企业协作：要实施的系统和要使用的工具

未回复的消息和电子邮件。 迫在眉睫的最后期限。 无尽的通知。 几天的积压要赶上。

现代工作环境当然鼓励卓越、勤奋、坚持和独特的贡献。 它依赖于团队合作、创造力以及始终“在线”以协作开发全新、独特的解决方案。

但事实证明，跨多种设备的数十个应用程序、工具和平台会导致经理及其团队的倦怠，而大型分布式公司最终遭受的损失最大。

换句话说，您希望继续尽力而为，但您却淹没在太多不同的协作工具中。 有一个解决方案：一种企业协作方法，可让您同时管理项目、共享信息、实时协作并营造愉快的工作环境。

本指南将带您了解企业协作系统、平台以及在公司实施它们的最有效方法。

什么是企业协作？

企业协作是一个用于大公司员工之间沟通、协作、项目管理和信息共享的系统，无论他们身在何处。

它使团队能够轻松地共同努力实现期望的目标和结果，没有障碍、孤岛或繁文缛节。 它加快了事情的完成速度。

例如，同事们可以依靠项目管理工具来讨论和设置截止日期和里程碑，而不是同事之间互相打电话或发送电子邮件来定义项目时间表。 团队成员可以使用文件共享系统更有效地交付文档，而不是手动或通过电子邮件交付文档。

企业协作通过将业务流程嵌入到您的技术堆栈中来简化您的业务流程，它适用于所有类型的大型组织，包括希望充分利用混合或远程工作的现代工作场所。

企业协作的好处包括：

• 改进的信息共享和知识转移：知识共享（包括项目详细信息、客户数据和正确的文件版本）可以顺利进行，因为有一个系统可以轻松地将信息从一个人转移到另一个人。
• 增强的团队合作和项目管理：任何需要完成的工作都有明确的可交付成果、时间表、依赖性和期望，因此团队成员不仅可以一起集思广益，还可以放大彼此的工作（而不是阻碍它）。
• 提高生产力和效率：没有比始终提供文档、项目简介、跨团队对话和丰富的上下文来提高生产力更好的方法了。 这样，每个人都可以快速地完成最好的工作。
• 提高员工敬业度和士气：毫不奇怪，当人们获得合适的系统和条件来支持他们高效、有影响力的工作时，他们会在工作中感到更快乐，并有动力继续展现最好的自己。

企业协作由哪些系统组成？

大公司中的出色协作不仅仅依赖于实施企业协作软件并结束。 以下是您需要安装的系统：

清晰的沟通指南

关于如何以及何时使用特定通信渠道的明确协议是企业协作系统的基础。 它设定了明确的期望，并防止沟通不畅、延误、混乱和沮丧。

什么情况需要电话或视频通话？ 与较长的电子邮件相比，快速 Slack 聊天的理想选择是什么？ 沟通指南是针对每个内部沟通渠道的有效指示，包括：

• 沟通方式——例如文本、音频和虚拟会议。
• 用例- 例如，日常签到或与项目相关的聊天。
• 预期响应时间- 例如在一天结束前或 48 小时内。
• 紧急程度——或者什么可以等待，什么可以立即产生影响。

以下是简化沟通并为每个渠道定义清晰护栏的指南示例：

跨部门协作

真正的企业协作发生在更大的范围内，而不仅仅是每个团队内部。 事实上，它最强大的优势是打破孤岛的能力。 这样，每个人都可以努力实现公司的整体目标，而不仅仅是孤立的团队目标。

跨部门协作是将主动性、技能、创造力和卓越的问题解决能力结合在一起的方式。 协作项目使公司作为一个整体大于各个部分的总和。 这就是团队如何共同努力创造他们自己无法实现的成果。

例如，营销活动可能涉及付费广告团队、内容团队和设计师团队。 更好的方法是通过签到、进度更新、贡献和共同里程碑来促进协作，而不是每个人都抓住最初的简报并在自己的孤岛中运行。

