如何開始跟踪你的時間

將時間跟踪納入您的日常工作可能是一項挑戰，就像任何對您來說仍然陌生的做法一樣。 無論您是想每週將工作時間添加到時間表中，還是每天使用計時器跟踪時間，都很容易忘記這樣做。 至少，一開始。

在本文中，我們提供了 10 個技巧，可幫助您開始定期跟踪時間並將此活動養成習慣。

1. 清楚為什麼要跟踪時間

除非你決定為什麼要提前跟踪時間，否則採用這種做法會更加困難——所以，首先考慮你的原因：

• 您想跟踪時間以更準確地向客戶計費嗎？

時間跟踪可以幫助您更輕鬆、更準確地向客戶收費。 例如，如果您向客戶收取每小時 20 美元的費用，並且您跟踪某個特定項目的 20 小時，您會立即知道您需要為該項目的工作收取 400 美元的費用。

• 您想跟踪時間以分析您的生產力嗎？

時間跟踪可以幫助您了解您在應該從事項目工作時真正花費的時間。 例如，也許你只認為你每天花 8 個小時專注於你的項目工作。 但是，您的時間結果可能會顯示您將 5 個小時的時間花在電子郵件、會議上，或者只是在手機上拖延時間。

• 您想跟踪時間以評估您的盈利能力嗎？

時間跟踪可以幫助您將花費在項目上的時間與從中賺取的錢進行比較，以了解您的時間和努力是否真的得到了回報。 例如，如果您為 20 小時的工作開出 400 美元的賬單，但在此期間您在工作設備和互聯網使用上花費了 500 美元，那麼您實際上花的比賺的多，因此需要相應地提高您的小時費率。

• 您的公司是否要求您在工作時跟踪時間？

這第四個原因與公司政策有關，這使您自己不想跟踪時間。 但是，僅僅因為您沒有決定自己跟踪時間，並不意味著上述福利不適用於您。 您仍然可以幫助您的公司準確地為客戶開具賬單，還可以通過對您團隊的生產力和盈利能力的報告分析來改進業務流程。

一旦您了解了為什麼要或需要跟踪時間，採用這種做法就會容易得多。

2. 定義您的時間跟踪例程

為了培養跟踪時間的做法，你需要決定一個成功的時間跟踪例程對你來說是什麼樣的——以及你應該採取什麼方法來實現它。

定義時間跟踪例程的基礎知識

首先，考慮何時要跟踪時間。 你會在工作時做，還是在完成工作時做？ 答案將闡明您應該如何跟踪時間：

• 您想在工作時跟踪時間嗎？ 你需要用計時器來做。
• 你想在下班後增加時間嗎？ 您需要手動完成，為您的項目和任務添加持續時間。

如果您想通過首先選擇方法來構建時間跟踪例程，這同樣適用：

• 你想用計時器跟踪時間嗎？ 您需要每天這樣做，採取預防措施，確保您在開始和完成工作時記得啟動和停止計時器。
• 您要手動添加時間嗎？ 在完成任務、項目、工作日或工作週後，您就可以完成它。 此外，通過手動添加時間，您還可以提前添加時間。 如果您按計劃工作並且覺得有必要在您的時間跟踪軟件中添加“1 月 4 日星期一 8 小時”，那麼這可能是您日常工作的合適補充——即使它是提前一周。

為您的時間跟踪例程定義其他詳細信息

一旦您決定何時以及如何跟踪時間，您需要注意以下細節：

您將如何使用計時器來跟踪時間？

• 你會在短暫的休息時停止時間嗎？
• 您會分別跟踪項目中的不同任務嗎？

如果你手動添加時間，你什麼時候做？

• 當你完成每項活動？
• 在工作日結束時？
• 或者，也許每個星期五？

您將添加哪些數據進行分類？

• 你會定義和添加項目嗎？
• 你會定義和添加標籤和任務嗎？
• 您會添加項目、任務和標籤的組合嗎？

一旦你回答了這些問題，你就會更清楚地了解你正在尋求什麼樣的時間跟踪程序。

3. 開始小規模的時間跟踪程序

為了開始跟踪時間，或定期進行任何練習，你需要意志力。

根據研究，意志力就像一塊肌肉——你一整天使用它的次數越多，它就會越疲勞。 但是，考慮到隨著時間的推移，肌肉越用力越強，進一步的研究表明，你越能增強意志力，你就越能堅持自己的習慣。

