金融分析師 Ben Cole 如何使用 Clockify 進行時間限制

很多人都在拼命逃避納稅，更不用說對金融業充滿熱情了。

然而，一些聰明的頭腦有處理數字和沈浸在所有金融事物中的訣竅。 ERP Connect Consulting 的總裁 Ben Cole 就是其中之一。

您可能想知道我們是如何想到這個話題的，尤其是 Ben。 好吧，他最近在他的一篇社交媒體帖子中提到了 Clockify。

反過來，這讓我們很想知道他是如何在他所在部門的耗時、永無止境的待辦事項列表中組織起來的。 尤其是考慮到他離開了一家規模龐大、信譽卓著的公司去創辦自己的公司。

所以，我們做了我們一直做的事—— 我們收集了所有的方法和原因，並與該人本人坐下來問了所有這些問題：

• 為什麼本選擇自己當老闆，
• 他如何處理日常工作，
• Ben 在他的工作中有什麼時間阻塞，以及
• 為什麼他已經使用 Clockify 2 年了。

讓我們開始吧！

Ben Cole：一窺金融分析師的生活

Ben 喜歡將自己描述為忙碌、忙碌、忙碌的金融專業人士。 這並不是他誇大了他的工作量。 相反，他經營著一家成功的公司，擁有近十幾名員工，需要照顧許多客戶。

簡而言之，Ben Cole 是 ERP Connect Consulting 的總裁，其中ERP代表企業資源規劃。 這是行業術語，表示他們創建的軟件：

• 計劃，
• 預算，以及
• 報告公司的財務結果。

今天，本在德克薩斯州達拉斯工作和生活。 然而，他擁有豐富的職業生涯。 那麼，讓我們快速回顧一下他目前的努力之前發生了什麼。

Ben 畢業於德雷克大學，獲得金融和信息系統雙學位。 從那以後，他一直沉浸在金融世界中。

“我於 2016 年開始涉足 ERP 領域。我在一家大型公共會計師事務所工作了 5 年，然後在德克薩斯州奧斯汀的一家小型初創公司工作。”

但 Ben 不是典型的幾乎無法維持工作與生活平衡的金融技術人員。 事實上，他與即將結婚的未婚妻關係穩定，幾個月後他就要結婚了。

同樣重要的是，與他以前的工作不同，他現在可以決定他想在工作環境中灌輸的價值觀。 根據 Ben 的說法，最重要的公司價值觀包括：

• 質量，
• 透明度，和
• 效率。

但無論如何，你可能想知道他為什麼決定辭去大公司的工作，成為自己的老闆，並建立自己的事業。

讓我們找出答案！

為什麼本成為個體經營者

與他的一些同齡人不同，本認為他可以自己成長得更快——而不是成為一家知名公司的一部分。 正是這種信念使他走上了一條不同的道路。

“促使我跳槽的主要原因是我所處的環境。對於所有公司類型的交易，都有所有的製衡； 你必須等待輪到你才能得到你想要的晉升或加薪。”

相比之下，本的公司採用的是直接薪酬模式。 簡而言之，這種模式意味著員工根據他們生產的東西獲得報酬——也就是說，他們根據他們為公司帶來的東西來賺取報酬。 但是，更值得注意的是，Ben 相信這種方法有助於發展團隊以充分發揮其潛力並培養持久的技能——這些技能將使每個人的工作前景都經得起未來考驗：

“如果一切都不順利，[公司業務] 沒有成功，我仍然具備為我之前工作過的任何類型的公司工作的技能和技術知識。”

Ben 如何處理他的日常工作量

大多數成功人士都有一個系統，可以讓他們成功。

同樣，Ben 是一位忙碌的金融專業人士，每天需要處理多項任務和項目。 但沒有兩天是一樣的。

“老實說，每天都有點不同。 今天早上我醒來，為了讓血液流動而進行了快速鍛煉； 並進行了一次內部電話會議，要求審查我們應用程序的一些開發部分。”

但是，在他完成了整個上午的回顧和充滿活力的活動之後會發生什麼？

“今天下午晚些時候，我接到了幾個客戶電話，另一個項目本週開始。 我認為最重要的是順應變化並靈活地傾向於最高優先級的項目。”

由於他的工作量很大，我們很想了解 Ben 在他的工作日中最突出的絆腳石。

“我認為最大的障礙是意外。 所以，現在，我今天還有 6 或 7 個會議。 但你永遠不知道什麼時候有人會打電話來需要一些東西。”

除了源源不斷的傳入請求，Ben 還得湊合著使用我們稱之為時間的有限資源。 因此，他認為必須將重要的事物與其他事物區分開來。

“時間永遠是你最大的資產。 你沒有得到更多； 真正能夠確定這些項目的優先級，看看你現在需要做什麼，什麼可以等待，真正努力不偏離軌道。”

