欠費：優點、缺點和技巧

考慮這樣一個現實場景：一家零售店從批發供應商處訂購了一批 500 個名牌包袋，並指定這些包袋應在計劃促銷的特定日期之前到達。

然而，行李比約定的交貨日期晚了 3 天到達。 結果，零售商錯過了促銷窗口，導致銷售額損失達 1,000 美元。 零售商對延誤表示失望，要求批發商發送 1,000 美元的發票來補償收入損失。

換句話說，零售商正在利用滯納金作為從批發商收回收入損失的一種手段。

那麼，滯納金到底是什麼？它們對您的業務有何影響？

在這篇文章中，我們將透過一些現實世界的例子來仔細研究什麼是欠費以及它們如何運作。 我們還將重點介紹它們的缺點和優點，然後列出 6 種明智的策略，以最大程度地提高您透過退款獲得成功的機會。

什麼是欠費？

欠費是指一方（例如零售商或承包商）因另一方（例如批發供應商或分包商）的行為或錯誤而蒙受損失時向另一方（例如批發供應商或分包商）發送的賬單。

然而，要收取拖欠費用，雙方應簽訂具有法律約束力的合同，明確哪些情況會產生拖欠費用。

作者 Louis P. Miramontes 和 Huge L. Rice 在其名為《Construction Accounting Deskbook》的書中將建築背景下的欠費定義為：

「根據協議，由一方執行的工作或產生的費用應由收款方執行或產生的費用。 業主向總承包商收取費用，總承包商向分包商收取費用。”

滯納金雖然常見於建築業，但在零售、製造和金融業也很常見。

例如，如果開發人員延遲專案或軟體有缺陷，僱用軟體開發人員的公司可以收取滯納金。

如果客戶未能按時繳納會費，信用卡公司可以向客戶收取滯納金。 在信用卡方面，您可能也遇到過“退款”一詞。

如果您想知道退款和欠費是否是同義詞，我們不會責怪您。 以下部分將闡明該主題。

欠費和退款：有什麼區別？

與多個行業使用的欠費不同，退款通常用於信用卡行業。 據聯邦貿易委員會稱，退款流程旨在保護消費者免受欺詐、不必要或不正確的信用卡收費。

為了更了解滯納金和退款之間的區別，我們聯繫了 Keirstone Limited 的 AATQB（會計技術人員協會合格簿記員）Francis Fabrizi。

法布里茲表示，這些條款之間的差異在於誰提出指控以及誰解決指控。 反對拖欠費用，其中責任方（商家、供應商、客戶或分包商） 直接向要求退款的一方付款，退款通常只有在爭議解決失敗後才由銀行解決：

“當客戶已經嘗試直接與商家解決問題但未成功時，退款通常用於解決商家和客戶之間的糾紛。”

Fabrizi 透過範例解釋了退款通常如何運作。 假設顧客使用信用卡從商店購買產品，並發現該產品有缺陷。 隨後，他們要求商家退還貨款，但商家拒絕退款。 客戶現在向銀行提出投訴，銀行向客戶發出退款以退還金額。

銀行隨後向商家追回這筆金額。

同樣，客戶也可以對其信用卡發卡機構發出的不正確或不需要的費用提出異議。 在這種情況下，發卡銀行（發行信用卡的銀行）會在調查此事時暫時撤銷費用。

欠費如何運作？

讓我們以建築業的例子來看看欠費在實務上是如何運作的。

建築承包商（一方）與分包商（另一方）就建築物的電氣佈線簽訂協議。

如果分包商未能在約定的時間內完成工作，則會導致專案延誤，因為其他任務取決於電力工作的完成。 這些延誤可能會給承包商帶來額外的成本，他們可能需要比原計劃保留更長時間的勞動力。

