如何更高效地完成任務

效率是生產力的 10%。 我在為這篇博文做研究時偶然發現了這句話。 讓我們詳細說明一下。 效率意味著快速完成任務並把它們做好。 另一方面，為了提高工作效率，您需要始終如一地處理您的重要任務。 因此，在某種程度上，高效是您生產力的重要組成部分。

現在，當您似乎無法以更快的速度完成日常任務（不影響其質量）時，您可能會感到沮喪。 但是，好消息是您可以學習如何更高效地完成任務。

在本文中，您將了解：

• 高效工作意味著什麼，
• 如何專注並完成工作，
• 如何在工作中更有效率和效率。

工作效率高是什麼意思？

你熟悉那些打字很快，臉上帶著自信笑容的電影場景嗎？ 這些場景通常伴隨著歡快的鋼琴音樂。 當我想到效率時，我在腦海中看到了這張圖片。

當談到工作場所效率時，它涉及的不僅僅是前面提到的有趣的環境。 工作場所的效率意味著員工以適當的方式執行正確的任務，而不會浪費太多時間或精力。 通過這種方式，員工可以通過提供更多高質量的產品/服務來幫助他們的客戶/客戶。 因此，員工幫助他們的業務發展。 此外，高效的員工也很有生產力，因為他們知道如何管理他們的任務並按時正確地完成所有任務。

你怎樣才能集中精力完成工作？

讓我們看看無論您的工作職位如何，您都可以做些什麼來保持專注並輕鬆完成工作。

短時間工作，然後快速休息

根據伊利諾伊大學的研究，“從一項任務中短暫轉移注意力可以顯著提高一個人長時間專注於該任務的能力。” 因此，當開始完成一項任務時，請務必在短時間內完成 20 到 30 分鐘，然後短暫休息 5 分鐘。

您可以嘗試番茄工作法，它包括 25 分鐘的工作會議（番茄工作）。 每節課結束後，休息 5 分鐘。 完成四次工作後，您可以有更長的休息時間，大約 30 分鐘。 如果您認為 25 分鐘對於您的任務來說太短了，您可以通過 90 分鐘的番茄來組織您的工作。

在這些番茄鐘期間將注意力集中在任務上將提高您的效率。

跟隨你的晝夜節律

晝夜節律是一個 24 小時的周期，它的名字來源於拉丁語“circa diem”，意思是“一天左右”。 晝夜節律調節您的精神和身體系統。 此外，您的專注能力取決於您的晝夜節律。 有些人在早上頭腦清醒，而另一些人則在下午或晚上茁壯成長。

為了更有效地完成日常任務，您應該根據自己的晝夜節律安排一天。 如果您想更多地了解您的晝夜節律，請務必跟踪您的注意力至少兩週。 例如，您可以在一天中以 1 到 10 的等級寫下您的能量水平。 然後，將最重要的任務安排在最高警覺期。 把那些不太重要的任務留給你能量水平較低的時期。

擁抱走神和閒散

做白日夢可以有益並讓你更有效率嗎？ 令人驚訝的是，是的。

Manoush Zomorodi 在她的書《無聊而聰明：如何疏散你最有生產力和創造力的自我》中談到了走神的重要性：

“當我們走神時，我們會激活一種叫做“默認模式”的東西，即我們解決問題和產生最佳想法的心理位置，並參與所謂的“自傳式計劃”，這就是我們理解我們的世界和我們的生活並設定未來的目標。”

她還指出，當我們抽空時，就是我們進行原創思考的時候。

因此，在做重複性任務或休息時讓自己做 10 或 15 分鐘的白日夢。 這樣，您會想出新的方法來處理您的問題或複雜的任務，從而提高您的效率。 此外，在會議期間或處理具有挑戰性的任務時，您將更加專注於工作。

除了走神之外，閒置對你也很有價值。 以下是散文家兼漫畫家蒂姆·克雷德 (Tim Kreider) 在卡爾·紐波特 (Cal Newport) 的著作《深度工作：在分心的世界中集中成功的規則》中解釋閒散的好處的方式：

