提高工作效率的 8 個時間管理策略

本文為個人理財專家、 CollectingCents創辦人Freya Laskowski的客座文章。

如果你在谷歌上查找“著名的拖延症患者”，你會發現列奧納多·達·芬奇顯然擁有超越藝術的天賦：很容易分心，導致項目未完成。

問問蒙娜麗莎，他花了多久時間才完成她。 （提示：答案是 16 年！）

如果世界上最受尊敬的人之一也是拖延症高手，那麼你就絕對不會失敗。

因此，無論您正在努力洗完衣服，還是您最大的工作項目將在一周內到期，這裡有八種時間管理策略，一定會讓您的工作順利進行。

目錄

1. 優先處理時間敏感和高價值的任務
2. 設定最小期限
3. 追蹤您花在任務上的時間
4. 實施生產力技巧
5. 在最有生產力的時間工作
6. 限制干擾
7. 盡可能委託和外包
8. 為不同類型的工作分配時間

1. 優先考慮時間敏感和高價值的任務

有時，我們會欺騙自己，因為我們已經在待辦事項清單上檢查了很多事情，所以我們認為自己很有效率。 但實際上，完成任務的數量並不重要，我們應該關注的是品質。

任務的品質可以透過兩種方式來確定：它們的時間敏感性如何以及它們的價值有多高。

如果您想提高工作效率並學會很好地管理時間，請始終優先考慮需要盡快完成的任務（時間敏感）或那些能讓您取得最大進展（高價值）的任務。

例如，應該在檢查電子郵件之前準備第二天的會議。 如果您擁有小型企業，那麼您應該先專注於現有的客戶，然後再進行潛在客戶開發工作。

另一個很好的例子 - 如果您是顧問，那麼為即將到來的諮詢做準備並研究您正在諮詢的公司比為您的公司提高知名度更重要。

首先完成最高優先任務的另一個好處是可以減輕這個過程中的壓力。 想想看：哪些任務讓你最焦慮、最難完成？ 通常，答案是這些類型的項目中的一種（或多種）。

透過先處理這些問題，您可以安心地度過一天，因為您知道自己已經完成了困難的事情。

但實際上，緊急或有影響力的任務並不一定像我們通常認為的那樣具有挑戰性。 時間管理不僅僅是確定待辦事項的優先順序，還要弄清楚如何讓它不那麼令人畏懼。

2.設定最短期限

大多數（如果不是全部）任務都有截止日期。 如果這不是官方截止日期，那也是您自己設定的。

例如，您可能希望在周五之前準備好 100 個新潛在客戶進行外展，在下午 4 點之前清理收件箱，並在一天內完成 5 次銷售拜訪。

為了確保您在截止日期前完成這些任務，您需要在幾週和幾個月內一點一點地完成它們。

在潛在客戶生成範例中，您可以在整個星期內每天新增 20 個潛在客戶，以便在周五之前達到您的目標。 要在下午 4 點之前清理收件箱，您可以每 3-4 小時檢查一次電子郵件 10 分鐘。 對於銷售電話，您可能希望將每個電話安排在日曆中的特定時間段內。 所有這些小期限最終都會幫助您實現目標。

這些是迷你截止日期的範例，可以在很長一段時間內甚至在一天內多次設定。

它可以幫助您節省時間和精力來完成原本令人疲憊的任務。 更好的是：當你讓迷你截止日期成為一種習慣時，你也會改掉拖延的習慣。

3. 追蹤你花在任務上的時間

出於多種原因，了解您在任務上花了多少時間是有益的，包括：

• 更了解您每小時可以完成多少工作（以及對您的服務收取多少費用）
• 尋找新的方法來減少干擾並變得更快
• 規劃你的一天，對你能完成的事情有一個現實的想法
• 了解您需要在特定任務上花費多少時間

我們都有過這樣的經驗：待辦事項清單看起來很現實，甚至很容易實現。 但到了一半的時候，我們意識到我們嚴重低估了完成所有事情所需的時間。

幸運的是，透過追蹤您在任務上花費的時間，可以輕鬆避免這種情況。

有什麼事情是你以前認為不會花很長時間但結果卻非常耗時的？ 對我來說，這是概述和研究部落格文章。

我過去常常在同一天提綱並開始寫作。 但在意識到我準備貼文花了多長時間後，我開始將大綱和研究任務與實際寫作分開。 將這些任務分開幫助我在寫作期間每篇文章節省了大約一個小時。

