在工作場所有效溝通的最佳方式

工作場所的任何溝通都應該清晰、友好且易於評估。 無論目標受眾是誰，這都是事實。 未能有效溝通可能會影響業務。

事實上，在對 1,000 家 IT 企業的調查中，超過四分之一的項目無法按時完成。 為什麼？ 溝通不暢。 這可能發生在任何行業。 有了正確的知識，這樣的情況是完全可以避免的。

如何在工作場所建立有效的溝通

溝通對於在團隊環境中取得成功很重要。 連接可幫助您設定目標、協調工作、創造新想法等。 然後，工人們按時完成成功的項目。 更重要的是，領導者會根據需要調整他們的目標。

無效的溝通會加劇問題並造成延誤。 項目花費的時間越長，不良溝通的影響就越大。

如果您想知道如何在工作場所更有效地溝通，以下步驟是一個很好的起點。

知道你在和誰說話

為了有效地溝通，您必須首先考慮與誰交談。 並非每個人都以相同的方式處理信息或對個人溝通渠道做出良好反應。 選擇最佳的溝通方式是成功的職場溝通最重要的部分。

例如，公司內較高職位的人通常最容易接受批評和“負面”反饋。 在許多情況下，他們會完全忽略正面評論。 對於這些人來說，客觀且基於確鑿事實的信息通常是最有價值的。

保持您的信息清晰

一旦你考慮了接收者可能會回應什麼，關鍵是要知道你要說什麼。 保持事情清晰易懂有助於聽眾專注於他們需要做的事情。

保持接納和自我意識

如果你保持積極和平易近人，你就是在發出你可以有效溝通的信號。 工人們覺得可以與您交談。 當人們因難以接近而聲名鵲起時，就很難改變這種看法。

接受反饋

反饋很難傳遞。 它可以很快被銘記在心。 但是，如果您希望與您的員工進行有效溝通，則應該接受。 很少有明確的溝通，尤其是當涉及到一個團隊時。

在接受任何形式的反饋時，保持積極的傾聽者是很重要的。 您必須客觀地評估所說的內容，然後做出回應。 如果有很多事情要解決，請感謝其他人的意見，並在您得到適當的回應後回复他們。 匆忙下結論會減慢溝通的速度。

工作場所中不同類型的溝通

並非每種類型的溝通都適合每個群體和情況。 文化和背景會影響特定群體最有效或最容易使用的溝通形式。

但是，限制給定團隊或項目使用的溝通渠道也很重要。 如果使用的渠道過多，則會顯著增加團隊成員查找關鍵信息的時間。

以下部分專門介紹了在工作環境中有效溝通的四種最常用工具。 還有一些統計數據和提示可幫助您選擇最適合您工作場所的通信選項。

小組報告和會議

如果您牢記一些規則，會議可以成為有效溝通的便捷工具。 首先，您的會話最多應為 15 分鐘。 這讓每個人都能完成任務。 它還可以防止會議進行得太晚。

十五分鐘應該是足夠的時間來涵蓋一個主題。 您可以回答最緊迫的問題並分配任務。 幫助事情包括視覺輔助。 您可以使用包含要點的項目符號摘要以及關鍵任務和日期來做到這一點。

此外，向較小的群體進行簡短的介紹可以幫助防止認知或社交疲勞。 這有助於促進整個工作日的有效溝通。

如果可能，結合視覺元素可以幫助員工記住信息。

這可能意味著

• 設置幻燈片
• 創建圖表或列表
• 包括一個圖像板。

任何可以幫助其他人可視化您正在呈現的信息的東西都可以帶來更難忘的會議。

面對面會議

許多工人更喜歡客觀地提出建設性的批評。 他們甚至比正面反饋更喜歡它 7%。 然而，許多經理避免提出批評或改進建議，因為他們覺得這個過程不舒服。

私人面對面會議可以幫助傳遞或接受批評。 然而，年長的員工更願意討論如何改進和更喜歡面對面的會議。

對話是涵蓋困難主題的好方法。 對話可以防止衝突。 但是，通過短信或電子郵件提醒跟進面對面會議絕不是一個壞主意。 查看對話的關鍵點和亮點以創建記錄。

剛接觸某個領域、年輕或信心不足的工人可能更難與事實交流。 他們更喜歡電子郵件或短信。

短信或在線短信

在工作場所使用短信是一種新的溝通方式。 但是，如果您希望改善團隊內部的溝通，尤其是由年輕成員組成的團隊，那麼文本可能是您的最佳選擇。

短信帶來了積極的結果。 首先，它們是視覺的。 視覺交流方法比口頭交流更有效 25%。 如果你將這兩種方法結合起來，比如口頭報告和基於文本的跟進，你可以期望看到與僅演示相比，保留率增加了 55%。

智能手機用戶也非常熟悉發短信。 該數據顯示，97% 的智能手機用戶每週都會發短信。 與其他聊天類型的通信選項相比，發短信是熟悉的。 目前 80% 的專業人士將短信用於商務，70% 的人會鼓勵這種行為。

儘管短信可以提供易於參考的記錄，但它們可能難以解釋。 這可以更容易地使用工作場所聊天和文本應用程序來保持任務和重點。 任何充滿情感的對話，例如批評或建設性反饋，仍然是最好的面對面交流。

短信也是工作場所安排或共享更新和公告的首選媒介之一。 在西弗吉尼亞州立大學進行的一項研究中，參與者更喜歡通過短信獲取積極更新和會議通知的可能性是其四倍。

電子郵件和通訊

電子郵件可能是發送和接收工作場所通信的最有效方式。 普通員工每天會收到超過 100 封與工作相關的電子郵件，但作為首選的通信工具，它很快就被淘汰了。

今天進入勞動力市場的最年輕一代很少發送電子郵件。

• 在 2012 年皮尤研究中，只有 6% 的 Z 世代參與者發送了任何電子郵件。
• 如果您需要交流重要信息，電子郵件不是正確的交流工具。

今天的收件箱已經超載。

• 多達 60.8% 的員工故意忽略了通過電子郵件進行的工作場所溝通。

• 近二分之一的人報告說另一種溝通工具會更好。
• 工人們聲稱電子郵件實際上減少了​​溝通。
• 短信閱讀率為 97%。

工作場所有效溝通的好處

根據一項為期 5 年的研究，擁有高水平成功溝通的公司的回報率高出 47%。

成功的溝通被定義為了解員工想要什麼的能力。 此外，這意味著您知道如何在企業行業內成功溝通。 您計劃並製定始終如一的目標。

此外，成功的團隊溝通可以將衝突和公司營業額減少 40% 到 50%，具體取決於行業。

結論——是的，你可以有效地溝通

這些事實說明了一切。 很容易看出本研究中的公司是如何有效溝通的。 稍加幫助，您就可以在工作場所進行有效溝通。 在您的特定行業中找到合適的創新工具。

您可以快速傳達您的信息。 有效地溝通，你的信息就會被理解。 事實是，有效的溝通可以讓變革更快地紮根。 它導致更高的接受度。

請記住，當您提出建設性的批評並開誠佈公地交流時，您就可以有效地進行交流。 為什麼？ 簡單地。 員工可以改進並接收允許他們這樣做的反饋。