”懶惰不僅僅是一種假期、一種放縱或一種惡習； 它對大腦就像維生素 D 對身體一樣不可或缺，如果沒有它，我們就會遭受像佝僂病一樣毀容的精神折磨……矛盾的是，它是完成任何工作所必需的。”

但是，如果你太忙了，你似乎不能浪費任何時間閒著呢？ 以下是 Cal Newport 在本書中提出的建議。

”在工作日結束時，不要再考慮工作問題，直到第二天早上——不要在飯後查看電子郵件，不要在腦海中回放對話，不要計劃如何應對即將到來的挑戰； 徹底關閉工作思維。”

紐波特補充說，停工的好處之一是“停工有助於補充深度工作所需的能量。” 而且，正如紐波特所定義的，深度工作是“優化你表現的工作類型”。

如何在工作中更有效率和效率？

如前所述，效率和有效性之間存在差異。 當你有效率時，你會以一種快速而有條理的方式完成你的任務。 另一方面，當你有效時，你會得到想要的結果。 正如您可以想像的那樣，當涉及到您的工作任務時，您需要在這兩個領域都表現出色。 讓我們來看看在工作中高效和有效的最實用技巧。

首先將注意力集中在最重要的任務上

在每一天的開始，想想當天最重要的任務。 此外，盡量現實一點，寫下最多三個你必須在一天結束前完成的任務。

心中有一個明確的目標並擺在您面前，這將幫助您保持正確的軌道並提高您的效率和生產力。

試試艾森豪威爾矩陣法

學習優先級的最有用的方法之一是嘗試艾森豪威爾矩陣技術。 這種時間管理方法將幫助您區分重要和不重要的任務。

艾森豪威爾矩陣法包括四個時間象限：

1. 重要而緊迫的任務，
2. 重要但不緊急的任務，
3. 不重要但緊急的任務，
4. 不重要也不緊急的任務。

所以，第一象限的任務是你的優先事項。 完成它們後，從第二象限處理它們。 說到第三象限，你應該把這些任務委派給你的同事。 最後，應該消除第四象限的任務。

由於這種方法可以幫助您更清楚地了解您的工作日，因此艾森豪威爾矩陣技術也可以改善您的時間管理。 因此，您的任務將更加高效和高效。

花一些時間進行深入的工作

前面提到的深度工作在涉及要求苛刻的任務或對您的工作職位至關重要的任務時起著至關重要的作用。 當您需要完成這些任務時，您需要集中註意力，並應不惜一切代價避免分心。

例如，由於我是一名內容作家，我的深度工作包括寫博客。 為了能夠進入深度工作的心態，我更喜歡聽一些古典音樂或電影配樂。 這些音樂流派幫助我保持高效並完成博客的寫作。

現在，如果你在保持注意力和深入工作方面遇到困難，紐波特建議以下深度工作儀式：

• 選擇您將在哪里工作以及工作多長時間。 您需要為您的深度工作時間找到一個安靜的位置。 此外，如果可能的話，將您（家庭）辦公室的特定部分專門用於深度工作。 例如，如果您在家工作，可以選擇會議室、安靜的圖書館或舒適的扶手椅。 在您開始工作之前，請考慮您需要在該區域停留多長時間才能完成任務。
• 決定你將如何工作。 為您的深度工作期間設定具體目標。 例如，如果您正在寫一篇文章，您可以調整在深度工作期間必須完成的字數或副標題的數量。 此外，您還可以在開始工作後打開網站攔截器，以防止社交媒體或新聞分散自己的注意力。
• 選擇您將如何支持您的工作。 您的深度工作習慣還應該涵蓋您在工作時需要的所有必需品。 例如，一杯咖啡或點心，以防你餓了。 另外，選擇合適的照明和舒適的椅子。

