如何使用音頻消息升級您的業務通信
已發表: 2022-10-12
語音消息作為一種商務溝通方式經常被忽視，儘管它具有多種優勢：您可以按照自己的節奏、以富有表現力的方式進行溝通，而不必在辦公室。
企業可以快速創建音頻消息並將其發送給客戶或員工組。 這是與您的團隊保持聯繫並與您的客戶溝通的有用方式。
以下是音頻文本消息的工作原理以及如何發送消息以吸引現場觀眾。
音頻短信的工作原理
音頻文本消息（也稱為語音文本）是一種簡短的錄製語音消息，您可以將其發送給一個或多個收件人。
通過音頻文本消息，您可以將錄製的語音消息和其他音頻發送到收件人的電話。 消息以電話呼叫的形式發送，如果呼叫無人接聽，則作為自動語音郵件留下。
如何發送語音消息
要使用Android 手機發送短信中的錄音，請按照以下步驟操作：
- 轉到“消息”並選擇您的收件人。
- 在錄製消息時單擊並按住“錄製”圖標（位於屏幕右下方）。
- 單擊箭頭圖標（也在右下角）發送您的音頻文件。
如果您使用的是IOS 操作的電話，則程序如下：
- 觸摸並按住“錄製音頻”按鈕以錄製您的音頻消息。
- 在發送消息之前，點擊“播放消息”按鈕收聽您的消息。
- 點擊“發送音頻”按鈕發送消息或點擊“刪除錄音”按鈕將其刪除。
語音信息在被閱讀之前會消失嗎？
iPhone 會在您收聽音頻信息兩分鐘後自動刪除它們，除非您單擊保留。 為防止這種情況發生，請轉到設置 > 消息 > 過期（在音頻消息下方），然後單擊“從不”。 已保存的音頻信息存儲在 iOS 12 的“信息”應用程序和早期版本的“語音備忘錄”應用程序中。
音頻短信提示
創建吸引人們並生成回复的音頻文本消息並不像您想像的那麼困難。 您需要做的就是遵循以下四個簡單的規則：
1.避免行話
您的收件人可能不理解的行話和技術術語只會造成混亂。 收件人應該快速了解您的信息是關於什麼的，以便他們可以立即回复。
2.保持簡單
保持你的信息簡短而中肯。 結果，它們將更清晰，更容易記住。 這也有助於防止您說得太快。
3.熟能生巧
與語音郵件不同，您可以根據需要多次錄製音頻文本消息，因此請花點時間把它做好。 例如，如果您想用您不熟悉的語言發送商務信息，您可以聘請配音演員來錄製您的語音信息。
4. 提供明確的後續步驟
在您的信息結束時，收件人應該確切地知道您希望他們接下來做什麼。 明確的號召性用語是觸發受眾響應的原因，因此請確保將其包含在每次溝通中。
如何使用 TextMagic 發送語音消息
使用 TextMagic 發送音頻文本消息很簡單，只需幾個步驟即可完成。
另一個音頻文本消息的優勢是它們可以被安排。 您可以在您選擇的時間聯繫多個人。
文字轉語音
使用文本轉語音消息，您發送的文本將由文本轉語音程序處理並轉換為音頻文件。 這樣，即使在無法錄音的情況下，您也可以發送緊急音頻消息。
- 從主菜單中選擇“撰寫”。
- 選擇“文字轉語音”。
- 在文本框中輸入收件人，或轉到將打開一個彈出窗口的聯繫人/列表。
- 檢查您要將音頻發送到的號碼或列表，然後單擊“添加 x 個聯繫人/列表”進行確認。 這也將帶您回到主屏幕。
- 選擇您要從中發送消息的號碼。
- 在消息框中鍵入您的文本。 此外，您可以使用自定義字段個性化消息。
- 單擊“預覽”以收聽您的消息。
- 單擊“發送”立即發送您的消息，或單擊“安排消息”稍後在您選擇的時間發送。
