使用集成构建 QuickBooks ERP 系统

已发表: 2022-05-07

QuickBooks 拥有超过 600 万客户，是市场上最受欢迎的小型企业会计软件，以其广泛的产品吸引着从个体企业家到企业的企业。

因此，软件必须足够灵活，才能随着企业的发展而移动和发展。 建立一个有粘性的客户只是在他们达到 50 名员工时失去他们是没有意义的。

与 Xero 和 Sage 等其他会计软件供应商一样，QuickBooks 也通过一系列强大的集成实现了灵活性。

今天，我们将着眼于通过软件的市场产品将 QuickBooks 扩展到企业资源规划 (ERP) 领域。

虽然市场上有大量免费或开源的 ERP 产品，但这些产品的范围和离开 QuickBooks 的熟悉度的前景往往证明足以让企业在应该转向新技术时望而却步。

任何避免实施 ERP 的成长中的公司在尝试将成长中业务的活动部分拼凑起来时，都会遇到效率、计划和财务问题。

通过将 ERP 功能添加到 QuickBooks 上，您可以收回部分效率，而无需花费大量资金或进行大规模的技术转变。

什么是 ERP 软件，它有什么帮助？

在深入探讨小型企业可用的选项和路径之前，让我们先谈谈 ERP。

企业资源计划软件是一套软件模块，将财务、计划、制造、库存和人力资源功能（以及其他功能）结合在一个地方。 通过依赖一组共享的数据定义和数据集，ERP 允许复杂的企业获得其运营的清晰视图。

想象一家零售商在开业时制造和销售玩具车。 销售和现金被记录下来，世界继续前进。

现在，假设零售商是一家价值数百万美元的全球企业，其制造部门在产品创建时计算销售额，仓储业务在产品发货时计算销售额，销售部门在下订单时计算销售额。 公司的会计部门只在支票结清后才计算销售额。

这样的企业很难回答“下个季度我们计划在销售方面做多少？”的问题。 通常，企业的财务引擎会推动其 ERP 的采用（或缺乏）。

关键要点： ERP 软件将复杂的跨部门操作结合在一个地方，并且可以创建一个销售跟踪系统。 然后，公司可以选择一个版本的事实——例如财务版本——将不同的销售定义转化为一个版本，从而可以创建有意义的计划和报告。

构建ERP系统

建立一个ERP系统，我们需要一个强大的财务骨干和数据库。

进入会计软件。

在您的财务数据核心之上，您可以将任何对您的业务有意义的 ERP 模块分层。 传统的 ERP 系统——庞大且通常极其昂贵的庞然大物——通常不顾需要地装满模块，而现代 ERP 是模块化和灵活的。

如果您不需要制造模块，则不会有。 在基础会计系统之上构建 ERP 可重新创建这种模块化，但与经典的单一供应商 ERP 相比，为未来的添加提供了更多的供应商，所有这些都是为了追求您企业的财务真实性。

ERP 文件：真相就在那里

ERP 文件。

QuickBooks 连接

这让我们回到了 QuickBooks（尽管市场上的许多可扩展会计系统都提供相同的功能）。 要构建您自己的等效 ERP，您必须在 QuickBooks Online Plus 和 Desktop Enterprise 之间进行选择。 前者可以扩大规模，可以在任何地方访问，但缺乏一些库存和制造工具。

Fundera 对两者之间的差异做了一个很好的在线与企业对比。 出于本文的目的，我们将重点关注 Desktop Enterprise，因为它在处理库存方面的优势。 它也是大型企业的首选风味。

快书应用商店

QuickBooks 将其所有应用程序放在一个地方，即 QuickBooks App Store。 您可以搜索、筛选并准确找到构建 ERP 所需的应用程序。

虽然商店中有一些免费选项，但大多数应用程序都是您需要计划的费用。 例如：Fishbowl 是 QuickBooks 的顶级制造集成之一，起价为 10,095 美元。 即使是成功的企业也不会心血来潮地放弃这种现金。