這些只是讓您的深度工作儀式更加舒適和有效的一些想法。 您可以隨時修改儀式，使其更適合您和您的任務。

避免多任務處理

當您同時執行兩項任務時，您實際上是在這些任務之間切換您的注意力。 這稱為上下文切換，因為您從一項任務快速跳轉到另一項任務，所以您似乎在同時執行兩項任務。

但是，多任務處理並不像看起來那麼有效。 當您將注意力集中在一項任務上，然後迅速轉向另一項任務時，您的大腦需要更多的時間和精力來加載和重新加載上下文。

這就是為什麼你應該避免多任務處理。 相反，一次專注於一項任務會讓你更有效率。

但是，當您忙於工作並且除了多任務之外別無選擇時，請按照我們的提示進行操作，了解如何在不降低工作效率的情況下在項目和任務之間切換。

將較大的任務解析為較小的任務

讓我們面對現實吧：知道您必須完成一項需要大量時間和精力的複雜任務，您將不會有動力開始工作。 因此，與其一整天都有較大的任務，不如將其分解為較小的任務。

例如，您需要為博客文章製作插圖。 通過將此任務解析為更小的部分，您將獲得以下任務：

1. 製作初稿，
2. 與內容作者聯繫以討論初稿，
3. 如果需要，進行更改，
4. 添加徽標或任何類似細節，以及
5. 為項目管理工具附上插圖。

一旦你完成了第一個任務，你就會有動力繼續下去。 因此，完成一項更大的任務將更容易管理。

此外，您還可以使用 Clockify 將項目分解為更小的任務。 這種類型的任務處理很方便，因為您可以像待辦事項列表一樣組織您的項目。 然後，在完成任務後立即將它們標記為已完成。 此外，擁有這樣的時間表也可以幫助您跟踪客戶的項目和任務。

限制您花在電子郵件上的時間

正如 Asana 的報告“工作剖析指數”中所述，回復不斷的電子郵件和消息是員工工作遲到的主要原因。 很可能，每當您看到或聽到電子郵件通知時，您都會有查看它的衝動。 但是，事後重新集中註意力並不總是那麼容易。

除非您的工作要求您保持活躍並儘快回复消息，否則請盡量限制您花在電子郵件上的時間。 例如，您可以在工作日的開始和結束時檢查您的電子郵件。

除了這個選項之外，在寫電子郵件時嘗試更具體。 通過這樣做，與您的同事或合作夥伴的溝通將更加精確，因此您將避免來回發送電子郵件。 因此，您不會被電子郵件分心，這將幫助您提高效率和生產力。

自動執行重複任務

重複任務是定期發生的任務，例如，每天、每週一次或每月一次。 這些可以是諸如回復電子郵件和參加會議之類的活動。

為了節省您花在重複性任務上的時間，您應該使用任務跟踪器應用程序來監控它們。 然後，您將確切地知道您每天用於重複性任務的時間。 因此，您將能夠自動化其中一些任務。

例如，您可以使用 Clockify 為您的項目創建模板。 如果您和您的團隊通常處理需要相同任務集的項目，這將非常實用。 製作模板後，您可以將其用於將來的任何類似項目。

說到電子郵件管理，您應該開始使用標籤對郵件進行分類。 標籤是收件箱中的某種文件夾。 例如，您可以添加“重要”標籤，以便您可以隨時輕鬆訪問此文件夾，同時忽略其他消息。 處理好收件箱後，您將能夠只專注於工作並提高效率和生產力。

想想你的健康和充電的需要

當你餓了或困了，你將無法思考和高效。 所以，永遠不要低估睡個好覺或吃早餐的重要性。

事實上，有一些特定類型的食物對您的腦力非常有益，從而提高您的生產力。 這是一種超級食物，我們已經有一個專門討論可以提高生產力的超級食物零食的博客。

除了吃飯和睡覺，一定要經常鍛煉。 即使你不是它的粉絲，你也至少可以每天下班後散步。 你很快就會意識到這個例行程序如何幫助你從工作中恢復精力和放鬆。

結論

高效地完成任務意味著正確、及時地完成它們。 為此，您需要只將注意力集中在您的作業上，並避免分心。

你是怎樣做的？ 通過短期工作或遵循您的晝夜節律。 確保你的大腦也需要一些停機時間，所以請隨意走神。 這項活動肯定會提高你的效率。

此外，如果您想同時提高效率和生產力，本文介紹了一些您可以嘗試的方便技巧。