如何自动化您的网络研讨会跟进电子邮件以提高出席率和转化率

您上次的网络研讨会是取得巨大成功还是完全失败？ 你有数百名与会者还是只有少数人（其中 3 名是你的团队成员）？

如果您在为网络研讨会吸引观众而苦苦挣扎，我们可能会为您提供正确的答案。

如果您想要一个成功的网络研讨会，网络研讨会后续电子邮件至关重要。

说真的，如果您没有后续电子邮件或没有以正确的内容或频率发送它们，那么请停止任何其他网络研讨会准备工作。

想想看。

在过去的六个月中，您注册了多少次网络研讨会——我猜有几个。

现在，你参加了多少人——我猜不是很多？

这是为什么？

1. 您认为免费的网络研讨会没有价值（它们太多了。）
2. 根据 FindStack 的说法，大多数人会在活动开始前 8 天注册网络研讨会。 是的，如果没有良好的后续电子邮件，我们就会忘记参加。
3. 你需要感觉它会是有益的，而大多数人不会。

即使是最吸引人的网络研讨会注册页面，无论多么诱人，都需要在网络研讨会之前和之后跟进才能取得成功。

否则参加者的评价会很差。

但不要害怕。

在本文中，您将学习如何避免这种情况。

您将学习在网络研讨会之前和之后使用的最佳潜在客户培育技术，我们还将向您展示如何针对那些没有参加的人。

当您完成阅读时，您将拥有经过验证的网络研讨会电子邮件模板，并了解有关使用自动电子邮件跟进以使您的网络研讨会取得成功的一切。

让我们跳进去。

您如何为网络研讨会撰写后续电子邮件？

为您的网络研讨会编写电子邮件的过程取决于您是针对网络研讨会之前的参与者还是之后的参与者。

它们都是必不可少的，但需要完全不同的方法来处理您的电子邮件。

例如，网络研讨会前的电子邮件侧重于让您的潜在客户参加，旨在激励、提醒和鼓励他们出现。

另一方面，网络研讨会后的电子邮件包括针对两个不同的细分市场。

1. 与会者
2. 未参加者。

前、后、与会者和非与会者都很重要，因此我们将全部讨论。 但首先，让我们从网络研讨会前的电子邮件开始。

网络研讨会前

网络研讨会邀请电子邮件

在您开始发送任何网络研讨会后续电子邮件之前，您必须邀请人们加入并预订您的网络研讨会。

以下模板效果很好：

主题选项：

• [独家网络研讨会] 了解如何（实现最突出的好处）
• 网络研讨会邀请
• （现场网络研讨会邀请）您是否有兴趣（解决问题）

电子邮件正文：

这是 Jason Swenk 的一个很好的例子：

网络研讨会确认电子邮件

您已经设置好挤压页面并准备好进行注册。 潜在客户注册后，电子邮件序列就开始了。

发送的第一封电子邮件是网络研讨会确认电子邮件。

您在潜在客户注册网络研讨会后立即发送此电子邮件。 这是一种简单的方法，但您需要非常重视。

通常，您会在活动开始前 7-10 天左右开始注册，因此请务必告诉您的订阅者将网络研讨会链接添加为书签，并将日期和活动添加到他们最喜欢的在线日历中。

主题选项：

• [确认] 您的网络研讨会链接和重要信息
• [确认] 您的网络研讨会链接
• [确认] 恭喜，您已注册。

电子邮件正文：

这是来自 DoodleWarriors 的精彩网络研讨会确认示例。 请注意提到免费 gif 的 Ps 部分，还引诱人们参加网络研讨会：

第一次提醒（5 天前）

接下来是您应该在网络研讨会前五天左右发送的第一封提醒电子邮件。

另一个简单的方法，如以下模板所示：

主题选项：

• [网络研讨会提醒] 我们的约会还有五天