在开始构建之前，请通读应用商店的产品并了解可用的内容。 QuickBooks 收集评论，许多可用选项也在 Capterra 上进行了评论。

构建您的 ERP 堆栈

一旦您选择了您的 QuickBooks 风格，您就可以深入了解实际的 ERP 构建。 如果您不确定从哪里开始，请不要担心。

我将介绍两个应用程序——HandiFox 和 Method:CRM——以帮助您在 ERP 成功的道路上顺利进行。 这两款应用分别在其 QuickBooks App Store 类别（库存和 CRM）中名列前茅。

这将使您了解在 QuickBooks 主干上启动和运行 ERP 系统所需的条件。

HandiFox：将库存管理与 QuickBooks 集成

HandiFox 有两个版本：Start 和 Pro。 Start 包含该品牌闻名的大部分库存管理工具，而 Pro 添加了一些客户和计费选项。 我们将在下面介绍开始。

HandiFox 为 QuickBooks 的库存管理带来了更好的前端。 虽然 QuickBooks 具有一些跟踪功能，但与您的数据交互并不简单。 HandiFox 以支持日常库存任务的方式使数据具有视觉吸引力和可访问性。

HandiFox 操作简单图

HandiFox 在行动。

使用它的理由：

  • HandiFox 让您可以用手机扫描条码。 如果您正在接收、运送或转移库存，您可以使用 HandiFox 移动界面完成所有操作。 然后将数据推送到 QuickBooks 以更新您的财务记录。
  • 还记得当我将拥有一个版本的真相作为主要的 ERP 优势时提到的吗？ 通过安装在系统前端的库存管理应用程序，您可以轻松跟踪、评估和操作库存，而无需创建手头上的多个版本。 然后，您的财务记录将反映您的库存管理系统的记录，从而促进更好的需求预测和资产理解。
  • HandiFox 等库存管理应用程序可让您访问额外的库存数据层。 虽然 QuickBooks 可以存储价值和计数数据，但它并非旨在自行跟踪批号或库位。 HandiFox 将这一切都放在现有数据之上，让您在使用相关信息更新 QuickBooks 时更好地跟踪和挑选库存。
关键要点：这里重要的是库存管理应用程序为您提供的单一版本的事实。 与成熟的 ERP 一样，您可以访问多个界面——会计和库存——所有这些都基于一个数据集。

方法：CRM：将 CRM 与 QuickBooks 集成

方法对人的作用就像 HandiFox 对事物的作用。 虽然 QuickBooks 存储了一些客户信息，您可以在这些信息上运行一些报告，但它首先是一个会计平台。

通过 CRM 集成，您可以在 QuickBooks 的客户数据上添加亮丽的面孔，而无需像使用独立 CRM 那样创建新的且略有不同的数据集。

使用它的理由：

  • 方法：CRM 将您的客户信息更改与 QuickBooks 同步，保持我们所追求的单一版本的真实性。
  • 与 HandiFox 一样，Method 还对有关联系人、购买和互动历史以及营销活动绩效的新级别数据进行分层。 它获取允许 QuickBooks 运行的基础数据，并将额外的数据放在顶部，以帮助您的业务蓬勃发展。
  • 方法：CRM 让您可以将支付门户添加到您的网站，使用您的 QuickBook 联系人创建电子邮件营销活动，并在不弄乱您的数据库的情况下跟踪潜在客户。 这意味着不再需要滚动浏览您推荐的客户页面。 相反，这些潜在客户一直生活在 Method 中，直到他们成为实际客户并被推送到 QuickBooks 中。

关键要点：要充分利用您的财务数据，您需要将其与客户联系起来。 为了充分利用您的客户，您需要将他们与他们的财务状况联系起来。 一个好的 CRM 可以使这些链接易于理解和使用。

让您的 QuickBooks ERP 顺利运行

如果您能为您的业务找到正确的集成，您可以让您的公司围绕一个版本的事实运转。 无需再纠结于您销售了多少、产品在哪里，或者谁获得了多少报酬。

您最终选择的集成应主要基于您所经营的业务类型。 我认为 CRM 对任何人来说都是一个不错的选择，但您的制造、仓储和人力资源选择都取决于行业。

如果您在业务中使用其他 QuickBooks 应用程序，请在下面的评论中告知所有人。 如果您自己构建的系统不适合您的业务，请查看 Capterra 的 ERP 目录，其中包括 400 多个软件选项。