什么是云电话及其工作原理？ （+ 7 为您的企业带来的好处）

想让您的电话系统成本更低、功能更多吗？ 您可能遇到过云电话，并且想知道它是否可以帮助您的特定用例。

如果您正在考虑从现有的商务电话服务切换到云电话，那么您来对地方了。 在本指南中，我们涵盖了您需要了解的所有内容，包括云电话的基础知识、它的工作原理、它如何使您的业务受益以及如何选择云电话提供商。

让我们直接开始吧。

什么是云电话？

云电话是一种通过互联网连接运行的电话系统。 它也称为基于 VoIP的托管 PBX解决方案。 它可以帮助您将商务电话服务迁移到云端。

云电话简化您的业务通信并与您的业务一起发展。 无论您是开设新办公室、雇用远程员工还是扩大内部团队，云电话都将使扩展变得轻松且经济高效。

云电话是一种统一通信即服务 (UCaaS)。 UCaaS是一种统一通信模型，这意味着它将各种通信系统和协作工具结合在一起。 借助云电话，您不仅可以将电话呼叫转移到云端，还可以将它们与视频会议、即时消息、CRM 和业务流程全面连接。

作为 UCaaS 平台的一部分，云电话将更好地连接您的团队，让您的员工更加专注、投入和满意他们的角色。 事实上，CMBR 为思科进行的一项研究得出的结论是，由于团队聊天和视频会议等远程工作功能，近十分之八的员工的生产力水平得到了提高。

云电话如何工作？

云电话通过 VoIP 服务提供商运行。 当您拨打要拨打的电话号码时，您的服务提供商会处理路由。 它将模拟语音信号转换为数据包，并通过互联网连接传输它们。 这就是它将您的手机连接到您所呼叫的人的方式。

在您这边，您可以用VoIP 桌面电话替换单独的电话分机。 您无需连接固定电话，而是将手机插入现有网络。 您还可以使用软件电话或计算机、平板电脑或智能手机上安装的应用程序。 在这两种情况下，您都可以通过现代且易于使用的界面进行呼叫，并在瞬间建立呼叫。

由于云电话在云端运行，因此您可以通过在线仪表板管理您的商务电话系统，以完全控制电话号码、呼叫转接、添加新用户等。

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云电话与传统 PBX：有什么区别？

对于您的员工、电话系统的最终用户来说，云电话和传统 PBX 之间的情况可能看起来没有太大区别。 当我们深入探究时，我们会发现一个完全不同的故事。

正如您将在下一节中看到的，云电话消除了您对物理设备的需求。 您的员工可以使用任何连接互联网的设备相互沟通以及与客户沟通。 他们可以在任何可以使用 Wi-Fi 或 4G 互联网连接的地方这样做。

从您公司的角度来看，云电话的入门很简单。 您不需要复杂、昂贵的连接公共交换电话网络 (PSTN)的过程，您所需要的只是 VoIP 服务提供商和可靠的宽带连接。

传统 PBX 在启动和维护电话服务方面都面临着更加严峻的挑战。 原因如下：

首先，是设置成本和工作量。 电话提供商需要访问您的位置并安装固定设备，您最终将支付工作费用和设备费用。

您还必须维护您所在位置的专用交换机 (PBX)设备的技术设置。 如果某些东西过热、损坏或过时，您必须修理或更换它。 这不仅成本高昂，而且会降低您团队的生产力和注意力。

传统的 PBX 会使您的电话（尤其是长途电话）更加昂贵。 它提供基本的呼叫功能，如果您想使用高清音频、语音邮件到电子邮件或呼叫分析等高级功能，这可能会很麻烦。

如果您的公司正在发展壮大，您将需要开设新地点、添加更多电话线路或引入远程工作选项。 传统的 PBX 系统不易扩展，因为它们增加了更多的设备、维护和成本。 对于出差并希望保持工作效率的员工来说，它们也不是一个方便的选择，因为他们的电话号码与物理桌面电话绑定。

对于业务需求很少变化且不打算扩张的小公司来说，传统的 PBX 系统可能是一个不错的选择。 但如果您想要发展并确保您的电话设置不会拖慢您的速度，那么您会喜欢 VoIP 提供的灵活性。

