遠距辦公的主要好處證明它將繼續存在

遠距工作已經不僅僅是一種福利——它是許多人期望的一種工作安排。

憑藉靈活的日程安排、更好的工作與生活平衡、更少的病假和更少的通勤時間，遠距工作讓員工更快樂，雇主也獲得了回報。 降低營運成本和提高生產力只是願意接受遠距工作的企業主所獲得的一些好處。

遠距辦公經常會帶來遠距工作的挑戰，例如，「我如何知道工作是否真正完成？ 從技術上講，遠端工作需要什麼？”

無論您經營的是小型企業還是大型企業，擁有成功的虛擬工作空間或內部混合團隊都是可能的，但如果沒有合適的工具和結構，則無法實現。

如果您仍然想知道遠距辦公的好處是否值得付出努力，那麼本指南適合您。

什麼是遠距辦公？

遠距辦公，也稱為遠距工作或在家工作，是全職或兼職員工在傳統辦公環境之外履行職責的一種安排。 他們通常使用筆記型電腦、電話和視訊會議工具等技術來完成任務並與同事保持聯繫。

在當今的商業環境中，將遠距辦公納入您的競爭策略是必要的。

Gartner 高級分析師總監 Ranjit Atwal 表示：“混合不再只是員工的福利，而是員工的期望。”

絕大多數 98% 的員工希望遠距工作（至少是兼職），不提供此選項的組織會嚴重限制其可用人才庫，使他們處於競爭劣勢。

如果這個統計數據還不足以影響你，這裡還有更多：

• 超過32% 的員工願意接受減薪以獲得全職遠距工作的機會。
• 大約三分之一可以在家工作的美國工人現在一直這樣做。
• 到 2023 年底，全球近 40% 的知識員工將是混合型員工。
• 超過一半的員工表示，遠距工作選擇將影響他們是否留在工作崗位。

員工希望遠距工作的事實不容忽視。 但作為一種折衷方案，公司正在採用兼職方法，許多公司要求員工每週在辦公室待兩到三天。

Gartner 預測，到 2024 年秋季，預計將有更多員工返回辦公室，遠距員工人數預計將繼續逐年下降。

工作場所靈活性專家布萊恩·埃利奧特 (Brian Elliott) 表示，“每週工作五天的做法正式結束。” 然而，他也指出，完全遠端模式並不適合所有人，主要是因為它忽略了面對面互動在培養團隊信任和強大的工作場所文化方面的優勢。

好消息是，在進行轉換時有很多好處。 遠距辦公的優勢同樣適用於員工和雇主，因此每個人都能從中受益。

遠距辦公的主要商業優勢

• 降低營運成本
• 增強永續性
• 更高的工作場所生產力
• 更容易獲得人才
• 更強的員工敬業度

降低營運成本

由於現場員工人數較少，遠距辦公可以在多個方面降低您的營運成本。

考慮縮小辦公室規模，如果您位於物價昂貴的城市，這尤其有利。 隨著您的團隊不斷壯大，您可能不需要擴大規模來容納更多的員工。 最後，透過將更多流程轉移到雲端來節省辦公用品。

據 GoRemotely 稱，由於辦公空間和管理費用的減少，遠距辦公平均每年可為每位員工節省 11,000 美元。 例如，戴爾透過為員工提供靈活的工作環境，在美國每年節省約 1,200 萬美元的房地產成本。

這些節省的成本可以重新投資到業務的其他領域。

增強永續性

遠距辦公自然會減少公司的碳足跡。 採用完全遠端或混合模式可以透過減少通勤排放、優化空間利用以及減少工作場所材料和廢物來擴大環境、社會和治理 (ESG) 承諾。 這是商業實踐中可持續的一步。

提高生產力

隨著工作所有權的增加、通勤相關壓力的消除以及家庭般的舒適，當遠端環境得到良好管理時，員工在家庭辦公室中的工作效率將同樣（甚至更高）。 大約 35% 的遠距員工在完全遠距工作時感覺工作效率更高。 辦公室幹擾的消除和非同步工作模式的採用幫助員工在遠距工作時提高了生產力。

