什么是虚拟电话系统及其工作原理？

随着雇主开始接受远程工作，最大的障碍之一是他们的商务电话系统。 老式电话系统与这种新常态格格不入。 团队成员不在办公室接听电话，也不一定可以使用桌面电话。

向远程和分布式工作的转变意味着企业需要一个虚拟电话系统，这样他们就不受物理固定电话的束缚

那么，您可以通过虚拟电话系统开展业务吗？ 设置太难了？ 我应该寻找哪些功能？ 我们将在本综合指南中介绍所有这些以及更多内容。

• 什么是虚拟电话系统？
• 虚拟电话系统如何工作？
• 虚拟电话系统和 PBX 有什么区别？
• 使用虚拟电话系统的好处
• 下一个虚拟电话系统的买家清单
• 虚拟电话系统常见问题

什么是虚拟电话系统？

虚拟电话系统是一个通信平台，允许您通过互联网和云而不是通过物理固定电话拨打和接听电话。虚拟电话系统允许用户在桌面应用程序、手机或桌面电话，所有这些都来自一个企业电话号码。

公司将电话系统迁移到云端的最大原因是利用只有虚拟电话系统才能提供的高级功能。 它使各种规模的公司都能够提高生产力并发展他们的团队。

虚拟电话系统提供商为用户维护可扩展的通信基础设施。 这些提供商为用户维护可扩展的通信基础设施。 除了 VoIP 电话服务本身之外，它们还实现了 SMS 文本消息、商务电话号码和语音邮件转录等高级功能。

简而言之，虚拟电话系统是让整个团队保持联系的一种经济高效的方式。 新的研究表明，近40% 的公司拥有远程工作的团队成员。 您需要一个可以在办公室内外工作的电话系统。

虚拟电话系统如何工作？

一个虚拟电话系统连接免费和本地电话号码与用户之间的呼叫。 在您的电话响起之前，会发生很多技术魔法。 但要记住的最重要的事情是，您的公司不必维护线路或总机——虚拟电话系统提供商会为您做这些！

这些虚拟电话系统通过管理所有电信基础设施以及与公共交换电话网络（更广为人知的 PSTN）的关系来工作。 那只是为了连接。

您的虚拟电话系统使用互联网协议语音 (VoIP) 工作，这意味着电话连接发生在互联网连接上，而不是硬连线电话线。 它使用 VoIP 编解码器将您的电话从模拟声音转换，以实现卓越的通话质量。它存在于虚拟电话系统的核心 - 无论您拨打的是什么类型的电话。

为了获得最佳性能，VoIP 提供商建立了冗余的数据中心网络。 在恶劣天气的情况下，通信会自动故障转移到其他服务器，不会错过任何一个节拍。

同样，虚拟电话系统不会终止于您的建筑物。 它存在于互联网上。 您可以轻松地将电话从办公电话转接到您的手机。 您可以在咖啡店工作并在计算机上接听电话。 如果您正在休假，您可以将电话转给其他同事，甚至可以通过电子邮件接收您的语音邮件。

在前端，用户可以获得大量新功能来有效地工作和协作。 从呼入电话到达的那一刻起，您就可以将它们路由到自动话务员，有时也称为电话树。 他们还可以从与他们的商务电话服务相同的平台与客户交换短信。

固定电话的工作方式大不相同。 您被限制在电话公司安装它的任何地方。 只能通过有线连接建立连接。 您也不能忽视不断增加的通行费和月费。 VoIP 让您可以在任何可以访问互联网的地方拨打电话——它与强大的 Wi-Fi 信号配合得很好。