因此，與其從一開始就從頭到腳地練習時間跟踪，不如從小處著手。

與其用計時器跟踪所有項目的時間和休息時間，不如向所有時間條目添加任務和標籤，然後每週生成幾種類型的報告，而是從定期手動添加時間開始：

• 在每個工作日結束時，花 5 分鐘手動添加當天在特定項目上花費的時間（例如，“項目 A”為 3 小時，“項目 B”為 5 小時）。
• 暫時不要為添加任務或標籤、定期生成報告或使用計時器跟踪每個單獨活動的時間而煩惱。

根據 2009 年發表在《歐洲社會心理學雜誌》上的一項研究，養成一個新習慣平均需要 66 天，最短需要 18 天。

因此，請對自己保持耐心，直到您開始定期遵循基本的時間跟踪程序，而無需多加考慮。

4.逐步引入時間跟踪的新方面

一旦您習慣了以較小的規模跟踪時間，就該擴展您的例程了。 例如，一旦您每天手動添加時間成為常態，您就可以開始：

• 增加休息時間
• 用計時器跟踪時間
• 為您的時間條目添加更多詳細信息，例如任務和標籤

此外，檢查您的時間跟踪軟件中的額外功能，並確定您希望在未來開始在您的日常工作中實施哪些其他元素。

努力一次適應每個功能，直到您將其自然地融入您的工作流程中。

如果您是一名經理，希望在您的團隊中實施時間跟踪例程，那麼同樣的建議也適用——不要一次介紹時間跟踪的所有方面，並在團隊調整時保持耐心。

5. 定義獎勵系統以激勵時間跟踪

生產力書籍《生產力計劃》的作者克里斯貝利建議，每次成功養成一個好習慣時，你都會給自己獎勵一個“習慣點”。 您也可以實施這樣的獎勵系統來鼓勵自己追求時間跟踪的實踐。

假設您有一個使用計時器跟踪項目時間、單獨跟踪休息時間以及定期定義項目、任務和標籤的做法——以下是您如何為流程的每個部分定義“習慣點”的方法：

• 開始工作時啟動計時器： 5 分
• 在運行時間條目中添加描述、項目、任務和標籤： 5 分
• 每次休息時停止計時器： 5 分
• 恢復項目工作時啟動計時器： 5 分
• 為新項目啟動計時器或休息，每次停止前一個項目的計時器： 5 分
• 在一天結束時停止最後一個計時器： 5 分

總共是每天 30 分——您可以在筆記本或電子表格中保留一份您每天用來評估結果的清單。

當您獲得最高分時，一定要“兌現”這些積分——獎勵對於培養習慣很重要，因為它們代表了一種外在的動力，旨在幫助您推進日常工作。

例如，每天勾選所有項目並獲得 30 分，就可以在下班時看一集自己喜歡的電視節目或沐浴香氛。

6.將時間跟踪與您已有的練習聯繫起來

如果你已經有一個既定的工作程序，你可以將時間跟踪與現有的工作習慣聯繫起來——甚至使用你的時間跟踪器來跟踪你執行上述習慣所花費的時間。

例如，如果您傾向於在上午 9:00 開始工作時第一次回復電子郵件，然後在下午 4:30 開始第二次，那麼在您完成一天的工作之前，將此練習與時間跟踪結合使用.

如果您在工作時跟踪時間，請在上午 9:00 打開第一封電子郵件之前啟動計時器，並在下午 5:00 回復當天的最後一封電子郵件時停止計時器。 這同樣適用於手動時間跟踪 - 只需在工作日結束時完成電子郵件工作後添加您的工作時間。

如果您想開始使用時間跟踪軟件，最好將它與您使用的其他軟件配對 - 時間跟踪軟件通常提供與人們已經定期使用的流行應用程序的集成，所以這應該不成問題。

例如，如果您使用 Trello 來管理您的項目並跟踪您完成任務的進度，您可以尋找時間跟踪擴展程序，它將在您的 Trello 卡片中添加一個時間跟踪按鈕。

假設您已經習慣在名為“待辦事項”、“進行中”和“完成”的列之間移動 Trello 卡片，以表明您的任務進度。

當您將卡片從“待辦事項”列移動到“進行中”列時，只需將該活動與單擊時間跟踪按鈕的活動配對即可。

同樣，通過在卡片中設置時間跟踪按鈕，您還可以更輕鬆地記住在將卡片從“進行中”列移動到“完成”列時停止計時器。

7. 標記您成功執行時間跟踪程序的日子

在您仍在建立時間跟踪實踐的最初幾個月中，有一個日曆可以跟踪您的努力。 這個建議源於流行的生產力和時間管理技術，稱為“Seinfeld 方法” ，您應該按如下方式實施：

