非营利组织 VoIP：非政府组织的主要功能和优势

非营利组织领导者经常担心如何发展与捐助者和志愿者的关系、履行其使命并控制成本。

您可以做出的最有影响力的决定之一就是您的电话系统。

不幸的是，传统的电话服务在设计时并未考虑到非营利组织。

由于设备笨重、呼叫路由不灵活和功能有限，传统的固定电话系统对于依赖紧张预算和志愿者支持的组织来说，往往带来的麻烦多于好处。

如果您一直在考虑升级电话系统，但不确定从哪里开始，互联网协议语音 ( VoIP ) 可能是理想的解决方案。 呼叫通过云连接，而不是通过物理电话线拨打和接听电话。 您所需要的只是互联网连接。

继续阅读并了解为什么如此多的非营利组织正在从老式电话过渡到 VoIP 系统。

为什么非营利组织放弃传统的电话系统？

过时的电话系统有许多限制，阻碍了非营利组织的生产力和客户关系。 以下是组织升级到 VoIP 的一些主要原因。

1、运营成本高

对本地 PBX 系统的初始投资，加上持续的维护和更新，使得传统电话系统比 VoIP 替代方案昂贵得多。

为每条固定电话支付月费也会很快增加开支。 由于大多数非营利组织的运营预算都极其紧张，因此这些持续的成本不必要地将资金从实际工作中转移到运营成本上。

2.缺乏灵活性和可扩展性

由于传统电话系统依赖于物理电话线和硬件，因此随着非营利组织的发展，添加或删除分机非常困难。

例如，如果您开设一个新办公室或需要快速设置电话以进行临时筹款活动，则重新布线和购买设备的成本会迅速增加，从而限制了可扩展性。

3. 呼叫处理能力有限

大多数传统电话系统依赖于预定数量的物理电话线。 如果所有这些线路都被当前呼叫占用，则任何其他来电都会排在很长的队列中、被阻止、被发送到语音信箱或被断开连接。

这对小企业和非政府组织来说是一个主要问题，因为这通常意味着在人流量大的时期错过捐款，并使支持者对关键举措感到失望。

4. 与 CRM 的集成度较差

由于传统通信系统与其他系统隔离运行，因此呼叫数据不会自动填充您的 CRM 或其他系统。

如果没有内置集成，您的团队必须手动跟踪和记录所有呼叫交互——这是一个低效的过程，容易出现人为错误。 有价值的数据不可避免地会被遗漏，导致支持者的体验脱节。

5. 安全问题

对于传统电话服务，所有硬件和基础设施都位于您的办公室，因此可能难以保护。 入侵者或事故可能会损害服务器，而未能更新基础设施可能会使客户的敏感数据面临风险。

VoIP 解决方案提供呼叫加密功能，以防止您的通信遭到不必要的窃听。 这对于事业驱动型组织尤其重要。

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6. 有限的报告和分析

大多数老式电话系统几乎不提供呼叫数据，仅提供呼入/呼出呼叫和持续时间的基本日志。

如果没有详细的见解（例如呼叫高峰时间、未接听的呼叫和呼叫来源），几乎不可能确定需要改进的领域或做出有数据支持的决策来加强筹款和推广。

对于有财政责任的非营利组织来说，基于云的电话服务是更好的选择。 它提供了许多功能，具有无限的可扩展性、增强的呼叫处理和强大的集成。

VoIP 给非营利组织带来的好处

通过为非营利组织改用 VoIP 电话系统，您的组织可以克服这些挑战，同时释放以下改变游戏规则的优势。

经济实惠的通讯

VoIP 电话系统通常比传统电话线具有更低的设置和持续成本，使其成为预算紧张的非营利组织的理想选择。

由于不需要物理硬件或大量布线，非营利组织可以节省维护和基础设施成本。

您可以避免昂贵的 PBX 投资和每条线路的费用，并且由于 VoIP 使用互联网连接，因此您只需要现有网络即可。 成本的大幅降低为非营利组织提供了迫切需要的预算减免。

