虚拟接待员适合您的企业吗？ （+ 7 个用例）

企业主比任何人都清楚，一旦启动并运行，电话似乎就永远不会停止响起。 这是一个很好的问题——你成功了，成长了，并为客户服务——那么问题是什么？

即使您将其中一些外包给联络中心，来电往往会令人难以承受，占用大量时间和资源。 仅仅回到人们身边就感觉像是一件苦差事。

毫不奇怪，各种规模的企业越来越多地转向使用 24/7 应答服务软件来进行现场呼叫并解决常见问题，从而节省时间和金钱。

虚拟接待员可让您提供全天候支持。 这是一种让客户满意的简单且经济高效的方法。 在这篇文章中，我们将解释如何进行。

什么是虚拟接待员？

虚拟接待员是一种软件解决方案，可以接听和转接来电，确保没有电话无人接听。 它可以将呼叫转接到正确的部门，解决基本的客户需求，提供帐户信息，并回答常见问题（例如公司营业时间或地点）。

虚拟接待员有时称为自动助理、音频电话菜单或交互式语音响应 (IVR) 系统和电话树。

虚拟接待员如何工作？

虚拟接待员接听来电并提供满足基本需求的帮助，例如安排预约或共享帐户信息。

如果虚拟接待员无法直接处理客户的需求，它会将呼叫路由到正确的人员或部门。

例如，金融机构的虚拟接待员服务可以查找呼叫者的帐号，并让他们知道他们的帐户余额或下一个付款到期日。

但是，它可能无法处理欺诈性收费投诉，因此无法将客户与欺诈部门联系起来。

在这两种情况下，虚拟接待员都为客户和您的团队节省了时间。 如果它可以解决客户的问题而不需要团队成员接听电话，那就太好了； 呼叫量的减少意味着支持团队的压力减轻，并且需要客户支持代理帮助他们的人的等待时间更短。

如果客户需要帮助，他们不会等待，只是为了听到需要再次转接； 自动服务员会立即将他们发送到正确的部门。

物业管理公司可以使用虚拟接待员作为 24/7 的下班后服务，以便租户可以报告紧急问题。 医生办公室可以使用它，以便患者可以联系到值班护士。

虚拟接待员与现场客服人员

在虚拟接待员和现场接待员之间进行选择时，需要记住一些事项。

• 负担能力：在不雇用新员工的情况下，通话量可能会大幅波动，而且虚拟接待员软件的价格只是现场接待员工资的一小部分。 至少，它可以自动将呼叫连接到正确的座席。
• 有效性：自动服务员会迎接来电者，并立即协助或引导至正确的部门； 无需等待，因为接待员正在接听多个电话。 这就是虚拟接待员如此受欢迎的呼叫中心功能的原因之一。
• 性格。 自动接待员可以通过专业、愉快的问候来给人留下友好的第一印象。 然而，现场接待员可以通过来电显示识别来电者，最适合处理紧急事务。

好消息是，企业可以（而且经常）利用虚拟和现场接待员。

自动服务员可以迎接呼叫者并将他们引导到正确的部门，或者在下班后以及接待员不在时接听电话。 在工作时间内，自动服务员可以让呼叫者可以随时拨打零来与接线员通话。

虚拟接待员的费用是多少？

虚拟接待员的费用根据您使用的软件和您选择的计划而有所不同。 它们通常包含在 VoIP 系统中，因此您无需像使用固定电话系统那样支付额外费用。

自动助理包含在 Nextiva 的商务电话服务计划中，起价为每月 18.95 美元。 下面的视频介绍了有关电话系统定价的更多信息。

为什么企业使用虚拟接待员？

企业使用虚拟接待员有多种原因，包括改善客户体验并减少客户支持团队或联络中心的工作量。

根据您的品牌需求进行定制

虚拟接待员允许您根据业务需求定制接听服务，包括：

• 用您的品牌声音设置自定义问候语，以感谢客户的来电，确保一致的体验。
• 创建简单的导航菜单，将呼叫转接到正确的部门。
• 根据业务偏好和需求实施呼叫转移。

优化工作流程

呼叫应答服务可以通过处理呼叫管理和转接的“繁忙工作”方面来优化您的工作流程，包括：

• 回答常见问题。
• 处理简单的客户需求，例如订单跟踪或预约安排。
• 共享信息，例如您的公司名称、位置和营业时间。
• 自动将呼叫路由至正确的部门。

提供一致的客户体验

当您使用虚拟接待员时，您可以提供一致且高质量的客户体验，给新客户留下深刻的印象并有助于留住现有客户。

自动客服可以通过以下方式改善客户体验：

• 客户每次打电话时都知道会发生什么。
• 虚拟接待员减少了与合适的人交谈所需的时间。
• 客户可以随时回答一些问题，即使他们在客户支持中心关闭时打电话也是如此。

