給企業家的 6 個生產力和時間管理技巧

您知道成功企業家和企業主的最大特質嗎？

他們在同時處理多項任務和完成工作的同時，嚴格地保護自己的時間並專注於自己的目標。

但是，經營企業意味著您無法完全擺脫日常管理和重複性任務。 再加上持續不斷的電話、社群媒體更新和智慧型手機通知，實現最高生產力感覺就像一個遙遠的夢想。

但這並非不可能。

在本文中，我們將與忙碌的企業家分享實用且可實現的時間管理技巧，幫助您專注於最優先的任務，而不會失去對日常營運的控制。

時間管理技能對中小企業主的重要性

作為中小型企業 (SMB) 所有者，您身兼數職。 您可能是執行長、行銷總監、客戶服務代表——這樣的角色不勝枚舉。

新創公司老闆平均每週工作50 至 70 小時，這並不奇怪。

長時間工作通常是早期創業的一部分，但重要的是要認識到你的體力和腦力都是有限的。 而且，日常消防可能感覺像是工作，但它只會耗盡您的精力並分散您對最關鍵策略任務的注意力。

它是不可持續的，會導致倦怠，並破壞你的工作與生活的平衡。

這就是為什麼您必須優先考慮您的需求，以便您可以花時間「處理」您的業務，提供策略方向，創造更好的客戶體驗，並找到有效的方法來委派、自動化或消除其餘任務，以確保您的業務運作流暢。

忙碌企業家的實務時間管理技巧

如果不衡量，就無法改進。 在利用任何時間管理策略之前，您必須仔細檢查您的日常生活並找出您的時間都花在哪裡了。

您可以使用時間追蹤應用程式或簡單地在一天結束時在電子表格中列出您所做的所有事情來做到這一點。 一週的數據應該足以顯示您的趨勢並幫助您確定需要改進的領域。

一旦您有了這些見解，您就可以使用以下技術來優化您的生產力。

1. 使用艾森豪威爾矩陣來決定任務的優先級

艾森豪威爾矩陣是最受歡迎的工具之一，用於有效地確定任務優先順序和管理時間。

這是它的工作原理。

將所有任務組織成四個像限。

緊急且重要

這些是需要您立即關注的最關鍵的業務任務 - 關鍵的客戶問題、限時銷售活動或專案截止日期。 將它們優先於其他一切。

重要但不緊急

這些重要任務通常有助於企業的長期健康發展——年度規劃會議、學習新技能以及投資更好的軟體。 最好將它們安排在適當的時間，而不是無限期地推遲。

緊急但不重要

這些是操作性和低技能管理任務，對您的日常操作至關重要，但可以輕鬆委派。

不緊急也不重要

這些都是時間殺手，例如滾動社交媒體、無用的會議或等級制度，你應該從生活中消除它們。

下次在工作日開始時建立待辦事項清單時，請透過此矩陣運行它，以確保您優先考慮最重要的任務，並委派、安排或消除其餘任務。

2. 使用番茄工作法消除乾擾

我們無法完全脫離社群媒體、電子郵件或工作場所互動。 但我們可以組織這些幹擾，以確保它們不會影響我們的生產力。

這就是番茄工作法如此有效的地方。

番茄工作法是一種時間管理策略，它將工作分解為幾個集中的時間間隔，中間間隔短暫的休息。

它由以下部分組成：

• 間隔：每個工作週期稱為番茄鐘，通常持續 25 分鐘。
• 休息：每個番茄鐘後有短暫的休息（通常為 5 分鐘）。
• 組數：四個番茄鐘後，有 20-30 分鐘的較長休息時間。

利用休息時間放鬆、瀏覽社交媒體或做任何通常會分散您工作注意力的事情。 但在工作期間保持全神貫注。

這裡沒有硬性規定。 您可以更改間隔和休息的持續時間，以適應最適合您的情況。

3.利用自動化釋放時間

自動化業務流程和工作流程是釋放您的時間並提高工作效率的最佳方法之一。 這就是像 Act! 這樣的客戶關係管理 (CRM) 工具的用武之地！ 可以成為適合您企業的強大時間管理軟體。

您可以使用 CRM 來自動化電子郵件行銷、潛在客戶開發和客戶管理工作流程。 無需手動將客戶資訊輸入到不同的電子表格中並每天花費數小時搜尋正確的數據，而是使用 Act! 在客戶資訊儀表板中組織所有內容。

它為您提供富有洞察力的信息，並確保您花更多時間根據客戶洞察做出業務決策，而不是管理電子表格。

4.透過非同步通訊最大限度地減少會議

會議每年造成超過370 億美元的生產力損失。

更糟的是？ 55% 的專業人士認為大多數會議可以透過電子郵件舉行。

簡單的解決方案？ 使用電子郵件、螢幕錄製、語音訊息和專案管理工具等非同步通訊工具可以更有效地協作並節省時間。 僅在沒有更好的選擇時才安排會議。

5. 為您的團隊創建知識來源

您是企業主，因此您自然最了解您的企業以及您希望員工如何為您經營企業。

為什麼不將這些資訊轉化為知識來源，其中包含視訊錄影、文章、指南和標準作業程序 (SOP)，您的員工可以在每次需要指導時使用？ 隨著時間的推移，這可以為您節省數千個小時，並減少團隊對您的依賴。

6.學會（常）說不

對任何與你的目標或願景不符的事情說不是每個企業主都需要的超能力。

史蒂夫·喬布斯在蘋果公司就因這樣做而聞名。 但它也適用於小型企業，因為您的團隊、投資者或業務合作夥伴有時會試圖讓您從事不值得您花時間的任務。

學會多說“不”，而不是多說“是”，這樣你就會比你的競爭對手更有效率。

養成日常習慣和慣例以完成更多工作

最終，作為一名企業家，你的生產力取決於創造高效的日常工作來推動你的一天。

規律的生活意味著更少的不確定性、幹擾和意外。 因此，您能夠專注於長期目標並花更多時間「致力於」您的業務。

當然，您仍然需要不時深入研究操作方面的內容。

但這就是確定優先事項、委派任務以及最重要的是自動化任務將幫助您進行有效的時間管理的地方。

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