不必在每个人都完成工作后进行迭代，而是有早期迭代的空间 - 以及更好的最终结果。

定期反馈循环

没有一家公司的沟通系统是一开始就完美的，而且，在像您这样的大公司中，挑战甚至更大。

这就是为什么值得建立经常性、始终在线的反馈循环，让员工通过沟通和协作分享他们的想法和经验。 目标是了解他们在哪里遇到阻碍他们高效工作和交付最佳工作的瓶颈和障碍。

获得定期反馈循环还将培养员工的敬业度和满意度，鼓励他们的发展和成长，并培育创新、创意和包容的文化。

将反馈循环嵌入协作系统的一些方法包括：

• 调查——始终开放且针对特定用例和时期
• 市政厅——在线和/或亲自
• 意见箱——在线和/或在办公室
• 经理与其团队成员之间定期举行一对一会议

“开门”文化

为了结束定期反馈循环，通过鼓励各级员工提出特定于沟通的问题或想法来创造最终的透明度感。

这意味着每位经理和领导者在沟通和协作方面都愿意倾听担忧和困难点。

您不仅可以减少和防止沟通差距带来的挫败感，还可以培养信任、加强团队合作、展现透明度并建立相互尊重的感觉。 这支持所有员工和整个公司的更大利益。

协作领导者的认可

无论您是企业协作新手，还是在实施数月或数年后寻求改进方法，有一点是正确的：如果没有现场人员作为协作倡导者和推动者，就不可能有全公司范围的协作。

当员工促进有效、简化的沟通和团队合作时，您应该强调并奖励它。

这将向其他团队成员以及其他部门展示这些协作努力如何支持最终目标。 不仅如此：它还将鼓励其他人为各自的团队以及他们经常合作的团队做同样的事情。

15 个值得探索的企业协作平台

准备好评估企业协作工具和应用程序了吗？ 以下是需要记住的核心平台类型以及您需要的功能。

文档共享和协作平台

如果您曾经需要找出哪个文件版本是最新的（谁没有？），那么您已经知道文档共享平台的好处。

这样您就知道某人的本地驱动器上没有存储随机更新的文件 - 所有文件都位于同一个位置，任何利益相关者都可以在需要时访问最新的文件版本。 文件共享平台也是协作平台，这意味着您可以处理同一个文档并实时跟踪更改，而无需覆盖其他人的辛勤工作。

选择文档共享和协作平台时，请考虑以下因素：

• Google Workspace可以说是最知名的企业和个人文件共享平台，因此易于实施和采用。 其最大的优势是其子产品（例如 Google Drive 和 Google Docs）易于导航和协作。
• Dropbox Business是一种云存储解决方案，可让您安全地共享、同步和协作处理文件，包括计算机、移动设备和任何网络浏览器。 Dropbox 适合所有类型的格式，包括编辑 PDF 和视频。
• OneDrive for Business是另一个著名的文件共享和协作平台。 其商业版提供了深入的版本和权限控制，并与内部通信解决方案集成。

沟通协作平台

您的实时通信（即时消息、视频会议和通话以及社交网络）实际上在哪里进行？

如果你听天由命，一些员工会选择短信和 Facetime，而另一些员工可能更喜欢 WhatsApp 短信和视频通话。

有效的协作依赖于每个人都会默认使用的沟通工具。 在这里，他们可以确定自己总能找到合适的人或找到问题的答案。 人们可以直接进行团队协作，而不是浪费时间和精力来寻找和选择正确的选项。

以下是沟通和协作平台的最佳选择：

• Nextiva是一个将团队聚集在一起的互联通信平台。 它开箱即用，适用于您用于工作的每台设备，并为您提供通话、短信、视频会议、团队聊天和文件共享功能。 它专为渴望使用简单易用的强大功能的远程、混合和办公室团队而设计。
• Slack是一款面向远程团队的在线协作工具。 您可以使用它通过短信、视频和语音通话以及群聊进行交流。 包括文件共享和集成。
• Microsoft Teams是 Microsoft 的团队协作应用程序。 它将工作场所聊天与会议、文件存储和第三方集成融合在一起，专为内部和外部通信而设计。