這為我們向 Ben 發送的下一個問題奠定了基礎。 你猜對了：優先級！

Ben 關於設置優先級的想法

為了讓他開始從事他所在行業（以及任何其他行業）中可以說是最重要的事情，我們談到了區分優先事項和非優先事項。

“我是一個有待辦事項清單的人。 有時，待辦事項列表甚至會失控。 我的待辦事項清單通常有 20 或 30 項。”

但是 Ben 有辦法解決對他的時間越來越多的需求。

“我總是嘗試使用稱為‘今日前三名’的[概念]。” 我從字面上寫下我今天想完成的 3 件事。 一天結束時，我會看看[並問自己]：我的一天成功嗎？ 做到這三點就成功了。 我不知道會發生什麼 [但我總是] 高度關注並優先考慮前 3 名。”

Ben 說，當他完成那些最重要的任務並創建反饋循環時，他會很高興。 然而，有趣的是，他更喜歡在便利貼上記下他的重要事項。

“我非常支持在紙上寫下來，因為它真的會迫使你去做——無論是前 3 名還是前 5 名。我認為這就像設定目標。 如果你把目標定得太大，以至於你知道自己永遠無法實現，那它們就不是真正的目標，對吧？”

他認為專業人士需要對他們的目標持現實態度，因為做某事卻沒有取得任何進展……這又有什麼意義呢？

在 Ben 故事的最後一章中，我們討論了一些經過時間考驗的生產力技術以及 Clockify 如何適應。

追踪時間：改變 Ben 工作生活的遊戲規則

金融專家和一家成長型公司的總裁的生活可能會很累。 去搞清楚！

但嚴重的是，Ben 必須為重要的事情安排時間，並處理次要的小事情。 一整天，每一天。為了始終保持高效，Ben 需要高效且有效地處理他的工作量。 而且他也沒有聲稱兼顧個人和職業抱負是在公園裡散步。 恰恰相反。

“‘我會說，在[我的個人生活和職業生活]中最大的重疊是我非常忙。 無論是嘗試創造新產品或吸引新客戶，還是只是想跟上我的個人生活，因為我有一個未婚妻，我們有一隻貓和一隻狗； [並且]我喜歡打高爾夫球，也喜歡滑雪。”

如此多的壓力和混亂的治療方法？ 與其他平台一起，Ben 發現 Clockify 是一種實用工具，可以幫助他在一天結束時感覺自己已經完成了很多工作。

不管怎樣，這是 LinkedIn 帖子的預覽，它激發了我們採訪 Ben 的興趣。

不出所料，我們很好奇 Ben 是如何遇到 Clockify 的，以及他的團隊在過去 2 年中使用我們的時間阻塞應用程序獲得的好處。

Ben 是如何發現 Clockify 的

近十年來，Ben 一直在金融領域蓬勃發展，使用許多強大的工具來改進工作流程。 但他表示，在選擇 Clockify 之前，他不好意思提及自己選擇的時間跟踪平台。 劇透警報——是 Excel。

“我開始創業後大約 3 個月，我們開始使用 Clockify。 我的一位同事向我介紹了該工具。 他有一個 Clockify 與 Business Central 集成的原型。”

最重要的是，有用的集成（Clockify 和 Business Central 之間）讓 Ben 意識到 Clockify 可以成為他工作中的遊戲規則改變者。

為什麼 Ben 認為 Clockify 可以節省大量時間

Ben 覺得他很快就採用了 Clockify，因為他當時是一個單人團隊。 但他認為，任何大型員工都可以很容易地接受這個工具——只要你儘早開始入職流程。

“我最重要的事情是在您需要之前實施這些工具，因為讓其他人上手要容易得多。 如果你有 10 名員工都在 Excel 中工作，然後你試圖讓他們去 Clockify——這仍然是可能的，而且可能不太困難——但[事先做到]要容易得多。”

通過 80 多個集成，Clockify 可與各種應用程序無縫協作。 Ben 說，他對與 Business Central 的集成每週為他節省時間感到非常高興。

“它可以無縫運行，現在每周可以為我節省 4 個小時。 [以我們團隊目前的規模]，我可能需要一整天的時間[手動完成]。 我知道這需要 4 個小時，因為過去只有我在 Excel 中做這件事時需要 2 個小時。 從那以後我們已經有 10 次 Xed 了。”

除了為 Ben 節省大量時間外，Clockify 還使他可以輕鬆地在平台內創建發票並將其發送給客戶。

“我無法想像我們的組織沒有 Clockify，因為它需要所有時間條目並將它們直接放入我的財務系統的發票中。 然後我只需點擊一個按鈕，它就會將我所有的發票通過電子郵件發送給我的客戶。”

