更好的 BI 報告的 7 個最佳實踐
已發表: 2022-05-07BI 報告是任何 BI 實施中最重要的方面之一。 如果設置不當,這些報告可能會造成混亂,甚至在某些情況下會誤導他們自己的最終用戶。 換句話說,該系統可能對最需要它的人沒有意義。
另一方面,精心設計的 BI 報告和儀表板可以幫助您快速獲得關鍵見解並發現數據中的隱藏模式。
在為您的組織設計 BI 報告時,請記住以下七件事,以最大限度地提高報告的回報。
1. 確定報告要求
第一步是為您的報告列出所有利益相關者、決策者和最終用戶的詳盡清單。 這將使您清楚地了解可交付成果的目標受眾。
安排與相關利益相關者的面談(通過面對面會議、電話或 Skype),以從他們那裡收集所有報告要求。 這些會議應該包括所有將定期查看您的 BI 報告的高管、經理和數據分析師。
在這些採訪中提出以下問題,以了解您的目標受眾希望如何使用您的報告:
- 您目前使用哪些報告? 您是否需要或想要任何其他報告或信息?
- 為什麼需要這份報告?
- 誰將使用這份報告?
- 他們將使用什麼類型的設備來訪問報告?
- 他們多久使用一次此報告?
您可能無法同時與所有利益相關者會面。 在這種情況下,請避免使用書面規範或電子郵件。 相反,安排一系列面對面的會議並跟進每個用戶組,以完全確定所有需求。 這將幫助您發現衝突甚至矛盾的需求並提前解決,從而節省大量時間。
2. 確定每個 BI 報告的 KPI 和指標
接下來,創建要在每個 BI 可交付成果上顯示的 KPI 和指標的列表。
安排與相關利益相關者的訪談,以了解他們希望在報告中看到的內容。
在這些採訪中,問他們:
- 您目前為您的業務流程監控哪些指標和 KPI?
- 您使用哪些報告來跟踪這些指標?
- 你有樣本報告供參考嗎?
- 您希望在這些報告中添加/刪除哪些數據?
大多數企業已經制定了報告流程。 只是用戶對它不滿意,要么是因為它沒有提供所需的信息,要么是因為它是一個容易出錯的 Excel 工作簿系統,需要手動準備或使用臨時腳本。
關鍵是分析他們當前的報告系統,以了解他們當前正在跟踪的內容,並確定需要改進的領域。 避免直接詢問他們希望在報告中看到什麼。 它只會讓最終用戶感到困惑。
獲得要在 BI 報告上顯示的指標列表後,問問自己:
- 每個指標的數據源是什麼?
- 你有所有可用的數據嗎?
- 您是否需要從外部供應商處獲取更多數據?
- 這些指標是否隨時可用或正在您的 BI 系統中計算? 如果沒有,你能為他們建立新的流程嗎? 為此,請聯繫您的 BI 團隊。
如有任何疑慮,請返回利益相關者討論可能的後續步驟。 這將需要兩到三個迭代,但最終您的用戶將對您的 BI 報告中的預期內容有一個很好的了解。
3. 為每個指標選擇正確的可視化
人們在視覺呈現信息時最常犯的錯誤之一是使用錯誤的圖表或可視化。 它不僅傳達了錯誤的信息,而且在某些情況下,甚至可能導致混亂。
這是兩個顯示相同信息的圖表。 你覺得哪個更直觀?
