高效率資料清理指南
已發表: 2023-12-09客戶關係管理 (CRM) 系統對於維護和增強客戶互動至關重要。 然而，CRM 系統的功能很大程度上受到資料品質的影響。 這就是資料清理的重要性發揮作用的地方，不僅可以整理 CRM 資料庫，還可以為改善銷售預測、有針對性的行銷和簡化營運鋪平道路。
在本部落格中，我們將深入研究資料清理的一些基礎知識、HubSpot 的 Operations Hub 如何簡化通常令人畏懼的資料清理過程，以及為什麼這種做法與消除業務運作中的浪費相關。
為什麼要進行資料清洗？
想像一下，您正在啟動一項包羅萬象的行銷活動，您已經為此工作了數週——制定策略、制定預算、獲得批准、收集所有資產等，當您最終將其組合在一起時，您會意識到您的客戶關係管理 (CRM) 系統中充斥著過時、重複或遺失的資料。
出現的這種障礙本可以很容易避免，但會導致活動啟動的額外延誤，並造成在這個關鍵時期沒有人願意承擔的行政任務。
這就是資料清理或資料清理發揮作用的地方。 透過確保資料清潔度，您不僅可以整理 CRM 資料庫，還可以為改善銷售預測、有針對性的行銷和簡化營運鋪平道路。
資料清理，也稱為資料清理，是保持資料衛生的重要策略。 它涉及識別和糾正資料集中的不準確、差異和錯誤。 此過程不僅確保您的資訊準確，而且一致且可靠。
資料清理透過刪除重複項、填入缺失資料和修正錯誤，從根本上變更和整理您的 CRM 系統。 透過這樣做，它可以增強資料的完整性，從而獲得更精確的見解、更好的決策，並最終實現卓越的業務成果。
資料清理變得高效
由於其技術性和耗時性，資料清理過程對於營運專業人員來說往往令人望而生畏。 它通常涉及處理和組織多個電子表格，並精心編寫程式碼以查明記錄不完整或不正確的區域。
然而，有了 HubSpot Operations Hub，這個過程就大大簡化了。 此工具可讓您控制數據，確保數據乾淨、清晰且組織良好。
透過 Operations Hub，您可以自動化資料清理過程的各個方面：
- 它可以幫助您刪除重複的聯絡人和公司記錄。
- 修復聯絡人記錄中的案例問題。
- 自動格式化各種 HubSpot 屬性。
- 數據品質指揮中心功能有助於維護健康的資料庫。
我們現在將逐一討論這些面向：
刪除重複的聯絡人和公司記錄
CRM 系統中的資料重複可能會導致時間和資源方面的巨大成本。 它不僅迫使團隊成員篩選冗餘或不正確的數據，從而降低生產力，而且還會對客戶體驗產生負面影響。
想像這樣一個場景：銷售代表就潛在購買事宜聯繫客戶，卻沒有意識到另一位團隊成員已經出於同樣的原因聯繫了同一客戶。 這可能會導致客戶不滿並損害公司聲譽。
HubSpot CRM 使用者透過其內建的重複管理工具獲得了顯著的優勢。 該工具簡化了識別和合併重複聯絡人和公司記錄的過程，確保您的資料庫保持乾淨整潔。
HubSpot 中的重複管理工具可供專業或企業使用者使用，可依姓名、電子郵件地址等各種條件比較記錄。 它利用機器學習來隨著時間的推移改進重複識別。 若要存取工具，請前往聯絡人或公司，按一下操作，然後選擇管理重複項。 該工具最多可顯示 2,000 個可能的重複項，每隔幾週重新計算一次。
若要自訂比較，請前往表格頂部，選擇屬性，然後查看可能的重複項。 若要合併，請按一下“檢視”，比較屬性，選擇要保留的記錄，然後按一下“合併”。 對於 Operations Hub 用戶，該流程是自動化的，並提供基於參與日期或建立日期進行合併等選項。
合併後，主記錄保留數據，次記錄合併到其中。 合併的記錄無法取消合併。 定期檢查和清理重複項以提高資料庫效率。 初始過程可能需要時間，但定期審核可以提高可擴展性。
修復聯絡人記錄中的案例問題
為了保持個人化但可擴展的行銷和銷售推廣，清理 CRM 資料至關重要。 解決案例問題可讓您的團隊更輕鬆地瀏覽 CRM，同時確保使用個人化代幣時客戶收到正確的書寫名稱。 在 HubSpot 中，超級管理員使用者可以解決聯絡人記錄中的案例問題，以增強可搜尋性並確保電子郵件或內容中使用的個人化代幣的一致性。
要解決 HubSpot 中的格式問題：
- 導覽至下拉式選單中的聯絡人。
- 點擊操作並選擇修復格式問題。
- 在聯絡人格式設定工具中查看並接受/拒絕有關格式問題的建議。
如果您擁有 Operations Hub Professional 或 Enterprise 訂閱，則可以透過自訂的格式規則自動解決聯絡人記錄中的案例問題，從而跳過手動執行每項建議的繁瑣任務。
透過造訪右上角的「自動化」部分，您可以導覽至右側面板中的「規則」標籤，然後選擇特定的格式設定規則（例如大寫名字）以啟動自動化。 這可確保具有已識別格式問題的記錄（例如名字小寫）在輸入 CRM 時自動修正。