• [网络研讨会提醒] 你不想错过这个活动
• [网络研讨会提醒] 还有 5 天

电子邮件正文：

第二次提醒（1天前）

在网络研讨会开始前 24 小时发送第二封后续电子邮件提醒。

这封电子邮件类似于第一封提醒邮件，但添加了更多的兴奋点。

主题选项：

• [网络研讨会提醒] 明天见
• [网络研讨会提醒] 你会喜欢这个的
• 【网络研讨会提醒】关于明天的友情提醒

电子邮件正文：

最后提醒（60 – 10 分钟前）

在网络研讨会开始前 10-60 分钟发送最后一封电子邮件。

这封电子邮件是让您的潜在客户参加的最后机会，因此请增加一点紧迫感，并发布一个惊喜公告。

主题选项：

• [网络研讨会提醒] 我们即将开始
• [网络研讨会提醒] 30 分钟后开始
• [网络研讨会提醒] 直播活动即将开始

电子邮件正文：

总结——网络研讨会前的电子邮件

上述电子邮件序列将帮助您让更多的与会者现场直播。 此外，向他们展示他们将在网络研讨会中学习的内容是一个好主意——这将有助于保持他们观看活动的动力。

以下来自 Ryan Levesque 的示例是执行此操作的好方法。 他提供了切实的好处，这些好处将留在订阅者的脑海中。

看一看：

花一些时间创建电子邮件并在您的电子邮件编辑器中进行设置，并且不要忘记自动化和个性化您的后续电子邮件以提高您的打开率（我们将在接近尾声时介绍如何做到这一点文章，敬请期待！）

网络研讨会后

我们现在继续讨论网络研讨会后的电子邮件。

有两个部分——一个给那些参加过的人，一个给那些从未参加过的人。

两者对于提高转化率都很重要。

On24 报告称，网络研讨会的平均出席率转化率为 58%，平均出席率为 48%。

因此，您将不得不对您的网络研讨会跟进电子邮件进行一些工作：

1. 提高您的转化率
2. 提高出勤率

让我们从参加网络研讨会的人开始。

感谢您参加网络研讨会电子邮件（网络研讨会后 1 天）

网络研讨会后的第一封电子邮件是感谢您参加电子邮件。 在这封电子邮件中，您表示感谢您现场直播并告知与会者有关重播的信息。

以下模板效果很好。

主题选项：

• [网络研讨会重播] 这是您的录音
• [网络研讨会重播] 录音和提问
• [网络研讨会重播] 录音 & 快速留言

电子邮件正文：

问答电子邮件（网络研讨会后 3 天）

这封电子邮件将回答一些关于您在网络研讨会上销售的特别优惠的问答。

主题选项：

• 问答加公告
• 您的问题已得到解答
• 让我们把事情弄清楚。

电子邮件正文：

看看下面的例子——它来自一十一百，向你展示了他们如何使用电子邮件来宣布一个问答环节：

如果您希望 Q&A 电子邮件跟进更直观一点，您可以复制这种方法。

即将结束的网络研讨会（网络研讨会后 5 天）

优惠结束电子邮件是发送给参加但仍未购买的人的最后一封电子邮件。

主题选项：

• 最后的电话：今天关闭
• 最后的机会 - 抓住你的位置
• 我们正在拔掉插头：立即行动。

电子邮件正文：

来自名字

来自电子邮件

最后的电话：今天关闭

嘿{{person.firstName}} ，

您只有几个小时[register/sign up] [your product /service] 。

这是最后一个电话，我们不会再发送任何电子邮件。

再过几个小时，特价就结束了，价格翻了三倍。

如果你想进去，请点击下面的链接：

Add your Link here.

