如何制定完美的員工出勤政策

從小我們就被教導永遠不要遲到，要時刻做好準備。 有些人甚至還能聽到父母的迴聲在耳邊迴盪——你準備好上學了嗎？！

儘管如此，還是有很多因素決定了某人遲到或缺席的原因，尤其是在工作環境中。 疾病、通勤或個人問題是我們時常遇到的遲到的主要原因。

如今，很多雇主在某種程度上都相當寬容，但他們的底線在哪裡呢？ 答案在於員工出勤政策。

在以下段落中，我們將：

• 回顧所有員工出勤政策的要點，
• 提供免費的保單模板，
• 提供如何填寫的示例，
• 為您提供有關出勤政策的專業人士的建議，以及
• 回答有關員工出勤政策的一些最常見問題。

什麼是出勤政策？

如果您以前沒有聽說過出勤政策，或者您的公司根本沒有使用出勤政策，這裡有一個簡單的細分。

出勤政策代表一份或一組文件，為特定企業的員工出勤建立明確的指導方針。 此類文件確保所有員工了解有關以下事項的規則和準則：

• 轉變，
• 午休時間，
• 遲到，
• 程序（PTO、休假等），以及
• 因違反規則而受到的任何紀律處分。

並非所有政策都是相同的，雇主可以根據自己的需求進行定制。

據此，此類政策中提供的條件數量和確切信息由雇主決定。

什麼是好的出勤政策？

一項普遍“良好”的出勤政策不可能真正制定出來，因為沒有一個放之四海而皆準的基礎來定義規則。

簡而言之，企業不同，他們的要求也不同。 因此，良好的出勤政策才是最適合企業的。

如果您想為您的企業製定最好的出勤政策，這裡詳細列出了您的出勤政策應該為您提供幫助的所有內容。

良好的出勤政策有助於平衡您的需求和員工的需求

一段時間以來，朝九晚五的輪班制已經成為商業領域的標準，許多人無法想像其他輪班制和調整他們的日程安排。

然而，根據業務類型和每個員工所從事的工作，變化可能會破壞工作與生活的自然平衡。

例如，夜班工作會影響員工的個人家庭時間並擾亂他們的睡眠時間表。 因此，一個好的政策可以包括一項條款，規定每個員工每月/每週的夜班工作時間不得超過 X 個，以滿足每個人的需求。

良好的出勤政策可幫助您跟踪工作時間

過時的工作時間跟踪系統在操作方式上一直存在缺陷——考勤表可能會丟失，或者有人會忘記打卡上班/下班。

如今，每個人都使用時間跟踪器，無需僱用額外的人力來監督出勤情況。 因此，制定使用時間跟踪器的政策將被證明對員工和企業都有好處，因為它可以最大限度地減少錯誤並讓每個人都可以專注於自己的工作任務。

Clockify 等時間跟踪系統將流程自動化，只需簡單登錄和兩次點擊即可完成上下班打卡 — 開始輪班並結束一天的工作。

良好的出勤政策明確了支持員工權利的指導方針

制定明確的指導方針將幫助每個人遵守規則，而不是在過程中搞砸。 然而，重要的是要知道在哪裡劃清界限。 換句話說，讓你的政策要點合理。

例如，如果工作時間從上午 9 點到下午 6 點，請為員工提供合理的時間在適當的時間午休，例如中午 12 點和下午 3 點

此外，如果需要親自到場，為員工製定靈活的工作時間表肯定會讓每個人受益，因為這會給他們足夠的時間去上班，而不會在輪班前後犧牲太多個人時間。

出勤政策中應包含哪些內容？

現在您已經熟悉了出勤政策的一般概念及其目的，我們將列出並解釋一些通用的政策和要點，每個企業都應將其包含在其定制的出勤政策中。

一般政策

如前所述，幾乎每個企業都將一些一般政策包含在其出勤政策中，您也應該這樣做。

此類政策通常指：

• 工作時間（每日和每週），以及
• 到達/離開工作地點（辦公室或遠程）。

有些企業製定了請求休假的一般政策，或者制定了深入了解累計休假的條件和使用方式的具體政策。

遲到

幾乎每家企業都在考勤表中明確規定了遲到的具體準則。

一般來說，遲到的定義是上班遲到，無論具體是分鐘還是秒。 儘管如此，由於多種因素，人們遲到是很自然的，這就是為什麼公司經常提供一個寬限期——通常允許 15 到 20 分鐘的時間。

