8 代理發票系統的注意事項

您是否知道幾乎一半的發票都被延遲支付？ 商界領袖也報告說，去年客戶付款方式變得更糟（Atradius）。 許多人希望這種情況很快就會好轉。 在此之前，像您這樣的機構領導者正在考慮如何確保您獲得報酬。 畢竟，按時獲得報酬很重要，尤其是如果您想發展業務的話。 擁有良好的發票系統是實現這一目標的關鍵。

自動化如何提高您的機構的效率和生產力？ 下載「透過自動化進行代理行銷」以找出答案。

這八項注意事項可以幫助您簡化計費系統，讓您的客戶更輕鬆地準時付款。

#1. 要做：圍繞付款設定明確的期望

無論您採用哪種發票平台，都應該始終有明確的付款政策。 在開始工作之前，請確保您已經明確了客戶對計費的期望。 如果您已經有一段時間沒有製定付款政策了，那麼既然您的代理商、客戶群和每月經常性收入都已經增長，那麼重新審視這些政策並根據需要進行更改也沒什麼壞處。

有些客戶可能需要按月計費。 其他人可能更希望你在完成所有工作後為你正在做的大工作開立發票。 如果您為客戶做了很多工作，您將需要一個明確的政策來指導他們如何計費。 他們是否會收到一張帳單，或針對您正在進行的每項服務、產品或項目的帳單？ 隨著您接待更多客戶，您可能會意識到需要為不同類型的帳戶和專案建立多個計費策略。

考慮查看您的付款條件和逾期政策，以確定您是否可以做出任何更改以幫助您按時收到付款。 如果您的客戶總是遲付款，您能為他們提供分攤付款的選擇嗎？ 當客戶遲到時會發生什麼事？ 制定明確的政策並將其傳達給客戶有助於簡化計費流程。

#2. 要做：使用發票系統自動計費

現在您已經制定了計費政策。 是時候讓它們與您選擇的發票系統一起使用了。

這個系統應該能夠幫助您自動化開票中一些比較繁瑣的部分。 這可能包括產生和發送定期付款的發票。

與您正在使用的其他軟體整合的發票系統可以簡化此過程。 計費軟體還可以從行銷或銷售中提取資料來產生發票。

更好的是，正確的計費平台應該能讓您的客戶更輕鬆地按時付款。 他們可以查看自己的發票，然後從同一儀表板按照自己想要的方式付款。

＃3。 不要：為不同的服務建立單獨的計費系統

當涉及到您的發票系統時，合併就是遊戲的名稱。 正確的計費平台可以讓您的會計團隊更輕鬆地支付代理商自己的帳單。 該平台還可以減少您支付費用的供應商數量。 這意味著一個地方一張帳單，而不是跨多個平台的幾十張帳單。

當您和您的客戶需要開立發票時，這也適用於他們。 將所有帳單放在一個集中位置，使您的客戶可以輕鬆找到並付款。 具有整合支付平台的發票系統使他們更容易按時付款。

為每項服務提供單獨的帳單或讓不同的部門發送自己的發票意味著您的團隊需要承擔更多工作。 它也可能在客戶端造成混亂。 他們可能認為自己已經支付了一張帳單，卻發現這是針對不同的項目或服務的。

將所有內容集中在一個旗幟下，讓每個人變得更簡單。

＃4。 要做：發送自動提醒和收據

您的發票系統也應該能夠發送自動提醒和收據。 收據可以幫助您的團隊和客戶追蹤他們已經支付的費用。 將它們自動化可以更快地將收據發送給客戶，並且可以節省團隊的時間。

在幾乎一半的發票都延遲支付的世界裡，自動提醒非常重要。 有時，客戶所需要的只是一個推動——21% 的客戶在第一次提醒後支付了逾期發票 (Moula)。 然而，如果您近一半的客戶延遲付款，那麼發送這些提醒會極大地消耗您會計團隊的時間。

發票系統自動化可確保您的發票和提醒按時發出，以便您可以更快收到付款。 如果您的團隊不需要向一半的客戶發送遲到通知，那麼您的團隊就有更多的時間。

＃5。 不要：忘記細節

魔鬼往往存在於細節之中。 您可能記得將客戶的帳單資訊添加到帳單中，但也不要忘記添加您自己的詳細資料。 您的發票系統應該讓這一切變得簡單且容易做到。

合適的平台可以透過提供模板來提供幫助。 它甚至可以與您機構中已經使用的其他軟體連接。 銷售 CRM 就是一個例子，計費平台可以利用它來確保客戶的詳細資料正確無誤。

在整理帳單時，正確掌握細節也很重要。 連接到您的行銷軟體和管道其他部分的平台可以為客戶購買添加正確的詳細資訊。

＃6。 做：讓付款變得簡單

整合是讓您的客戶輕鬆支付帳單的一種方式。 確保您的發票系統連接到您的支付平台是另一回事。

這樣，客戶只需登入一個儀表板即可查看並支付帳單。 如果他們只需點擊幾下就可以按照自己喜歡的方式付款，那麼他們更有可能更快付款。 您甚至可以選擇提供部分付款或提前付款折扣 (FitSmallBusiness)。

這意味著逾期付款會減少。 作為額外的好處，您的團隊可以減少追蹤未付發票的時間。

#7. 不要：低估設計的力量

專業設計的發票會給您的客戶留下深刻的印象。 它還可以突出顯示重要的細節，例如支付金額和到期日。 當這些細節引人注目時，您的客戶更有可能更快付款。

設計也很重要，因為它代表了您的品牌。 即使在計費部門，流行的品牌也很重要。 它讓你看起來很專業，也有助於客戶記得你。 如果您也讓他們輕鬆支付帳單，他們可能會想到與您合作是多麼容易。

＃8。 要做：使用可以追加銷售的發票系統

使用與行銷、銷售和管道其他部分連接的發票系統的另一個好處是，它可以幫助您銷售更多產品。 它可以讓您的客戶快速輕鬆地將更多產品添加到他們的購物籃中。

您的發票系統甚至可以幫助您向客戶提出建議。 利用其他客戶購買的數據，該平台可以提出解決方案。 反過來，這使您的代理商銷售團隊更容易進行交叉銷售和追加銷售。 當他們確實達成交易時，您的計費部門也可以輕鬆地將新的行項目添加到經常性帳單中。

升級您的付款方式

在您的發票系統中測試這些該做和不該做的事情，並花更少的時間追蹤客戶未付的發票。

如果您使用的發票平台無法提供您所需的工具（例如整合計費或自動化）怎麼辦？ 可能是時候轉換了。

正確的計費平台將幫助您按時收到付款。 反過來，您將釋放更多最有價值的資源，以便您可以專注於擴展業務。