小心，

Your name

针对未参加者的电子邮件序列

最后一组网络研讨会后电子邮件跟进是针对未参加的订阅者的。

超过一半的注册者不会出现在现场观看您的网络研讨会。

无论出于何种原因，他们从不听你说的话。

但是，仍然有机会通过专门针对他们的行为电子邮件活动来挽回其中的一些人。

像 Encharge 这样的现代电子邮件自动化软件使您能够向执行特定行为的人发送一系列自动回复电子邮件。

例如：

如果潜在客户点击了立即购买按钮但从未购买过，您可以进行设置，因此会向他们发送一系列自动电子邮件，针对他们可能从未购买过的原因。

通过网络研讨会，如果潜在客户已注册但从未出现，您可以使用自动电子邮件定位他们，以尝试说服他们观看重播（稍后我们将介绍如何做到这一点）。

这就是以下模板的作用，但首先，您需要细分受众。

细分受众

您可以通过多种方式细分受众（潜在客户、客户等），但为了本文的优势，我们将重点关注电子邮件活动和行为。

您设置触发响应的某些条件。

如果潜在客户注册了网络研讨会但从未出现，您可以将其细分为一系列电子邮件的目标。

一旦触发器被激活，电子邮件就会被发送。

您可以使用以下模板发送给从未观看过网络研讨会的人的分段列表。

电子邮件 1. 抱歉，您无法发送网络研讨会电子邮件（网络研讨会后 1 天发送）

主题选项：

• 您错过了网络研讨会（这是重播）
• 网络研讨会重播（时间敏感）
• 网络研讨会重播只为您

电子邮件正文：

网络研讨会结束电子邮件（网络研讨会后 2 天）

主题选项：

• 时间不多了（这是重播）
• 时间敏感重播：立即观看
• 网络研讨会重播（时间不多了）

电子邮件正文：

下面的示例向您展示了 Teachable 如何编写一封包含紧急性、好处以及链接到网络研讨会重播的电子邮件跟进：

最后电话会议（网络研讨会后 3 天）

最后的电话电子邮件是您在序列中发送非淋浴的最后一封电子邮件。

主题选项：

• 在几个小时内关闭重播（立即行动）
• 最终电话：网络研讨会重播即将结束
• 最后机会（立即观看网络研讨会重播）

电子邮件正文：

如果您没有播放网络研讨会的重播，但将进行另一场现场表演，请查看 AdsAccelerator 的以下电子邮件示例。

他们为订阅者提供了另一个机会来观看实时事件的发生。 您可以使用电子邮件自动化软件自动向非淋浴者发送这样的电子邮件。

如何设置自动网络研讨会跟进电子邮件

在本节中，我们将分享有关为您的网络研讨会设置自动跟进电子邮件的分步指南。

在我们开始实际指南之前，您需要考虑两件关键的事情：

• 您将要使用的营销自动化工具。
• 您要运行的网络研讨会类型。

为您的网络研讨会跟进电子邮件选择营销自动化工具

一些网络研讨会平台带有发送自动电子邮件的选项。 但是，这些电子邮件不会像您可以在专用电子邮件营销或营销自动化工具中设置的那样强大或易于编辑。

除此之外，借助专门的电子邮件工具，您可以灵活地构建高级后续旅程。 诸如：向未打开的人重新发送电子邮件。

最后但并非最不重要的一点是，您可以查看网络研讨会电子邮件的电子邮件参与度指标（如打开次数和点击次数）以及其他电子邮件通信。

如果您决定为您的网络研讨会电子邮件使用营销自动化平台，您必须仔细检查该平台是否可以与您的网络研讨会工具集成。

在集成方面，有 4 个选项：

原生网络研讨会集成

一些网络研讨会平台支持与 Mailchimp 和 ActiveCampaign 等主要电子邮件营销工具的本地集成。

这里的缺点是网络研讨会工具不能支持所有的电子邮件营销/自动回复平台，因此您的电子邮件工具可能不受支持。 如果是这种情况，您必须查看其他两个选项之一。

扎皮尔

Zapier 之类的连接器平台（或其更便宜的替代品之一，例如 Integrately 或 Pabbly Connect）。 几乎所有电子邮件营销和网络研讨会工具都集成了 Zapier，因此几乎所有情况下都可以使用此选项。