在這種情況下，承包商可以將這些額外的勞動成本作為欠費支付給分包商。

一般來說，欠費有助於：

• 公平分配成本，
• 促進問責制，  
• 促進爭議解決，以及
• 加強專案管理。

透過讓各方對其行為負責，欠費可以促進透明度和財務公平。

現在，您可能想知道欠費是否是一項合法權利。 下一節將重點討論欠費的法律面。

欠費是合法權利嗎？

由於沒有與欠費相關的具體法律，因此通常由兩方之間的合約進行規範，例如：

• 承包商和分包商，
• 零售商和批發商，
• 信用卡公司和消費者，或
• 製造商和經銷商。

雙方同意的正確起草的合約具有法律約束力。 這意味著，如果一方違反合約條款，另一方有權採取行動，例如追回費用或提起法律訴訟。

然而，在建築業，有一些法律（例如《即時付款法》）會間接影響拖欠費用。 《即時付款法》確保承包商和分包商按時收到付款。

許多州（科羅拉多州、德克薩斯州、紐約州、伊利諾伊州、馬裡蘭州和南卡羅來納州等）都採用了信託基金模式，業主支付給承包商的資金以信託方式持有。 承包商只能使用信託基金向分包商支付所完成的工作費用。

換句話說，承包商不能扣留信託基金作為分包商在另一份合約中執行的任何缺陷工作的拖欠費用。

值得注意的是，大多數美國州法律都賦予承包商或分包商在另一方未能履行約定任務時拒絕付款的權利。 例如，如果分包商未能依照約定提供正確的材料，導致建築物有缺陷，承包商可以向分包商收取欠款。

現在，您可能想知道一方可以要求多少欠費。

根據《國家法律評論》，追索費用的一方（在上例中為承包商）只能收取相當於其糾正錯誤工作所花費的金額。

什麼是欠費範例？

索回欠費的一些常見原因包括：

• 延誤，
• 財產損失，
• 材料或工藝有缺陷，以及
• 工作現場不遵守安全和健康法規。

我們將討論每種情況的實際範例，以幫助您更好地了解欠費如何運作。

例#1：因延誤而收取費用

在上一節中，您了解了未能按時完成工作如何導致拖欠費用。 如果供應商延遲交貨或客戶未能及時支付所購買的服務或商品的費用，也可能會產生滯納金。

此外，當持卡人未能按時信用卡付款時，信用卡公司還可以收取滯納金。 這些費用是對不遵守協議中規定的付款到期日的處罰。

當另一方延遲付款時，批發和零售賣家也可以使用欠費。 例如，XYZ 是調味品批發商。 John 經營一家零售店，定期從 XYZ 購買調味品，因此批發店每月向 John 發送發票。

然而，7 月份，XYZ 像往常一樣向約翰交付了調味品，但錯過了一些商品的賬單。 因此，XYZ 的所有者將這些物品作為拖欠費用添加到他們 8 月發送給 John 的帳單中。

例#2：財產損失追繳費用

這些費用是一方因另一方造成財產損失而產生的費用。 這些費用通常會向責任方開立發票，並用於收回修復損壞的費用。

例如，如果飯店客人對飯店房間造成損壞，例如家具損壞或財物遭到破壞，飯店可以收取退款，以收回維修或更換損壞物品的費用。

例#3：因工藝不當而欠費

欠費的常見原因之一是工藝不良。

Shea Connelly Development (SCD) 聘請 Revive 作為兩個建築項目的分包商，一個位於 Park Place，另一個位於 Glendale。

SCD 聲稱 Revive 在 Park Place 的工作不符合標準，因此他們從該項目中解雇了 Revive。 SCD 表示，他們不得不聘請另一家分包商來糾正 Revive 在 Park Place 專案中的低品質工作。 因此，他們將從欠 Revive 的任何付款中扣除修復 Revive 工作所花費的金額。

這是房地產行業的另一個場景。 假設業主聘請了一家物業管理公司來維護他們的公寓大樓。 雙方之間的合約規定了一定的責任和品質標準。

屋主對公寓大樓進行例行檢查後發現，公寓大樓有安全設備損壞、建築物外牆損壞未修復等問題。

業主聯絡物業公司反映問題，要求物業公司限期整改。 但儘管多次提醒，該公司卻沒有這麼做。

業主透過聘請另一家公司來糾正問題，並計算解決問題的成本。 然後業主將這些費用作為欠費向物業管理公司收取。

例#4：因安全問題追繳費用

假設食品供應商與食品加工公司簽訂了合同，以提供最高品質的某些食品成分。

供應商交付原料，由於是第一批原料，食品加工公司進行了徹底的品質檢查。 該公司發現某些成分受到污染，可能對健康造成危害。

食品加工公司收取滯納金，以支付進行品質檢查和處置受污染產品的費用。

因安全問題而產生的欠費在建築業也很常見。

總部位於倫敦的承包商 Multiplex Construction Europe Ltd 聘請了 Bathgate Realizations Civil Engineering Limited（建築專案混凝土工程分包商）。

