7 棘手的 Salesforce 到 HubSpot 集成情況（和解決方案）

讓我們從本指南的一些背景開始：在 2020 年前九個月，HubSpot 的訂閱服務增長了 30%。 如果每個人都不清楚，HubSpot 是“擴大規模”公司的首選 CRM，但這確實帶來了一些新的挑戰。 進入企業 CRM 平台領域意味著與許多已經擁有高級 CRM 並被收購的大型組織打交道。

您將遇到的最常見的集成是 Salesforce，它是市場上最強大和可定制的 CRM 之一。 儘管 HubSpot 既是一種快速部署且易於擴展的 CRM，但在將其與其他系統集成時，您需要小心處理任務的方式，否則您最終可能會在復雜的屬性關聯、同步和數據重複。

在集成這些平台時，您很可能會與 HubSpot 專家和 Salesforce 專家（顧問或內部）合作。 雖然這些人將成為他們首選的 CRM 方面的專家，但他們面臨著對其他系統知之甚少的風險。

初步學習：Enterprise HubSpot 到 Salesforce 的集成

在運行了幾個企業級 HubSpot 到 Salesforce 的集成之後（也加入了一些 Drift），我們與我們的集成合作夥伴機構坐下來問他們，“如果我們要再次這樣做，什麼會讓各方更容易？ ” 常見的反應是提供入門或操作文檔，概述客戶要求的一些關鍵方面，但不是常識。 所以這就是我們創造的！

在這個迷你指南中，您將找到實用的解決方案和解釋器，了解 CRM 集成的一些棘手方面。 我們希望它可以幫助並避免您的筆記本電腦因 CRM 引起的挫敗感而被扔到房間裡。

情況 1：選擇性同步

用例

您只想將 HubSpot 用於 Salesforce 數據庫的一小部分。

解決方案

為此，您需要設置選擇性同步，這是一個限制 Salesforce 記錄自動從 Salesforce 同步到 HubSpot 的過程。

TL;博士

您需要在 HubSpot 中設置一個只能訪問您想要的記錄的用戶，然後讓他們成為 Salesforce 同步的管理員。

了解集成用戶

Salesforce 用戶（其憑據用於從 HubSpot 設置屏幕登錄 Salesforce）促進 HubSpot 和 Salesforce 之間的連接——我們將此用戶稱為集成用戶。

實現從 Salesforce 到 HubSpot 的選擇性同步的基本原則是有意隱藏或向集成用戶公開 Salesforce 組織中的記錄，以阻止或允許這些記錄與 HubSpot 同步。 如果集成用戶對 Salesforce 記錄具有讀/寫權限，則該記錄有資格與 HubSpot 同步。

換句話說，集成用戶無法讀取/寫入的任何 Salesforce 記錄都沒有資格與 HubSpot 同步。

第 1 步：創建新的 Salesforce 配置文件

為確保您擁有所有必要的權限，我們建議您克隆系統管理員配置文件並修改克隆的配置文件。 克隆配置文件後，編輯配置文件的標準對象權限以從您希望與 HubSpot 有選擇地同步的任何對像中刪除數據管理權限。 在此示例中，我們將限制潛在客戶和聯繫人。 完成後請記住保存更改。

編輯 HubSpot 集成的用戶配置文件以從標準對象權限下的聯繫人和潛在客戶中刪除“查看/修改全部”權限”

第 2 步：創建新角色

接下來，創建一個供集成用戶使用的新角色。 在此示例中，我們在角色層次結構的最高級別創建新角色。 因此，新角色將在任何現有的分層權限方案之外。 在任何現有層次結構之外創建角色通常是最簡單的實施方式，但您的 Salesforce 組織的具體需求可能會有所不同。

*在當前層次結構之外添加新角色，以確保您不會切斷對較低級別角色的訪問。*

創建角色時，不要擔心聯繫人訪問設置； 此設置將被我們在本指南後面創建的共享規則覆蓋。

如果您不想在現有層次結構之外創建新角色，請記住兩個可能的問題：

• 如果集成用戶的角色低於角色層次結構中的其他角色，您可能會無意中將記錄暴露給具有高於集成用戶的角色的用戶。
• 如果集成用戶的角色在角色層次結構中高於其他角色，則集成用戶可能有權訪問不符合共享規則的記錄。 這可能會導致記錄意外與 HubSpot 同步。