缺点是，如果您运行大量网络研讨会，Zapier 很快就会变得非常昂贵。

网络挂钩

Webhook 是在工具之间发送信息的通用标准。 它免费、快速且高度可靠（通常比原生集成和 Zapier 更可靠）。 如果您想使用此选项，您必须确保网络研讨会工具和电子邮件营销工具都支持 webhook。 更具体地说，网络研讨会工具必须能够发送 webhook，而电子邮件工具必须能够接收它们。 提示：Encharge 具有强大的 Webhook 集成，可让您接收 webhook。

webhook 的唯一缺点是一些网络研讨会平台将它们作为付费插件提供，或者在其更高级别的计划中提供它们。 即便如此，webhook 通常比 Zapier 便宜得多，因为您无需为每个 webhook 请求付费。

API

这是 4 个选项中最先进和最灵活的。 如果电子邮件工具和网络研讨会平台都支持 API 来连接数据，您可以聘请开发人员来构建集成。 不幸的是，这种方法需要编码，因此如果您是非技术人员，则无法使其工作。

无论您决定选择哪个选项，您都必须评估网络研讨会工具支持的可用操作。 换句话说，网络研讨会工具可以向电子邮件营销工具发送哪些操作？

这些操作将用于在营销自动化平台中触发自动电子邮件、添加标签和细分受众。

以下是评估网络研讨会工具时需要注意的一些关键操作的列表：

• 注册参加网络研讨会
• 参加网络研讨会
• 错过了网络研讨会
• 网络研讨会重播可用
• 网络研讨会重播即将到期
• 网络研讨会前 48 小时
• 网络研讨会前 24 小时
• 网络研讨会前 6 小时
• 网络研讨会前 1 小时
• 网络研讨会开始
• 他们离开之前...
• 他们一直待到……

您可以使用的操作越多，您的网络研讨会后续电子邮件就越个性化。

您的网络研讨会的类型

在开始自动化网络研讨会电子邮件之前，您要考虑的第二件事是网络研讨会的实际类型。

有两种常见的网络研讨会类型：

• 实时的一次性网络研讨会 – 您在固定日期和时间举办的标准网络研讨会。
• 自动化，也称为“常青”网络研讨会——预先录制的网络研讨会，潜在客户可以持续订阅。

每种网络研讨会类型都需要完全不同的电子邮件自动化设置。 因此，让我们分别回顾一下。

如何在 Encharge 中为实时网络研讨会设置电子邮件

标准的实时网络研讨会更容易设置。

您只需选择要发送电子邮件的正确部分（例如，“订阅网络研讨会”或“未参加”网络研讨会），然后在网络研讨会日期和时间之前和之后向该部分发送固定的基于时间的电子邮件。

细分网络研讨会用户

您如何细分网络研讨会观众取决于您如何将网络研讨会数据发送到电子邮件工具（请参阅上一节）。

在 Encharge 中，您将根据现场数据或事件进行细分。 例如，您将通过 webhook 将所有网络研讨会数据传递给 Encharge，并将适当的字段映射到此人的个人资料，如下所示：

自动化电子邮件

一旦您在 Encharge 中获得数据并且可以进行分段，您就必须创建一个流程。

您可以创建一个以 Time Trigger 步骤开始的流。 例如，如果您的网络研讨会于 11 月 10 日中午开始，并且您想在网络研讨会开始前 30 分钟发送一封电子邮件，您将像这样设置时间触发步骤：

发送电子邮件的流程如下：

然后，您可以准备一个包含所有网络研讨会前后电子邮件的流程，如下所示：

如何使用 Encharge 建立一个常青的网络研讨会——一个真实的例子

就电子邮件而言，自动或常青网络研讨会的设置相对更复杂。

下面我们将研究 Doodle Warriors 如何为他们的大师级常青网络研讨会自动化电子邮件。

首先要做的事情是：Doodle Warriors 使用什么网络研讨会工具？

他们正在使用 Stealth Seminar — Stealth Seminar 是一个强大的自动化网络研讨会平台，它对 Webhooks 和一些高级功能提供强大的支持，例如与会者可以选择网络研讨会的时间（基本上是模拟现场网络研讨会）。

Stealth Seminar 中支持的 webhook 列表：

Doodle Warriors 正在使用 Stealth Seminar webhook 来自动化他们在 Encharge 中的电子邮件。 他们为网络研讨会创建了 6 个自动化流程：

