如何举办最佳虚拟活动
已发表: 2022-05-07我们将引导您完成成功举办虚拟活动的完整指南，以及虚拟活动软件如何提供帮助。
计划和举办现场活动压力很大，但在虚拟活动方面，还有额外的压力源：您可能不知道使用哪些工具，或者如何让您的活动让参与者感到兴奋。
在本文中，我们将介绍您需要了解的有关虚拟活动的所有信息，包括：
- 虚拟活动的好处
- 虚拟事件的类型
- 您需要的虚拟活动软件
- 您的虚拟活动应该持续多长时间
- 如何营销您的虚拟活动
- 如何让您的虚拟活动变得有趣并吸引参与者
请继续阅读以获取计划下一个虚拟活动并确保其成功的完整指南。
虚拟活动有什么好处？
计划虚拟或在线活动的好处之一是您无需预订实体空间，这意味着您还可以省钱。 您也不需要设置桌子、椅子和笨重的演示设备（嘿，2000 年代初期的旧 A/V 系统，我在看你！），这进一步节省了金钱和时间。
您还可以从虚拟活动平台获得额外数据和受众跟踪的好处。 通过对与会者参与度的更好分析——客人在离开之前收听了多长时间？ 哪个环节最受欢迎？——您可以更好地计划您的下一个活动。
另一个好处是您有可能将您的影响力扩展到新的位置并与更多的受众分享。 例如，您的扩展受众可能包括无法同步参加的人（同步活动要求人们同时在线，实时互动），但希望异步观看您的内容（人们可以同时参与在他们方便的时候，在他们自己的时间举办活动——例如，在不同的时区）。
使用大多数平台录制虚拟会议很容易，您可以免费向与会者提供此后续视频，或作为付费视频提供给未注册的人。
确定虚拟事件的类型
就像现实世界中的事件一样，虚拟事件在类型、持续时间和目的方面都有所不同。 以下是一些主要类型的虚拟事件。
- 虚拟会议：在几天内您可能有多个演讲者的活动。 日程安排通常每天一次或两次较长的主题演讲，以及全天较短的每小时会议。 这些会议与虚拟活动平台的网络研讨会功能配合得很好。
- 虚拟贸易展：这些包括网络研讨会式的小组成员和演讲者，也包括参展商展位。 它们通常面向特定行业。 借助虚拟活动软件，您可以设置包含交互式应用程序或视频的虚拟展位，供与会者探索。
- 虚拟音乐节：在大流行期间，许多音乐节将 2020 年的活动转移到网上，在那里他们直播演讲活动或音乐节目。 这可以从德克萨斯图书节等图书节到纽约人节等艺术和文化节，甚至音乐节。
- 虚拟网络活动：这可以是独立活动，也可以是其他活动的一部分，例如虚拟会议或演讲活动。 与会者通常在更正式的演示之前或之后通过视频会议或消息传递进行非正式的聊天。
- 虚拟演讲活动：虚拟演讲活动范围从当地书店主办的作者阅读到专业发展会议。 这些通常使用虚拟活动软件的实时流媒体或视频会议功能来完成。
- 虚拟内部会议：过去是公司范围内或部门范围内的面对面会议，现在可以在虚拟环境中进行。 这些也被称为市政厅会议，与会者可以与演讲者互动并提出问题。
每个虚拟活动工具都有一组不同的功能和选项——请继续阅读以了解如何选择最适合您需求的工具。
选择合适的工具
您需要的特定平台取决于您举办的虚拟活动的类型。 例如，根据您的活动物流，您可能需要网络研讨会功能、聊天或分组会议集成、虚拟大厅或活动空间来模拟贸易展览环境或直播功能。
首先要为您的活动制定计划，然后找到具有正确功能的虚拟活动平台来完成工作，这一点很重要。
通常，虚拟活动软件工具允许您流式传输在线活动并与与会者协作。 另一个关键功能是能够通过网络研讨会与与会者共享信息。
一些虚拟活动软件甚至允许您创建包含活动大厅、虚拟展位和与会者头像的虚拟环境。
查看我们的虚拟活动软件目录，查看流行软件工具的比较并探索功能。 您可以使用每个软件目录中提供的 Capterra 的“推荐过滤器”工具来根据您需要的功能缩小您的选择范围。 您还可以阅读其他企业主的用户评论，了解他们如何评价每个平台。
确定合适的长度
您可能想知道虚拟活动应该持续多长时间。 同样，这将取决于您举办的活动类型。 您可以使用现实生活中的事件作为指导，但请记住，在在线环境中，让与会者参与可能会更加困难。 出于这个原因，您可能希望将事情保持在较短的一侧。
为您提供一些指导，虚拟节日或虚拟会议等更高级别的虚拟活动可能会持续一到四天，具体取决于演讲者和与会者的数量，官方节目会持续整个工作日。 一次性的虚拟专业发展活动可能只持续 45 分钟到一个小时。 您还可以在预定时间结束或开始时留出 15 分钟，让客人通过聊天或视频会议“联网”。
许多软件平台都具有群聊或实时投票选项等功能。 如果您在虚拟活动中加入迷你游戏或社交机会，这些功能可以帮助您使活动更具吸引力。
营销您的活动
为了让您的虚拟活动在人群中脱颖而出，您需要发挥创造力。
这里有一些想法可以让你的创造性思维过程继续下去：
- 发送有趣的 GIF 动画作为活动邀请。
- 为您的电子邮件订阅者提供折扣以参加您的虚拟活动。
- 创建定制的 T 恤、手提袋或宣传您的活动的海报（当然，所有这些都可以通过您的活动网站上的电子商务获得）。
- 将一定比例的门票收入捐赠给与您的活动相关的非营利组织。
一些虚拟活动软件平台允许定制品牌，因此您可以使您的营销脱颖而出并与您的虚拟活动品牌协调以获得一致的体验。 例如，您可以创建与您的直播活动登陆页面具有相同外观的自定义注册和注册登陆页面。
让它变得有趣
一旦您将其从公园营销您的活动中剔除，您就必须交付。
您的客人想向您学习并建立人脉，但他们也想玩得开心。 即使事情是完全虚拟的，您仍然可以使用您的虚拟活动平台让您的活动变得有趣。
- 许多虚拟活动软件平台允许您为活动创建虚拟大厅。 邀请您的供应商或演讲者设置展位，让您的客人进行互动探索。
- 通过分享破冰问题来鼓励交流，并让客人通过聊天加入。
- 在开始您的主题演讲或演讲之前，让乐队通过实时流进行虚拟表演。
- 提供赠品并让演示者使用随机名称生成器来选择获胜者。
- 尝试使用实时投票来分解演示文稿。
举办成功的虚拟活动，让客人回来更多
尽管尝试新事物可能令人生畏，但您的下一个虚拟活动可能与实体活动一样成功。
请记住，这种类型的虚拟体验对您的客人来说也可能是新的，因此您有机会通过保持新鲜感并尝试创造性的方式来保持客人的参与，从而在竞争对手中脱颖而出。
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注意：本文中选择的应用程序是在上下文中显示功能的示例，不作为认可或推荐。 它们是从在出版时被认为可靠的来源获得的。