专业提示：如果您的组织是免税的，您就有资格获得更多节省。 询问如何可以跳过支付与 VoIP 服务相关的销售税或消费税。

远程电话

VoIP 服务提供商支持远程工作人员，使团队成员即使在外地或在家工作也能保持联系。

这使用户摆脱了物理办公电话的束缚。 借助呼叫转接、软件电话和移动应用程序等高级功能，您的团队可以在需要时相互联系。

提高捐助者的参与度

组织可以使用 VoIP 系统进行外展和后续电话，让捐助者了解情况并参与他们的事业。 通过在通话期间即时访问来电者资料，您的团队可以更好地与支持者建立有意义的联系。

事实证明，免费电话号码可以增加消费者的信任，并且这些号码可以让大型捐助者与您的团队讨论将资金发送到哪里。

通过将互动直接记录到 CRM 中，可以简化后续行动，这种个性化程度有助于提高捐赠者的忠诚度和安全性。

新增短信功能

年轻一代更喜欢发短信而不是打电话，这使得短信成为吸引新的和潜在的捐赠者的有效工具。

集成短信为那些喜欢短信而不是电话和电子邮件的支持者弥合了沟通差距。 快速群发短信可以立即通知数千名支持者，以激发他们立即采取行动，这对于最后一刻的筹款活动或活动更新非常有用。

增强团队协作

群聊、视频会议和文件共享等功能可改善团队协作，从而实现更高效的项目管理。

通过将语音、视频和文本通信整合到一个平台中，远程团队可以紧密、灵活地协同工作。 统一的系统将员工和志愿者团结起来，简化团队合作。

以下是加州社会职业服务中心 (Social Vocational Services of California) 为患有发育障碍或智力障碍的成年人提供支持的方式，它使用商务电话系统可靠、一致地连接员工，并协调其 80 个地点的家庭和护理人员的计划。

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非营利组织十大基本 VoIP 功能

要真正改变非营利组织的通信方式，请寻找包含以下主要功能的 VoIP 系统。

1. 自动总机

自动虚拟接待员会迎接来电者，提供菜单选项，例如“按 1 进行捐赠”，并正确路由呼叫。 自动接线员以最低的人工成本提供 24/7 全天候服务，确保您不会错过任何一个电话，即使在下班后或人员短缺期间也是如此。

您的呼叫流程不必很复杂。 您的团队可以根据您的工作时间或特殊筹款活动进行调整。

2. 呼叫路由

智能呼叫路由根据您的偏好和需求定义呼叫应发送到的位置。

您可以将某些电话发送到语音信箱，将最高捐助者转接给客户代表，或将紧急消息转发到手机。 当呼叫量激增时，您可以即时调整呼叫定向或为特殊事件准备路由规则。

3. 电话会议和视频会议

选择基于云的电话系统，支持音频或视频会议、屏幕共享和其他实时连接选项，让您的团队可以随时随地进行协作，而无需担心后勤问题或差旅成本。

借助 Nextiva 等托管 VoIP 平台，您无需支付额外的会议软件或电话会议服务费用- 这些都包含在内。

4. 移动和桌面软件电话

软电话允许工作人员和志愿者使用他们的移动设备作为 VoIP 系统的扩展，确保他们无论身在何处都能保持联系。 无论员工身在何处（办公室、家里或现场），都可以保持高效工作。

