理解和改进订单到收款 (O2C) 流程

接收客户订单、履行订单并获得付款是大多数业务运营的基础。

您的现金流、内部资源和客户服务依赖于高效和可靠的流程。

这就是理解和优化订单到收款 (O2C)流程至关重要的原因。

什么是订单到现金 (O2C)？

从订单到收款（通常称为O2C或OTC ）是一个商业术语，用于描述围绕履行客户订单的流程。

它基本上从您的客户下订单开始，到您在帐户中记录已完成和已付款的订单时结束。

在这两者之间，发生了几个步骤（见下文“订单到现金周期的步骤”）。 之后，数据分析和最佳实践的实施可以帮助您持续优化订单到收款流程。

从订单到现金的流程也位于其他几个流程之间并与之重叠。 例如，营销引导 (M2L) 、采购到付款 (P2P)流程和其他顶级销售漏斗活动。

与 O2C 一样，这些术语供您的团队在内部用于报告和制定战略。

为什么称为“订单到现金”流程？

使用短语order-to-cash是因为它简明扼要地概括了从您的客户下订单到您的企业收到现金的过程。

订单到收款、报价到收款 (QTC) 和销售线索到收款流程之间有什么区别？

订单到收款、报价到收款 (QTC)和销售线索到收款流程之间的主要区别在于，第二个涉及在订单输入之前为客户生成报价，第三个涉及销售和市场营销直至点报价单或订单。

报价到收款 (QTC)流程让客户在购买之前更好地了解他们的购买。 当特定产品或服务无法获得预定价格或订单量时，它也很有用。

Lead to cash用于描述比 QTC 和 O2C 都更完整的过程。 它有助于分析早期销售和营销流程与 O2C 或 QTC 流程之间的联系。

每个过程之间的差异主要在于它们关注的过程的精确跨度。 每个可能涉及不同的部门、软件、优化步骤等。

为什么订单到现金流程很重要

从订单到现金的流程对于您业务的两个主要领域很重要：

• 内部：它与您的现金流、内部资源、供应链管理和分析的效率相关联
• 外部：它越无摩擦，您的客户体验就越好。 这有助于短期和长期的客户关系和保留

许多业务流程是相互关联的。 O2C流程也不例外。

所涉及的任何阶段的错误（见下文“订单到现金周期的步骤”）都可能对您企业的其他功能产生连锁反应。

例如，延迟付款或缓慢的发票处理会减少您的营运资金。 反过来，这可能会阻止购买关键材料或设备。

与许多业务流程一样，自动化可以加快并减少订单到现金流程中的错误数量。 然而，对于真正优化的流程，人为监督和参与也是必不可少的。

您想要改进 O2C 流程的原因是什么？

您可能希望改进从订单到收款的流程，因为它会对您的业务产生急性（即即时）或慢性（即持久和长期）负面影响。

这两类问题的原因可能不同甚至重叠。

例如，您可能突然缺乏现金流。 这可能会立即带来负面后果，例如无法支付员工工资或支付其他基本费用。

或者随着时间的推移，它可能会通过增加业务预测的不确定性、降低您瞄准或承担某些项目的可能性等而产生更微妙的负面影响。

订单到现金周期的 6 个步骤

在 O2C 流程开始之前，有几个要点存在。 其中包括库存管理、POS 系统集成、客户入职等。

一旦这些就绪，就会发生以下步骤。

1.您收到客户的订单

当您的客户下订单时，O2C 流程正式开始。

可以通过表格或电子邮件在线、通过电话甚至亲自下订单。

为了使这一步骤尽可能高效，监控订单渠道并及时回复（甚至自动）订单确认至关重要。

在这个阶段，对细节的关注有助于提高客户满意度。 例如，如果库存没有库存，则不得发送初始确认，只能在取消订单后进行跟进。

订单管理系统有助于优化 O2C 流程的这一阶段和后续阶段。

此阶段还可能涉及许多行业的发票贴现或发票保理。

2. 您完成客户的订单

履行订单涉及处理订单（包括检查订单规格、库存检查和授权）和组织交货或装运。

关于预计交货时间的进一步沟通在这里可能会有用，尤其是在可能出现延迟的情况下。

实时数据跟踪履行过程有助于确保您的整个团队都在同一页面上。 这减少了延迟、错过或重复订单的机会。

3. 您的产品已发货，或已为客户提供服务

运输是用来描述离开仓库并运送给客户的产品的短语。 它不一定涉及实际的船只，但它通常涉及国际订单。

对于服务，此步骤涉及提供物理服务或授予对软件或平台的访问权限。 快速轻松地交付或提供服务也很重要。

4. 您向客户开具发票

及时向您的客户开具发票可以增加您按时收到付款的机会。

您需要确保发票的详细信息正确无误。 这包括价值、发票编号、订单详细信息、付款条件等。

将您的订单管理系统与更新的 CRM 集成将有助于确保将发票和后续提醒发送给正确的人。

5.您收取客户的货款

收款是信贷管理的重要组成部分，是每个企业健康发展的重要组成部分。

逾期付款在许多行业都很常见。 例如，六分之一的小企业报告延迟付款。

通过实施收款最佳实践，您按时收到付款的机会会增加。 这可以包括优化或自动化实践，例如催款或使用专业工具进行应收账款管理。

6.您记录付款

订单交付并付款后，在总账中准确记录付款可帮助您跟上会计和数据管理的步伐。

此阶段的报告错误可能会给您业务中的不同各方带来问题，例如销售、应收账款和会计部门。

发票管理软件可以帮助您维护完整且最新的会计记录。 它还可以帮助您进行数据管理。

下一代订单到现金系统和技术

数据和技术正在引领 O2C 流程的创新。

与第三方技术的集成可以通过外包承销和融资产品来提供帮助。

例如，利用发票管理软件可以改善您的发票流程。 与您的 CRM 集成，还有助于使参与 O2C 流程的所有部门保持一致。

正如我们在白皮书“现金剧本的创新订单：让制造商和分销商控制其现金流量”中所解释的那样：

[O2C 产品] 与 CRM 服务相结合可以为制造商提供他们需要的洞察力，以识别额外的增长机会并接触更广泛的客户群，这意味着正确的集成可以帮助他们真正专注于他们的扩张努力。

结论

从订单到现金的周期涉及几个相互关联的过程。

它从接收客户订单开始，以收款结束。 在这两者之间，您的订单管理流程应该委托并记录几个步骤，包括订单履行、运输和发票开具。

O2C 流程的第一步是接收订单。 快速准确地响应此请求需要监控通信渠道和库存管理。

此过程还可以包括融资选项，例如发票融资或贸易信贷。

接下来，需要履行订单。 通过内部沟通和与客户的沟通，这会变得更加有效。

发货订单、提供服务或访问服务后，您需要开具发票。

收取款项后，您需要将其记录在总帐中。

优化 O2C 流程的每个部分将有助于改善您的现金流、资源绩效和客户满意度。