商务短信礼仪终极指南

已发表: 2022-10-12

如果您正在为商务发短信，那么您并不孤单。根据 Statista 的数据，2004 年，美国人发送了 560 亿条短信。到 2012 年，这个数字是 21090 亿。事实上，美国人每月平均发送 460 条手机信息——而且并非所有这些都是为了休闲。

移动短信在过去 10 年中呈爆炸式增长。这不是炒作——这是事实。点击推文

几年来，企业一直使用短信来联系他们的客户，现在更常见的是给老板、团队成员、潜在客户和同事发短信。但是有一个问题。

给你的朋友发短信是一种随意的事情，其特点是表情符号和缩写。这在商业环境中是行不通的。

如果您想避免惹恼您的联系人或引起冒犯，了解商务短信礼仪规则非常重要。本指南将为您提供帮助。

1.避免缩写

当您发送一条短信时，您只有 160 个字符来传达您的信息。这可能是大多数人使用缩写的原因。这有几个问题：

在同一主题上，某些缩写是绝对禁止的。如果您不会在商务对话中完整说出 WTF，请不要将其放在商务短信中。

在大多数情况下，输入整个单词同样容易，尤其是当您使用具有良好自动完成功能的移动键盘时。

商务短信礼仪的第二条规则是避免使用非常非常随意的表情符号。当然，它们可以帮助缓和短信的语气（稍后会详细介绍），但它们不符合公理，如果你使用它们，人们不会认真对待你。除非你和一群十几岁的人一起工作，否则请坚持简单的老话。

键入消息的问题在于难以传达语气。商务短信更难，因为它很容易听起来很生硬。花一些时间来制作你的信息，这样你就可以在不冒犯收件人的情况下说出你需要说的话。

当您使用它时，请避免输入全部大写。与电子邮件和社交消息一样，这被视为大喊大叫，只会惹恼收件人。就像您不会面对面地对业务联系人大喊大叫一样，也不要通过文字来做。

为商务撰写短信时，请注意您的拼写、语法和标点符号。拼写错误的单词和糟糕的标点符号会造成不好的印象。

商务短信需要商务口语；这不是一件随便的事。点击推文

在点击发送之前校对您的消息以消除错误。特别注意自动更正和自动完成失败。注意你输入的内容，并确保任何更正实际上都表达了你的意思。

同样，如果您通过语音发短信，请在发送前检查消息，因为不能保证它实际上是正确的。

底线？无论您是写一封信、一封电子邮件还是一条短信，始终努力实现无差错的业务沟通。

我敢肯定，我不是唯一一个不小心给错误的人发短信的人。手机上的这些自动提示功能很棒，但如果联系人姓名相似，可能会导致混淆。在发送之前检查您的消息是否发送给正确的人。这样您就不会浪费时间或不小心将内部信息发送给错误的人。

在商务短信的情况下，您无法确定收件人是否有您的联系方式。如果他们不知道您是谁，他们可能会忽略该消息。因此，请在邮件末尾添加您的姓名或首字母缩写，以明确发件人是谁。

只有 4% 的商务专业人士更喜欢文本而不是其他形式的交流，因此请确保可以将商务文本发送给您的联系人。只需请求许可，并仅发送给乐于使用文本进行商务交流的人。（提示：如果您向联系人发送短信并且他们通过电子邮件回复，那么这表明他们不喜欢发短信为业务，所以停止发短信给他们。）

这也适用于组文本。群组消息很快就会变得嘈杂和烦人，因此在发送第一条短信之前，请确保您有权将人员添加到联系人群组。本《赫芬顿邮报》群组发短信指南还有一些其他有用的指南。

尽管我们喜欢发短信，但它并不总是传达信息的正确方式。特别是对于业务，使用最合适的沟通方式。如果特定问题需要电子邮件，请发送电子邮件，这将为您提供互动的永久记录。如果打个电话比较好，那就打个电话。

还有一些类型的消息你不应该通过文本发送。您不会通过短信与您的伴侣分手（是的，我知道人们会这样做，但这很不礼貌），所以不要在商业上这样做。

避免使用短信辞去工作、解雇某人、提供绩效评估或任何负面的东西。这种反馈最好是面对面的。

Business Insider 建议您避免使用短信来更改会议时间或地点。这些变化很容易被忽略，尤其是在一些同事不经常查看手机的情况下。

也就是说，有时短信是完美的交流方式。如果发生紧急情况并且这是联系人们的最佳方式，请发送短信。

当你在享受你的晚上或周末时，曾经收到过工作电子邮件吗？它让你失去平衡了吗？如果你回答是，你并不孤单。这就是为什么将商务短信保持在办公时间很重要的原因。

相信我，如果您的通知是在半夜到达的，那么很快您的联系人就会阻止您的号码。

这对您的业务关系没有帮助。

发送文本后，如果对方没有立即回复，请不要继续重新发送。这只是意味着那个人没有检查他们的手机。这将会发生，这是避免通过文本更改会议时间的另一个原因。在您开始担心之前，请给收件人足够的时间来接收邮件。如果这种情况经常发生，请参阅规则 7：也许发短信不是这位特定同事的正确沟通方式。

当你应该注意房间里发生的事情时，不要发短信。无论您是在开会、面对面讨论业务还是观看演示文稿，弯腰在手机上发送秘密短信都是非常粗鲁的行为。如果有人在您演示时这样做，您会感到被冒犯，所以不要对其他人这样做。

有时你需要检查你的信息——生活会发生，对吧？在这种情况下，让人们知道是否有紧急情况需要您在商务场合检查手机。提前警告通常会抚平任何褶皱的羽毛，并防止人们对手机的响亮振动感到惊讶。

遵循这些规则，您将在商务短信礼仪方面领先一步。商务短信有什么让您烦恼的地方？你会添加什么提示？