5. 语音邮件到电子邮件

语音邮件转录消除了手动拨入和检查消息的需要。 电子邮件警报会向员工通知新的语音邮件，而语音到文本的转换则可在收件箱中提供书面内容以便快速查看。

这有助于您的团队更快地做出响应，并确保没有消息被遗漏。

6.短信通讯

集成短信使支持者通过他们喜欢的沟通渠道（电话、电子邮件或短信）更顺畅地联系。

通过直接从您的商务电话系统发送短信活动提醒、捐赠确认或其他通知来覆盖更广泛的受众。

7. 交互式语音应答（IVR）

VoIP 电话系统的主要功能之一是能够通过语音命令或键盘输入与呼叫者进行交互，提供用于访问信息或完成某些任务的自助服务选项。

自定义IVR 菜单以简化任务，例如：

• 请求回电
• 获取指示或支持详细信息
• 学习如何成为志愿者
• 获取付款信息

此外，IVR 提供 24/7 的自助服务选项，无需束缚员工。 预先收集基本信息有助于更有效地将呼叫者转接到代表，从而简化您的客户体验。

8. 通话分析和报告

强大的呼叫分析可让您一目了然地了解呼叫量、等待时间、放弃的呼叫、繁忙信号等。

趋势报告揭示使用模式，为更好的资源规划提供信息 - 了解哪些呼叫来源提供最佳投资回报率，并在问题影响 KPI 之前主动识别问题。

9. 客户关系管理集成

连接您的 CRM 和电话系统可实现自动呼叫记录和屏幕弹出来电者信息，让员工在通话期间即时访问来电者资料。

CRM 自动记录交互，将记录组织在单一解决方案中。

10. 通话录音和转录

通话录音可以创造宝贵的机会，例如解决争议、通过通话样本更快地帮助新员工入职、降低责任风险以及保留特别公告或访谈的永久记录。

转录使内容可搜索，而人工智能可以分析交互以提高团队绩效。

顶级非营利组织 VoIP 提供商

在评估 VoIP 解决方案时，请务必考虑为非营利组织设计的提供商，例如：

1. 下一个

Nextiva 以其可靠性和全面的通信解决方案而闻名，它是一套完整的工具，包括语音、视频、文本、即时消息和 CRM 集成。

Nextiva 是一家脱颖而出的顶级提供商，专门致力于增强非营利组织的生产力和社区关系。 其行业领先的平台通过强大的 VoIP 功能、轻松的 CRM 集成、无限的可扩展性和一流的可靠性克服了以前的通信限制。

作为一个基于云的平台，Nextiva 还消除了困扰过时系统的安全风险和维护成本。 真正的可扩展性意味着轻松适应活动或增长突增，而不会造成服务中断或意外成本。

G2 评级： 4.5 分（满分 5 分）（2,896 条客户评论）

2. 脆呼

KrispCall 以其用户友好的界面和实惠的价格而闻名，为呼叫、短信和 CRM 集成提供了统一的平台，使其成为具有不同通信需求的非营利组织的多功能选择。

G2 评级： 4.4 分（满分 5 分）（21 条客户评论）

3.特尔齐奥

Telzio 提供简单、可扩展的 VoIP 解决方案，强调定价的简单性和透明度，提供具有无限用户和分机的全功能电话系统。

G2 评级： 4.2 分（满分 5 分）（3 条客户评论）

4. 沃尼奇

Vonage Business将 UCaaS 解决方案与联络中心功能相结合，旨在增强组织与其客户之间的联系。 非营利组织可以根据用户数量、所需的呼叫功能及其集成要求来选择服务级别。

G2 评级： 4.3 分（满分 5 分）（437 条客户评论）

5. 8×8

8×8 优先考虑在集成 UCaaS 和 CCaaS 系统中保持通信安全、合规且可用。 非营利组织可以集中参与渠道，同时利用高级分析来最大限度地提高团队绩效。 然而， 8×8 缺乏Nextiva 提供的功能数量。

G2 评级： 4.1 分（满分 5 分）（656 条客户评论）

您的非营利组织值得拥有更好的电话系统

过时的电话系统是一个问题，特别是对于资金短缺的非营利组织和非政府组织而言。 它们可能会导致错失增长和参与的机会，从而阻碍非营利组织对环境和人道主义的影响。

然而，通过升级到功能丰富的统一通信 VoIP 提供商，组织可以实现成本节约、灵活性、移动性和强大的呼叫处理功能。

通过迁移到 Nextiva，非营利组织可以实现通信现代化并提高运营效率，而且迁移很简单。

Nextiva 可靠的服务可确保不掉线或通话质量模糊——这是筹款和外展活动的必备条件。 Nextiva 通过企业级 VoIP 、经济实惠的定价和实际实施支持来支持这些运营需求。

非营利组织求助于 Nextiva 来加强有意义的关系。 全国范围内无限制的通话和短信让每个人都能在一处保持联系。

直观的呼叫处理智能地路由每次交互，以满足客户、志愿者和合作伙伴的需求。 将通信转移到云端后，您将能够利用有限的资源来推进您的任务。

以实惠的价格获得强大的功能、直观的操作和一流的可靠性。 通过专为非营利组织打造的 Nextiva VoIP 解决方案拥抱未来，摆脱旧电话系统的麻烦。

最重要的是，Nextiva 帮助当今的非营利组织发展和维持自身。 您的组织、志愿者和社区都会感谢您。