須支付的費用，因此當發票金額不正確時，客戶會生氣和困惑是可以理解的。

如果您迅速採取行動以減輕客戶的擔憂，這將有所幫助。

主題示例：

• 誠摯的歉意{{person.firstName}}
• 我們需要道歉 {{person.firstName}}
• 我們犯了一個錯誤{{person.firstName}}

電子郵件正文：

為逾期付款道歉

使用此模板為逾期付款道歉。 您可以將其發送給您的供應商或您的員工。

當付款遲到時，人們會變得急躁，這是一種自然的反應，所以要迅速採取行動，讓他們放心。

主題示例：

• 逾期付款道歉{{person.firstName}}
• 抱歉延遲付款 {{person.firstName}}
• {{person.firstName}}請接受我的道歉

電子郵件正文：

寫商業道歉郵件時要避免的5個錯誤

人們寫道歉郵件時不可避免地會犯錯誤——有些是顯而易見的； 有些不是。

看看下面，看看你的電子郵件是否犯了同樣的錯誤：

錯誤#1：對不起，但是

寫一封道歉的電子郵件不應該包含以下內容：

“我很抱歉，但。”

這句話會淡化道歉，讓你之前說的話顯得不重要。

如前所述，您應該舉手並為錯誤承擔全部責任。

錯誤二：責備他人

這個錯誤與第一個錯誤有關，因為責備他人不是承擔責任。

當事情出錯時，永遠不要責怪其他人或環境。 是的，有一小部分事情是你無法控制的，但即便如此，玩“責備”遊戲也不會給你帶來任何好處。

您的客戶也不會受到打擾。 他們想要的只是讓你告訴他們問題已經結束。

錯誤＃3：為時已晚

始終嘗試儘早道歉。 太晚了會激怒您的客戶，他們會認為您的道歉是空洞的。

他們還會認為你只是因為抱怨你沒有回應而道歉。

錯誤#4：聽起來不真誠

你需要真誠地道歉。

帶著衷心的擔憂和失望寫一封道歉郵件，讓他們覺得你真的為所發生的事情感到抱歉。

錯誤#5：不提供激勵

如果你寫一封真誠的道歉，表達你對所發生的事情的遺憾和關心，他們很有可能會給你一次機會。

如果您向他們提供與您在一起的動力，例如折扣代碼或服務升級，那麼您將更多地增加寬恕的機會。

關於如何寫商業道歉電子郵件的底線

您現在了解如何撰寫商務道歉電子郵件，並且您擁有所需的一切。

本文中的信息使您可以為幾乎所有事件寫一封道歉電子郵件。

是的，您可能需要添加幾行並編輯一些單詞，但總的來說，模板和示例就是您所需要的。

在道歉之前，請記住行動迅速，真誠，並始終嘗試了解您的客戶和客戶的感受。

如果你這樣做，他們很有可能會給你第二次機會。