5個時間管理技巧可幫助您的團隊擺脫多任務陷阱
已發表: 2022-10-07
在內心深處，每個人都知道多任務處理是一個陷阱。 這不是最終的生產力黑客，而是您將注意力從一項任務快速轉移到另一項任務並來迴轉移。 當你真正放慢速度時，感覺就像你完成了很多工作。 任務之間的這種快速上下文切換會影響結果，研究表明多任務處理將生產時間減少了 40%！
即使知道一心多用會扼殺你的注意力，但這樣做也很誘人——如果你在家工作、在項目截止日期前落後或為產品發布做準備時，可能更是如此。 不久之後，你最終會得到低於標準的結果、壓力大的員工和生產力損失。
那麼，您的團隊如何才能擺脫多任務陷阱呢？ 答案：更好的時間管理。
為什麼時間管理很重要？
僅僅因為時間有限，而工作卻沒有。 在當今競爭激烈的世界中，現在就完成工作的壓力是無情的，障礙很多，而我們一天只有這麼多小時。 無論您是 CEO、經理，甚至是個人貢獻者，知道如何更好地管理您的時間都是一項可以帶來豐厚回報的寶貴技能。
事實是，我們可以整天談論為什麼時間管理很重要。 相反，這裡有五個嚴峻的統計數據來說明為什麼它是一個小時的需要：
- 會議：經理每週在會議上最多花費 12 小時； 員工每週花大約 9 小時準備和參加會議 ( AskCody )
- 電子郵件：信息工作者每天平均花費 3-4 小時檢查電子郵件 ( Adobe )
- 分心：平均而言，我們在分心後需要大約 25 分鐘才能返回任務（蓋洛普）
- 打斷： 71% 的員工表示他們在工作時經常被打斷，只有 29% 的員工表示他們可以在工作時屏蔽其他一切（福布斯）
- 生產力：我們只花費了 60% 或更少的工作時間（ Atlassian ）
時間管理策略可以幫助您的團隊每天更有效地工作，跨越多任務陷阱。 這不僅可以提高生產力，還可以減少與工作相關的壓力和焦慮。
如何改善團隊的時間管理
改善團隊的時間管理包括將新習慣融入員工的日常生活中，同時忘掉一大堆壞習慣——個人和組織。 採用正確的工具進行時間和項目管理是一個好的開始。 鼓勵您的員工創建待辦事項並確定任務的優先級，為專注的工作留出時間塊，實施無會議日，限制分心，調整自己的節奏等也是如此。但是，像大多數習慣一樣，磨練一個人的時間管理技能需要，好吧，時間和精力。 所有雙關語。
以下是現在與您的團隊分享的 5 個有效的時間管理技巧：
- 組織和優先排序，每一天
- 關閉你的收件箱，不認真
- 讓你的日曆開始工作
- 預定簡短的會議，讓他們保持專注
- 盡可能離線工作
組織和優先排序，每一天
首先讓您的員工列出他們今天需要完成的工作。 將該列表分解為任務級別，並評估需要首先解決哪些工作（以及可以等待哪些工作）。 將此作為您的團隊如何花費時間和注意力的指南。
設定明確和誠實的截止日期來完成每項任務。 對你的時間表要有野心，但不要不合理——那隻是在要求精神壓力。 最後但並非最不重要的一點是，讓每個團隊成員親自將完成的任務從列表中劃掉，以在整個工作日保持積極性。
讓組織和優先安排工作成為您一天開始或一天結束的日常工作的一部分，這樣您就可以評估您的團隊每天完成的工作，並將未完成的工作轉移到第二天的待辦事項列表中。 最後，不要猶豫，根據新信息和不斷變化的業務需求重新確定待辦事項的優先級。
專業提示： Flock 的共享待辦事項工具可幫助您的團隊在一個列表中管理所有待辦事項，確定任何人都可以隨時查看和更改的角色和截止日期。
關閉你的收件箱——不，認真的
生活中很少有事情會像討厭的“你有郵件”警報通知那樣使我們的注意力脫軌，這會激發人類檢查電子郵件的幾乎是巴甫洛夫式的反射。 還記得這五個嚴峻的統計數據嗎？ 我們每天檢查電子郵件的時間比工作上的時間還多，每次中斷都會消耗我們近半個小時的注意力。 事實上，電子郵件可以等待，尤其是當您專注於一項任務時。 它被設計為異步的，使用團隊聊天、電話或視頻通話進行實時對話可以更好地為您服務。
在一天中留出特定的時間段來檢查和回復電子郵件。 應用大衛艾倫的兩分鐘規則：如果一封電子郵件可以在兩分鐘內得到答复，請立即回复，而不是將其擱置一旁。 保持收件箱井井有條，以便更好地跟踪任務和待處理的跟進，並減少在電子郵件上花費的時間。 完成後關閉郵件客戶端，並抵制立即響應新電子郵件警報的誘惑。 如果這太具有挑戰性，請考慮在您工作時關閉推送通知並讓您的手機靜音。
讓你的日曆開始工作
使用您的日曆來預訂時間，而不僅僅是會議。 在您的日曆上安排 30-60 分鐘的時間段來劃分您的工作日，並確保您有時間處理優先任務。 這可以讓隊友知道您何時忙碌，從而顯著減少專注工作期間的干擾。 注意不要過度使用——否則他們會覺得你一直沒空。
Google 日曆等現代日曆服務可跨設備運行，因此即使您在移動中也可以安排時間，並且它會自動同步到您的工作站。 將 Google 日曆集成到 Flock 中，以便在一個地方查看您的所有活動，並直接從共享聊天或頻道安排新活動。 另一個被低估但強大的功能是能夠為個人和工作約會創建重疊日曆，這樣您就不會重複預訂自己。 如有可能，安排背靠背的會議，這樣您就可以在一天的剩餘時間裡不受干擾地工作。
預定簡短的會議，讓他們保持專注
優先考慮你同事的時間。 長時間的偏離主題的會議對所有參與者來說都是一種浪費，每個人都落後於各自的待辦事項。 請記住，可以通過電子郵件或 Flock 等聊天工具異步進行切題對話和其他旁白。 安排會議時，預定的時間比您認為的要少。 額外的會議時間鼓勵參與者擴展事情。 相反，創造一種緊迫感可以幫助每個人保持重點。 那個一小時的會議？ 剃掉 15 分鐘，看看情況如何。 好的？ 擠到30分鐘！ 更少的會議時間等於更多的時間來完成你的任務。
盡可能離線工作
電話、電子郵件提醒、聊天消息、社交提及和應用程序通知——我們在一個無休止、持續分心的世界中工作。 即使是最小的中斷，經常重複，也會花費您大量的生產時間。 這就是為什麼離線工作是減少干擾並將注意力集中在優先任務上的好方法。
鼓勵您的團隊相互交流“電子可用”時間，如果在離線時間出現緊急情況，請他們打電話或發短信。 還鼓勵定期使用 Flock 的“請勿打擾”功能，該功能會在用戶不可用時進行標記，並給出他們何時返回的時間框架。 這讓團隊中的每個人都知道他們什麼時候可以期待同事的快速、實時響應，什麼時候不應該。