云电话的优势

您的电话系统出现问题对您的公司意味着什么？ 您可能会因为沟通问题而失去客户、错过重要的截止日期或解雇员工。

这并不奇怪。 我们的工作方式变得充满活力和多样化，我们需要技术来跟上。

如果您想确保永远不会因为通信问题而失去客户、员工或安心，那么您需要了解以下云电话优势。

1) 实施快速、简单

云电话实施不需要现场基础设施。 这一优势意味着您可以在几天甚至一天内启动并运行。

无需等待技术人员，无需安装电话线，没有延迟，也无需雇用全职员工来配置新电话系统的漫长过程。 您的云电话提供商会处理一切。 您将立即获得虚拟电话号码并访问仪表板，以便您管理整个电话服务。

2) 降低企业电话系统的运行成本

云电话服务可以通过多种方式为您省钱。 您最多可以节省 65% 的传统电话费。 云电话使您的企业免于维护合同、有限的通话时间、限制性的本地和免费电话号码以及支付单独的商业短信服务费用。

使用云电话，不会产生意外的维护成本或账单。 如果您自力更生并希望以尽可能低的成本开始，您可以跳过购买 VoIP 电话，并通过软件电话应用程序使用带耳机的笔记本电脑。

3) 稳健、强大的通话功能

我们谈论的不仅仅是纸面上看起来不错的功能。 云电话附带的高级呼叫功能使您能够智能、高效地工作，并在正确的时间专注于正确的任务。 您可以避免手动重复性任务，并加强团队协作和客户支持。

以下是云电话的一些最有价值的呼叫管理功能：

• 自动助理，让您的呼叫者能够联系到正确的团队。
• 呼叫转移，根据预定义的标准引导呼入呼叫。
• 高级交互式语音响应 (IVR) ，一种更具对话性的自动化客户服务方法。
• 呼叫转移，以便您可以将呼叫转移到任何桌面电话或移动电话。
• 视频会议和屏幕共享可实现高效的远程会议。
• 免费电话号码，让客户可以通过固定电话联系您，无需额外付费。
• 本地号码，因此您可以随时随地建立本地业务。
• 通话录音安全可靠，让您可以保持优质服务。
• 联络中心，让您的客户支持团队更快地解决问题。

更好的是，您将获得这些功能以及高清音频和视频通话质量。 这对于远程团队来说是一个巨大的好处。 生活中没有什么比听起来很糟糕的电话会议更糟糕的了。

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4) 电话系统的灵活性和可扩展性

云电话将实现无缝增长。 更具体地说，VoIP 解决方案将允许您只需单击几下即可添加更多用户。

使用传统的 PBX，每次雇用新员工并想为他们分配电话线时，您都必须支付额外费用。 他们的桌面电话需要接线，这可能需要一段时间才能设置。 如果您依赖现场电话系统，您的发展总会带来延误和额外成本。

基于云的 PBX 不仅可扩展，而且易于管理。 您不必是 IT 专家。 例如，如果您的呼叫量在一年中的繁忙时段迅速增加，您可以轻松添加和删除线路。 这将帮助您保持客户体验，因为您可以根据业务需求的变化轻松定制灵活的系统。

5）增加流动性

从长远来看，越来越多的公司转向远程工作。 托管电话系统是对这一趋势的完美回应。

只要您的员工有互联网连接，无论身在何处，他们都可以访问公司的电话线。 这不仅仅是接听电话； 他们可以访问语音信箱，并随时随地设置或更改呼叫路由。

对于采用远程工作、拥有卫星办公室或拥有多个办公地点的公司来说，云电话是理想的解决方案。

6) 通过集成通信简化工作

云通信可帮助您在一个平台上存储和访问每一条信息。

当您使用单独的系统进行通话和会议时，您会在太多地方留下笔记和重要详细信息。 计算机笔记、电子表格、便利贴、笔记本等等。 寻找过去的互动可能需要很长时间，并且会让每个人都脱离原来的状态。

云电话将所有内容整合到一个用户界面中。 您可以使用它与同事协作、管理客户、分析实时数据、收集反馈以及推动重要项目。

您将把您的业务通信工作流程引入单一事实来源，并高效地度过一天。 不再需要令人沮丧的干扰或浪费时间来寻找关键信息。

7) 卓越的可靠性和弹性

您能承受客户无法联系到的情况吗？ 如果电网出现问题，会给您的企业带来什么后果？ 布线问题、过热或小风暴可能会对您的沟通和声誉造成严重破坏。

信誉良好的云电话解决方案可提供 99.999% 的正常运行时间，因此无论发生什么情况，您都可以继续工作而不受影响。 它还具有内置冗余； 如果出现抖动或类似问题，您的通话将保持在线状态，并且您始终有可用的备份。