虚拟电话系统让您和您的团队能够利用更高的可靠性、更好的通话质量和丰富的高级功能来更好地工作。

虚拟电话系统和 PBX 有什么区别？

如果您尚未使用虚拟电话系统，您可能正在使用专用交换机 (PBX) 设置。 这并不花哨，但它确实有效。

专用交换机 (PBX) 是使用模拟信号的传统电话系统。 虚拟电话系统将模拟信号转换为数字信号并通过互联网传输。 它们都提供电话功能，但方式不同。

使用虚拟电话系统的好处

并非所有商务电话系统都是平等的。 您需要的不仅仅是标准的电话服务。 这就是为什么虚拟电话系统是小型企业和企业的首选选择的原因。

1. 简单的设置

虚拟电话系统的最大优势之一是易于设置和使用。

传统电话系统难以配置。 您需要等待安装人员在办公室周围铺设电线并切割孔。 在此期间，您的团队将无法拨打或接听电话。 你能负担得起停止业务吗？

只要您有高速互联网连接，虚拟电话系统就可以工作。 由于电话硬件是可选的，您可以立即开始使用。 当您拿到 VoIP 电话时，您需要做的就是将它们插入。仅此而已。

Nextiva 的VoIP 电话服务非常适合远程员工和办公室。 您无需 IT 即可自行设置 — 就这么简单。

2. 降低成本

很多时候，企业为解决方案付费，却没有充分利用它们。 这会导致大量浪费。 虚拟电话系统可让您选择适合您的功能和线路的正确组合。

无论您需要完整的办公电话系统还是小型企业电话计划，您都可以通过虚拟化获得最大价值。

Nextiva 的虚拟电话系统从一开始就可以直接替代多个业务应用程序。 不要忘记，与传统电话系统相比，您最多可节省 65%。 内置功能可以为您节省更多。 您将通过以下高级功能降低成本：

• 自动助理和自定义问候语
• 保留音乐和安慰信息
• 基于营业时间的自动呼叫路由
• 呼叫转移到不同的电话分机和位置
• 详细的通话记录呼入和呼出呼叫趋势
• 管理来电显示，以保持您的手机号码私密
• 员工培训通话录音
• 经济实惠的国际电话