Multiplex 還聘請了另一家分包商 BRM Construction 來設計用於 Bathgate 混凝土施工的滑模設備（連續澆注和成型混凝土的建築設備）。

後來，Multiplex 終止了與已破產的 Bathgate 的合同，並聘請了新的分包商。 在檢查了迄今為止完成的工作後，新分包商表示滑模鑽機和混凝土工程都有缺陷且不安全。

Multiplex 聲稱，BRM 和 Bathgate 支付了超過 1,200 萬英鎊（約 1,460 萬美元）的更換這些不安全設備和混凝土工程的費用。

欠費的優點

在某些情況下，欠費可能有很多優勢，尤其是在需要及時解決問題的建築和合約關係中。 以下是使用欠費的一些最常見的優點。

優點#1：欠費有助於成本回收

SOFTRAX 資深副總裁兼總經理 Tom Zauli 表示，欠費的最大好處是可以幫助公司收回原本可能流失的收入：

“追繳費用的主要好處是，該流程可以讓公司收回原本會損失的收入。”

如果分包商或供應商未能履行其義務，欠費可以提供一定程度的保護。 這些費用是補償成本的一種方式，在複雜的項目中，成本可能高達數百萬美元。

為了增加追回欠費的機會，請務必及時準確地向其他方開立發票。

優勢#2：欠費促進問責與責任

欠費可以透過阻止違反合約和阻止不合格的工作來幫助促進問責制。 這鼓勵所有相關方——無論是供應商、分包商、信用卡發卡機構還是客戶——採取負責任的行動以避免欠費。

例如，食品製造商與零售商簽訂合同，並按時供應食品。 由於包含了欠費條款，製造商知道如果他們不提供優質產品或未能按時交貨，他們將受到欠費的打擊。

因此，製造商需要格外小心，以避免延誤或品質問題。

同樣，零售商了解需要認真監控產品品質並追蹤解決延遲或有缺陷產品的費用（如果有）。 這種警覺性確保瞭如果對方未能履行其義務，他們可以合法地追討欠款。

優點#3：欠費可以改善專案管理

透過追蹤和記錄拖欠費用，專案業主和會計師可以深入了解應收帳款和應付帳款總額。 應收帳款是指客戶欠公司的錢，應付帳款是公司欠供應商或債權人的錢。

專案業主還可以注意到由於供應商或分包商的錯誤或遺漏而導致成本上升的領域。 然後，他們可以解決這些領域的問題，以優化專案成本管理。

優勢#4：欠費有助於防止糾紛

Tom Zauli 認為，欠費可以在防止商業世界中常見的糾紛起因方面發揮至關重要的作用：

• 工作品質差，
• 項目放棄，
• 詐欺活動，以及
• 付款相關問題。

湯姆引用建築業的例子解釋說，拖欠費用會阻止分包商做最好的工作：

「作為一種威懾措施，分包商的合約中需要包含欠費，最好是分包商承認存在欠費的可能性。 結果如何，欠費條款可以讓分包商按時完成緊迫的最後期限，因為他們意識到自己的任何延誤都會導致欠費。”