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如何选择云电话提供商

如果您希望转向云电话解决方案，那么在评估您的选择时需要考虑以下因素。

服务质量和经过验证的可靠性

高正常运行时间和可靠性是必须的。 您的云电话提供商必须通过冗余数据中心提供冗余服务。 如果您的手机无法使用，那么功能和有吸引力的价格就毫无意义。

提供商提供多长的正常运行时间？ 他们能确保您可以使用电话服务吗？ 查看您的提供商的状态页面。 对于 Nextiva，您可以检查status.nextiva.com 。

使用战略性分布在美国各地的数据中心可以实现高可用性。 所有这些都配备了不间断电源并具有千兆光纤网络连接。

您还可以查看 Twitter 和 Facebook 等社交媒体来源，以公正地了解每个提供商的可靠性。 在 Twitter 上搜索品牌名称前加上“@”可以帮助您浏览所有提及的品牌。

最重要的是，您需要确保您的提供商提供 24/7 网络监控，以便可以在问题影响您的业务之前标记并解决问题。

安全和行业合规性

下一步是确保云电话提供商符合行业标准。 以下是一些需要寻找的认证：

• HIPAA 合规性：对于医疗保健服务提供商而言至关重要的语音和传真服务。
• ISO/IEC 20071 ：安全威胁响应的全球标准。
• PCI 合规性：放心安全地处理信用卡付款。
• SOC 2 合规性：保护您的隐私和数据完整性的事件响应计划。

另一件需要检查的事情是您选择的提供商是否确保通话加密。 加密呼叫意味着您可以使用传输层安全性 (TLS) 和安全实时传输协议 (SRTP)在每次呼叫中建立高级安全性。

功能和集成

通过将云电话添加到您的工具包中，您将满足哪些业务需求？ 这就是电话系统功能和集成发挥作用的地方。

您是否经常拨打外线电话或接听大量来电？ 您有多个营业地点吗？ 您的客户是在美国还是国际上？ 这些是在查看云电话功能时需要考虑的众多问题中的几个。 与潜在的服务提供商交谈，了解他们如何满足您的业务需求。

您还需要考虑新的电话系统如何融入员工现有的日常工作和工作流程。

您需要将电话系统与项目管理软件集成吗？ 你们的 CRM 怎么样？ 实施和维护电话系统配置有多容易？ 同样，这些是寻找潜在服务提供商时需要考虑的问题。

真正的拥有成本

纸面上的定价通常看起来很不错。 然后，当您开始使用该服务时，您会收到一份意想不到的、令人不舒服的账单，该账单与您注册时看到的完全不同。

寻找透明的定价，其中概述了费率中包含的所有内容以及您需要支付额外费用的所有内容。 确认定价细节，例如：

• 您的计划中的用户数量。
• 每月或每年付款计划（和折扣）（如果有）。
• 服务正常运行是否需要任何设备？
• 根据您的需求变化灵活地更改计划。
• 拨入和拨出电话的费用（本地和免费电话号码）。
• 可选功能按菜单添加。
• 强制性税费、附加费和其他费用。

确保您审查的定价不遗余力。 我们的定价页面对每个电话服务选项中包含和不包含的内容提供完全透明的信息。

快速高效的客户支持

最后，确保提供商的客户服务团队可以在您需要时为您提供帮助。

查看他们的支持选项。 他们可以实时聊天吗？ 你可以打电话给他们吗？ 您是否需要等待 24 小时或更长时间才能收到电子邮件回复？

然后，考虑您的问题得到的答案。 它们是否考虑到您的具体情况，还是通用的？ 支持代表是否花时间来理解问题？ 提出后续问题是否容易？

您可以通过免费试用来测试提供商的客户支持，但您也可以通过作为潜在客户进行接触来获得可靠的想法。 这将使您清楚地了解您的提供商如何帮助您在未来的几个月和几年内发展和改进整个通信系统。

将您的电话系统移至云电话

云电话将降低您的通信成本、提高生产力并增强您的弹性。 它还充当业务通信的单一事实来源。

如果您选择可靠、经过考验的云电话提供商，您将获得最大的好处。 Nextiva 的云电话服务每个用户每月的费用低至 19.95 美元，其功能将增强您的整个业务。

不要相信我们的话； Nextiva 评论不言而喻！ 如果您一直在寻找新的电话系统，那就别再犹豫了。