提高客户信任度

当客户拨打您的企业电话线时，您希望他们获得积极的体验，从而建立对您企业的信任。

使用自动助理和自动呼叫转接的专业问候语可以帮助您的企业看起来成熟且专业。 想要与新客户建立信任的小型企业可以使用虚拟接待员。

规模化流程

虚拟接待员可以同时接听多个电话，这是现场接待员无法做到的。 它可以帮助进行呼叫转移和呼叫转接，回答客户问题，同时向不同用户提供核心业务信息。

借助自动化系统，每个呼叫都会路由到正确的位置。 您甚至可以设置规则，以确保呼叫在工作时间内转接至团队成员，并在下班后转接至他们的语音信箱或联络中心。

哪些类型的企业使用虚拟接待员？

虚拟接待员广泛应用于许多行业和各种规模的公司。 任何有来电的企业——无论是内部处理还是外包给呼叫中心——都可以从实时应答服务中受益。 然而，一些行业经常出于不同目的使用虚拟接待员。

律师事务所和法律实践

律师事务所和法律实践通常将虚拟接待员用于以下用途：

• 与来电者共享营业时间。
• 为团队成员提供扩展。
• 将呼叫者路由到正确的团队成员或其语音信箱。
• 允许提交记录请求。
• 安排与客户的咨询。

金融机构

银行、信用卡公司、私人信贷员和财务顾问等金融机构通常使用在线接待服务，原因如下：

• 跟踪付款或帐户余额的状态。
• 通过电话处理付款。
• 激活信用卡。
• 提供账户信息。
• 共享营业时间。
• 将呼叫者引导至正确的团队。

卫生保健

虚拟接待员在医疗保健行业中大量用于以下目的：

• 安排约会
• 索取记录
• 确认处方补充。
• 向呼叫者提供传真号码、工作时间和地点。
• 将呼叫者引导至正确的医生或分诊护士。
• 在下班后向值班医生拨打紧急电话

Nextiva 通过我们的实时应答服务帮助退伍军人家庭护理中心为显着的业务增长做好准备。 怎么看：

“我们的目标是在未来几年内将我们的业务翻一番。 有很多人可以交谈。 我们计划利用 IVR 技术来优先考虑我们花时间在哪里以及与谁交谈。”

~ David Laiderman，退伍军人家庭护理副总裁

零售及电子商务

零售和电子商务企业经常接到大量电话，并使用虚拟接待员来实现以下目的：

• 订单状态更新，包括跟踪号码
• 提供退货状态更新
• 将呼叫者引导至客户支持或销售团队成员

房地产

个人房地产经纪人通常不使用虚拟接待员； 他们更有可能拥有现场接待员或助理，同时依赖短信等其他 VoIP 功能。

然而，房地产经纪人和机构经常使用虚拟接待员来处理大量呼叫。 他们可以使用自动服务员来确保新销售线索的公平分配，或根据位置和经验将潜在客户发送给正确的房地产经纪人。

更常见的是，房地产经纪人充分利用业务呼叫转接，在白天（或晚上）的任何时间根据合同获取挂牌信息。

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旅行和招待

航空公司、酒店和汽车租赁机构经常使用虚拟接待员来实现以下目的：

• 协助预订，包括重新安排、更新信息或取消。
• 提供客户支持。
• 回答有关政策或公司流程的常见问题。

政府机构

当您致电政府机构时，您可以期待虚拟接待员接听电话。 出于以下原因，政府组织通常设有虚拟接待员：

• 与来电者分享公共公告。
• 允许呼叫者使用自助服务选项请求文件或信息。
• 提供有关呼叫者可以在需要时访问更多信息的位置的信息。
• 共享重要的联系信息，包括工作时间。
• 向来电者提供双语通知

使用 Nextiva 设置虚拟接待员

如果您准备好设置虚拟接待员，Nextiva 随时为您提供帮助。

Nextiva 通过我们所有的 VoIP 套餐提供市场上最好的虚拟接待员服务之一。 这意味着，除了免费电话或本地电话号码、短信、语音邮件转录以及与某些 CRM 集成等其他优势之外，自动助理只是您获得的一项功能。

当谈到我们的虚拟接待员服务时，您可以信赖以下优势：

• 可靠性： 99.999% 的正常运行时间值得您信赖。
• 通话质量：高性能数据中心和高清语音技术带来卓越的传入和传出通话质量。
• 易于使用：任何人都可以设置和使用 Nextiva 的系统，而不仅仅是技术人员。
• 高级功能：修改您的呼叫路由和呼叫录音首选项，在几分钟内切换您的设置。
• 安全性： Nextiva 符合 HIPAA 和 SOC-2 标准，甚至适合高度监管行业的企业。
• 令人惊叹的服务：我们的内部团队为所有定价计划提供 24/7 实时支持。