第 3 步：使用新的簡檔和角色創建新的 Salesforce 用戶

現在我們已經為集成用戶創建了配置文件和角色，我們可以使用配置文件和角色創建新用戶。

步驟 4：將 HubSpot 集成權限分配給集成用戶

最後，確保為集成用戶分配了 HubSpot 集成權限集。 導航到 Salesforce 組織權限集中的HubSpot 集成權限

注意：此權限集僅在您的 Salesforce 組織中安裝 HubSpot 受管軟件包後可用。

情況 2：配置您的 Salesforce 共享設置

現在我們已經創建了具有自己的角色和簡檔的集成用戶，我們可以配置您的 Salesforce 組織的共享設置以隱藏或向 HubSpot 公開所需的記錄。 以下步驟演示了在 Lead 對像上的過程，但可以在 Contact 對像或任何其他對像上重複此過程以獲得相同的效果。

步驟 1：將組織範圍的默認共享設置設置為私有

首先，我們需要將對象的組織範圍默認共享設置設置為私有。 在此示例中，我們正在編輯 Lead 對象的設置。 如果您的組織範圍默認設置為“公共”，您可能需要編輯單個配置文件以授予查看或修改所有訪問此對象的權限。 任何對對象具有查看/修改所有權限的配置文件都將覆蓋組織範圍的默認值。

第 2 步：根據標准定義共享規則

創建一個新的共享規則來選擇哪些記錄與 HubSpot 同步。 在此示例中，如果潛在客戶在名為 Sync to HubSpot 的自定義字段中具有“True”值，並且在電子郵件字段中具有“@”符號以驗證潛在客戶是否具有電子郵件地址，我們將同步潛在客戶。

沒有有效電子郵件地址的記錄將不會同步到 HubSpot，因此這增加了針對同步錯誤的額外保護措施。 這只是一個示例——任何標準都可以在共享規則中使用，因此規則標準可以根據您的業務需求而變化。 確保將共享規則設置為“讀/寫”訪問權限，以便 HubSpot 集成可以繼續更新記錄。

確保您拉過的客戶和聯繫人在 Salesforce 中具有共享字段。 這有點棘手，但作為跨對象公式的必要步驟不能在 Salesforce 共享規則中使用。 因此，為確保其正常工作，我們需要在 Salesforce 中使用工作流以及自定義字段。

要使用選擇性同步執行此操作，您首先需要確定 Salesforce 中的哪個字段指定了正確的客戶； 根據您的獨特設置，這可以是從地理到帳戶類型或許多不同字段的任何內容。

例如，假設我們只想跨行業為旅遊和農業的賬戶。 我們將使用 Industry = Tourism 或 Industry = Agriculture 作為共享標準，但 Industry 字段僅存在於 Account 對像上。 為了正確提取值，我們還需要在 Contact 對像上創建一個 Industry 文本字段來存放共享數據。 創建該字段後，下一步是在 Salesforce 中創建工作流規則，將字段值從客戶行業字段複製到我們剛剛創建的聯繫人行業字段。 在這裡，您需要使用跨對象公式創建工作流操作； 在我們的示例中，公式可能類似於“Account.Industry.DeveloperName”。

最後，一旦工作流操作到位，您將創建一個觸發我們剛剛創建的操作的工作流規則 - 在這種情況下，您將為聯繫人對象設置一個新的工作流規則，該規則將隨時觸發帳戶行業 = 旅遊業或農業。 一旦滿足此處的條件，工作流操作會將值從客戶複製到聯繫人，以便它們同步，並且通過該設置，我們可以確保我們的共享規則中的條件在任何相關對像中統一工作。

情況 3：原點字段

用例

您有一個在 Salesforce 之外工作的銷售團隊，他們正在聯繫潛在客戶並重定向到 HubSpot 上託管的網頁或使用 HubSpot 表單。 當潛在客戶通過同步傳回 Salesforce 時，潛在客戶/聯繫人源字段正在被同步更改，這會擾亂您的報告。

TL;博士

在 Salesforce 中設置一個名為“Point of Origin”的屬性，然後使該屬性在更改後不可變。 這樣，即使源發生變化，原點也將保持不變，您將能夠對此進行報告，然後將源視為影響屬性。

