離開 Excel 電子表格進行產品信息管理的 7 個理由

自 1985 年發布以來，Microsoft Excel 一直是企業管理和組織其產品電子表格的首選解決方案。 但僅僅因為某件事已經以某種方式做了這麼久，並不意味著它必須繼續下去。 有些傳統可能是有害的。

產品數據複雜且冗長，具有多種功能。 它不僅包括產品的屬性，還包括許多其他數字資產，例如圖像和視頻。 將這些存儲在電子表格中可能會導致格式錯誤。 有些數字資產無法存儲在電子表格中。 但這還不是全部。 出於各種其他原因，在管理您的電子商務商店和產品信息時，電子表格對您來說是不可行的。

我在這裡強調使用 Excel 電子表格出現的各種問題，以及為什麼是時候轉向更有效的解決方案了； 即：PIM。

1. 電子表格容易出現人為錯誤

數據是企業最強大的資產之一，它依賴於做出高質量的決策和創建指導。 但是，如果數據不完整或不准確怎麼辦？ 你猜對了：糟糕的決定會導致企業走向錯誤的方向。

據報導，88% 的電子表格中有錯誤。 隨著組織內的每個人對文件進行更改，污染的機會就會增加。 此過程中的小錯誤會導致電子表格包含不准確和不一致的數據。 這些錯誤會出現在電子表格中，因為 Excel 無法在用戶輸入可能不准確的產品屬性或錯誤地跳過單元格時通知用戶，就像在產品信息管理解決方案中那樣。 此外，由於跟踪數據非常困難，員工可能會變得懶惰並輸入產品屬性，而無需仔細檢查以前的條目以確保它不會重複。

如果您從事電子商務行業的時間足夠長，您就會了解不一致的數據可能對客戶滿意度產生的影響。 它只會讓他們遠離你的品牌。 那麼，當電子表格產生不良結果並導致銷售流失時，花費數小時的辛勤工作來維護電子表格又有什麼意義呢？

因此，隨著您的業務增長，從產品電子表格轉向數據管理系統至關重要，這樣您就可以跟踪所有與產品相關的信息，並且沒有錯誤。 此類系統會立即通知用戶任何缺少的產品屬性和重複條目，並確保所有渠道之間的一致性。

2. 不允許團隊成員之間的協作

電子表格如此容易出錯的一個主要原因是它們不允許團隊成員之間進行協作。 由於同步電子表格的方式不能將多個員工同時對其所做的更改全部合併到文件中，因此它們變得孤立。

每個 Excel 文件都設計為一次由一個 Excel 實例更新。 它們沒有與旨在支持多用戶的企業數據庫或產品信息管理系統相同的架構。

儘管存在雲計算解決方案，但在團隊成員和組織內的其他部門之間共享電子表格仍然很困難。 谷歌表格是允許實時共享的可能的雲解決方案之一，但它可能違反公司的安全政策，並導致數據洩露或丟失。

這與 Apimio 等產品信息管理解決方案的運行方式不同。 多名員工可以實時更新此類解決方案，而不必擔心來自不同來源的未保存更改。 PIM 軟件允許協作工作，從而實現跨所有部門和渠道的無縫信息流。 它也節省了很多時間。 這與電子表格不同，在電子表格中，您必須等待一名員工完成對工作表的更改才能傳遞給下一位員工。 而這種低效的循環會無休止地進行下去。

3.沒有責任，因為無法跟踪更改

現在，任何有權訪問產品電子表格的人都可以對其進行更改。 如果您向 5 位不同的員工授予電子表格訪問權限，則無法跟踪誰對這些文件進行了哪些更改。 如果發生重要信息丟失或更改的情況，您將花費大量時間試圖找出誰對此負責。 然後，您將花費額外的時間以某種方式恢復該信息。

這與記錄對系統所做的所有更改的自動化解決方案（例如 PIM）不同。 您可以將其配置為跟踪項目、產品和其他實體的更改。 有了這些信息，就可以重建發生在配置實體上的所有動作。 這非常重要，因為它有助於簡化系統/數據在 PIM 系統中發生丟失或某些惡意活動時恢復的過程。

4. 缺乏安全感

通常，電子表格不是那麼安全，因此數據損壞或信息管理不善的風險更大。 包含敏感財務信息的文件可能對黑客不安全。 您可以對產品電子表格文件進行密碼保護，但是，對於企業來說，它可能仍然不夠用。 一旦有人可以訪問電子表格數據，就不可能限制他們對這些數據的處理方式。