所有这些功能使虚拟电话系统成为每个企业的绝佳选择。 对于小型企业来说，这是一个预算友好的选择。 此外，它还包含企业多年来享受的所有呼叫功能。

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3.按需电话号码

如果您有一个远程团队，很可能他们的电话号码都有不同的区号和不一致的前缀，从而使沟通成为障碍。 如果这对您来说是一个挑战，想象一下它对您的客户来说是怎样的。

虚拟电话系统为您的团队提供专业身份，以提升他们的对话水平。 您可以选择使用免费号码、选择本地号码，甚至完全不使用直拨号码。 全取决于你。

如果您需要设置以区域为中心的电话号码，您可以。 这是使您的通话活动更加成功的好方法。

无论用例如何，您的团队始终可以使用首选电话号码。 如果需要，高级呼叫路由可以将呼叫定向到他们的移动设备、语音邮件或其他人。

隐私是虚拟电话系统的核心。 您的员工可以隐藏他们的来电显示来拨打和接听商务电话，而无需透露手机号码。 此外，它还对电话进行加密，以实现最大的VoIP 安全性。

4. 灵活的设备选择

有线电话系统要求您的团队通过桌面电话接听电话。 就是这样。 使用 IP 语音，您的团队可以从各种设备进行通信。

虚拟电话系统采用开放的通用标准。 这种互操作性意味着您可以从任何基于 IP 的设备接听电话，而不仅仅是桌面电话。 示例设备包括：

• 台式机或笔记本电脑软电话
• iPad 和平板电脑
• 会议电话
• Android 或 iOS 应用程序
• 无线 VoIP 电话

这些标准让您可以为您的个人混合和匹配正确的硬件。 主管与支持代表有不同的需求。 这些设备依靠会话发起协议 ( SIP ) 进行可靠的业务呼叫。

最好的部分？ 我们的研究表明，59% 的商务人士在工作时已经使用了至少三种设备。 您无需购买任何额外的设备。 它适用于您已经使用的通信设备。

5.智能呼叫路由

轻松处理来电并将其转接给合适的人。 如果您的团队只能通过手机访问，那么您已经知道转接电话是多么令人沮丧。 虚拟电话服务提供商消除了这种麻烦。

首先，您可以通过自动助理将商务电话转接到您的主号码。 此功能允许呼叫者选择他们希望联系的部门或人员。 每个企业都应该有这个设置。

其次，您可以设置基于营业时间的自动呼叫转移。 如果您有接听服务，您可以通过友好而直接的界面根据您的日程安排进行调整。

第三，您的团队可以控制他们的可用性。 用户可以调整他们的转接或将呼叫者发送到语音信箱。 这种对电话服务的细粒度控制提高了客户满意度和销售额。

对于更陡峭的业务需求，只需查看基于云的呼叫中心即可。 它使您可以利用基于技能的路由、人工智能、呼叫队列和交互式语音响应 (IVR) 等高级功能来处理任何呼叫量。 也都是虚拟的！

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6. 强大的分析和报告

一周中的哪几天最忙？ 节假日通话量如何？ 我们需要雇佣更多的代理人吗？ 这些问题只能通过实时呼叫分析和报告来回答。

这些仪表板可以帮助您管理呼叫量并将它们与业务结果联系起来。 从历史上看，只有企业规模的组织才有这些能力。 现在，小型企业可以使用分析来扩展。

虚拟电话系统使这些数据易于访问。 如果您正在管理呼叫中心代理，这将很有帮助。 您可以加强团队的一对一绩效评估。 您无需手动跟踪他们的时间，也无需对他们在手机上的时间进行微观管理。

而且，最好的部分是：您可以通过任何设备上的互联网连接查看实时报告和呼叫分析。 您和您的团队将在同一页面上。

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7. 增加团队协作

这是橡胶与远程团队的道路相遇的地方。 您的远程团队需要及时回答问题。 您不能让项目因沟通中断而被搁置。

您无需同时使用多个消息传递和通信应用程序，而是拥有一个。 您可以向他们发送快速短信，而不是拨打同事的电话。 它不像电子邮件那么正式，而且速度也更快。 此外，它不会 ping 您项目管理应用程序中的其他所有人。

音频和视频会议是任何虚拟电话系统的主要内容。 您可以一键将您的团队聚集在一起，并为那些没有强大 VoIP 连接的人提供拨入。 为了进一步提高生产力，您可以在Cospace中集中您的项目和团队协作。

这不仅适用于您的内部团队。 您可以为您的客户设置专门的会议线路，以便他们获得所需的实际参与。 这些虚拟工作空间促进了业务沟通的协作方法。

下一个虚拟电话系统的买家清单

考虑升级电话系统可能会有点不知所措。 这比你想象的要容易。 以下是我们的建议，可帮助您选择正确的电话系统。

• 认证- 商务电话系统是否符合行业标准？ PCI、HIPAA 和 SOC 2 是可信认证的示例。
• 可靠性- 最近一两年内是否有任何停机时间？ 检查他们的状态页面以及 Downdetector 以获取有关实际正常运行时间的指导。 寻找 99.999% 或更好的正常运行时间。
• 功能- 这是最重要的。 确定您需要和想要的功能。 有数百种 VoIP 功能可用。 预测您未来几年的需求。
• 设置- 确定您是否可以自行设置电话服务，还是需要安装人员？ 您能否在不影响日常运营的情况下启动并运行？
• 支持- 支持的可用性和额外费用。 您如何获得帮助（电话、电子邮件、聊天）？
• 声誉- 查看他们的在线评论。 GetVoIP 和 G2 是很好的检查来源。 大多数用户喜欢他们的虚拟电话服务吗？
• 成本- 成本几乎总是一个因素，因此请明确月费、一次性费用和附加费用。 还要考虑摆脱您的本地 PBX 所节省的成本。
• 硬件- 您能否选择现成的 VoIP 电话并将它们运送给您的团队？ 是来自有信誉的制造商吗？

