版本控制：不要让你的版本控制失控

失去对文件更改的控制是一场噩梦。 你知道这笔交易：你巧妙地创建副本，将其发送给同行审阅，然后每个人都开始发回单独的文件和他们的评论。 如果您接受他们的反馈，您将开始在其中一个文档（您的“主人”）中实施更改，因为您会继续从其他人那里引入额外的评论和编辑。 但是，如果反馈循环很长并且您完全分心，那么很容易忘记哪个文档是主文档。

我敢肯定，您经历过重写重要更改或错误地重命名文件的噩梦，但在许多次修订后才意识到这个错误。 我有，这太疯狂了。 一位同事说，请参阅我的其他反馈/编辑。 我发誓我做了这些改变，我想。

更糟糕的是：东西在你抓住之前就已经印刷或出版了； 你后来才意识到这是一个非最终版本。 恐怖。

版本控制——或缺乏版本控制——可以摧毁任何善意的营销组织。 忘记您正在进行的回合、哪个版本是工作版本以及发生了哪些变化，这令人抓狂、沮丧且效率低下。

那么如何夺取这头野兽的控制权呢？ 让我们谈谈如何跟踪您的版本……在哪里存储它们、如何命名文件、如何跟踪更改等。

建立文件命名约定

一个简单但非常有效的第一步是在整个组织中建立文件命名约定。

如果您从本文中没有学到任何东西，请注意以下几点：为您的文件建立一个简单但一致的命名系统并坚持使用。 这可能包括数字或首字母或日期的组合。 而且你必须积极地使用它，每次修订。

就个人而言，我会根据参与项目的人数使用不同的方法。 如果只有我在处理一个文件，比如这个博客的草稿，我会保留一个简单的文件命名策略。 我只用版本号标记所有内容：“v1”、“v2”等。

但是一旦更多人参与进来，我就会变得更加细化。 当多人审阅时，我发现在文件名后附加首字母很方便，这样我就可以轻松地看到我正在处理谁的审阅，或者扫描我的桌面以查看谁已经提供了输入。 我还喜欢在文件名中添加日期，例如 FILENAME_060717。 （的确，大多数文字处理程序都在文件详细信息中提供修订历史记录——但如果您稍后重新打开文件并进行微小更改，那将不会保留。时钟会重置。）编辑——在一天内输入多个更改——我喜欢用“早上修订”、“下午修订”甚至“下午 2 点修订”等标记实际文件名，以保持一切正常。

建立清晰的创意工作流程

控制野兽的另一个步骤是制定一个策略，由谁审查什么，在什么阶段审查。 制定某种记录在案的计划（花哨的或复杂的）可以帮助您控制文件。 这些是创造性工作流程的标志，这是我提倡的另一个过程。 事实上，您可以将两者结合到一个过程中，一种高效的方法。 但同样，就像命名约定一样，您确实需要坚持计划并执行它。

让所有人都在同一页面上

所以你有一个文件命名系统和一个计划。 太好了——对你来说。 但是，如果您需要让其他人参与该计划，那么让每个人都在同一个众所周知的页面上工作是至关重要的。 这意味着不仅要为您自己，还要为整个组织实施规则和流程。

建立高效的跨职能工作流程，让某人戴上 A 型帽子。 此人可以记录流程，向同事发送有关如何命名和标记文件的说明，举办小型培训课程，并进行抽查以确保和强制执行流程。 执行注重细节的例程并不是很有趣，但从长远来看会节省时间。

跟踪变化的“词”

没有什么比从贡献者那里收到一份干净的文件更让我生气的了。 我想，“嘿，哇——他们没有任何改变”……只是开始通读并惊恐地意识到，他们进行了大量的编辑而没有注明。 当我在杂草丛中，逐行阅读以比较新旧以捕捉变化时，我的耳朵就会冒烟。

更改跟踪工具，如 Word 或 Google Docs 中的工具，提供了一种注释、编辑和标记的简便方法。 这有助于我快速了解谁在何时进行了哪些更改。

与他人合作时，我不只是跟踪变化。 我在做自己的工作时打开该功能以密切关注我在做什么。 我喜欢这个程序会记录我的更改，如果我的编辑毕竟不是那么出色，我可以轻松地设置和恢复。

跟踪更改的表亲是评论工具，我同样喜欢它。 我使用评论来提醒自己状态、我需要回来完成的事情或思考过程。 我还使用评论向其他人解释为什么我要进行某些措辞更改，为什么我重写了一段语气等等。

我知道您过去听说过有关轨道变更的内容——这是真的。 这是一个视觉上难以抗拒的野兽。 但是这些程序已经以一种使它易于管理的方式发展。 现在可以标记更改但在您进行时隐藏它们，因此您的页面保持干净且易于阅读，您可以只关注副本的流程和外观。

注意：在它真正完成之前，不要将其标记为“最终”

当我在文件名后附加单词“final”时，似乎发生了一些神奇的事情——而且不是以一种好的方式。 这就像墨菲定律的提示：当我宣布文件完成的那一刻，不可避免地会有大量的编辑和进一步的变化。

为了欺骗我自己（和 Murphy），我学会了在我的文件上使用“最终”这个词，直到我的文件已经发货、启动并离开众所周知的大楼。 相反，我继续遵循上面的命名约定，所以我知道哪个版本是最新的。 只是稍后，一旦一切都完成了，我才会回来复制一份即将出版的，并将其重命名为“最终版”。

如何进入“最终”阶段？ 为内部客户审查提供一个窗口。 然后，当它关闭时，它就关闭了。 除非这是一个法律问题，否则请在您说出并坚持的时候发货。 你的客户会排队。

创建存档

在您的桌面或云驱动器上存档是另一种跟踪版本的好方法。

当我处理多个文件时，我将它们存储在桌面上一个名为“以前的版本”的文件夹中。 这样，当我打开我的主要工作文件夹时，我只能看到绝对最新的。 它有助于防止我不知所措或扫描并抓取错误的文件。 它还可以创建一个很好的存档。 当我以这种方式工作时，我创建了一个文件夹，用于捕获沿途的所有编辑和修订。 所以，如果我需要恢复到以前的迭代，很容易找到。

归根结底，我可能有三个或 300 个版本的修订文件。 就像税务记录一样，我喜欢保留这些文件一段时间……至少在我的文件被拿出来之前。 这样，我就有了整个修订过程中所做的所有更改的清晰存档——如果我需要恢复到以前的迭代，我可以回顾一些东西，看看在哪里引入了奇怪的更改或不熟悉的编辑，等等。

我也喜欢使用云驱动器——例如 Google Drive 或 SharePoint 或 Dropbox。 事实上，这些天我几乎只处理这些系统之外的文件。 这样我就知道我一直在处理最新版本的文件，而且我可以在任何计算机上完成我的工作，而不必通过电子邮件将文件副本发送给自己。 多人可以同时贡献、编辑或修改。 它保留一个自动存档。

离别的想法：进行编辑时要保持警惕

最后一点建议：在处理文件和更改时，尽量减少分心。 关上门，喝点咖啡，然后关掉音乐（或者打开，如果这能帮助你集中注意力的话）。 没有什么比进行大量出色更改更糟糕的了，后来才意识到您将它们更改为错误的文件版本并且需要重做您的工作。 或者，您将更改保存在一个陌生的地方并且文件现在丢失了。 所以要注意。

这是最终的。

您最喜欢保持版本控制的方式是什么？ 或者您必须分享什么与文件相关的恐怖故事？