使用 Excel 进行小型企业会计

已发表: 2022-05-07

了解 Excel 如何帮助改变您的小型企业会计。

在计算器之后，电子表格是会计师在管理基本会计任务（想想分类帐和资产负债表）时最好的朋友。但是，在这个人工智能和区块链等创新技术时代，Microsoft Excel 是否仍然不负众望？

是的，取决于您的会计和财务要求。

如果您需要帮助标准化您的流程和加快您的任务，Excel 是您的工具。

Excel 可以帮助处理大多数基本功能（例如簿记、发票管理），但如果您正在寻求高级会计功能（如现金流和税务管理）的帮助，您可能需要考虑会计软件。

使用最流行的会计软件的快照快速找到合适的工具

在本文中，我们将介绍一些关键的 Excel 使用趋势、优势和功能、免费的 Excel 模板，以及何时应考虑将 Excel 用于小型企业会计。

在深入了解 Excel 的功能和优势之前，了解过去几年 Excel 用于小型企业会计的情况发生了怎样的变化，这一点很重要。

Excel 仍然是小型企业财务经理使用的最流行的会计工具之一。与企业相比，小型企业往往拥有和使用更少的财务数据，而 Excel 允许这些企业专注于基本的会计任务，例如预算规划和预测。

以下是美国企业使用的会计工具的细分：

美国企业使用的会计工具细分（来源）

尽管 Excel 很受欢迎，但它在会计中的使用在各种规模的企业中都在逐渐下降，如下图所示。

这种下降的一个可能原因是专门针对发票管理等基本功能的 ERP 软件和基于云的会计工具的价格下降。

自 2017 年以来，企业会计使用 Excel 的情况一直在下降
（资源）

比较数据集：帮助比较财务数据集，例如应付账款与应收账款总额，以计算给定时期内的现金流量。您可以跟踪经常性成本以更清楚地了解您的资金流向，并（如果适用）根据规模、位置或购买情况将客户分组，以查看哪些组为您的业务带来最多的收入。
生成可定制的报告：创建基于模板的报告（包括表格和图表），可重复用于发票管理和估算现金流量等任务。可以根据需要自定义这些报告以添加更多数据点（例如多个/不同的州销售税率），而无需从头开始创建新模板。
自动输入数据： Excel 宏有助于自动执行重复的财务数据输入任务（例如，将数据从主要来源复制到 Excel 工作表）。例如，您可以创建一个宏来从 CSV 文件中导出与发票相关的数据，并在 Excel 工作表中填充相关的发票管理模板。

数据透视表：位于 Excel 的“插入”菜单中，数据透视表是一种高级表格格式，可根据选定的单元格范围汇总复杂的数据集。从那里，用户可以在单独的窗口中过滤选定的数据。

何时将其用于小型企业会计：

数据透视表非常适合汇总原始会计数据并将其分类为不同的类别。假设您必须对行程进行分类以进行费用管理。您可以使用数据透视表过滤复杂的数据集并按类别汇总费用。

假设分析：假设分析位于 Excel 的“数据”菜单中，通过更改公式中的数据集来帮助您预测结果。换句话说，此功能允许用户通过修改数据来测试新结果，而无需删除或更改主数据集。

何时将其用于小型企业会计：

此功能非常适合现金流管理以及整体预算和预测流程。该功能允许用户以图形格式（趋势线或条形图）测试各种预算估算，并根据用户对预算数据所做的修改更改这些估算的预测。

预测表：此功能与“假设分析”位于同一菜单中，帮助用户根据历史值预测数据趋势。此功能以图形格式预测趋势，而不是简单地更改单元格中的数据值。

何时将其用于小型企业会计：

仅当您拥有跨越多年的历史数据时，此功能才有意义。例如，如果您有过去几年的现金流数据，您可以将该数据包含在表格中，并使用此功能创建一个新的工作表，其中包含预测现金流量未来趋势的图表。

Excel 带有用于各种会计功能的现成模板，例如发票、预算等。

您可以直接从 Microsoft 获取银行对帐表、分类帐、发票模板和个人财务跟踪器。从那里，有大量在线资源可帮助您设置免费的 Excel 会计模板，例如引导观众浏览各种模板（包括格式和公式）的 YouTube 视频，以及有关如何最好地使用此类表格的提示。我已经设置好了。

如果您在小型企业中使用（或考虑使用）Excel 进行会计核算，请记住以下几点。

确保您想要的程序实际上是 Excel 。如果这篇文章听起来太难学或者不是你要找的东西，不要忘记你可以探索其他会计和电子表格软件选项。这是我们开始使用的顶级免费和开源会计软件选项列表。
熟悉 Microsoft 提供的模板。在线搜索会计和簿记模板，以确定 Microsoft 提供的内容是否满足您的需求。单击此处查看 Microsoft 自定义的 Excel 工作表。熟悉模板后，您可以根据自己的独特要求对其进行自定义（例如，每月与每季度估算预算，添加数据透视表，包括您的徽标）。
使用在线资源完成模板构建过程。搜索在线文章或视频，指导您从头到尾创建和/或使用模板。这将帮助您了解 Excel 的界面，向您介绍您可能想要使用的其他功能，并在使用您自己的数据之前为您提供动手实践。
专注于从预填充的数据集中学习。 熟能生巧。这适用于将 Excel 用于任何会计任务，例如现金流管理。完成模板后，您可以练习将其与预填充的数据集一起使用，以确保您在输入自己的数据之前了解如何使用它。

如果您已经在使用 Excel 并准备升级，请查看我们的会计软件目录，您可以在其中按所需功能进行筛选以构建候选名单。