什么是信用票据（以及它是如何工作的）？

信用票据是发票的重要组成部分。 在许多国家，它们也是法律要求。

在理想的世界中，不会发生订单和发票的错误或问题……

但众所周知，在商业中，环境和秩序变化很大。 信用票据帮助我们管理这一点并保持清晰的簿记记录。

什么是贷方票据？

贷项通知单（有时称为贷项通知单）是在发票或订单有错误或需要更改时发出的类似收据的文件。

它可用于发票的全部或部分价值。 其目的是在不删除现有发票并创建新发票的情况下更正各方之间的信用记录。

它有助于保持准确的发票顺序和审计跟踪。

贷方票据是退款吗？

贷方票据类似于 - 但不完全相同 - 退款。 贷方票据既是对所欠信用的确认和证明，而退款是对信用的直接偿还。

贷方票据也更有可能暗示双方之间的进一步交易，而退款则不然。

出于各种实际原因发行信用票据。 这些不一定与质量问题有关，但可能包括它们。 退款通常是出于对服务或商品不满意的简单原因。

贷方票据和借方票据有什么区别？

贷方票据和借方票据相似但不相同。 主要区别在于贷方票据由卖方发行，而借方票据（有时称为借项通知单）由买方发行。

借方票据通常在收到发票之前发送，而贷方票据在收到发票后发送。

前者也代表对卖方的正式信用请求（可能会提出异议），但后者表示卖方承认所欠信用。

为什么以及何时使用贷方票据？

信用票据可以在付款之前或之后发出。 时间反映了问题出现在开票过程中的哪个点。

它通常出于以下原因之一发行：

发票错误

这可能只是发票上列出的错误价格、错误的产品或订单，或者与折扣或增值税有关的错误。

订单错误

如果客户的订单损坏或不正确。 这可能从完全错误的顺序到简单的一些小问题。

订单变更

无论是出于内部原因（例如，管理决策）还是出于外部原因（例如，买方的客户的决策），买方都可以更改或取消已经支付或下达的订单。

客户不满

客户的期望可能与他们收到的不符。 卖家可能错误地列出或描述了产品，或者它不符合质量预期。

发行贷方票据的示例场景

Construction Co.刚刚从其常规供应商Truck Ltd订购了三辆大型平板卡车。 Truck Ltd 开具了价值 150,000 美元的自动发票并发送给 Construction Co。

不幸的是，发票金额没有列出 Truck Ltd. 销售人员承诺的 10% 折扣。

在任何人发现错误之前，建设公司的会计团队（他们不知道折扣问题）已成功付款。 Truck Ltd. 不久后意识到他们的错误，并为 Construction Co 多付的金额（15,000 美元）签发了一张贷方票据。

贷方票据也由双方在内部记录，以便他们的账户平衡。 下一次 Construction Co 从 Truck Ltd. 进行采购时，贷方票据与发票一起兑现——从贷方总额中减去 15,000 美元。

您如何开具贷方票据？

信用票据由会计部门开具和发给会计部门——即，沿着相同的渠道开具定期发票。

它们通常与特定发票直接关联，因此最好将它们保存在与它们相同的电子邮件链中（如果您的会计软件启用此功能）。

有时它们可​​以链接到未来的发票（如上例所示）。 后一种情况在更方便时会出现，因为各方之间经常发生多笔交易。

会计中的信用票据

您如何准确地将贷方票据输入您的帐户取决于您使用的簿记系统。

在单式记账中，信用票据的价值应简单地输入客户的账户。 在复式记账中，它既作为应收账款的贷方记入，也作为收入的借方记入。

您应该在贷方票据上包含哪些信息？

贷方票据上的信息应与发票上的信息相似。 这包括：

• 联系方式
• 日期详情
• 相关发票编号
• 付款条款和条件

贷方票据可以有到期日吗？

信用票据确实有到期日。 这将在他们的付款条款中列出。 收款人通常有 12 个月的时间来用完贷方余额。

结论

信用票据是保持公司簿记流程清晰的重要工具。

没有它，当出现问题时，必须删除原始发票并在其位置发出另一张发票。 这会在会计和审计过程中造成混乱。

发行信用票据有多种原因。 这些范围从列出的发票金额错误到客户对购买的不满。

它们是金融行为当局经常要求的证据（包括在英国）。 它们也代表了买家资金将被收回的重要保证。

作为文件，它们与发票没有什么不同。 一个区别是它们可以在处理付款之前或之后发出。