選擇支持基礎數據的可視化
在第一個圖表中,查看者必然會在圖表圖例和餅圖之間來回浪費時間。
另一方面,即使不查看實際數字,第二張圖表也可以輕鬆發現銷售趨勢。
對於每個指標,必須選擇支持數據中基礎消息的可視化。
下面是一個流程圖,可幫助您決定使用哪種可視化來呈現您的 KPI 和指標,具體取決於它們包含的信息類型。
為您的數據找到合適的圖表(來源)
4. 佈置 BI 報告中的報告元素
一旦您確定了要在報告中顯示什麼(指標)以及如何顯示(哪種可視化),就該以易於理解的方式安排它們來設計您的報告模型了。
我們從各種眼動追踪研究中得知,當人類閱讀網頁時,我們的眼睛從頁面的左上角開始。 當我們閱讀頁面內容時,我們的眼睛會從左向右移動,形成 F 形或 Z 形圖案。
關鍵是利用這種自然的閱讀模式來以直觀的方式呈現信息。 在報告的左上角顯示最重要和最緊急的信息。 低優先級和變化緩慢的信息應顯示在報告的下半部分。
在報告的左上角顯示重要和緊急信息
以下是設計不佳的 BI 儀表板的示例:
設計不佳的 BI 儀表板
前兩個圖表(“按年初至今收入排名前 10 位的客戶”和“按年齡組劃分的用戶數量”)不會經常變化。
另一方面,“每月註冊”和“每日指標”等頻繁變化的表格被放置在底部。
因此,最終用戶每天查看此報告時,都必須瀏覽前兩個圖表,它們大部分時間看起來都一樣,然後才能看到定期變化的信息。
5.突出關鍵信息
BI 報告包含大量信息,並且很快就會在視覺上分散注意力。 使用視覺提示引導軟件用戶找到正確的數字和趨勢。
使用正確的顏色是在 BI 報告和儀表板上突出顯示關鍵信息的有效方法。
例如,當您查看以下儀表板時,您的眼睛會看向哪裡?
使用顏色來吸引報告用戶對關鍵信息的關注
也許您查看了右下角的餅圖或左上角區域的折線圖,因為它們的顏色。 這正是這張圖表應該激勵你去做的事情。 話雖如此,請避免使用太多顏色,因為它會導致視覺噪音。
同樣重要的是要記住,有些顏色比其他顏色更引人注目。 因此,如果它使特定圖表或可視化脫穎而出,那麼根據格式塔原則,我們會更加關注該報告組件並嘗試找出它不同的原因。
例如,下面的兩個圖表顯示了相同的信息:
使用顏色突出顯示圖形或圖表中的信息
但是,第一個圖表中的附加顏色不提供任何附加信息。 相反,它們讓我們思考“綠色是否意味著十月發生了好事?”
在第二個圖表中,使用單一顏色告訴我們所有條形都測量相同的指標(即銷售額)。 它還有助於我們了解銷售趨勢並進行比較。
因此,關鍵是策略性地使用顏色來突出顯示 BI 報告中的關鍵信息,並抑制不重要/不緊急的信息。
6. 將相關的 KPI 和指標組合在一起
由於 BI 報告用於獲取見解並採取行動,因此它們幫助最終用戶快速在數據中建立聯繫非常重要。
最有效的方法之一是將相關信息分組並將這些信息放在一起。 看看下面的儀表板:
將相關信息組合在一起以顯示連接
在上述儀表板中,圖表的顏色和位置可以讓您快速了解和比較相關信息:
- 第一行包含有關整體指標的信息,例如收入、利潤、市場份額
- 第二行顯示有關單個產品的銷售指標
- 第三行呈現區域銷售信息
同樣,如果您將相關信息放在很遠的地方,可能會導致混淆並使用戶難以看到聯繫。
7. 在模型上簽字
一旦您對模型感到滿意,請返回利益相關者並獲得他們的批准,因為他們將定期使用您的報告。
確保他們了解您的報告中提供的信息,以及如何使用它們。 例如,如果您的報告具有下拉、歸檔和向下鑽取等交互式功能,那麼請確保最終用戶知道如何使用它們來獲取他們需要的信息。
這是一個迭代過程,可能需要數週甚至數月的時間,因為利益相關者可能不確定他們希望在報告中看到什麼,或者他們希望如何呈現。 建議限制報告審查會議的數量並提前溝通。 例如,我們通常在一到兩個月的時間內與客戶進行多達三個報告審查迭代。
最重要的是,為您的模型獲得正式的書面簽字,以便您可以開始構建實際報告。 這將幫助您避免可能會延遲您的項目的不必要的迭代。 否則,您將在整個實施過程中不斷收到變更請求。
把它包起來
精心設計的 BI 報告使最終用戶能夠輕鬆獲得他們需要的信息以更好地完成工作——無論是監控日常運營、運行臨時分析以調查問題,還是探索數據以尋找新的增長機會。
關鍵是要了解你的目標受眾——他們是誰,他們面臨什麼問題,他們想要什麼信息,以及他們將如何使用這些信息。 弄清楚這一點後,以使最終用戶能夠快速得出見解並做出決策的方式呈現信息。