利用率：它是什么以及如何计算（+改进技巧）

您是否管理一家专业服务公司，例如软件开发公司、设计工作室或其他一些基于项目的企业？

如果是这样，要成功运营，您必须有效地管理时间和分配资源。

无效的时间和资源管理可能会给企业带来严重的财务损失。

这是利用率发挥作用的时候。

检查利用率是跟踪公司绩效的绝佳方式。

如果利用率对您来说是新的，并且您想了解更多有关它的信息，请留下来，因为在这篇博文中，您将获得以下问题的答案：

• 使用率是多少？
• 你是怎么计算的？
• 监控利用率有什么好处？
• 什么是月度使用报告？
• 月度利用率报告如何帮助确定利用率？
• 可以做些什么来提高利用率？

使用率是多少？

利用率代表员工总计费工作时间的百分比，这使其成为企业的关键绩效指标之一。 关键绩效指标 (KPI) 是一种评估业务成功与否的绩效衡量标准。 它们帮助您的团队成员专注于重要任务并支持您的策略。 因此，监控利用率可以帮助您通过准确衡量计费时间并最大限度地提高业务来实现改善业务的目标。

计费时间包括与项目直接相关的任务，您可以将其包含在客户的发票中。 其中一些任务是：

• 项目计划，
• 研究，
• 项目的执行，
• 与客户的沟通，以及
• 修订你的工作。

除了可计费的时间之外，还有不可计费的时间，其中包括无法向客户计费的任务。 非计费时间包括内部团队会议和电话等任务。

由于非计费任务，普通员工一周内完成 40 小时计费劳动的可能性很小。 要获得理想的利用率，必须实现计费和非计费小时数的正确平衡。

如果利用率为：

• 太低——这通常意味着你的团队需要做更多的工作，或者
• 太高了——这表明你的公司在重要的内部任务上吝啬，你可能需要更多敬业的员工。

利用率最常用于专业服务——尽管其他企业可以用它来评估其劳动力的当前生产力。

毕竟，确保您的员工有效地度过他们的时间对于生产力至关重要。

你如何计算利用率？

哪种计算利用率的方法最有效？

标准利用率公式相对简单：

计费总时数 / 可用总时数 = 利用率

例如，假设团队成员每周工作 40 小时，计费时间为 30 小时。 这是计算：

30/40 = 0.75

因此，他们的利用率将为 0.75，即 75%。

要更准确地了解业务成功并确定业务的整体盈利能力，请确保您正在衡量所有团队成员的利用率。

您的员工利用率会影响整体利润率。 利润率决定了公司、产品或服务的盈利能力。 利润率越大，公司越成功。 这意味着利用率和利润率有着千丝万缕的联系。

理想的利用率和变现率是多少？

理想利用率是企业为实现预期利润率而应达到的利用率。

理想的利用率可以通过将成本（即资源费用和间接费用）和净利润除以总小时数（即潜在容量）和计费率来计算。

以下是计算理想利用率的公式：

（成本 + 利润）/（潜在容量 x 计费率）x 100 = 理想利用率

现在，让我们直截了当地说——利用率越高越好不一定是真的。

接近 100% 的利用率可能表明过度劳累的劳动力处于倦怠的边缘。

如果企业的利用率高于 100%，则通常表示准备不足或项目范围之外的工作过多。

另一个我们需要提到的重要概念是变现率。 它表示计费小时数与向客户收取的总金额的比率。

这是您计算实现率的方法：

（总计费小时数）/（总计费小时数）=实现率

利用率和实现率之间的显着差异表明您的团队在非计费活动上花费了太多时间，或者需要进行更多工作。

监控利用率有什么好处？

监控您的利用率可以实时跟踪项目。

因此，您不太可能错过有关项目的重要信息，并且您会更加主动地发现错误，以免它们变成严重问题。

以下是跟踪利用率的一些最重要的好处：

• 密切关注资源成本，
• 调整利润率，
• 支持业务增长，以及
• 加强项目规划。

好处 #1：密切关注资源成本

计算利用率有助于确保您既不会使用不足也不会过度使用资源，同时保持在预算范围内——因为您正在跟踪特定金额的资金花费时间和地点。

为了更好地跟踪资源成本，您可以问自己以下问题：

• 是否使用了额外的资源，例如，用于非计费任务？
• 是否定期跟踪和记录所有计费时间？

好处#2：调整利润率

为了提高您的利润率并赚更多的钱，正确的利用率计算可确保您的公司向客户收取适当的计费小时数。

可能会出现你的利用率很高，但你的利润率很差。 如果是这种情况，请分析员工的工作效率以弄清楚员工如何度过他们的时间以及他们目前正在做什么。 此外，您应该分析运营成本，即运营业务所需的运营费用。

