为什么需要创造性的工作流程

我们都去过那里。 我们完成了一个项目的一部分并将其发送到链上以供下一个在线审查。 他们和他们的上级一起，发现错误的事情多于正确的事情，并且会带来大量的变更请求。

这个恐怖故事本身就够棘手了。 无论我们多么专业和经验丰富，将我们的工作撕成碎片仍然很困难。 如果这个反馈循环永无止境，那就更难了——当一切都不够好，没有人给出最终的签字，这是一个无休止的修改循环。

也许更可怕的是类似的场景：你、你的老板和团队对项目的方向感到兴奋，并准备将其推向世界——但在最后时刻，你了解到来自一个完全不同但仍然重要的人部门需要在上面签字。 当然，他们想改变整个事情。 你傻眼了。

这些情况中的任何一种都发生在你身上吗？ 我真的希望不会。 但现实情况是，您可能会在创意或营销职业的某个时刻体验到它们。 如今，我们的厨房里有许多众所周知的厨师。 每个人都有自己的观点并希望分享，而且他们并不总是有条不紊地决定何时何地提供反馈。

这就是建立创意工作流程可以派上用场的地方。

基本原则

在我进入细节之前，让我列出一些想法：

首先，这里没有放之四海而皆准的补救措施。 每个组织和团队都是不同的。

其次，尽管你尽了最大努力来制定流程并获得所有相关人员的认可，但事情（和人）还是会失控。 他们会篡夺这个过程，跳上链条，或者在后期权衡反馈。

您不能指望创意工作流程是完美的并且被完美地使用。 但是拥有一个基础框架至少是一个起点。

什么是创意工作流程？

最基本的创意工作流程是您的组织或团队生成、批准和签署事物的过程。 它涉及确定组织内谁负责什么以及何时负责。 它是一份显示层次结构和/或运动流程的文档，从概念到修订再到定稿。 “创意工作流程”也可以称为“创意操作”或“工作流程管理”。 它可以应用于数字或印刷媒体，也可以应用于艺术或文字。

为什么需要创造性的工作流程？

简短的回答是节省时间、金钱和麻烦。

我在开头描述的那些假设场景会带来挫败感和大量额外工作。 充其量，您最终会遇到像我所描述的那样的场景——过多的输入和编辑需要费力地找出谁的评论覆盖了其余的评论。 在最坏的情况下，它会使您和您的项目陷入瘫痪，并阻止您发布。

我来自平面新闻背景。 在那个领域，没有按时按时完成会产生真正的后果。 我一直在努力在截止日期前将我们的杂志送到印刷厂。 我们已经就我们的文件的到达日期达成一致——在媒体上预定的时间是专门为我们预留的。 我们的材料必须及时到达。 如果我们错过了约会，其他人会跳到前面并在我们之前上新闻。 当然，我们可以选择向打印机支付加急费，我们有时会这样做——但预算不允许每个月都这样做。 除了错过印刷截止日期外，还有其他后果，比如让读者抱怨 8 月份收到 6 月份的杂志，或者因为时间敏感的广告投放太晚以至于没有实际意义而让广告商失望。

的确，在当今的数字网络世界中，很容易错过截止日期但仍然可以。 云技术使我们几乎可以随时随地更新我们的网站和广告。 但是仍然会有后果——比如有人不得不加班并进行这些更新。 筛选看似无穷无尽的编辑，试图调和哪些属于谁，哪些是最重要的，这真是令人抓狂。 正是这种东西让创意部门想要拔掉他们的头发——或者退出。

我并不是说工作流管理过程将解决所有这些问题，但它肯定可以帮助简化您的操作并为所有相关人员设定期望。 这是一个重要的开始。

您什么时候需要创意工作流程？

至少，我建议您为网站重新设计、新产品推出和活动等大型项目建立一个工作流系统。 但是，如果您还可以为较小的输出（例如给客户的电子邮件和社交媒体帖子）创建一个迷你流程，那么您将获得更大的权力。

就像规划编辑日历一样，拥有清晰的工作流程可以帮助您调整并按时完成。 该蓝图可以帮助您专注于任务，并降低人们在做同一件事时互相绊倒的风险。 如果做得好，它还可以帮助您保持对一段内容的不同版本的控制。 所有这些效率都可以帮助您的团队节省时间——甚至可能是金钱。