同樣，寬限期取決於員工執行的工作類型。 如果所討論的任務時間緊迫，遲到可能是不能容忍的。 這就是為什麼大多數雇主制定了明確規定的指導方針：

• 寬限期，
• 通知您的主管的時間範圍，以及
• 對遲到的紀律處分。

帶薪休假 (PTO) 和請假

員工應該有權使用 PTO（有償或無薪，具體取決於他們居住的地方），並且使用的天數通常取決於他們與雇主達成的協議，但您可能會發現州/國家有最低的使用天數。您可以使用的天數。

但是，必須遵守某些規定，以確保您在度假期間業務順利進行。

此外，此類政策規定應包括員工必須：

• 提前通知他們的主管，並且
• 確保他們的大多數同事沒有在同一時間範圍內計劃他們的假期。

此外，每個雇主都必須考慮不可預見的情況，例如：

• 疾病，
• 分娩，
• 事故，以及
• 各種緊急情況。

在這種情況下，政策上肯定會規定你必須在最短的時間內通知你的上級，並提供必要的信息和文件來確認缺勤的原因。

無故缺勤

當然，雇主必須在無故遲到或缺勤的情況下保護自己。

我們可以區分兩種類型的無故缺勤：

• 不打電話不展示案例，並且
• 放棄工作。

不來電不顯示

不來電不上班實際上是不言而喻的——如果工作是在沒有事先通知的情況下遠程進行的，那麼員工就不會出現在工作地點或打卡上班。 雇主應針對此類情況制定政策——是否可以容忍曠工、這種情況可以發生多少次，以及確定違規行為是否為曠工的標準。

在某些緊急情況下，員工可能無法通知其主管，因此可能會受到紀律處分，即使所涉問題本可以免除他的責任。 因此，明確定義“不來電不顯示”的參數並列出可能屬於此類別的潛在情況非常重要。

放棄工作

更嚴重的違規行為是放棄工作——在沒有任何事先通知的情況下連續幾天沒有出現在工作地點或遠程上班。 同樣，由雇主決定多少缺勤天數被視為放棄工作。

紀律處分

如果違反或沒有正確遵守上述任何政策，雇主可以採取任何符合標準的紀律處分。 違規行為的嚴重程度通常決定紀律處分的類型，例如：

• 來自直接主管的初犯警告，
• 經理書面警告，
• 最後警告 - 與人力資源部門會面，以及
• 終止。

然而，所有紀律處分必須在出勤政策中明確規定才能有效。

例外情況

雇主和法律團隊應依法提出適當的紀律處分例外情況。 在許多情況下，員工可能會因法律或州要求而缺勤並獲得豁免，例如：

• 陪審團職責，
• 服兵役、
• 家庭和醫療休假法 — FMLA 休假，
• 投票休假，
• 緊急響應休假等

員工考勤政策模板

以下是員工出勤政策示例，您可以下載並使用它來製定自己的指南。

要下載員工出勤政策的副本（免費模板），請單擊指向此格式的鏈接，您將看到彈出一個新選項卡，其中包含以下問題：

您想複印一份員工出勤政策模板嗎？

單擊“複製”按鈕，您可以復制和編輯模板。 將副本保存到您的雲端硬盤後，您就可以根據需要對其進行編輯和自定義。

️ 員工出勤政策（免費模板）

如何填寫考勤政策模板？

接下來，我們將填寫模板，以便您更好地了解最終產品的外觀。 請記住，示例中的信息是虛構的，並不反映真實的公司出勤政策。

員工考勤政策示例（模板）介紹部分

出勤政策的介紹部分對於設定文件的基調並確保您的員工知道會發生什麼非常重要。 這是您可以使用的示例：

在WHMOF妥協並找到中間立場是確保絕對專業精神和實現我們目標的關鍵。 因此，以下政策代表了我們對每一位員工的期望。 值得注意的是，同意並簽署本文件即表示您遵守所提供的所有規定，並且有義務遵守以避免紀律處分。