好处 3：促进业务增长

利用率还可以显示哪些产品或服务最有利可图。 这可能有助于管理层确定潜在的增长领域和他们可以增加员工的地方。

高利用率通常表明哪些服务更有贡献并与盈利能力相关。

业务和销售开发专家可能会发现此信息很有用。 它可以帮助他们将时间花在与预期更有利可图的项目相关的线索上。

好处 4：加强项目规划

监控利用率也可以帮助您优化项目规划和资源分配。

例如，一个有六个人的软件开发项目，如果他们只使用分配给他们的工作时间的 50%，那么利用率就会很低。 这种情况可能表明太多员工在同一个项目上工作，或者其他事情正在占用他们的注意力。

什么是使用报告？

在监控利用率的时候，肯定有一样东西会派上用场——利用率报告。

利用率报告有助于准确确定分配给团队的时间有多少：

• 预定,
• 可用，并且
• 得到有效利用。

利用率报告由几个显示利用率的不同标准组成：

• 计费利用率——一个人的能力用于计费工作时间的比例，以及
• Non-billable utilization——一个人在非计费工作（团队会议、员工发展/培训、网络和参加会议等）上的能力比例。

创建利用率报告时，预测技巧会派上用场。 为了提高他们的预测技能——这有助于您在向员工分配项目时同时考虑当前和未来的工作量——经理可以比较团队成员在给定时间段（以天、周或月为单位）的工作量，以评估工作量已安排。

管理人员可以选择团队日程安排应用程序（例如 Clockify）来更有效地分配团队的工作量，而不是手动制定此类日程安排。

当涉及到使用报告的基础知识时，这就是您需要知道的一切。

现在，我们将提及每月使用情况报告的好处。

月度利用率报告可以为企业做什么？

月度利用率报告显示整个企业资源的实时利用率。 话虽如此，月度利用率报告有利于当场做出决策，例如在意外挫折或瓶颈期间。

通过提前了解团队成员的能力，可以更轻松地规划即将到来的项目和其他工作。

清楚了解团队成员的能力还有助于管理人员在团队内分配工作量。 这样，员工的工作效率就会提高，而不会被工作压得喘不过气来。

解读完利用率报告的结果后，就该提高员工利用率了。

提高员工利用率的小窍门

管理者应该想办法提高员工的生产力，从而提高员工的利用率。

如果您不确定如何做到这一点，以下提示可以帮助您。

提示 #1：定期比较计费时间和非计费时间

您需要了解您的团队的时间是如何分配的，以便能够区分计费时间和非计费时间。

要了解您的员工是否花费足够的时间从事可以向客户收费并为您带来利润的工作，在收费工作和非收费工作之间建立适当的平衡至关重要。 这样做对于员工利用率的初始计算很重要。

一般来说，即使只有计费时间能带来利润，非计费时间也同样重要。 例如，您不能向客户收取管理任务或员工培训费用，但这些不可计费的任务至关重要，因为它们可以提高您的业务质量。