若要自訂自動化首選項，請切換複選框以根據其要求開啟或關閉特定規則。 記錄變更標籤可讓使用者查看和過濾由自動化規則更新的所有記錄，從而提供對自動化流程的透明度和控制。 配置這些規則後，使用者可以儲存其設定以進行持續的自動化。
無論是部署有針對性的行銷電子郵件還是銷售序列，這些代幣都可以促進客製化交互，大規模解決客戶痛點、需求和挑戰，確保每次潛在客戶互動保持相關性和個性化。
自動格式化 HubSpot 屬性
HubSpot 中的數據品質自動化可確保輕鬆自動清理髒數據，從而使營運團隊能夠專注於成長計畫。 自動化涉及格式化屬性值的工作流程操作，例如大寫字母、修復日期屬性和更新電話號碼。
HubSpot 中的資料品質自動化透過系統化流程簡化了聯絡人記錄中格式問題的修正：
評估：我發現聯絡人資料中存在格式差異。
標準化規則：定義一致格式的規則。
HubSpot 自動化：使用 HubSpot 工作流程或與 HubSpot 整合的第三方工具自動化。
觸發器：根據新聯絡人建立或欄位更新等事件設定觸發器。
資料清理操作：實施搜尋和替換、日期和時間格式設定以及正規表示式操作以修正格式問題。
驗證步驟：包含驗證步驟以確保符合標準化規則。
日誌記錄和報告：實施日誌來追蹤自動化過程中所做的變更。
測試：在大規模部署自動化之前，先對資料子集進行徹底的測試。
計劃執行：設定計劃或即時執行以保持一致的資料格式。
監控和維護：定期監控和調整自動化流程以適應不斷變化的資料標準。
透過遵循此流程，組織可以確保聯絡人記錄的格式一致，從而提高資料品質並提高行銷和銷售營運的效率。
此功能展示了資料品質自動化對維護更清潔的資料庫、提高效率和減少資料相關挑戰的直接影響。
數據品質指揮中心
HubSpot 的資料品質指揮中心可作為 CRM 中主動資料健康管理的集中中心。 該命令中心位於資料管理下的報告下拉式選單中，只有具有超級管理員權限的使用者才能訪問，它提供了一個一體化儀表板，提供用於解決資料相關問題的見解和工具。
這個集中式中心位於資料管理下的報告下拉式選單中，僅供具有超級管理員權限的使用者使用。 它作為一個全面的儀表板，提供一系列見解和工具，以有效應對可能出現的任何與數據相關的挑戰。 資料品質指揮中心的主要功能包括：
1. 財產：提供與聯絡人和公司相關的財產總數的寶貴見解，以及突出顯示任何財產相關問題的每日趨勢報告。 它還可以識別沒有資料、未使用或有重複的屬性，使用戶可以透過點擊「查看所有屬性見解」輕鬆調查和存取詳細資訊。
2. 記錄：編譯有關聯絡人總數和公司記錄的綜合信息，並附有標記任何記錄相關問題的每日趨勢報告。 它專門識別存在格式問題或重複的記錄。 使用者可以透過點擊特定問題來輕鬆解決這些問題，這將引導他們使用相關工具，例如聯絡人格式或重複管理工具。
3. 資料同步：提供有關已連接資料同步應用程式總數的詳細信息，每日趨勢報告突出顯示任何資料同步問題。 它還可以識別同步失敗或沒有活動同步的應用程式。 用戶可以透過點擊「查看所有資料同步應用程式見解」來探索更多見解。
資料品質指揮中心使用戶能夠透過識別和解決各種問題（包括未使用的屬性、格式問題、重複和資料同步錯誤）來採取主動措施來管理資料運作狀況。 所有這些都可以透過集中且使用者友好的介面來完成，確保高效的資料管理。
最大限度地減少浪費
資料清理在優化業務營運、最大限度地減少浪費和提高效率方面發揮著至關重要的作用。 它確保 CRM 中保存的資料準確、最新且相關，從而做出明智的策略決策。 乾淨的資料集可以減少不準確資訊引起的錯誤，從而最大限度地減少糾正這些不準確資訊所造成的時間和資源浪費。 此外，它還優化了人們的生產力，因為員工不再需要花費不必要的時間來整理雜亂和誤導性的數據； 相反，他們可以專注於執行為業務增加價值的任務。
當資料乾淨可靠時，流程就會簡化。 可以快速、自信地做出決策，減少延遲和瓶頸。 資料清理自動化在這裡也發揮了作用，因為它允許持續、主動地管理資料健康狀況，進一步減少出錯的機會。
在技術方面，資料清洗減輕了CRM系統的負載。 透過消除重複和不相關的數據，CRM 可以更有效率地運行，並在報告和分析方面提供更好的結果。 它還提高了與其他系統整合的有效性，確保準確的數據同步並消除因數據品質不佳而導致系統錯誤或崩潰的風險。 總體而言，透過維護乾淨且高品質的資料庫，企業可以優化營運、最大限度地減少浪費並最大限度地提高 CRM 投資的價值。
在 HubSpot 的自動化功能的推動下，對 CRM 系統進行徹底的資料清理和整理，從而形成精簡且高效的客戶互動環境。 此流程透過消除冗餘資料和格式不一致來消除浪費，從而提高現有技術和流程的有效性。 數據品質的最佳化可以促進業務運營，因為它確保所使用的每個資訊都是準確的、相關的和有益的，從而實現精確定位、個性化的客戶交互，並最終提高業務績效。