什么是“未结发票”？

“未结发票”和“已结发票”发票是商业和会计中经常使用的术语。

但它们到底是什么？ 为什么它们很重要？ 有哪些类型的未结发票？

影响发票状态的因素有很多。 让我们解释一下不同点以及您如何影响它们。

打开发票定义

未结发票（也称为未结发票）只是卖方/供应商已开具但买方/客户尚未支付（或全额支付）的发票。

一旦发票被完全处理和支付，发票就被视为已关闭发票。

由于多种原因，发票的支付可能会保持开放状态，有些是好的，有些是坏的。 我们将在下面进一步讨论其中的一些。

但首先，让我们仔细看看发票。

什么是发票？

在最基本的层面上，发票（有时称为账单或标签）是详细说明所售服务或产品的成本和付款条款的文件。

它由卖方/服务/提供者发送给买方/服务用户，并列出双方的信息。 它还规定了付款的时间和地点。 这些是付款条件。

“发票”这个词本身最初来自 16 世纪中叶。 ' Invoy '，来自法语单词' envoyer '，用来表示'发送'。

在现代英语中，发票在技术上是卖方的“销售发票”和买方的“买方发票”。

为什么发票很重要

发票不仅可以详细说明购买情况并让交易顺利进行，还可以提供用于纳税或解决商业纠纷的详细信息。

监控您的发票是您（或您的会计部门）应收账款工作的很大一部分。

一个组织不良的发票流程将对您的现金流产生负面影响，并让您容易遗漏未清发票。

如何开具发票也很重要。

例如，发送合并发票可以帮助您简化客户会计部门的工作。 这最终可以促进客户忠诚度和准时付款。

通过自动化改进发票处理流程

发票处理涉及多个步骤，包括审批流程、付款、催款（在未结发票上发送提醒）和贷项通知单发票（表示对发票价值所做更改的通知单）。

通过自动化其中的许多步骤，您可以为自己（或您的应付账款部门）节省大量工作。

未结发票的 5 个原因

公司可能有未结发票的原因有很多。 以下是最常见的五个。

1. 部分付款

发票的部分支付可能是有意或无意的。

例如，许多公司从事的项目不要求为服务或订单单次付款。

相反，他们要求提前支付部分款项，并在项目完成后支付剩余部分。

发生这种交易的原因有很多。 当一家公司的服务在很长一段时间内提供时，这一点尤其有价值——两家公司都会意识到，如果所有付款都在工作完成之前，激励措施就会被取消。

也可能是因为项目的最终总价值在合作初期可能难以估计，或者后期提供的精确服务取决于早期的表现。

2.发票上的错误

您的发票上的某些信息可能存在问题，例如发票编号、行项目、银行详细信息，甚至列出的日期等。

在大多数情况下，您客户的会计部门只会将错误通知您，然后您可以更正并返回。

在许多情况下，这会导致付款延迟。

3. 有争议的协议

在其他情况下，可能会出现未结发票，因为客户对所提供的服务不满意，甚至对保留业务协议提出异议。

在这种情况下，会计部门可能已被指示只支付总金额。 或者，企业之间可能存在沟通不畅，销售人员承诺对最终余额进行折扣。

在某些情况下，供应商可能已经预期并同意账单上的欠款。 在其他情况下，他们可能需要采取措施解决争端。

4.会计部门处理时间

每个公司都不一样。 与您合作的企业的会计部门可能需要比其他部门更长的时间来处理和转移资金。

这可能会使您的未结发票时间比您预期的要长。 作为供应商，处理此问题的唯一真正方法是联系您的客户并跟踪您的发票。

催款或自动催款是跟踪应付账款的一种方法。 您还可以要求客户在您的未结发票变为已结发票时通知您。

5. 付款处理时间

与直接用现金付款不同，以电子方式交付购买付款需要时间。

每次付款需要多长时间取决于付款处理提供商和支付的金额。

在大多数情况下，银行转账是即时的。

但是，银行可能会延迟某些交易，尤其是对于该公司而言，这些交易的金额很大或相对不寻常。 这只是银行尽职调查的一部分，无需惊慌。

如果是国际支付，处理支付所需的时间也会增加。

结论

未结发票比您想象的更常见。

发票本身在技术上始终是未结发票或已结发票。 您甚至可以有意将未结发票分配给客户的帐户，以提供付款灵活性并在竞争中获得优势。

但是，实际上，未结发票通常是付款流程或部分付款协议出现问题的结果。

它们的出现可能有多种原因，包括错误、争议或支付处理问题。

改进发票处理最佳实践是减少不需要的未结发票可能性的一种方法，自动化也是如此。

通过掌握对未结发票的控制，您可以改善企业的现金流。 从长远来看，这为您的业务的成功和发展奠定了基础。