随着项目的不同以及公司和团队的扩张，计费时间与非计费时间的比率可能会有很大差异。

为了更好地了解团队中的计费和非计费时间，您应该创建定期使用报告并检查每个时间段。

提示 #2：监控实际和估计时间

很容易假设您知道某人需要多少时间才能完成一项任务。 但是，一旦您开始比较团队所做的每件事的预期和实时情况，您可能会改变主意。

您可以高估或低估您的团队在任务上花费的实际时间，两者都是有害的：

• 低估可能会导致未被发现的项目问题和不准确的计费，以及
• 高估可能导致生产率低下和企业扩张缓慢。

跟踪估计时间与实时时间可以突出这里和那里不必要的几分钟损失，这会增加客户工作的每一步和团队责任的每个级别的关键时间。

当您试图确定是否为任务收取足够的费用时，任务估算会派上用场。 估算还可以帮助您提高对即将进行的项目的估算技能。

您可以使用 Clockify 等工具进行项目估算。 在 Clockify 中，您可以通过以下方式衡量您的团队的表现：

• 估计完成一个项目所需的时间，
• 跟踪进度，以及
• 比较预期和实际时间。

提示#3：明确定义工作职责

如果您的员工难以理解他们的角色（包括工作目标和职责），则可能难以实现最佳利用率。

为了帮助他们避免混淆并致力于完成他们的工作，经理应该提供有关任务的明确细节和对工作职责的明确解释。

明确定义的角色和任务还可以帮助您确定您是否存在利用率问题，或者当您的工作量过多时是否需要添加新的团队成员来填补空缺。

技巧 4：收集员工反馈

尽管数据至关重要，但有时再多的报告也无法揭示您的员工是否正在高效地利用他们的时间。

尽管看起来员工的任务管理得很好，而且利用率也在上升，但由于各种情况，这种情况很容易发生变化。 例如，一个团队职责的变化可能给另一个团队带来了瓶颈，但这种影响尚未在报告中看到。

管理人员可以通过在员工和领导层之间进行频繁的一对一会议来轻松避免这种情况。 这样，员工可能会因随意签到而感到更自在和受到鼓舞。 它还可以帮助他们保持一致的工作时间表。

这些讨论也是在问题开始损害企业盈利能力之前发现问题的绝佳方式。

提示#5：鼓励休息和定期休息

尽管看起来有些矛盾，但研究表明，规律的休息可以提高工作效率。

员工不应将休息时间花在漫无目的的任务上，例如浏览社交媒体，而应利用这段时间休息和充电。 这样，一旦他们在休息后重新开始工作，他们将能够更加专注并高效地完成任务。

如果员工有规律地休息，他们的工作效率会更高，进而导致更高的利用率。

此外，利用下班时间可以减轻员工的压力，提高工作效率，从而提高利用率。

提示#6：摆脱平凡的任务或使它们更有意义

如果可能，请避免在团队试图专注于更重要的目标时将小而平凡的任务分配给他们。 检查团队的每日日程安排，以确定您可以取消的任何活动，从而腾出工作人员的时间来处理更重要的任务。

例如，并非每个人都应被邀请参加所有会议。 因此，养成只邀请必要的与会者参加组织中不同类型会议的习惯。 毕竟，尽管您的开发团队可能对您的日常 PR 会议感兴趣，但它们通常对开发人员的工作并不重要 — 因此最好不要让他们参加。

一般来说，每份工作都有一些看似不重要和不必要的重复性任务。 然而，其中一些任务是有原因的——完成它们会导致实现更高层次的目标。 管理者应该提倡上级框架——哈佛商业评论一项研究中解释的概念，提倡澄清平凡任务背景的想法，使它们对员工更有意义和愉快。

与其将太多时间花在只是形式上的任务上，不如将注意力集中在对业务有利的任务上。

提示 #7：将员工的技能与工作角色相匹配

了解员工的能力、工作场所的个性和行为偏好对于深入了解他们的最佳工作方式和提高工作效率至关重要。

例如，性格外向、富有想象力和创造力的人绝对是向客户展示想法的绝佳选择。 另一方面，如果给这些员工分配的任务更注重规则和细节，他们可能会难以执行。

要求您的员工在所有方面都表现出色是无效的，而且会适得其反。 仔细考虑每项任务并确定该员工是否是执行任务的正确选择。 如果没有，请寻找具有更符合任务要求的特征的人。

提示 #8：拥抱在家工作

乍一看，允许您的员工在家工作似乎效率低下，因为没有办法确保他们在没有人注意的情况下持续工作。

但是，事实恰恰相反。 信不信由你，研究表明远程员工比办公室员工更有效率。 因此，如果工作类型允许，管理者应该允许员工在家工作。

总结：随着员工利用率的提高，长期盈利能力将会提高

如果您决定跟踪员工的利用率，您将能够：

• 监控资源成本，
• 微调利润率，
• 帮助您的业务扩展和发展，以及
• 完善项目规划。

您对员工利用率的监控越多，就越容易找到问题、解决方案和晋升机会。

跟踪利用率将提高员工的工作效率并提高企业的整体效率。

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