- TextMagic 提供免費的文本到語音轉換工具：您可以發送文本以轉換為音頻文件。 如果您想同時對多條消息進行音頻回复，這就是您應該使用的工具。
語音廣播
語音廣播可讓您上傳長達 90 秒的音頻文件。 然後，您可以將其作為語音消息發送給收件人。
- 從主菜單中選擇“撰寫”。
- 選擇“語音廣播”。
- 在文本框中輸入收件人，或轉到將打開一個彈出窗口的聯繫人/列表。
- 檢查您要將音頻發送到的號碼或列表，然後單擊“添加 x 個聯繫人/列表”進行確認。 這也將帶您回到主屏幕。
- 選擇您要從中發送消息的電話號碼。
- 單擊“選擇音頻”，將出現一個新的彈出窗口，您可以在其中選擇“上傳新音頻”以從您的計算機獲取文件，或者如果您的 TextMagic 帳戶中已有音頻文件，這些將顯示在下方，您可以簡單地檢查您要發送的那些。
- 完成後，單擊“使用錄音”，這將帶您回到主窗口。
- 單擊“發送”或“安排消息”。
音頻短信使企業受益
音頻短信為企業提供了許多好處。 它可用於改善與員工和客戶的溝通，也可用作營銷工具。
與您的團隊交談
忙碌的團隊成員可能沒有時間停下來輸入文本。 能夠快速記錄和發送消息，而不是打電話，為現場和辦公室的工作人員節省了時間。 同樣，沒有時間閱讀文本或電子郵件的團隊成員可以收聽消息。 沒有必要看他們的手機屏幕。
由於音頻文本消息作為電話傳遞，因此當您需要員工立即聽到消息時，它們非常有用。
例如，服裝零售商 Bob's Stores 決定在颶風桑迪期間關閉其 35 家商店，並需要發出警報。 使用語音廣播，他們能夠在幾分鐘內提醒 200 多名員工。
語音消息還使您能夠與其他時區的團隊成員進行更個性化的交流。
對於遠程團隊，僅通過文本和即時消息進行交流可能是非個人的。 當您不能同時在線時，音頻文本消息可以增加更多的人情味。
與客戶聯繫
音頻短信可以改善您與客戶的溝通； 例如，您可以發送語音消息，提供有關項目進度、約會提醒或預訂確認的最新信息。
發送語音廣播或文本轉語音消息會增加您的客戶收到警報和提醒的可能性。 因此，這可以使您的服務更易於客戶使用。
除了幫助您的客戶記住他們的約會之外，這還可以防止因錯過預訂而損失利潤。
例如，牙醫每年因錯過預約而平均損失 31,500 美元。 正因為如此，RevenueWell 使用語音廣播每月發送 80,000 條個性化預約提醒。
與電子郵件或文本相比，音頻文本消息可以為日常客戶交互提供更個性化的體驗。 它還向客戶表明您提供了額外的護理。
轉換更多潛在客戶
音頻短信是向您的潛在客戶和聯繫人發送營銷信息的最吸引人的方式。 您可以在任何時區通過預定消息與他們聯繫。
通過在與潛在客戶交互的每個階段創建和個性化音頻文件，音頻文本消息可以實現更一致的後續聯繫。
如果您可以在收到他們的信息請求後一分鐘內回复潛在客戶，那麼您更有可能獲得銷售。 儘管如此，只有 7% 的企業會在五分鐘內做出回應。 自動音頻文本消息可以對潛在客戶做出近乎即時的響應。 多虧了這一點，您的銷售團隊可以從現有潛在客戶中獲得更多轉化。
除了更快地響應之外，音頻文本消息還可以確保您的現場座席可以花更多時間與合格的潛在客戶交談，減少等待潛在客戶接電話的時間。
準備好開始使用音頻消息了嗎？
音頻文本消息的工作速度比打字快得多，並且對於任何企業都更實用，尤其是員工使用一種以上語言進行交流的國際企業。 沒有打字錯誤，節省時間，並且可以在收件人最方便的時間打開郵件。