更廣泛的人才庫與競爭優勢

遠距辦公使雇主能夠僱用最優秀的人才，無論地理位置如何。 這項好處對於需要高度專業化工人的企業或面臨當地人才短缺的行業特別有幫助。

提高員工敬業度

採用彈性工作模式的員工通常會表現出更高的工作滿意度，從而降低缺勤率和員工流動率。 這可以顯著節省成本並提高團隊穩定性。

當遠距工作得到良好管理時，企業也可能會看到創新和敏捷性的提升。 遠距辦公可以培養信任和自我管理的文化，鼓勵員工更積極主動和創新。

遠距辦公為員工帶來的顯著好處

• 提高員工滿意度
• 更好的工作與生活平衡
• 缺乏日常通勤
• 改進的可訪問性
• 減少日常開支
• 增強專注力和生產力

更高的員工滿意度

遠距辦公不僅是一種工作方式；更是一種工作方式。 它也是幸福的助推器。 Bryan Robinson 博士指出，遠距員工的滿意度提高了 20%。

但到底為什麼呢？ 遠距辦公可以改善身心健康、員工留任率和敬業度以及日常工作效率。 當員工可以選擇遠距工作時，他們的工作滿意度也會更高。

更好的工作與生活平衡

由於通勤時間減少，在家工作效率提高，員工至少在某些時候遠距工作時可以體驗到更好的工作與生活平衡。 恰好有 64% 的人表示他們的個人生活取得了更好的平衡。

這會讓員工更快樂、更有效率──現在，哪個老闆不希望這樣呢？

無需日常通勤並減少汽車費用

透過避開緊張的尖峰時段交通，遠距工作者每天可以多留一兩個小時的時間。 一週多的話，就會多出五到十個小時。

員工如何度過這些額外的時間？ 他們與家人一起度過了更多美好的時光，做家務，跑腿（並在周末騰出時間）。 這是一項福利，我們確信您會喜歡自己，那麼為什麼不將其擴展到您出色的團隊呢？

根據AAA的最新研究，2022 年擁有和營運一輛新車的平均成本為 10,728 美元，即每月約 894 美元。 由於路上行駛的里程數減少了，車輛的磨損也減少了，員工可以透過遠距辦公來節省這些費用。

改進的可訪問性

遠距辦公徹底改變了殘疾人士的工作環境，打開了傳統辦公環境通常緊閉的大門。

由於通勤需求減少，在辦公室參與的障礙也減少了。

美國勞工統計局發現，2022年，殘疾人士就業率達到46.5%的歷史新高，恰逢疫情期間遠距工作廣泛採用。 這比 2020 年的 35.9% 顯著增長。

總體而言，遠距辦公對於殘疾人來說是一個強大的均衡器，可以消除障礙，為更具包容性和無障礙的工作空間鋪平道路。

減少員工開支

節省遠距辦公成本不僅對您來說是個好消息，對您來說也是個好消息。 您的員工也會受益匪淺。 據Flexjobs稱，遠距員工每年的支出比辦公室員工少 6,000 美元。

節省的費用可以體現在在家準備食物、自己遛狗而不是僱用遛狗人、減少通勤開支以及減少去乾洗店的次數。 以前居住在昂貴城市的員工現在可以選擇搬到更便宜的地區，如果他們在工作中可以選擇完全遠端選擇。

提高專注力、生產力和靈活性

有很大一部分遠距工作者（約 41%）表示，在家工作時感覺工作效率更高。 生產力的提升歸功於較少的干擾，可以更好地專注於手邊的任務。

協作和通訊工具也趕上了遠距工作革命，越來越多的員工和勞動力採用非同步工作。 這是一種靈活的生產力方法，員工可以在不同的時間完成任務和溝通，而不是依賴即時、即時的互動。

Nextiva 等非同步工具為遠距工作者提供了更大的靈活性和全天工作安排的自主權，同時也最大限度地減少了乾擾並提高了工作效率。

遠距工作的缺點

遠距辦公的好處當然很有吸引力，但與大多數事情一樣，也有一些值得一提和考慮的負面影響。

1）工具不足

遠端工作將辦公室內快速通訊的動態轉移到數位空間。 當您實施遠距辦公時，請投資多通路工具來幫助您的團隊實現最佳溝通。

無論是電子郵件、團隊訊息、簡訊或虛擬會議，每種類型的通訊都有一個最佳管道，並且提供這些工具（或更好的是 Nextiva 等一體化通訊平台）有助於保持事情順利進行。

管理專案和協作也需要不同的方法。 將白板換成虛擬協作工具，這些工具提供各種有用的功能，旨在為遠端團隊提供支援。

2）孤獨感增加

遠距工作可能會導致團隊成員感到孤立和倦怠，因為飲水機時刻變得不存在。 大約三分之二的員工感到孤獨感增加，對團隊士氣產生負面影響。 外向的團隊成員可能會面臨特別的挑戰，這很容易導致工作滿意度和生產力下降。