请注意，您可以将所有自动化分组到一个流程中。 尽管如此，这种方法仍为他们提供了更大的灵活性并且更易于组织，尤其是在使用 Encharge 中的文件夹时。

让我们检查一下他们设置的一些流程。

注册肖像大师班

由于 Stealth Seminar 支持其网络研讨会的各种 webhook，因此根据人们的行为触发电子邮件非常容易。

在此流程中，当有人确认电子邮件时，Doodle Warrior 会发送电子邮件：

他们正在使用 Stealth Seminar 中的 Registered webhook 和我们的 Receive Webhook 步骤。

此设置的一个关键部分是将所有 webhook 数据映射到 Encharge 中的字段。 您可以为所需的数据字段创建自定义字段并在步骤中映射它们。

请注意 Doodle Warriors 如何映射事件（动作名称）、网络研讨会的标题和其他有用信息。 您将使用此字段数据在电子邮件中创建细分或作为动态合并标签（见下文）。

然后在确认电子邮件中使用动态网络研讨会数据作为合并标签。 这样一来，Doodle Warriors 就可以为常青网络研讨会发送独特的电子邮件：

最后但同样重要的是，请注意他们如何使用添加标记操作来标记已注册网络研讨会的人员。 标签是跟踪用户和创建相关细分的简便方法。

重播 - 肖像大师班

Doodle Warriors 大师班网络研讨会的另一个有趣的后续电子邮件部分是网络研讨会重播流程。

Doodle Warriors 正在发送 2 封电子邮件用于网络研讨会重播，通过通知用户他们分别有 48 小时和 24 小时观看重播来制造紧迫感。

对于该流触发器，他们正在使用来自 Stealth Seminar 的 Replay Available webhook。

这是电子邮件：

高级网络研讨会细分

借助 Stealth Seminar 的强大 webhook 和 Encharge 的 Receive Webhook 功能，Doodle Warriors 能够创建高级细分。 例如，所有观看了少于 85% 的网络研讨会的人。

为了实现这一点，Doodle Warriors 正在使用来自 Stealth Seminar 的“他们一直待到……” webhook 和 Encharge 中的 Add Tag 步骤，如下所示：

然后，只需使用该标签创建一个细分：

使用该细分市场，他们可以定位近 10,000 名提前离开的人，并创建高度个性化的客户生命周期活动。

网络研讨会跟进电子邮件统计信息和提示

网络研讨会电子邮件跟进的具体提示和统计数据可以帮助您了解打开率和转化率。

对于使用网络研讨会的任何企业来说，了解它们都是必不可少的：

1. 个性化您的电子邮件：Linkedin 最近的一篇文章指出，36% 的人希望公司为他们提供更加个性化的方法——同时，74% 的人表示他们对电子邮件没有个性化感到沮丧。
2. 大多数网络研讨会注册发生在星期二。
3. 细分受众对于发送有效的网络研讨会后续电子邮件至关重要。
4. 73% 的 B2B 营销人员声称网络研讨会产生了最好的潜在客户。
5. 65% 的网络研讨会主持人声称自动化电子邮件营销活动是推广网络研讨会的最佳策略。
6. A/B 拆分测试您的电子邮件主题行。
7. 大约 29% 的人在活动当天注册了网络研讨会——因此请确保在活动当天发送网络研讨会提醒

网络研讨会后续电子邮件的底线

网络研讨会是为您的业务获取潜在客户和客户的好方法——没有争议。

观看您的网络研讨会的人越多，您的销售转化率就越高。

超过一半的网络研讨会注册不会出现在现场活动中，因此绝对必须针对非与会者。 此外，平均销售转化率约为 10-15%，不针对参加网络研讨会的非买家的想法也是不可想象的。

您只需将它们全部作为目标。

否则你会把钱留在桌子上。

网络研讨会后续电子邮件是您必须与网络研讨会一起使用的最佳营销工具。
使用提供的模板，结合 Encharge 等行为电子邮件自动化服务，观察您的转化率和销售率的提高。