VoIP 短信：工作原理、最佳实践和顶级提供商

当您需要与不接听您电话的客户取得联系时，必须有更好的方法来联系他们。 同样，您可能需要一个备用计划来通知潜在客户或通知不接电话或无法接电​​话的员工。

在这些情况下，互联网协议语音 (VoIP) 短信就派上用场了。 您可以通过企业 VoIP 服务发送短信、将消息发送给正确的人员，同时保持合规性。

请继续阅读，了解如何通过 VoIP 号码发送短信、其工作原理以及具体如何使用它。

什么是 VoIP 短信？

VoIP 短信是一种通过 VoIP 提供商提供的电话号码发送和接收 SMS 消息的方法。 这可能是固定电话或免费电话号码。 您可以使用现有（或新的）VoIP 服务在与商务电话相同的系统上发送和接收短信。

无需拿起移动设备或专用的商务手机。 您只需要企业 VoIP 服务启用的 SMS 和 MMS 功能即可。

VoIP 短信的工作原理

VoIP 短信使用虚拟电话号码。 您可以将此号码分配给一个用户或一组用户，并通过 Internet 连接（例如 Wi-Fi）启用短信。

当用户需要发送短信时，他们只需打开团队聊天应用程序并添加电话号码或选择现有联系人即可。 当有人回复时，同一用户或同一组用户会收到通知。

在幕后，您的 VoIP 系统使用与拨打电话或发送即时消息相同的技术。 信息包（短信、图像、视频等）从您的云系统路由到收件人的手机号码。

想要了解更多有关 VoIP 短信背后的技术的信息吗？

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短信和彩信的区别

短消息服务 (SMS)：自 1992 年以来出现的文本消息功能，用于向手机用户发送最多 160 个字符的纯文本消息。 当大多数人最常提到短信时，他们指的是基于短信的消息传递。

️ 多媒体消息服务 (MMS)： MMS 于 2002 年推出，它建立在 SMS 功能的基础上，使手机用户能够在消息中发送图像、音频剪辑、视频和更大的字符限制。 如今，MMS 几乎在所有智能手机上都支持最大 300KB 的小文件。

同时使用 VoIP 和短信的方法

您可以通过多种方式使用 VoIP 短信，并且对于何时不能使用此服务没有硬性规定。 我们重点介绍了您可以从 VoIP 短信功能中受益的常见场景。

1. 客户支持

当您需要客户提供支持案例的照片或额外信息时，要求他们拍照、将其发送到电子邮件、下载并将其上传到支持链接是一个耗时的过程。 寻求帮助的客户现在正在承担所有繁重的工作，并且感到沮丧。 相反，您可以通过短信向他们发送链接，以便他们可以直接上传照片。

此 VoIP 短信功能使用与您所连接的呼叫相同的技术，确保为您的客户提供流畅的体验。

还有一个主要优点是能够通过彩信发送照片。 例如，当现场工程师在客户现场时，他们可以直接将照片发送给技术工程师来诊断问题，从而无需将设备带回办公室，从而缩短了整体维修时间。

2. 前景跟进

短信营销的平均回复率高达45%。 与电子邮件营销6%的响应率和 2% 的推销电话转化率相比，这一数字非常显着。

与潜在客户交谈后或网络访问者下载资产后，向他们发送短信，而不是拿起电话或将其添加到您的下一个电子邮件营销活动中。 当您挂断电话后，从地址簿中选择联系人并开始输入您的自定义短信。 无需特殊软件 - 只需您的VoIP 应用程序即可。

这不仅会带来更高的打开率（毕竟，我们阅读了所有文本），而且您还为收件人提供了单击链接的选项，以了解有关您的优惠或服务的更多信息。

3. 预约提醒

如果你有能力减少错过的约会数量，你会张开双臂欢迎它，对吗？

顾客或患者预约是一回事，但他们是否出现则是另一回事。 您可以使用 VoIP 短信实现自动化，或在预约前一周、一天或一小时发送手动提醒，从而降低缺席的可能性。

当您与患者进行实时通话并预订下一次预约时，可以通过在通话时发送短信来降低他们记下错误时间或日期的可能性。

同样，您可以简化预订重复预约的步骤。 当患者需要定期预约新的预约时，您可以通过短信向他们发送链接，以便他们选择预约时间。 您可以节省拨打无法接通的电话的时间，并且患者可以在自己的时间安排预约。