项目管理工具

无论您的企业规模有多大，任务管理都是完成工作的方式。 为此，您需要一个工具来定义项目及其时间表、将它们分解为任务、关注截止日期、分配和委派任务以及管理它们之间的依赖关系。

确保您选择的工具允许您自定义仪表板和视图（例如日历或看板），并轻松添加特定于项目的文件、注释和上下文。

考虑这些项目管理工具：

• Asana是一款多功能、用户友好且适合企业使用的项目管理软件。 它不仅可以轻松构建项目和设置截止日期，还可以设置自动化和自定义规则以减少繁琐的重复性工作。
• Monday.com是一款项目管理工具，适用于渴望专业功能的大型组织。 它提供先进的时间跟踪和协作功能，以及高级集成、高级报告和绩效洞察。
• ClickUp是一个面向安全的项目管理平台。 其 HIPAA 和 GDPR 合规性意味着您可以跨团队和地点跟踪包含敏感数据的项目，而不必担心受到损害。

企业搜索引擎

企业搜索软件可让您在需要时找到准确的信息。 它可以存储在数据库、文档、网站、应用程序、内部网等中。

为了提高工作效率，搜索过程和正确搜索结果的检索需要在短时间内顺利进行，这使得您的企业搜索引擎成为协作和高效工作的核心构建块。

以下是企业搜索引擎的一些最佳选择：

• Glean是一种动态的、人工智能驱动的企业搜索解决方案。 它使用上下文、行为和语言的线索来提供最相关和个性化的结果，并以易于集成到您的系统中而自豪。
• Guru是一个可以在您使用的任何应用程序中查找信息的系统。 它还可以发现知识差距甚至重复知识，以便更轻松地进行信息管理。 Guru 将企业人工智能搜索、内联网和公司 wiki 结合在一个平台中。
• AlphaSense是一个面向大公司和金融机构的市场情报平台。 其人工智能解决方案对公共和私人内容进行索引和搜索，以支持您的决策过程。

内联网

您的内部网是您公司自己的信息和资源库。 它包括培训资源、公司工作流程和流程、更新和公告、政策、组织结构、员工名录等等。

管理良好的内联网为每位员工提供了清晰的信息和参考点。 它帮助员工在工作中表现出色。 很难想象一家公司不需要内联网，但那些跨地点、跨时区、轮班和工作方式工作的公司最需要内联网。

要建立一个可访问的公司知识和资源中心，您可以使用以下任一方法：

• Confluence是一个用于知识共享的 Intranet 门户。 它配备了适用于不同用例的模板和隐私控制，可确保您的数据安全。 您可以将 Confluence 与数千个第三方应用程序集成。
• Blink是为一线员工提供的内联网解决方案。 它用户友好，可满足一线员工和关键员工的特定需求和挑战，只需轻轻一按即可获取内容、对话和联系人。 它是忙碌员工的理想选择。
• Simpllr是一款社交内联网软件解决方案。 对于想要提高员工参与度和沟通的企业组织来说，它是一种现代工具，通常被称为“工作场所的 Instagram”。

统一通信如何促进企业协作

企业协作策略是分层的并且是一项艰巨的任务。

但有一种解决方案可以完美满足数十个地点和数百或数千名员工之间通信的复杂性：统一通信。

统一通信 - 以及统一通信即服务 ( UCaaS ) - 将基于互联网的电话与实时通信和协作合并到一个功能齐全的通信平台中。

通过这种方式，员工无论在哪里工作，都可以通过单一平台完成从完成内部项目到提供出色的客户支持等所有工作。

对企业的好处

拥抱统一通信还有五个核心优势在等待着您。

简化沟通

想想这个令人筋疲力尽的场景：

您通过 Slack 联系同事，询问他们您遇到的问题。 他们会在去开会的途中通过 WhatsApp 回复您，并要求您通过电子邮件发送您正在处理的文件。 完成此操作后，他们会通过您的办公电话给您打电话，讨论可能的解决方案。

