有效董事會溝通的 6 個關鍵

已發表: 2022-10-12

組織內有效的董事會溝通可能意味著超出股東期望和未能實現既定目標之間的區別。不幸的是，大多數公司董事會和管理團隊未能對業務成果產生積極影響

全球管理諮詢公司麥肯錫公司最近的研究報告稱，64% 的董事會對公司的長期價值創造的影響較低或低於平均水平。

究竟是什麼原因導致董事會或管理團隊效率低下？有缺陷的戰略和將錯誤的人置於管理職位是兩個主要原因。缺乏清晰及時的董事會溝通是導致董事會效率低下的另一個主要原因。

Facebook 最近的一個例子證明了有效董事會溝通的強大力量。據 Facebook 首席運營官 Sheryl Sandberg 稱，首席執行官馬克扎克伯格最近通過實施兩種基本的溝通策略來提高 Facebook 會議的效率：

1) 提前將材料發送給與會人員；2) 在每次會議開始時設定目標。

對於改善董事會的溝通，還有哪些其他建議？看看這六個建議：

1. 制定和溝通明確的董事會溝通策略

確保公司董事會長期成功的最佳方式是製定強有力的戰略，然後將該戰略傳達給所有董事會成員。

從一開始就制定明確的戰略，為董事會提供可遵循的路線圖。確保所有董事會成員意見一致對於成功至關重要。

在構建董事會時，雖然傳達目標很重要，但清楚地傳達當前的障礙和過去解決這些問題的嘗試也同樣重要。這使董事會能夠避免遵循過時的失敗策略。

有效的董事會通常會提出新的戰略來應對其面臨的任何挑戰，然後確保參與其中的每個人都了解該戰略以及對他們的期望。

定義和溝通每個董事會成員的角色是製定董事會戰略向前發展的重要組成部分。一個有效的董事會需要一個強有力的領導者，通常是首席執行官或首席運營官，以確保董事會擁有他們獲得成功機會所需的一切。

董事會還包含其他角色，包括首席財務官 (CFO)、秘書以及可能屬於上述職位領導的任何其他下屬。

傳達每個董事會成員的角色。例如，首席財務官處理公司的大部分財務事務，並且對特定戰略的財務可行性有著非凡的了解。

但是，首席執行官是項目是否進行的最終決策者。秘書保留所有會議記錄並維護公司的文件和記錄，以確保董事會在製定新戰略或做出重要決策時可以訪問所需的信息。

因此，確保所有董事會成員都了解對他們的期望可以防止對誰負責特定任務的誤解。

建立董事會或管理團隊並不僅限於首席執行官或首席運營官為每個職位任命最合格的個人。他們還必須確保每個人都能與董事會中的其他人有效地合作，並進行有力而簡潔的溝通。

最有效的董事會是在董事會成員之間相互尊重和公開交流的氛圍下運作的。這意味著董事會中的個人尊重其他董事會成員的意見，並接受首席執行官或首席運營官做出的最終決定。

CEO 和首席運營官還應該尋找工作風格（包括他們的溝通風格）相輔相成的人。

良好合作的能力可以大大提高董事會的整體凝聚力，甚至有助於取得更大的成功，因為一個統一的董事會往往比一個充滿內訌、優柔寡斷和缺乏清晰溝通的董事會所取得的成就要多得多。

最終，溝通渠道本身決定或破壞董事會或管理團隊的效率，特別是對於團隊成員經常遠離董事會的董事會。

如果沒有強有力的溝通方法，公司的戰略往往會化為一系列錯失的機會和失誤。

使用 TextMagic 等在線協作工具是防止此類溝通障礙的一種方法。根據 Loomion AG 的案例研究，短信解決方案確保了董事會成員之間更好的董事會溝通，從而更好地管理董事會的整體戰略。

最優秀的 CEO 和董事會成員會互相提問，尤其是在討論過程中出現混亂時。但有時，首席執行官或其他董事會成員會猶豫提出可能有助於澄清情況的重要問題，從而可能導致溝通危機。

提出問題的 CEO 和管理團隊負責人給人以大膽和專業的印象，這反過來又鼓勵其他人也這樣做。除了讓每個人更快地跟上進度之外，提出問題還有助於在計劃或策略變得太大之前發現它們的任何缺陷。

當董事會開會時，董事會在當前戰略中實施的任何變更都需要適當的文檔和分發。不這樣做通常會導致混亂，因為每個人都爭先恐後地達成一致。

責任矩陣和變更日誌等工具可以幫助跟踪會議期間或通過文本等其他通信方式討論的任何變更。

此外，正確記錄戰略變化可以更輕鬆地將這些變化傳達給公司的員工。大多數情況下，公司員工不知道在董事會門後進行的任何討論。

跟上討論的變化並將這些變化傳達給員工可以讓公司作為一個更具凝聚力的整體工作。

董事會經常發現擁有可行的解決方案以確保其各個團隊成員之間的無縫董事會溝通非常重要。在董事會成員之間溝通任何變化的靈活可靠的方式，無論是在辦公室還是在辦公室，都有助於確保董事會在執行其戰略時取得更大的成功。

由於當今市場的流動性，有效的董事會具有通過使用有效的溝通策略和方法快速適應和保持最新的能力。