7 個活動預算模板來計劃您的財務

我以前說過，我會再說一遍：我討厭電子表格，我討厭預算。 眾所周知，它們是必要的壞事，所以當我需要預算時，我會依靠像 Wally 這樣的模板和應用程序來幫助計劃我的開支。

如果您是希望簡化預算流程的活動策劃者，您需要一個活動預算模板。 對於負擔不起復雜預算軟件並需要不同解決方案的活動策劃者來說，模板是一個很好的選擇。

我編制了一份包含七個活動預算模板的列表（混合了 Excel 電子表格和可打印選項），這些模板將幫助您計劃大部分（如果不是全部）活動的費用。

如果這些模板都不是您正在尋找的，請不要擔心：我通過快速指南來完善您自己的活動預算模板。

模板按字母順序列出。

Excel 模板

這些模板最適合不僅想計劃活動費用，而且想使用 Excel 電子表格工具可視化這些費用的活動策劃者。 Excel 模板為用戶提供了比可打印預算更大的靈活性，使其成為具有多個移動部件的複雜事件的理想選擇。

• 微軟Office官方模板1
• 微軟Office官方模板2
• Smartsheet 活動預算工作簿和會議計劃工作表
• Tidyform 活動預算和圖表模板

可打印模板

對於喜歡在紙上工作的規劃者，這些模板正是您所需要的。 這些最適合沒有太多活動部件的小型活動，並且可以支付場地、裝飾和工作人員等基本費用。

• FreebieFindingMom 活動預算工作表
• 指南活動預算規劃師
• Template.net 可打印的活動預算模板

建立自己的活動預算模板

雖然這七個模板涵蓋了大部分基礎知識，但它們並未涵蓋所有基礎。 如果這些列出的模板沒有您需要的一切，您可以從頭開始以您喜歡的任何格式構建自己的活動預算模板。

Eventbrite 有一個詳盡的指南，引導您完成設計自己的活動預算的每一步。 我在下面總結了他們的步驟，並通過在創建活動預算時包含有關您應該尋找的其他指針來進一步解壓縮該過程。

第 1 步：確定您的預算是什麼

雖然大多數活動都有類似的費用，例如場地費用或客人註冊系統，但其他費用（例如無人機安全和其他時尚功能）對於每個活動都是獨一無二的。 建立自己的預算的好處是能夠以任何你喜歡的方式組織你的獨特成本。

構建活動預算模板時應考慮哪些費用？

• 場地和裝飾
• 餐飲
• 人員配備
• 事件營銷
• 差旅費
• 視聽設備
• 娛樂
• 雜費

第 2 步：確定您的實際成本

您的預算需要在添加任何額外設施之前確定必要費用的基線，例如場地。 基線由廣泛的類別組成，每個類別都包含單獨的成本。

這裡有一些例子：

地點：

• 房間出租
• 保證金
• 停車處

音視頻：

• 投影儀
• 互聯網/無線網絡
• 揚聲器
• 麥克風
• 相機

餐飲：

• 調酒師
• 服務器
• 食物
• 飲料

營銷：

• 社交媒體營銷軟件
• 印刷材料和設計工作
• 註冊管理軟件

娛樂：

• 音樂家/DJ
• 演講者費用
• 相關的住房和交通費用

各種各樣的：

• 場地裝飾
• 座位
• 額外的活動人員
• 稅費

Eventbrite 建議對您的費用進行顏色編碼，將場地費用標記為紅色，將營銷費用標記為藍色，將差旅費用標記為綠色，等等。 這將幫助您保持財務井井有條，並輕鬆找到您需要的東西。

第 3 步：規劃您的預計收入

一旦你計算了你的開支，就該預測你的收入了。

大多數活動管理軟件可以跟踪門票銷售，而其他軟件則跟踪其他收入來源，例如供應商、贊助商和捐贈收入。 如果這不是您的第一次此類活動，請返回並參考以前的收入總額和電子表格，以幫助您進行估算。

在預測您的收入時，請尋找：

• 每位與會者的成本與獲得的每註冊美元成本
• 與會者成本和每次註冊成本的趨勢（它們是上升還是下降？）
• 活動機會，包括創造新成本同時帶來新收入的新技術（例如：RFID 技術）
• 類似事件及其盈利能力

第 4 步：計劃未知變量

在任何預算中，您都希望為計劃活動時遇到的雜費創建緩衝。 最好是超出預算並留下多餘的資金，而不是在您收到任何收入之前陷入虧損。

有關將成本保持在既定預算內以創建緩衝的提示，請查看 Event Planning Blueprint TV 中的此視頻：

第 5 步：將所有內容放在一起

現在您已經掌握了所需的所有信息，是時候將您的活動預算放在一起了。

對於 Excel 用戶，這裡有一個關於如何創建簡單的電子表格預算的快速教程，您可以將所有數據插入其中：

對於那些喜歡筆和紙的人，請使用上面的模板之一作為靈感，並添加您獨特的、必要的變量和部分，以創建一個全面的、完全定制的預算。

其他活動管理資源

這些模板可能沒有滿足您的需求，而是讓您意識到您需要一個預算軟件系統來幫助計劃您的開支。 查看 Capterra 的預算軟件目錄，並確保使用強大的過濾工具來幫助您準確找到所需的內容。

Capterra 的活動管理博客充滿了資源和指南，可幫助您完成完美的活動。 這裡有一些可以幫助您入門：

• “災難藝術家”的 3 個活動管理課程
• 5 個決定您的活動投資回報率的指標
• 預算活動的免費或負擔得起的活動計劃模板
• 4 個活動移動應用程序可提高與會者參與度