工作時間政策示例

以下是您可以在您的企業中使用的工作時間政策示例：

遲到政策示例

遲到政策是員工出勤政策中最重要的部分。 以下是您如何製作自己的作品：

帶薪休假 (PTO) 和請假政策示例

如果您的公司提供 PTO，以下是您可以為您的企業使用的政策示例：

無故缺勤政策示例

以下是您可以為無故缺勤設置的政策示例：

紀律處分政策示例

當然，不遵守準則將導致紀律處分。 以下是您的企業可以使用或定制的一些制裁措施：

例外的例子

在任何法律文件中，規則的例外情況都很常見。 下面列出了美國一些最常見的例外情況：

我特此接受員工出勤政策的條款和條件，並確認我已閱讀並理解如果不遵守上述政策可能導致的紀律處分。

如何改進出勤政策？

我們提供的模板和示例絕不是完美出勤政策的明確答案，但它們應該能夠讓您大致了解如何制定自己的出勤政策。

話又說回來，政策本身總是依賴於企業的需求，這就是為什麼永遠不會有全民出勤政策。

然而，在製作自己的文檔時需要注意一些事項。

提示#1：始終具體

確保員工沒有可利用的迴旋餘地。 例如，如果政策規定遲到最多15 分鐘是可以容忍的，那麼員工就會注意到並始終在上午 9:15 開始輪班（如果他們的輪班時間是上午 9 點開始的話）。

因此，請說明員工在一周/一個月內可能遲到的次數。

提示#2：公正、公平

沒有人願意忍受惡劣的工作條件。 不過，如果你有與企業繁榮密切相關的嚴格政策，這是可以理解的。 因此，要做出妥協，確保每個人都滿意。

例如，如果所有員工必須在上午 9 點之前到達現場並且不允許遲到，那麼可以通過給予他們較長的午休時間或額外的假期來補償。

提示#3：確保每個人都了解這些政策

聲稱我們大多數人，包括僱員和雇主，都會跳過閱讀文件並簡單地簽署文件，這並不荒謬。 此外，法律術語對某些人來說可能很難，需要額外的解釋。

因此，請確保您或您的人力資源部門與所有員工一起討論員工出勤政策要點，以便每個人都可以參與並專注於他們的任務。

提示#4：獎勵遵守規定

肯定會有員工遵循書中的每一項政策、指導方針和規則。 因此，不獎勵他們的辛勤工作和奉獻精神是不公平的。

此外，完美出勤記錄所獲得的獎勵可以激勵其他員工，並有助於提高他們的生產力。

有關員工出勤政策的常見問題

如果前面提到的一些術語有點令人困惑，那麼常見問題解答部分應該會澄清所有內容。

什麼是標准出勤政策？

簡而言之，標准出勤政策代表了一套規範員工出勤行為的文件。 如上所述，該政策通常包括以下詳細信息：

• 工作排班，
• 遲到，
• 取力器和
• 其他與出席有關的事宜。

什麼是合理的出勤政策？

合理的出勤政策是適合僱員和雇主的政策。 換句話說，員工有足夠的餘地來平衡他們的個人和職業生活，而雇主則可以看到完美的出勤率和結果。

什麼是 6 個月滾動出勤政策？

滾動 6 個月期間通常定義為前 6 個月的期間，用作計算特定事件（在本例中為出勤率）的基礎。

一般來說，以此為基礎運營的公司和企業也會使用考勤積分制度來獎勵良好的出勤率並“懲罰”遲到。 然而，6 個月後，所有考勤點和數據都將被刪除，員工可以重新開始。

什麼是無過失出勤政策？

無過錯出勤制度是我們從上學初期就熟悉的製度。 評分系統會對遲到和缺勤進行評分，如果你獲得足夠的分數，就會受到紀律處分。

什麼是出勤記錄？

考勤記錄用於收集並保存每個員工的考勤信息，以全面了解該員工的表現。

此類文件通常包括：

• 打卡上下班記錄，
• 一個月/一年的總工作時間，
• 一個月/一年的休息時間，
• 一個月/一年的病假天數，以及
• 請假在一個月/一年內使用。

結論：良好的出勤政策有助於實現職業目標

正如標題所暗示的那樣，改善您的整體考勤系統並更新您的政策將大有幫助。

它不僅會影響效率並確保所有員工在整個輪班期間都在場，而且還會通過獎勵完美出勤率來提高生產力。

總體而言，嚴謹和明確的指導方針將幫助每個人達成共識。

️ 貴公司有考勤政策嗎？ 請通過 [email protected] 告訴我們，我們可能會將您的想法包含在本文或未來的一篇文章中。 另外，與需要時間追踪器來改進員工考勤系統的人分享這篇文章。