5種避免建築項目文檔混亂的最佳軟件工具

如果您沒有使用正確的工具，管理建設項目文件可能會成為行政負擔。

承包商和建築公司，警告：如果您認為獲得許可證並批准合同和設計是您在文檔方面職責的終結，請再想一想。

讓您的項目文件雜亂無章地損害您的運營效率，這並不明顯。 這對您的業務不利。

根據 PlanGrid 和諮詢集團 FMI 的一份報告，預計 2018 年建築業將損失約 1770 億美元的勞動力成本，原因是花在尋找項目數據（修訂圖紙、材料切割表和其他信息）等活動上的時間.

對於一般的中型建築公司而言，每年的損失估計超過 20 億美元。

幸運的是，有一些施工管理軟件解決方案可以提供專門的功能來幫助您的企業改進文檔管理流程。 我們匯總了 Capterra 用戶高度評價的五種施工管理工具的這份報告。

以下是使用軟件管理建築項目文件的主要好處：

• 提高可追溯性：將相關文檔組織在一個中心位置，使其易於搜索。
• 提高文檔的準確性：最大限度地減少手動數據輸入導致的錯誤。
• 避免合規性問題：維護更新且可搜索的合同協議、許可和認證存儲庫。
• 改善團隊協作：允許團隊更快地記錄和共享項目相關信息。

要入選本報告，這些工具必須具有高於平均水平的總體評分（至少 4.5 分（滿分 5 分）並提供相關的文檔管理功能。

在此處閱讀有關我們選擇方法的更多信息。

用於管理建築項目文件的 5 個最佳軟件工具（按字母順序排列）

1. 指派員

易用性評分： 5.0/5 客服評價： 5.0/5 綜合評價： 5.0/5

Assignar 提供文檔管理功能，幫助企業在一個位置存儲和跟踪與合規性相關的信息，例如認證和許可證。 該工具會發送有關即將到期或已經到期的合規性認證的自動警報。

當您可能需要它時：不遵守 OSHA 標準的成本可能會讓您每次違反至少 5,000 美元，而且 OSHA 並不是建築企業必須遵守的唯一監管機構。 在一個法規變化頻繁的行業中，跟上不斷變化的合規要求是一項關鍵挑戰。

Assignar 可以幫助您維護一個集中的信息存儲庫，例如員工/分包商許可證、經驗和認證。 該工具還會提醒您認證到期，以幫助確保您的員工遵守勞動法和安全標準。

在 Assignar 中跟踪合規性（來源）

2. 共建

易用性評分： 4.5/5 客服評價： 5.0/5 綜合評價： 4.5/5

CoConstruct 旨在幫助您創建、跟踪和組織管理項目財務所需的文檔。 這些不僅包括明顯的財務文件，例如項目預算和發票，還包括時間表，這些文件在財務流程中得到了擴展的使用。

當您可能需要它時：隨著您的建築業務的增長，您最終將需要一個特定於行業的會計工具來集中和簡化項目的財務流程和文件。 但是，此時，您的企業的會計需求可能很簡單，可以通過提供模板的工具來滿足，該工具可以快速創建、管理和跟踪財務文檔，例如 CoConstruct。

該工具的預算跟踪模板可幫助用戶跟踪初始估算並將其與實際項目成本進行比較。 同樣，其時間表模板允許用戶記錄員工在任務上花費的時間，這最終有助於他們生成可計費的工時報告以發送給客戶。

跟踪在 CoConstruct 項目中花費的時間（來源）

3. Dashpivot

易用性評分： 5.0/5 客服評價： 4.5/5 綜合評價： 5.0/5

Dashpivot 是一種建築項目管理工具，提供用於捕獲和組織工地數據的功能。 它的數字表格支持照片和視頻文件上傳，因此現場工作人員可以在一個中心位置收集、上傳和維護與項目相關的數據。

當您可能需要時：手動處理工地數據不僅耗時，而且還使您更容易受到數據收集錯誤的影響。

例如，記錄變更單的現場操作人員可能沒有提及客戶要求的確切或完整的修改集。 根據 TrackVia 對 500 多名建築和工程專業人士進行的一項調查，65% 的管理人員認為手動流程會導致變更和工作訂單至少在某些時候被遺漏。

為了更準確地捕獲施工現場數據，您可以利用 Dashpivot 等工具，它允許您創建數字表格/調查，作為員工的標準化模板。 例如，您可以創建一個“變更單”模板，以確保您的現場工作人員在記錄變更單時不會遺漏任何必要的信息。

使用 Dashpivot 創建數字表單（來源）

4. 估計火箭

易用性評分： 4.5/5 客服評價： 5.0/5 綜合評價： 5.0/5

Estimate Rocket 可幫助承包商創建對管理項目很重要的文檔，例如項目成本估算和投標建議書。 該工具提供內置模板，可幫助承包商設計具有專業外觀的文檔並減少成本計算時的錯誤。

何時需要：無論您是哪種類型的承包商，您都不可避免地需要創建和管理投標書和施工估算等文件。 倉促創建的成本估算報告可能存在計算錯誤、數據重複或遺漏以及其他可能導致您失去合同的估算錯誤。

Estimate Rocket 提供的模板可以幫助您計算成本估算，同時避免數據輸入錯誤。 您可以添加所需的材料數量和尺寸，並自動計算人工和材料成本。

使用 Estimate Rocket 創建成本估算報告（來源）

5. JobNimbus

易用性評分： 4.5/5 客服評價： 4.5/5 綜合評價： 4.5/5

JobNimbus 是一種施工管理解決方案，使承包商可以創建一個包含所有項目相關文件（包括法律合同和債券）的集中庫。 其他文檔管理功能包括文件共享和電子簽名。

何時需要：創建和維護合同協議的最新記錄是每個建築企業的一項關鍵任務。

這就是 JobNimbus 等工具可以提供幫助的地方。 使用此工具，您可以創建一個中央存儲庫來跟踪與特定客戶、分包商或供應商共享和接收的所有文檔。

您還可以從利益相關者那裡獲取電子簽名來批准合同，從而使合同管理過程更快、更全面。

JobNimbus 中合同文件的跟踪狀態（來源）

結論和後續步驟

雖然上面提到的五個工具在 Capterra 上得到了用戶的高度評價，但它們可能不一定能滿足您的所有業務需求。

要查看更多解決方案，請訪問我們的施工管理軟件類別頁面。 在那裡，您可以應用自定義過濾器，以便根據支持的用戶數量、定價模型和部署選項等參數將產品列入候選名單。

方法

要入圍，產品必須滿足以下標準：

• 產品必須提供以下文檔管理功能：
  • 雲文檔存儲和歸檔在一個中心位置
  • 具有掃描和上傳文檔的能力的文檔捕獲
  • 全文搜索，使用戶可以搜索和檢索文檔
• 產品需要在 Capterra 上至少獲得 20 條用戶評論（在過去兩年內發布）。
• 產品必須具有很高的“推薦可能性”評級（Capterra 上的平均推薦評級至少為 10 分中的 9 分）。