什么是项目风险管理? 这是您需要知道的一切
已发表: 2022-05-07在本项目风险管理专家指南中,了解如何降低风险并确保项目成功。
每当我们开始(或考虑开始)新事物时,我们都倾向于寻找失败的可能性。 这种情况也适用于项目经理。
项目可能是冒险的尝试,如果管理不当,它们很快就会脱轨。 如果没有适当的风险管理,项目可能会出现时间或成本超支,从而导致错过最后期限、超出预算的费用,并最终失败。
如果您是项目经理,应对风险的最佳方法是提前做好准备并实施风险管理策略以减轻风险。 这就是为什么今天, “管理项目风险的能力”是雇主在招聘项目经理时所寻求的一项基本技能。
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在本指南中,我们解释了您需要了解的有关项目风险管理的所有信息。 深入研究并学习如何降低风险以使您的项目保持在正轨! 但首先,让我们了解项目风险的本质。
什么是项目风险?
项目风险是任何可能对项目的成功完成产生负面影响的潜在问题。 风险可能来自内部或外部因素。 例如,一个关键供应商倒闭,一个关键团队成员离开您的组织——两者都属于项目风险。
什么是项目风险管理?
项目风险管理是识别、评估和应对可能影响项目目标和进度的意外风险的过程。
简而言之,项目风险管理是一个旨在降低已经发生、正在发生或将来可能发生的项目风险的过程。 它侧重于通过识别风险的根本原因并将其影响最小化(如果不能完全消除它们)来降低风险。
为什么需要项目风险管理?
作为项目经理,识别和评估风险是您工作的重要组成部分。 它有助于优先考虑您的项目管理工作。 如果风险评估表明特定威胁的影响将是严重的,您应该提前采取必要的措施来避免或减轻该威胁。
对于任何一个项目,都有很多风险需要考虑,但影响最大的是项目进度、成本、质量、技术和资源。
计划风险 | 项目可能无法按时完成。 |
成本风险 | 项目总成本超过预算的可能性。 |
质量风险 | 项目质量不符合规定标准的可能性。 |
技术风险 | 所选项目技术无法按要求执行的可能性。 |
资源风险 | 团队成员可能没有足够的时间或技能来完成项目。 |
项目管理风险的常见类型(附示例)
让我们来看看您可能遇到的一些最常见的项目风险类型。 我们还添加了示例来更好地解释风险。
- 个别项目风险:这些是个别风险事件,如果发生,会影响项目的质量、成本、时间和/或范围。 示例包括没有足够的工作资源以及在旺季期间不得不处理病假或员工休假。
- 项目整体风险:这些风险是指不确定性对整个项目的影响。 总体项目风险包括单个风险加上所有其他项目不确定性来源的总和。 这种不确定性的例子包括自然灾害、战争和政府政策的变化。
- 可变性风险:这些风险与需求、供应、质量、价格等方面的波动或不准确有关,可能会影响项目结果。 例子包括改变原材料价格和改变关键产品组件的供应商。
- 歧义风险:这些风险源于项目要求缺乏明确性,可能导致误解或错误。 示例包括从客户那里收集的不准确的需求以及团队成员对项目范围的不同解释。
管理项目风险的 5 个步骤
风险是任何项目的固有部分。 虽然不可能消除所有风险,但确实可以通过管理它们来限制它们的影响。 以下步骤将帮助您有效地降低和控制所有潜在的项目风险。
1. 识别潜在风险
第一步是识别所有可能影响项目时间表或目标的潜在风险。 它包括仔细分析整个项目计划并确定可能出现的任何潜在问题。
完成此步骤的一种方法是与您的项目团队和利益相关者安排头脑风暴会议。 一旦确定了风险,请将它们放入风险登记册中。 这将帮助您跟踪所有风险及其详细信息,例如持续时间、影响、优先级和状态。
2. 分析已识别的风险
识别风险后,开始分析它们以了解它们如何以及在多大程度上影响您的项目。 专注于定量和定性风险分析。 定量风险分析为风险概率分配一个数值,而定性风险分析用于识别和评估无法量化的风险。 两者都有助于识别需要您立即关注的风险。
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在评估风险时,考虑三个关键因素:风险概率(风险事件发生的可能性)、风险影响(风险事件发生的后果)和风险脆弱性(风险事件可以控制的程度)。 这些将帮助您了解整体项目风险水平并相应地计划缓解措施。
3.制定应对计划
现在您对潜在的项目风险有了更好的了解,是时候制定应对计划了。 响应计划应包括您将如何处理已识别的每个高优先级风险。 该计划还应该是可实现的、实用的,并且可以根据您的项目的特定需求量身定制。
转移、缓解、避免和接受是应对风险的四种不同方式。 根据您的风险承受能力,制定应对计划以转移、减轻、避免或接受潜在的项目风险。
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4. 实施应对计划
制定响应计划后,就该实施了。 这将需要团队成员和利益相关者之间的密切协调。 确保参与项目的每个人都意识到风险,并知道他们需要做些什么来减轻风险。
为了有效地执行计划,指定一个人负责每个步骤,这样就可以保持连续性并且不会造成混乱。 随着项目的进展,密切关注风险并根据需要更改响应计划。
5. 监控和评估风险
风险管理不是一次性的活动; 这是一个持续的过程,应该定期重新审视。 这就是为什么您永远不应该停止监控和评估项目风险的原因。 持续监控将使您能够跟踪缓解措施的进度,确保它们有效,并在需要时进行必要的调整。
成功项目风险管理的技巧
在确保项目成功方面,以下是一些需要遵循的风险管理技巧:
- 清楚地了解您的项目所涉及的风险。 这样做将使您能够制定一个独特的项目需求缓解计划。
- 将管理每个风险的责任分配给项目团队成员。 这将有助于确保每个风险都得到适当的管理和监控。
- 制定管理每个已识别风险的计划。 这将帮助您的项目保持正轨并避免任何潜在问题。
- 在整个项目生命周期中监控风险,并根据需要调整您的响应计划。 这可能是成功的项目成果和不成功的项目成果之间的区别。
- 如果风险事件确实发生,请准备好采取行动。 通过制定计划,您可以快速有效地处理出现的任何问题。
项目成功取决于适时的风险管理
请记住,精心构思的风险管理计划将引导您的项目取得成功。
及时的风险管理通过在潜在风险成为实际问题之前识别和减轻潜在风险来帮助项目取得成功。 通过采取主动的风险管理方法,您可以避免可能导致项目失败的常见陷阱和代价高昂的延误。 重新审视整个项目生命周期的风险管理流程,让您的项目大获成功。 干杯!
想了解更多关于项目风险管理的信息? 查看这些相关资源:
- 成功执行项目的 4 种风险管理策略
- 如何管理风险:项目经理指南
- 如何为您的项目制定有效的风险管理计划
- 项目管理的未来是混合的
调查方法
Capterra 的工作场所情商调查于 2021 年 12 月在 528 名在中小型企业管理项目的美国专业人士中进行。 对受访者的就业状况(全职)、企业规模(2 至 500 名员工)和参与项目管理(极度参与)进行了筛选。
Capterra 的项目管理用户调查于 2021 年 3 月在 422 名美国项目经理中进行,其中 367 名是项目管理软件用户。 合格的受访者是决策者或在其组织中参与了日常项目管理。 我们对问题的措辞是为了确保每个受访者都完全理解手头的含义和主题。