或者，假設您發現自己花在回覆電子郵件上的時間比您喜歡的時間多。 在這項發現之後，您可以投資購買免費的電子郵件自動回覆器——如果您不追蹤時間，您就不會這樣做。

這個技巧可能是所有技巧中最簡單的，而且很容易開始實施。

有許多空閒時間追蹤工具（例如Toggl和Clockify ），可讓您建立單獨的「任務」並單獨在其中記錄時間。 這對於了解您如何分配一天的時間非常有幫助。

4.實施生產力技巧

由於科學和大量的研究，我們可以使用大量的生產力技術。 我確信您至少聽說過其中的一些。

現在您可以開始使用以下五個：

番茄工作法

番茄工作法也許是這個清單中最著名的，它涉及設置計時器（通常為 25 分鐘），然後在鈴聲響起時將其重置為 5 分鐘。

在前 25 分鐘內，您將完成一項任務，並嘗試盡可能取得進展。 然後，當計時器響起時，您將有 5 到 10 分鐘的休息時間，然後再開始下一個 25 分鐘的訓練。

重複該過程直到任務完成。 但是，如果您的作業需要幾次番茄鐘，建議您在第四次番茄鐘後開始休息 15-20 分鐘。

深度工作

「深度工作」更多的是一種精神狀態，而不是生產力駭客。 當您處於深度工作狀態時，您會在較長一段時間內（例如一到三個小時）將 100% 的精力集中在一項任務上，同時消除所有乾擾。

就我個人而言，深度工作是我最喜歡的技巧，因為它讓我在感覺短短一個小時（但實際上是兩到三倍的時間）內取得了顯著的進步。

喬治城大學電腦科學教授卡爾紐波特（Cal Newport）首先創造了這個術語。 他甚至為此寫了一整本書。

為了充分利用您的深度工作課程，您可以執行以下操作：

• 清除您的環境中的任何雜物
• 在設定計時器之前選擇您的任務
• 消除所有可能的干擾（例如手機）

最後，要進入深度工作狀態（也稱為「心流狀態」），請考慮執行以下操作：

• 喝一杯咖啡（或咖啡因）
• 觀看一些激勵人心或鼓舞人心的事物
• 聆聽讓你振奮的音樂
• 幽思
• 洗個冷水澡

帕累託法則

帕累托原理由義大利經濟學家維爾弗雷多·帕累托（Vilfredo Pareto）創立，其概念是20%的行動對80%的結果負責。 這個想法已應用於從銷售到語言學習的各個領域。

但當涉及生產力和時間管理時，帕累托原則提供了一個框架來識別最值得您立即關注的任務。

使用這個想法進行時間管理有六個主要步驟：

• 列出您面臨的問題或需要完成的任務
• 找出問題的原因（為什麼你花了這麼長時間才完成？為什麼你需要完成它？）
• 給每題 1-10 分（10 分重要，1 分最不重要）
• 將具有相同原因的任務/問題分組
• 將各組的分數相加
• 開始處理得分最高的小組

生產力應用程式

雖然這不一定是一種技術，但無數高品質的生產力應用程式都使用上述（和其他基於科學的）方法。

如果您是番茄工作法的粉絲，您可以使用Pomo Done 。 它甚至可以連接到其他專案管理工具，如 Trello、Wunderlist、Todoist、Asana、Slack 等等。

或者，如果您正在尋找數位待辦事項列表，智慧任務有一個流暢、視覺上吸引人的介面，可讓您創建、顏色代碼和完成任務。

5.在最有生產力的時間工作

如果您已經知道一天中的哪些時間效率最高，那麼在那時完成最艱鉅的任務就很有意義。

但如果您還不知道這些時間怎麼辦？

好吧，如果您正在追蹤時間，正如我們在技巧 #3 中所討論的那樣，那麼這應該不會是一個長期問題。

記下您感覺時間過得很快的時間，這可以幫助您發現最高效的時期以及進行深度工作的完美機會。

您還可以做的其他事情是比較您在一天中不同時間完成相同任務的速度。 例如，如果您通常在下午處理SEO 任務，請嘗試在接下來的幾天裡在早上進行。 有差別嗎？

6.限制干擾

分心可能是生產力的最大障礙。 您拿手機、更換標籤、查看電子郵件和看手錶的次數很可能比您意識到的要多。

事實上，幹擾是不可避免的，而且總是在我們周圍。 改掉屈服於它們的習慣需要時間。 但是，如果您已經為成功做好了準備，那麼僅在時間敏感且高價值的任務中消除它們是可行的。

以下是創造理想、無幹擾的工作環境的一些技巧：

• 將手機置於勿擾模式並放在遙不可及的地方
• 轉動或摘下手錶
• 在筆記型電腦上設定彈出視窗阻止程式或有用的Chrome 擴展
• 告訴家裡的其他人或可能嘗試聯繫您的人您將在一段時間內無法聯繫
  

7. 盡可能委託和外包

無論您是遠距工作還是朝九晚五的辦公室工作，您都可能需要承擔大量的管理任務，例如檢查電子郵件、安排會議和接聽電話。

這些任務佔用的時間比我們意識到的要多，請相信我，當我說您會感謝自己委派或外包了您可以委派或外包的任務。

外包任務不必僅用於管理目的——它們可以是與您的主要職位無關的任何任務。

例如，透過投資Grammarly ，您可以減少校對和編輯的時間，同時在線上交流時聽起來更專業。

您可以使用CalendarHero等軟體提前安排會議。 CalendarHero 讓員工能夠自動安排日程、在日曆中設定時間、設定會議提醒以及減少來回電子郵件協調。 它可以幫助您騰出時間做重要的事情，從而節省您的時間。

選擇是無限的，您可以免費或以高價找到它們。 但無論投資多少，都一定是值得的。