Ben 最喜歡的 Clockify 功能

Clockify 為個人和企業提供了許多方便的功能，可以輕鬆改進工作流程。 從跟踪時間到報告和導出數據，Clockify 讓您更有效地管理您的時間。

那麼，讓我們看看 Ben 在與客戶和團隊成員合作時發現哪些功能最有幫助。

功能 #1：時間限制 + 日曆集成

Ben 說，日曆阻塞對他繁忙的日程安排來說是一個很好的安排。

“我有這個會議，我可以將其標記為管理會議，然後我可能要舉行的下一個會議是收費的客戶會議。 所以，[能夠]使用它是有幫助的，在一天結束時——進入 Clockify 並從字面上單擊每個日曆事件。”

更重要的是，日曆視圖功能允許 Ben 的團隊透明地工作並獲得他們的任務、活動和事件的清晰圖像。 除此之外，Clockify 讓他的公司更快、更輕鬆地獲得報酬——零摩擦。

“基本上，將其轉換為可計費的客戶時間條目或管理條目——Clockify 會跟踪每個人的工作時間。 所以日曆絕對是我使用的第一件事。”

然而，視覺上吸引人的活動佈局並不是 Ben 唯一喜歡 Clockify 的地方。 他還使用日曆作為時間塊計劃器和生產力強國。

有趣的是，Ben 通過在他的日曆上創建 30 分鐘的塊來快速存儲即將發生的事件或任務。 他使用簡單的描述，如X、Y、Z 客戶端。 這為他創造了奇蹟！

更重要的是，Ben 將日曆視圖用作第二個大腦，因為它允許他和他的團隊根據需要跟踪許多不同的事情。

“在瘋狂的一天，很難記住你參加過的 15 場不同的會議。 相反，它們已經在我的日曆上了。 我只是去點擊它們。”

總的來說，Ben 對 Clockify 很滿意，因為它每個月為他和他的企業節省了幾十個小時。

功能 #2：進出打卡

Clockify 讓 Ben 的團隊避免做最煩人的事情之一——計時。 因此，我們請他在現實生活中給我們兩分錢。

“對於從事專業服務的任何人來說，您最不喜歡的事情就是隨時進入時間。 您最不想做的就是花 15 分鐘手動輸入所有時間。 因此，Clockify 使我和用戶端的流程化變得非常容易。”

借助此功能，Ben 可以輕鬆跟踪員工出勤情況並獲取簽到和簽退報告。 但最重要的是，他的團隊可以方便地在任何設備上在線或離線計時。

功能 #3：自動提醒

Ben 可以做其他更重要的事情，而不是追著他的團隊成員做時間記錄。 如何？ 好吧，Clockify 為他完成了這項工作，並向團隊成員發送自動提醒。

“Clockify 具有提醒人們提交時間的強大功能。 所以，我不必跟進任何人。 Clockify 為我做到了這一點，就人們投入時間的速度而言，我看到了非常好的回報。”

要像 Ben 每天一樣設置提醒，您需要做的就是選擇您的：

• 工作時間和工作日，以及
• 您希望 Clockify 向您發送提醒的時間。

就是這樣！

功能 #4：報告

Ben 樂於談論的另一個巧妙功能是 Clockify 報告。 此添加幫助他的團隊管理項目並了解每個人最近都在做什麼。

除了避免浪費時間外，獨特的 Clockify 報告功能還讓 Ben 通過在整齊的報告中獲取跟踪時間（甚至計費時間）的完整摘要，了解他的團隊在哪里以及如何花費時間。 您的團隊需要做的就是使用實時跟踪器記錄時間或在時間表中手動記錄時間。

Ben 解釋了這些報告如何讓他能夠掌控公司龐大的工作量。

“如果有人在星期一沒有任何時間[打卡]，我可以看到； 從項目管理的角度來看，它幫助我說“你不再那麼頻繁地使用了”。

週二早上，Ben 可以查看周一的報告，了解誰在做什麼以及做了多長時間。 如果他注意到一些員工在某些任務中表現不佳，他可以換檔並分配不同的項目。

總結：使用工具專注於最重要的任務

採訪本真是太棒了！ 如果你仔細觀察，你會發現他從豐富的經驗中分享的一些主題和簡短的教訓。

因此，這裡有一些您可以在生活和工作中使用的要點：

• 如果你認為一家公司阻礙了你的成長，就退出，
• 即時完善您的技能，為您的工作前景提供未來保障，
• 建立價值觀以推動員工的行為和績效，
• 跟踪員工花在任務上以獲得最大利益的時間，
• 依靠工具而不是依靠人來記住事物，並且
• 自動化工作流程以獲得長期成功。

無論如何，我們很高興 Clockify 幫助 Ben 和他的團隊提高了他們的工作效率。

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