3）更多幹擾

雖然您的團隊可能不會被其他員工分散注意力，但家庭辦公室可能會出現一系列新的干擾因素。 從電視和社交媒體到吵鬧的室友和需要持續關注的寵物，遠距辦公員工的干擾仍然存在，儘管有所不同。

隨著保持遠端團隊正常運作所需的軟體通知不斷增加，在為實際工作騰出無幹擾時間的同時掌握工作通知是另一個挑戰。 這就是為什麼遠距團隊越來越多地採用非同步模型來推動混合團隊的健康和幸福。

4）參與度低且偏袒增加

在混合環境中，為所有員工提供等量的「面對面時間」可能是一項挑戰，並且可能會導致對辦公室員工的偏好增加以及對遠距員工的參與度降低。 Think Remote 調查顯示，近一半的遠距員工表示，他們認為管理者更信任現場員工。

蓋洛普 (Gallup) 的一項研究發現，遠距員工對於參與團隊目標設定過程的參與程度的認同度比辦公室同事低 16%。

5）安全問題

安全和隱私問題是遠距團隊另一個相當關心的問題。 您的團隊成員是否使用安全的 Wi-Fi 連線？ 或者他們正在咖啡店或圖書館進行共享且不安全的連接？

選擇具有安全意識的工具並為您的遠端團隊提供合適的設備對於保護敏感的業務資訊至關重要。 Nextiva等統一通訊平台可有效降低安全風險，並使 Wi-Fi 通話、虛擬會議、團隊聊天等為您的企業帶來好處，而不是安全威脅。

6) 沒有正確協議的監理挑戰

作為團隊領導者，您可能還會發現了解員工在做什麼具有挑戰性。 這種「眼不見為淨」的心態可能會讓你覺得你必須進行微觀管理才能讓你的團隊按計劃進行。 如果您沒有合適的工具或檢查程序，那麼了解專案的狀態將會很困難。 好消息是，透過正確的計劃可以克服這些缺點。

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有用的遠距辦公最佳實踐

• 制定遠距工作政策：建立遠距工作宣言，列出員工的指導方針和期望。 本指南應適合您的特定公司、行業、組織結構和價值觀，以及每位員工的特定角色。 基本要素應包括工作時間、生產力建議、遠距福利建議、公司合規政策、家庭辦公設備期望、核准的遠端地點、薪資等。
  
  如果您決定提供遠端、混合和辦公室職位，請務必概述每種工作模式的政策，確保所有團隊都知道對他們的期望。 當談到遠距辦公政策時，永遠不能太具體。
  
• 經常簽到：根據蓋洛普的說法，領導遠距辦公員工最重要的組成部分是每週與每位員工進行有意義的對話。 即使您沒有緊急事務需要討論，簽到對於提高員工敬業度也至關重要。 保持它們一致且簡短。
  
• 減少干擾：虛擬會議可以輕鬆取代遠距工作者的工作日，這就是為什麼老闆需要設定團隊範圍內的會議時間（而不是會議時間）。 建立這個例行程序可以提高注意力和工作效率，並防止您的員工感到 Zoom 疲勞。
  
  考慮採用非同步模型來減少日常乾擾，讓您的團隊完成更多「深度工作」。
  
• 更常表達感激之情：在遠距辦公團隊中工作時，您不再有機會意外地過來進行簡短的交談或出去喝一杯快速的「謝謝」咖啡。 員工的讚賞有很長的路要走，在分散式團隊中更是如此。 在團隊聊天中一句簡單的「謝謝」或大喊大叫就大有幫助。
  
• 鼓勵面對面的會議：如果可能的話，一定要進行面對面的會議，因為面對面的會議是最好的融洽關係的建立者。 這些面對面的聯繫對於建立強大的公司文化、發展信任和提高參與度至關重要。 它也是最有效的商業溝通管道之一。
  
• 採用正確的技術：遠距辦公技術使您的團隊能夠及時了解專案和截止日期。 它還有助於使協作變得更加容易。 選擇統一通訊提供者等通訊工具可確保您的團隊保持在正軌上。 它還可以防止代價高昂的通訊故障並提高生產力。

幸運的是，Nextiva 易於實施和使用。 如果您仍然不確定這種混合和遠端友好的技術，請觀看下面我們解釋遠距辦公如何運作的三分鐘影片。

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自大流行以來，世界已經接受了遠距工作，這種情況將持續下去。 遠距辦公的好處太有吸引力，不容忽視，它的好處延伸到員工和雇主。

但要實現這一目標，需要對溝通例程、協作策略和工具堆疊進行重大調整。 幸運的是，員工願意進行這些小而簡單的調整，以提高工作效率，並在辦公室內外過著更充實的生活。

遠距辦公常見問題解答