湯姆也強調了「清晰、及時的溝通」對於解決需要追究費用的問題的重要性。

除此之外，我們應該強調文件作為解決爭議工具的重要性——雙方都需要清楚地起草合約條款，並仔細記錄任何不足的工作。

例如，如果一方能夠徹底記錄責任方的工作缺陷，則可以證明徵收此類費用的理由是合理的。

如果存在與欠費相關的法律糾紛，準確而全面的文件可以幫助雙方證實其主張。

優勢#5：欠費有助於修正品質問題

正如我們在上面所看到的，拖欠費用可以對低品質的工作起到威懾作用。

這些費用也提供了解決和糾正以下方面品質問題或缺陷的機制：

• 做工，
• 材料，或
• 遵守合約要求。

這可以幫助確保專案符合所需的品質和標準。 透過使用欠費作為阻止低品質工作的工具，專案經理可以最大限度地降低品質成本（公司為確保其產品或服務品質而產生的總成本）。

欠費的缺點

欠費確實有一些缺點，可能會影響合約雙方。 以下是欠費的一些最常見的缺點。

缺點#1：欠費可能導致爭議

您可能還記得前面有關福利的部分，我們強調了欠費如何幫助解決爭議。 提到它們也可能成為爭議的根源，這似乎是矛盾的。

然而，這兩種說法的準確性取決於：

• 有關欠費的合約條款的明確性，
• 有關欠費的文件是否完整，以及
• 欠費的實施方式。

在金融業，與信用卡扣費（或退款）相關的爭議很常見，退款率為0.60%。 這意味著 1,000 筆信用卡交易中有 6 筆有爭議。

Fabrizi 認為，鑑於欠費可能導致法律糾紛並影響業務關係，因此只有在嘗試其他解決或預防糾紛的方法後才應將其作為最後手段：

「值得注意的是，欠費可能會在雙方之間造成負面和敵對的關係，導致不信任和怨恨。 他們也可能受到法律爭議和質疑，特別是如果他們沒有足夠的證據或文件支持，或者他們違反了合約條款或適用的法律和法規。”

如您所見，細緻的文檔記錄是防止此類糾紛的關鍵。

缺點#2：欠費可能難以收回

滯納金難以收回的原因有很多，例如：

• 延遲收取欠費帳單：如果在當前計費週期內未發送欠費，接收者可能會感到意外。 在這種情況下，後者可能不記得欠費的原因或不准備支付這些費用。
• 文件不充分：缺乏文件（或文件維護不善）可能會使主張欠費的一方難以證明其主張。 如果收件人就欠費提起訴訟，這一點尤其重要。 一般來說，證明另一方拖欠欠費的責任由索賠人（向另一方主張欠費的一方）承擔。
• 缺乏溝通：如果拖欠費用的接收者只有在收到帳單時才知道費用，那麼他們能夠立即支付金額的可能性很低。

此外，由於欠費經常存在爭議，追償可能是一個複雜的過程，並且往往涉及漫長的法律鬥爭。

缺點#3：欠費可能被濫用

濫用欠費的可能性很高，特別是當合約條款含糊或起草不當時。

一方可能會透過誇大成本、在沒有證據的情況下指控工作品質差或增加原始協議之外的額外費用來濫用欠費。

這是濫用欠費的另一種方式。 一些承包商僱用相同的分包商來簽訂多個合約。 這些承包商在合約中添加非法條款，規定如果分包商在合約中完成了缺陷工作，則所有其他合約都將收取欠費。

這意味著，如果分包商在目前專案上執行的工作有缺陷，承包商可以對其分包商為承包商執行的所有其他專案徵收滯納金。

在某些情況下，欠費被用作報復的一種形式。 如果一方對另一方的表現或行為不滿意，他們可以訴諸追回指控作為懲罰措施，即使指控不合理。

缺點#4：欠費可能成為利潤殺手

如果欠費接收方拒絕付款，則收取這些費用的一方最終可能必須承擔這些費用。

例如，如果供應商拒絕向零售商支付延遲交貨的費用，則零售商必須承擔這些費用。

即使供應商或分包商確實同意支付拖欠費用，主張拖欠費用的人也會在追討付款的過程中損失時間和金錢。 冗長的爭議解決流程可能會給追回費用的一方帶來財務壓力，從而影響專案時程和預算。