• 在你的工作場所掛一個日曆。
• 無論您的時間跟踪例程需要什麼，每天當您按照規定執行時，都為那一天打一個“X”。
• 如果您每天跟踪時間，帶有“X”的天數將會增加。
• 很快，您將建立一個標有“X”的日子鏈，這將展示您對時間跟踪的承諾，並激勵您避免錯過一天，從而“打破鏈條”。

當然，如果您確實錯過了一天，請不要擔心。

根據詹姆斯·克利爾的說法，如果你盡快回到正軌，養成習慣中的個別錯誤並沒有多大意義。 因此，如果您忘記使用計時器跟踪一天的時間，這並不意味著您之前對練習的所有承諾都是徒勞的。

首先，您始終可以手動添加錯過的時間。

其次，你總是可以更好地按照明天的預期來執行你的時間跟踪程序。

8.創造一個鼓勵你跟踪時間的工作環境

有助於確保您跟踪時間的最佳預防措施是建立一個鼓勵您從工作日開始就進行練習的環境。

首先，您可以將您的時間跟踪軟件的網站設置為啟動頁面，即啟動瀏覽器時首先出現的那個。 如果您在 Google Chrome 中工作，則只需執行幾個步驟即可啟用此功能：

• 單擊 Chrome 瀏覽器頁面頂部的三個點以獲取更多選項
• 選擇“設置”
• 在“啟動時”下，選擇“打開特定頁面或一組頁面”
• 單擊“添加新頁面”並輸入 https://clockify.me/

現在，每次打開瀏覽器時，系統都會提示您考慮跟踪項目、任務甚至某些日常活動的時間。

作為另一種解決方案，您還可以跨設備安裝時間跟踪應用程序，這樣每次打開設備時，您的桌面和/或手機上都會顯示該應用程序的圖標。 僅在您的工作文件夾和文件旁邊出現該應用程序就可以進一步提醒您應該跟踪時間。

9. 尋找責任夥伴

美國培訓與發展協會的研究表明，如果人們向另一個人承諾，他們實現目標的可能性會增加 65%。 此外，同一項研究表明，如果人們與問責制夥伴定期召開會議討論某個目標，他們成功實現目標的可能性會高出 95%。

正如您可能猜到的那樣，您可以在您所做的任何事情中實施這種問責製做法，包括時間跟踪：

• 如果你是一名員工，你可以採取主動，在你的同事中找到一個問責夥伴。
• 如果您是負責跟踪時間的人員的經理，您可以自己分配這些合作夥伴。

無論哪種方式，問責制合作夥伴都可以在周末定期舉行 10 分鐘的會議，以評估他們是否遵守規定的時間跟踪程序，甚至討論一些改進的想法。

10. 如果你在管理層，為時間跟踪樹立個人榜樣

如果您是一名經理，並試圖將時間跟踪納入團隊的日常工作，那麼鼓勵他們培養這種做法的最佳方法就是為他們樹立個人榜樣。 畢竟，除非經理願意努力跟踪工作時間，否則期望這種習慣能與團隊保持一致是否現實？

首先，考慮您要建立的時間跟踪例程。 向您的團隊解釋您的期望，並宣布您也將以同樣的方式跟踪時間——並信守諾言：

• 您是否希望您的團隊不僅跟踪項目時間，還跟踪與項目相關的任務？ 在跟踪時間時，請確保您還區分了您正在處理的與項目相關的任務。
• 您是否希望團隊將標籤添加到您已經向客戶開具發票的時間條目中，以便在您的時間跟踪存檔中將它們標記為此類？ 確保始終將“發票”標籤添加到您自己的時間條目中。

通過與您的團隊一起跟踪時間，您將使他們更願意自己採用這種做法。

包起來

與您希望將其納入日常活動的任何練習一樣，培養跟踪時間的習慣需要一些耐心。 一旦您了解了為什麼要首先跟踪時間以及您希望培養什麼樣的例程，請從基礎開始，並逐步引入其他時間跟踪元素。 建立一個鼓勵你跟踪時間的工作環境，不要忘記跟踪你的進步，獎勵你的成功，並確保你對實踐負責。 還建議經理以身作則，並與他們的團隊一起跟踪時間。 由於所有列出的努力和舉措，時間跟踪可能會成為您日常工作中的常規自然元素。