一周过去了，你一直在兜圈子，试图找到任何类似于关于你所遇到的问题的完整对话的内容。

有一个更好的方法：一个结合了聊天、语音、视频和文件共享的统一通信平台，这样您就可以立即获得对您处理的任何任务、项目或问题的完整见解。

改善协作

当您打破沟通孤岛并将项目、文件和消息转移到单一平台时，您还可以消除团队合作和进步的障碍。

不要重复“你能提醒我在哪里可以找到该文档吗？” 或者，“这周你又要做什么？” 签到后，您将释放员工的心理能力，进行实时互动、贡献和进步。

提高生产力

员工的关注是宝贵的。 最近的研究发现，在应用程序和选项卡之间切换（又称为上下文切换）会让员工每周花费大约 4 个小时，即每年工作时间的 9% 左右。

你的公司越大，损失的代价就越大。 通过统一您的沟通和协作工具包，减少搜索正确信息、正确人员或完整上下文所花费的时间。

增加可及性

即使您都在一个位置，管理员工对正确系统的访问也很困难。 再加上远程工作或经常出差的员工，您每周肯定会遇到一两次头痛。

统一通信让您可以轻松地为员工进行访问和权限管理，无论他们位于什么位置或使用什么设备工作。 有了 UCaaS，即使他们的智能手机也能成为他们正在做的任何事情的电动工具。

降低成本

大多数 UCaaS 解决方案都会取代您付费的多个商业应用程序。 考虑一下您每季度或每年为团队聊天、项目管理、帮助台和商务电话支付的价格。

通过简化的 UCaaS 定价来整合您的通信平台— 通常按用户每月定价，并在每个计费周期提供实用的层级和升级/降级选项。

主要特征

以下UCaaS 功能使其成为您企业协作的理想方向：

• 统一界面：不再需要在十几个桌面工具、移动应用程序和浏览器选项卡之间跳转。 每天登录单一平台和仪表板，以满足您的所有沟通和协作需求。
• 状态管理：想知道某人是否在线？ 他们的时区是什么？ 他们的工作时间或是否可以通过视频通话来解决复杂问题？ UCaaS 可让您查看同事是否可以进行您当时所需的任何类型的通信。
• 无缝集成：想要继续使用您的 CRM、帮助台和数字日历 - 并且顺利吗？ 统一通信解决方案与 Salesforce、Zendesk、Google Calendar 等集成，因此您可以不间断地工作。
• 移动功能：随时随地工作。 您的台式电脑和官方电话不再是基础——只要您拥有移动设备和稳定的互联网接入，您的基础就成为了基础。 随时随地召开会议、共享文件并做出决策。

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要获得统一的协作体验，请选择 Nextiva

底线？ 您的大公司、大团队和大目标需要一种万无一失的协作和沟通方式。 如果没有它，您就会让员工精疲力尽并错失成长机会。

您最好的选择是 UCaaS，它是提高速度、简化工作流程和强大协作的终极方式，让您完成工作。 当然，我们推荐的是 Nextiva。

以Tricoci为例，这是一家高端化妆品公司，每年拥有 1,300 多名员工和 200,000 名顾客。 Tricoci 使用 Nextiva 管理所有内部和客户通信，包括每天多达 3,000 个电话、每日会议、功能齐全的呼叫中心以及在出现任何问题时快速访问地点和沙龙。

UCaaS 将把您的数字工作场所提升到一个新的水平。 Nextiva 已经为 100,000 多个团队实现了这一目标。 想要确保 UCaaS 适合您的用例和公司类型？ 参加我们的统一通信准备测验来找出答案。