我們可以查看 Arcadis 的一項研究數據，以了解成本和時間表。

研究發現，雖然2020年建築業糾紛的平均價值達到5,426萬美元，但這些糾紛的解決時間為13.4個月。

有關如何成功處理欠費的提示

無論您是企業主、專案經理還是希望向另一方追繳欠款的供應商，您都可以透過這些技巧最大限度地提高追償機會。

技巧#1：起草一份萬無一失的合同

大多數關於欠費的爭議都是由於合約起草不當或對合約內容缺乏了解而引起的。

因此，收回欠費的第一步是起草一份萬無一失的合同，明確規定：

• 工作範圍，
• 預期的品質標準，
• 時間表，以及
• 付款條件。

最重要的是，概述可以申請欠費的條件（例如低品質材料或未能清理工作現場）、發放欠費的流程以及相關費用。

提示#2：確保持續溝通

透過保持穩定的溝通，您可以避免誤解並改善與供應商/分包商的關係。 持續的溝通還可以增加追回欠費（如果有）的機會。

根據情況安排與供應商、分包商或其他第三方的定期專案會議，以審查進度、解決疑慮並討論可能導致欠費的問題。

湯姆·扎利 (Tom Zauli) 表示，公開溝通也有助於防止在發送欠費帳單時出現令人不快的意外情況。

「在欠費流程的所有部分，公司應與客戶/受影響方進行公開、主動的溝通，包括產生費用的原因。 溝通將有助於設定期望、阻止問題升級並保持客戶關係完好。”

提示#3：定期進行品質檢查

定期品質檢查有助於確保工作按照規定的標準進行。

此外，如果您發現任何缺陷，您可以建立正式的缺陷報告並與責任方共用。 如果責任方未在規定的時間內糾正缺陷，您可以使用報告作為欠費索賠的依據。

提示#4：記錄一切

詳細記錄所有與專案相關的活動，例如工作進度、變更單和品質檢查結果。

拍攝照片以記錄各階段的工作狀態，尤其是在對工作品質或合規性有疑慮時。

該文件對於支援任何欠費非常重要。

最重要的是，不要忘記記錄您與分包商或供應商的溝通，包括以後可能無法準確回憶的口頭協議。

提示＃5：採取逐步的方法來索回欠費

儘管沒有具體的法律來規範欠費，但了解索取欠費時應遵循的步驟非常重要。 這可以提高您在發生爭議時獲得賠償的機會。

在建築業，《國家法律評論》建議索賠者應先向供應商或分包商提供工程缺陷的書面通知。 該通知應詳細描述與服務或資料相關的所有問題。

這個過程也適用於其他產業和環境。

如果合約規定了責任方糾正這些缺陷的時間段，請確保您為他們提供這樣做的機會。

如果儘管您發出通知，責任方仍未採取行動，請務必以書面形式告知他們您將採取哪些糾正措施來解決工作缺陷。

在進行整改工作時，提供責任方在場的機會，同時確保記錄整改過程。 例如，您可以拍攝所進行的維修工作的照片或影片。

整改完成後，向責任方提供所有相關發票、成本估算和其他文件。

提示#6：及時追蹤拖欠費用並開立發票

未能及時開立拖欠費用發票可能會導致責任方忘記未繳費用。 Tom Zauli 強調及時、準確計費的重要性，以最大限度地提高追回欠費的機會：

“我鼓勵所有公司確保所有計費均正確、按時完成，並在計費過程中實施適當的自動化和控制。”

確保發票準確且及時的一種方法是使用時間追蹤和發票工具，例如 Clockify。

Clockify 可讓您為可能需要收取滯納金的每個合約或分包合約建立專案。 這有助於準確追蹤時間和費用。

每當您在 Clockify 中執行與特定項目或任務相關的工作時，您都可以新增時間條目（計費和非計費工作）。 時間條目可以包括解決缺陷、返工或與欠費相關的任何其他活動所花費的時間。

除了追蹤時間之外，請使用 Clockify，您還可以記錄您從事的每個專案的費用。 對於每項費用，您可以添加詳細的註釋，描述所執行的工作、欠費原因以及任何相關的支持信息，例如收據。 費用可能包括材料成本、分包商成本或與欠費問題直接相關的任何其他費用。

該文件對於證實欠費至關重要。

稍後，您將能夠在發票中列出所有費用。

此外，您還可以產生與每個專案或分包合約相關的自訂報告。 這些報告可以作為所發生的時間和費用的全面記錄，從而更容易提出明確的欠費案例。

結論：文件和成本追蹤是退款成功的關鍵

欠費可能是企業追蹤財務狀況並確保每個人都承擔責任的好方法。 您可以使用欠費來防止或解決爭議並增強專案管理。

但是，需要注意的是，應負責任地使用它們，並牢記合約義務和適用法律。

最終，欠費的有效性取決於起草清晰的合約、細緻的文件和成本追蹤。

遵循我們上面列出的提示，您可以透過欠費來提高成功率。

儘管如此，我們還是鼓勵您在將欠費納入您的業務策略之前尋求法律建議。

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