为了节省您的时间，请从 Nextiva 获取个性化的商务电话服务报价。 这个详细的报价有助于您了解做出正确的选择。

我们已经知道，虚拟系统比固定电话提供更多的好处。 通过遵循此清单，您可以专注于为您的团队工作的任何地方的客户提供服务。

虚拟电话系统常见问题

我们在下面回答了有关虚拟电话系统的最常见问题。 当然，如果您有更具体的问题，请告诉我们！

什么是最好的虚拟电话系统？

在九个虚拟电话系统中，《美国新闻与世界报道》将 Nextiva 评为第一。 Nextiva 在性能、可靠性、功能范围和客户支持方面得分最高。 此外，Nextiva 是 GetVoIP 上列出的 1,600 多条客户评论中评价最高的电话系统。

查看更多关于 Nextiva 的评论。 毫不奇怪，它被评为最佳。

如何设置虚拟电话系统？

您只需四个步骤即可设置虚拟电话系统：

1. 选择商务电话套餐。
2. 分配您的电话号码。
3. 记录您的电话问候。
4. 开始拨打和接听电话。

有关更多信息，请阅读我们的指南以设置您的虚拟电话服务。

我可以在虚拟电话系统上使用哪些电话号码？

虚拟电话系统支持您拥有的任何分配的电话号码。 要使用您现有的企业电话号码，您需要通过一个称为移植的过程来转移它。 大约需要 1-4 周，具体取决于您当前的电话服务提供商。

您还可以在添加或更改电话分机时选择一个虚拟电话号码。 同样，如果您不再需要这些电话号码，您可以使用或删除它们。

您还可以通过虚拟电话系统使用免费电话号码，但转移它们需要更长的时间。 请咨询您的 VoIP 提供商以了解移植要求。

虚拟电话系统的成本是多少？

虚拟电话系统的成本从每位用户每月 17 美元到 80 美元不等，具体取决于功能。 VoIP 桌面电话的价格在 75 到 350 美元之间，具体取决于其功能。

与传统电话系统不同，无需维护服务合同、IT 成本、天气中断和过时的硬件。 公司可以节省高达 65% 的业务通信成本。

虚拟电话系统的主要功能是什么？

虚拟电话系统有数百种功能，但以下是商业用户的主要功能：

1. 移动和桌面应用程序
2. 高级呼叫管理
3. 动态呼叫路由
4. 匿名呼叫拒绝
5. 自动话务员
6. 短信
7. 通话分析
8. 呼叫转移
9. 一键式会议
10. E911保真度

查看您应该知道的 40 多种VoIP 功能列表。

可以在家中使用虚拟电话系统吗？

无需设置任何硬件即可在家中和办公室使用虚拟电话系统。 您只需要一个互联网连接，即可从您的业务部门拨打和接听电话。 几乎所有的电缆和 DSL 连接都可以支持现代 VoIP 电话系统的需求。

虚拟电话系统让远程员工可以自由地使用他们的笔记本电脑、移动设备或桌面电话在任何地方工作。 客户和同事不会注意到差异。 将其与您的 CRM 配对，进一步提高您的工作效率和工作流程。

按照我们关于如何设置 VoIP的便捷指南，看看它有多容易。

初创公司可以使用虚拟电话系统吗？

早期公司将从虚拟电话系统中获益最多。 当您添加销售和服务角色时，您需要确保您的团队可以访问并且可用于团队会议。 初创公司可以添加和调整功能以满足其业务需求，例如呼叫转移、呼叫跟踪和呼叫记录。

好奇您需要多少条电话线？ 这比你想象的要多。

最好的虚拟电话系统在这里

我们的工作方式发生了变化。 即使每个人都回到办公室，你真的想回到一个有限的、过时的电话系统吗？ 不见得。

您的团队已准备好让您选择专为远程员工设计的电话系统。 您没有时间玩游戏或分享 GIF。 您需要它以最可靠的方式处理来电。 它还需要非常简单，每个人都可以使用。

Nextiva 自 2008 年以来一直处于领先地位。这就是美国新闻将我们评为全国第一的电话服务的原因。 我们为公司提供与他们一起成长的一体化沟通平台。

虚拟电话系统的定价几乎适用于所有企业，起价为 17.95 美元。 您现在可以使用功能齐全的移动应用程序启动并运行。 最好的虚拟电话系统在这里——它是 Nextiva。