如何为您的组织设置创意工作流程

我是实践学习的粉丝，所以现在让我们逐步完成一个练习。 拿起便笺簿和笔，让我们开始为您的组织勾勒出创意工作流程的各个部分。

• 第一步：概述您的团队层次结构
  您团队中的哪些人需要审核？ 谁有最终的最终签核？ 是否有其他团队或团队成员需要插话？ 这些都是需要识别的重要细节。 写下应该权衡的关键人物和团队的名字。在最终审阅者旁边放一颗星。 请注意，这确实需要一个人。 不允许委员会批准。 只会让你更头疼。
• 第二步：准确评估贵组织的个性
  这有点主观。 但是，您的团队如何运作？ 真的吗？

事实上，每个人和团队的运作方式都不同。 要建立一个真正有效的工作流程，您需要仔细研究您的团队的自然运作方式，然后遵循该模型。 您想要为圆钉构建一个圆孔，而不是引入其他根本不起作用的几何形状。 您希望确保这个新的操作层能够很好地流动和适应——因此被使用。

所以，想想你的团队。 你是由一群个人贡献者和内向者组成的吗？ 或者您的团队是否协作并且热衷于面对面互动？ 做那些笔记。

• 第三步：确定审核地点——以及方式和时间
  退后一步，看看您发现了什么。 您认为您的团队会通过面对面会议或个人任务分配做得更好吗？ 老实说——重要的不是你想要什么，而是什么对团队最好。 例如，如果你们都是内向的人，您可能不想亲自计划一次全员团队审查，以便人们可以分享他们的意见 – 以免您最终会遇到一屋子面无表情、沉默寡言的人稍后将他们的想法通过电子邮件发送给您。 ......同样，如果你的团队更加亲力亲为和协作 - 除非他们在一个房间里，有人立即要求他们提供反馈，否则他们不会完成任何事情 - 那么最好不要发送电子邮件询问他们在自己的时间进行审查。 因为，让我们面对现实：它不会发生。写下收集反馈的最佳方式，例如通过电子邮件或全体会议。

此外，确定您将使用的工具。 例如，您是否更喜欢以数字方式记录笔记，例如通过在 Dropbox 或 SharePoint 等服务上共享的文件？ 或者您的审稿人会通过电子邮件发送他们的反馈吗？ 他们是否应该将其打印出来并“红线”您的工作，然后将文件放在您的办公桌上？ 如果您亲自开会，谁负责将所有反馈记录到白板或记事本上？

此外，确认审核的截止时间和日期。 阐明“营业结束”或“一天结束”的意思； 例如，是下午 6 点还是午夜？

另一个关键决定：每个人可以提供的评论数量是否有限制？

我无法为您回答所有这些问题。 但是，我想提出它们，以便您可以评估需要定义的内容。 详细和具体地表达您的期望很重要。

整合在一起：创建您的工作流程

一旦您掌握了所有这些部分，就可以整合您的工作流程了。

从铅笔或白板开始，因为事情很可能会改变。 开始确定各个部分：谁创建了内容，谁负责初步审查以及在什么日期进行修改，谁在何时进行修改，谁在二次审查团队中，谁进行最终更改，以及谁是您的最终审查人员-最终签核人。

创建喜欢的草稿后，将其放入流程图中。 您可以使用 Visio 或 PowerPoint 等可视化工具来说明流程和层次结构，甚至可以在 Word 中制作基本列表。

获得团队买断

恭喜！ 你一切顺利。 但是在您推出并开始使用它之前还有一个步骤：您需要与您的团队共享工作流程，以确保他们理解并同意条款和流程。 征求他们的反馈（具有讽刺意味，对吧？）并根据需要进行调整。 你可以跳过这一步，但是，如果你这样做，你的辛勤工作很可能会被闲置和忽略。 正如我们所指出的，人们喜欢权衡。

奖金提示

• 限制评估的次数，这样您就不会无休止地审查和修改。 没有人喜欢感觉自己像一只轮子上的仓鼠！ 尝试将其限制在两轮修订 - 最多三轮。
• 为修订后的文件建立命名约定，以避免混淆和工作重写。 例如，附加带有简单名称（如“v1”或日期）以及审阅者姓名首字母的文件。
• 如果你真的想变得花哨，你可以把你的工作流程变成日历项目和提醒。

我不能保证创造性的工作流程会解决最后一刻的编辑并减轻您所有的修改压力，但它至少应该围绕流程设置一些顺序和界限。

我很想听听您的意见：您如何处理多轮修订？