因此，其他類型的數據收集軟件可能是更可行的選擇。 例如，Apimio 具有保護數據完整性的內置保護措施。 只有製造商有權更改產品數據。 您可以在門戶上將不同的任務分配給不同的員工，從而限制訪問。 在電子表格中，這是不可能的，因為您無法限制對某些單元格的訪問。

類似地，用戶可能對一列信息進行排序，並且可能在不知不覺中導致相關信息（例如名字和姓氏）變得不同步。 相比之下，數據庫將統一記錄的所有部分，從而確保更好的數據完整性。

PIM 系統最適合全渠道銷售。 因此，在跨多個銷售渠道分發數據的過程中，數據完整性是完整的，沒有損壞或信息丟失。

5. 不支持實時決策

由於過時和不准確的數據，電子表格無法支持實時決策。 收集來自多個用戶的最新信息並彙總信息非常耗時。

電子表格一次性提供所有原始數據。 因此，很難解釋哪些數據是必要的，哪些不是。 也許電子表格中的唯一選項是按下“排序”按鈕，這並不總是有助於找到您要查找的內容。 使用其他現有系統，可以通過可視化工具對數據進行優先排序。 與電子表格不同，這些工具可以突出數據集或結果的關鍵方面。

產品電子表格並非旨在保​​存歷史數據。 通常在減小它們的大小以使其更易於管理的過程中，有人可能會錯誤地刪除歷史數據。 即使您保留不同的版本，決策者也很難比較文件並發現數據中的趨勢。

產品信息管理系統旨在適應數據分析。 通過將所有信息存儲在一個地方，組織可以了解消費者趨勢並做出高質量的業務決策。 正確的儀表板軟件將為您提供構建圖錶框架，同時為您提供大量自定義機會。

電子表格通常也沒有上下文。 很難在 Excel 中將不同的數據集關聯在一起，以了解它們之間的相互關係。 另一方面，儀表板可以具有不同的信息層並無縫地混合多個來源。 您從指標的高級視圖開始，然後添加向下鑽取以顯示驅動這些數字的數據，只需單擊一下即可。

6.不適合數字資產管理（DAM）

您是否嘗試過將圖像存儲在電子表格中？ 它讓你沮喪地握緊拳頭，因為這幾乎是不可能的。 PDF、視頻、圖像和其他數字內容對於電子商務企業來說至關重要，因為它們可以讓您的產品栩栩如生。 基本的產品屬性不會吸引買家。

數字資產通常在不同部門的不同員工中發布。 擁有一個將所有這些數據與其他產品信息一起存儲的中心位置可確保組織的任何成員都可以輕鬆訪問和使用它，以便他們可以隨時將其推送到所有銷售渠道。

PIM 具有無限的 DAM 功能，可確保所有文件和多媒體內容的安全和最新。 您可以在一處管理直接鏈接到您的產品的圖像、視頻、圖形和文件。 將您的產品信息和數字資產都放在一個中央存儲庫中，營銷團隊可以根據需要輕鬆推出與其產品相關的內容。 它還可以創建更合適的內容，因為沒有文件丟失。 團隊不必花費額外的時間來尋找這些。

借助 Apimio 等產品信息管理工具，您可以自動在正確的時間以正確的格式將您的數字資產發佈到正確的渠道。 您不必強調為用戶前端優化它們，因為系統會為您完成它。

另讀一讀：了解 DAM 和 PIM 系統之間的根本區別

7.沒有自動數據備份

Excel 沒有任何自動數據備份功能。 因此，一旦您開始將產品數據放入您的 Excel 工作表中，您最好準備好手動為其準備備份。 此外，如果出現您忘記備份的情況，那就是數據從窗口中消失，無處可尋。 數據丟失對任何企業來說都是巨大的風險。 導致公開的產品數據不完整，未來數據分析不准確。 這是因為大量數據不會反映在工作表中。

但是，每個 PIM 都具有自動數據備份功能，可以頻繁、自動地進行數據庫備份，並將它們存儲在不同的虛擬位置。 用戶無需擔心數據丟失，因為一切都將是安全可靠的。 您可以在任何給定時間，在他們認為方便的任何位置訪問它。 想想當您自動備份數據時您的團隊將節省的時間和精力。 無需手動操作。 我們喜歡聽！

綜上所述

有了強大的 PIM 系統，公司就應該停止依賴過時的 Excel 電子表格，這些電子表格會創建不准確和不一致的產品數據。 Apimio等工具現已上市，可幫助電子商務公司簡化運營，訪問最高質量的產品數據，同時保證數據的安全性和完整性。