解決方案

我們經常看到這種情況，人們有多個接觸點，但他們永遠不知道哪個接觸點是來源。 這意味著當涉及到信用渠道時，您並沒有全面了解情況，也不知道將精力集中在哪裡。

解決方案是在 Salesforce 中設置一個名為“Point of Origin”的屬性，然後在更改後使該屬性不可修改（除非由管理員）。 這樣，即使源發生變化，原點也將保持不變，您將能夠對此進行報告，然後將源視為影響屬性。

設置此屬性後，您可以將其添加到 HubSpot 同步並將同步規則設置為“首選 Salesforce，除非為空白”。 通過這樣做，HubSpot 將永遠不會覆蓋 Salesforce 中存在的內容，除非之前沒有採取任何行動（例如新的潛在客戶）。

例如，如果銷售線索由 Salesforce 用戶研究和處理，那麼 Origin 字段將設置為“銷售”，那麼該線索可以去網站上進行研究並通過 HubSpot 表單進行轉換。 例如，同步會將源更改為“有機搜索”，但由於您已將同步規則更改為首選，除非為空白，因此源字段將保持為“銷售，除非管理員手動更改”。

情況 4：多幣種修復

用例

您在許多不同的地區工作，並且您在 Salesforce 中設置了多幣種，但是當您將其同步到 HubSpot 時，您的交易對像上的數字是錯誤的。

TL;博士

在 Salesforce 中設置工作流以將金額標準化為您選擇的貨幣，然後將其與 HubSpot 中的金額屬性同步。

解決方案

HubSpot 和 Salesforce 一樣具有多幣種，但在同步移動時，兩者的表現不佳。 兩個系統的共同字段是金額字段，這將自動同步。

在 Salesforce 中，選定的基本語言環境決定了顯示的貨幣。 例如，如果基本語言環境是法語 - 法國，那麼貨幣就是歐元。 在管理模塊中定義的基礎貨幣反映了系統貨幣。 如果未配置基本區域設置，則英語將成為以美元為貨幣的基本區域設置。

*國家代碼符合 ISO 4217 標準，例如 USD 代表美元，EUR 代表歐洲歐元。*

要解決此問題，您所要做的就是確保以基礎貨幣表示的金額是同步的字段，而不是替代貨幣。 一旦您使此字段同步對齊，請確保您希望擁有首要地位的系統（通常是您用於財務報告的系統）設置為首選字段。 （即總是更喜歡 Salesforce）。

情況 5：包含列表場景

用例

您只想將 HubSpot 用於 Salesforce 數據庫的一小部分，並且您需要確保並非來自 HubSpot 的所有數據都被推送到 Salesforce。

TL;博士

為此，您需要設置一個包含列表，該列表將使用 HubSpot 中的列表邏輯來過濾通過的潛在客戶。

解決方案

在 HubSpot-Salesforce 集成中，您可以創建和使用包含列表來限制從 HubSpot 同步到 Salesforce 的聯繫人。 不在您的包含列表中的聯繫人將不會在 HubSpot 和 Salesforce 之間同步。

首先確定您要用於將潛在客戶發送到 Salesforce 的標準。 我們建議創建一個名為“同步到 Salesforce”的自定義屬性或易於識別的類似屬性。 接下來創建一個使用該屬性作為其決定因素的活動列表。

導航到同步設置 > 設置 HubSpot 下一個 Salesforce。

在“限制同步內容”部分，單擊下拉菜單並選擇現有的活動列表。 要創建新的活動列表，請單擊 + 創建包含列表。

如果您選擇現有的活動列表，該設置將自動更新。

如果您單擊 + 創建包含列表，您將被重定向以在列表工具中創建一個新列表。

在左上角，單擊鉛筆圖標編輯並輸入列表名稱，然後選擇您的列表條件。 了解有關確定列表標準的更多信息。

在右上角，單擊保存。 您的清單可能需要一些時間來處理。

返回到您的 Salesforce 集成設置。 在包含列表設置中，單擊下拉菜單並選擇新創建的活動列表。 設置將自動更新。

情況6：通過CRM平台了解活動

用例

您希望跟踪從 HubSpot 到 Salesforce 的活動，反之亦然，以便能夠看到更好的投資回報率。

TL;博士

HubSpot 和 Salesforce 中的活動是完全不同的東西。 您需要創建一個報告來顯示統計數據，而不是依賴開箱即用的工具。

解決方案

Salesforce 和 HubSpot 中的活動與橄欖球聯盟和橄欖球聯盟非常相似……聽起來名稱相似，但運動完全不同。 Salesforce 中的活動是聯繫人列表，在 HubSpot 中是一組資產。

