催款指南

催款幫助企業發起催收並恢復損失的收入。

催款的處理方式會影響其後運營和關係的順利進行。

通過更好地了解催款，您可以實施能夠為您的業務帶來最積極的長期成果的實踐和策略。

什麼是催款？

催款是用於追查未付應收賬款（即未付發票）的溝通和交互過程。

早期通常涉及禮貌的電子郵件或電話提醒。 後期階段可能需要直接面對面的要求或採取法律行動。

每個步驟的順序和細節可能會有所不同，具體取決於案件的具體情況——例如，包括欠款金額和客戶互動的性質。

出於多種原因可能需要催款。 客戶當時可能無法付款，可能發生了交易錯誤，或者他們可能只是忘記了。

為什麼叫“催款”？

“ dun ”這個詞起源於 17 世紀的英格蘭，它的意思是“要求償還債務”。

一個 可能 是 杜撰 的 故事 表明 它 可能 源於 一位 名叫喬 鄧的 熱心 法警 的 名字 .

Merriam-Webster 也將其列為動詞，意思是“瘟疫、糾纏”。 強烈暗示其起源的負面關聯......

催款流程如何運作

催款流程是指與欠款客戶溝通所採取的具體步驟及其順序。

這可能由相關部門（例如，應收賬款團隊）或專業的第三方機構在內部完成。

由於每個行業、客戶和情況都不同，因此每個企業的催款流程不太可能相同。

所採取的具體步驟也可能因國家而異。 例如，在一個國家/地區，訪問一家企業的位置可能會被法律歸類為騷擾，而在另一個國家/地區則不會。

然而，一個普遍的原則可能是普遍的：催款過程的每個階段都可能會表現出需要償還的緊迫性的升級。

催款示例

讓我們用實際的術語來說明這一點。

客戶 A和客戶 B都有未付和逾期的發票。 客戶 A未能回復初始電子郵件付款請求。 然而，客戶 B在溝通後不久就道歉並要求更多時間。

在每種情況下，對初始催款電子郵件的後續處理可能會明顯不同。 這種差異可能既在語氣上，也可能在中等。 可能會調用客戶端 A來確定他們是否收到了電子郵件； 客戶 B可能只需要一封確認的後續電子郵件。

什麼是催款電子郵件？

催款電子郵件只是作為催款流程的一部分發送的電子郵件。 電子郵件是流程早期最常用的催款方法。

這是因為它是清楚地傳遞有關相關館藏的記錄信息的最簡單和最簡單的方法。

催款水平是什麼意思？

“催款級別”是一些 CRM 軟件解決方案用來描述自動催款推廣中使用的消息傳遞的短語。

催款級別越高，情況越嚴重。 這反映在通信的語氣中。

定義和細化這些級別取決於業務可用的數據源。 在早期，直覺可能會引導決策。 稍後，最能引起付款的外展類型應該變得清晰。

什麼是催款費？

催款費（或催款費）是企業在催款升級的某些階段可能向客戶賬戶收取的費用或罰款。

在業務關係的早期，需要在付款條款中明確規定——最好是其他溝通方式。

催款策略

良好的催款策略需要在足夠禮貌以與客戶保持良好關係和足夠堅定和堅持以促使他們更快付款之間取得平衡。

主觀判斷可能在過程的許多階段和個別案件中發揮作用。 較大的企業通常使用自動催款流程。 這要求從一開始就正確地傳遞信息。

給出懷疑的好處應該是標準的催款做法，尤其是在早期。

如果最初的溝通未能引起付款甚至回應，下一步可能涉及使用外部收款機構來升級流程。

這本身就是一個雙刃劍的戰略決策——它可能會增加收回債務的可能性，也可能會切斷與客戶的關係。

如果催款不起作用怎麼辦？

催款往往不成功。 當它是，你接下來應該做什麼？ 以下是三個可能的選項。

1. 減少損失

您可能會選擇沒收付款，而不是在早期階段之後升級催款。

這可能是因為您的行業或利基市場的目標市場相對較小，您不想在其中冒潛在聲譽受損的風險（來自選項 3）。 或者僅僅是因為所欠的款項不值得追求它們所需的資源。

2.協商新的付款條件

客戶可能不會回复您的催款，因為他們不確定他們將如何償還您。

也許他們在現金流方面存在問題，並且已經在考慮應收賬款融資和發票保理等解決方案。

對於當前未付款項，提議協商新的付款條款可能會給您的客戶一些喘息的空間。 這可能是您追回欠款並增加恢復工作關係的機會的最佳選擇。

作為確保您的客戶將來不會出現此類財務問題的一種方式，您可以考慮向他們提供貿易信貸額度。 這將幫助他們管理現金流。 從長遠來看，這可以增加您與他們的銷量並為雙方創造雙贏局面。

3. 法律訴訟

法律訴訟是最終可以收回您的錢的最後手段。 是否值得追求取決於兩個因素：法律成本（在金錢和資源方面——包括時間）和聲譽風險。

結論

催款是與收款有關的啟動和過程。 最好的結果是它在保持良好客戶關係的同時恢復了收入損失。

它涵蓋了一系列針對客戶的方法——至少其中一些可能會使溝通變得困難。 正確設置催款信息和策略將幫助您在該領域取得最大成功。

明確定義您的付款條款，並包括您可能適用的任何催款費用。 自動催款流程可能非常有用，但有時應根據具體情況使用人類直覺來處理逾期付款。

如果催款失敗，減少損失、重新協商付款條件甚至採取法律行動是最後剩下的實際選擇。 但是，有了正確的初始付款條件和催款策略，出現這種情況的可能性就會大大降低。