4. 未接来电后回复短信

您有多少次收到未接来电通知，却回拨却无人接听？ 电话标签或语音信箱网球——无论你怎么称呼它——都是没有成效的。

也可能是您不知道未接来电是谁打来的。 所以，你回电话，没有人接听，你也一无所知。

相反，您可以发送短信确认您未接来电，并邀请呼叫者在建议的时间回电。 您可能在下午 1 点到 2 点之间有时间间隔，或者只能在夜班期间联系到您。

或者，如果您正忙于另一个电话，请发送短信说明您目前正在通话中，并会在有机会时立即给他们回电。 您甚至可以设置自动回复，这样当您错过电话时，呼叫者会自动收到短信。

通过 VoIP 号码使用 SMS 消息传送的限制

与所有技术一样，您必须注意一些限制。

在决定 VoIP 短信是否适合您的小型企业或企业时，需要考虑以下六件事：

• 短信速率限制：您不能发送无限数量的短信。
• SMS 功能：并非所有 VoIP 服务提供商都支持 SMS 功能。
• 大文件大小：不支持大于 1 MB 的大图像或视频。
• 字符限制：超过 160 个字符的消息将被分成多条消息。
• 短信短代码：短信短代码可能并不总是受支持。
• 收件人同意：企业必须保留出于商业目的（例如营销活动）发送短信的同意记录。

VoIP 短信的好处

虽然通过 VoIP 号码使用短信可能存在一些限制，但其好处胜过这些限制。

主要优势包括提供更好、更个性化的客户体验，以及在销售和支持流程中引入多渠道方法。 同时，您可以通过更少的通话和点击次数实现相同或更好的结果，从而提高工作效率。

• 更高的客户满意度：通过引入书面格式和口头沟通渠道来跟踪和简化支持、销售和预约流程。
• 向员工发送简化的群组短信：发送一对多消息，而不是一次向同事通报问题或优惠。
• 个性化客户服务：与 CRM、票务系统或任何具有开放 API 的软件集成，以定制优惠并在消息中使用客户名称、公司名称和现有产品等信息。
• 提高销售参与度：以高参与率开始出站勘探。
• 更低的通信成本：批量发送消息可以达到与向个人进行多次呼叫相同的结果。

如何设置 VoIP 短信

请按照以下四个步骤开始从您的公司电话号码发送短信：

步骤 1. 选择 V​​oIP 提供商。

首先，您需要选择VoIP电话服务提供商。 确保他们有与客户使用 VoIP 电话系统和SMS 设施的经验。 如果您已有 VoIP 提供商，请询问他们是否有也使用 SMS 选项的示例客户。

如果您没有 VoIP 提供商，并且目前正在考虑从传统电话系统迁移到云，那么现在是确保您过渡到单一提供商来满足您的通话和短信需求的最佳时机。

第 2 步：获取一个新号码，或保留现有号码。

一旦您选择了提供商，就该考虑电话号码了。 这里你有两个选择：

1. 使用新的虚拟号码：为您的外拨活动接收新的电话线路。
2. 移植您现有的电话号码：通过在网络之间移动来保留您当前的号码（这可能需要几周的时间来设置）。

号码移植涉及要求您的旧提供商从其基础设施中释放号码，并要求新提供商将其迁移到他们的基础设施中。 根据您的电话号码的历史记录及其当前所在位置，这可能会加快或延迟该过程。 在准备保留现有号码时，请务必与新的提供商联系。

步骤3.完成10DLC注册。

下一步是完成10DLC注册。 这是一个 10 位长代码，是指指定用于商务通信和短信应用的个性化 10 位电话号码。

然而，使用这样的数字需要遵守法规。 企业必须获得活动登记处的批准才能发送消息。 10DLC注册过程分为两部分：

• 品牌注册：企业必须向运营商网络表明自己的身份。
• 活动注册：企业必须提供他们发送的消息的示例，并出示消费者选择接收短信的证据。

设置完 10DLC 后，您可以开始通过 VoIP 线路发送短信。

步骤 4. 开始从 VoIP 系统发送文本。

在 Nextiva 应用程序中，导航至“消息”并按照以下说明进行操作：

• 点击短信，然后点击+ 。
• 从联系人列表中选择联系人或在“收件人”字段中输入电话号码。
• 添加多个收件人以创建群组短信。
• 按文本字段左侧的回形针图标可发送图像（小于 1 MB 的 JPG、PNG、BMP 或 GIF）或音频文件（.mp3、.wav 或 .mp4）。
• 输入您的消息并按发送。

体验最佳的企业 VoIP 提供商

无论您是想改善客户服务还是降低错过预约率，VoIP 短信都是小型企业和企业的完美解决方案。

在寻找 VoIP 短信提供商时，您需要有经验并做到这一点的人。 Nextiva 与所有主要电话服务提供商都有合作关系，因此可以通过简单的界面可靠地发送短信。

当您选择 Nextiva 进行商业短信和 VoIP 时，您将受益于：

• 语音邮件转录：获取包含准确语音邮件转录的电子邮件或短信。
• 商务短信：通过桌面或移动应用程序与客户和团队成员交换短信。
• 应用程序集成：将您的业务通信与流行的 CRM、客户支持和团队协作工具同步。

这样，所有员工都可以使用 NextivaONE 移动、网络和桌面应用程序获取支持文本的电话号码并交换文本。

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