您可以通過更新設置來使用表單中的 Salesforce 活動標記進入 HubSpot 的潛在客戶，或者您可以使用 HubSpot 工作流，允許您將 Salesforce 活動成員身份設置為活動成員狀態。 這是應用程序內唯一可以設置這兩個值的地方。

需要記住的一點是，只有在 Salesforce 中將活動標記為活動時，它們才在 HubSpot 中可見。 因此，請確保相關活動已選中該複選框，然後在 HubSpot 中刷新。

出於報告目的，您必須在兩個系統中設置廣告系列報告，但如果您認為您將能夠獲得一個統一的報告視圖，那麼不幸的是，您將很難做到這一點。

最好的方法是使用 HubSpot 的報告來了解您的活動的“方式”方面。 問你自己：

1. 著陸頁轉化效果如何？

2. 社交線索生成的表現如何？

3. 這個工作流程有多少線索？

最後，使用 Salesforce 活動來組織您的銷售團隊和財務結果。

如果記錄已在 HubSpot 和 Salesforce 之間同步，則 Salesforce 端的任何新活動註冊都會同步回 HubSpot。

情況 7：在同步中發現自定義屬性

用例

您希望能夠在 Salesforce 中快速找到自定義屬性，但不確定如何。

TL;博士

所有 Salesforce 自定義屬性都以“_c”結尾，因此，只需查找即可。

解決方案

所有 Salesforce 自定義屬性都以“_c”結尾，因此當您將屬性從 HubSpot 映射到 Salesforce 並且不確定哪些元素是自定義的或不簡單地查找“_c”時

HubSpot 中的聯繫人分區

用例

您希望能夠使用基於團隊的嚴格層次結構和外部用戶在 HubSpot 系統上按團隊對聯繫人進行分區。

TL;博士

創建具有有限權限的用戶，然後將其放入團隊中。

解決方案

要讓外部團隊訪問 HubSpot 中的某些聯繫人，但不是全部，您需要創建一個團隊。 如果您是團隊的成員，您可以訪問該團隊的所有其他成員的聯繫人。

為了對第三方進行分區，我們需要設置一個“虛擬用戶”，該用戶只能訪問使用“次要所有者”屬性授予的部分信息。 如果您設置了一個名為“Secondary Owner”的字段或類似的內容，並將其設為 HubSpot 用戶屬性。

接下來，開始標記聯繫人公司並處理“次要所有者”財產。 使這個虛擬用戶成為虛擬團隊的一部分，然後將所有後續外部聯繫人添加到該團隊中。 這將使他們能夠訪問對象，但阻止他們訪問內部用戶的對象。

綜上所述…

...這是權限，朋友！

Salesforce 就像一個坦克——大、耐用、超級強大，有很多活動部件。 就像坦克一樣，您不希望任何人跳進去並對周圍環境造成嚴重破壞。 這就是 Salesforce 全力以赴進行細分和許可以確保您的數據以及系統受到保護的原因。

HubSpot 也有這種能力，但程度較小（目前）。 但是，主要區別在於 HubSpot 是一個更直觀的系統，具有更好的用戶界面......這意味著如果某些東西不工作，您通常會得到一個提示，解釋系統為什麼不移動以及您需要做什麼解決問題。

使用 Salesforce，（對於那些不了解該系統達到專家級別的人），您可能需要花費數小時的腦力來試圖弄清楚如何在 HubSpot 和 Salesforce 之間實現數據對稱，而無需為這兩個系統聘請昂貴的顧問. 根據我們的經驗，許可是您的同步無法按預期工作的主要原因之一。 這可能是調查員或同步管理員的權限級別，但無論哪種方式，我們都建議這是您在某些事情不工作時首先查看的地方。

TL;DR - 這幾乎總是一個權限問題。