28 个必备的 UCaaS 功能和优势

统一通信即服务 (UCaaS) 将继续存在，分析师预计该市场将在五年内增长两倍。
这并不奇怪，因为远程、灵活的工作在 2020 年呈爆炸式增长。初创公司和大型企业都意识到本地通信解决方案让他们失望了。
当员工依赖数十种协作工具与同事和客户互动时，他们的注意力就会受到影响。 现在是简化业务通信工具和降低开支的时候了。
本指南将带您了解主要的 UCaaS 功能、它们是什么以及它们为何重要。

• 1) PSTN 连接
• 2) 免费电话号码
• 3) 自动服务员
• 4) 直拨号码
• 5）通话录音
• 6) 呼叫分析
• 7) 移动应用
• 8) 桌面应用
• 9) 云PBX
• 10) 音频会议
• 11) 视频会议
• 12）团队存在
• 13) 网站聊天
• 14) 网络会议
• 15) 通话流程
• 16) 交互式语音应答
• 17) 屏幕弹出
• 18) 呼叫队列
• 19) 全渠道支持
• 20) 队列回调
• 21) 瘦客户端
• 22) 统一语音信箱
• 23) 中央管理
• 24) 团队消息传递
• 25) 在线传真
• 26) 虚拟工作空间
• 27) 云文件存储
• 28) 第三方 API 集成

商务电话服务

这些电话系统功能对于任何 UCaaS 平台都是必不可少的。 这些商务语音功能将您的团队与外界联系起来，反之亦然。 许多 UCaaS 服务提供商提供全包定价或点菜附加组件。

1) PSTN 连接

连接到公用电话交换网 (PSTN) 是联系办公室外人员的必要条件。
没有它，用户的桌面电话只能联系同一通信系统上的其他人。 云电话系统通过互联网提供内部和外部语音连接。
您不会失去您在经典模拟电话中可能享受到的任何功能。 商务 VoIP技术将数据包无缝地转换为 PSTN 之间的音频信号。

2) 免费电话号码

免费电话号码是让固定电话免费呼叫您的电话号码。 更值得注意的是，它使您的公司在全国范围内占有一席之地。 UCaaS 服务提供商维护与这些电话号码关联的呼叫路由逻辑。
这些号码以 800、888、877、866、855、844 或 833 开头。呼叫者无需在拨号盘上按 1，因为是全号呼叫。
小型企业使用免费电话号码来获得信任、跟踪来自广告活动的电话并将电话转接至专业团队。

3) 自动服务员

我们认为自动服务员是商业电话系统的失败者。 它的工作很简单——将呼叫者连接到正确的部门。
如果您听说过“按 1 以达到销售”，那么您就使用过自动服务员。 此电话功能是您品牌的第一印象。 它根据拨号盘上的数字输入来引导呼叫者。
许多 UCaaS 提供商让设置自动助理变得令人生畏。 用户体验差异很大，因此请确保您对更新感到满意。

4) 直拨号码

直接拨入 (DID) 电话号码是转到贵公司电话分机的电话号码。
直拨号码让人们无需通过自动助理即可呼叫用户。 DID 号码提供了更加亲切、友好的客户体验。
假设您有座席在联络中心接听电话。 无论呼叫者拨打哪个 DID，统一通信平台都会分配呼叫。

5）通话录音

记录通话并将其安全地存储在云中的需求不断增加。 公司渴望完全了解客户来电，以便日后查看。
今天的 UCaaS 解决方案提供各种通话录音功能以提高客户满意度。 此功能推动问责制远远超出呼叫中心环境。

6) 呼叫分析

访问有用的呼叫分析，例如处理时间、应答速度、放弃等。
这就是统一通信的承诺名副其实的地方。 在几秒钟内访问趋势，而不是在通话记录中筛选并在 Excel 中花费一整天。
使用实时和历史数据改善您的结果。 墙板、游戏化和外观清晰的仪表板可以提升个人和团队的绩效。

7) 移动应用

集成的移动应用程序仍然是一种流行的统一通信即服务功能。 供应商过去常常将此功能包含在更高的定价计划中，但它现在是 UCaaS 的支柱。
员工可以使用他们的 iOS 和 Android 智能手机拨打电话并保持联系。 轻点几下即可接听电话、参加视频会议、查看屏幕和发送聊天消息。
这些类型的移动应用程序也称为软电话。 它的一些内置 UCaaS 功能包括呼叫转移、呼叫翻转和可视语音邮件。

8) 桌面应用

VoIP 软电话在笔记本电脑和台式机上也能正常工作。 UCaaS 提供商包括一个桌面应用程序，因此用户可以在他们的工作站上进行通信。
统一的桌面应用程序允许用户拨打、接听和转接电话、管理联系人并设置他们的可用性。 用户还可以通过聊天消息、语音和视频通话与同事协作。

9) 云PBX

云托管 PBX 允许您在互联网连接上运行公司的整个电话系统。
它消除了租用办公空间或专用 IP 电话设备的需要。 云电话使添加位置和装备远程工作人员变得容易。
云 PBX 提供无与伦比的可扩展性，因为它是从多个数据中心交付的。

会议功能

在公司拥有办公室和远程员工的混合环境中，会议平台必不可少。 在 UCaaS 解决方案中使用这些功能的好处是您可以降低成本并提高整个团队的工作效率。

10) 音频会议

使用高清音频会议主持远程会议。 由于 VoIP 的灵活性，通过移动设备或计算机很容易加入电话会议。
隐私对当今的企业至关重要。 使用需要密码的会议桥确保音频会议的安全。 将您的音频会议与您的 UCaaS 解决方案捆绑在一起，让用户可以一键加入会议。 客人也可以通过拨打与之关联的专用电话号码参与。
管理员还需要有用的管理功能，例如静音、录音和演讲模式。

11) 视频会议

进行高效的一对一和多人视频通话。 它们易于设置并提供实时音频、聊天、屏幕共享和实时视频。
全面的 UCaaS 提供商还可以让您录制视频会议，但可能需要额外付费。

12）团队存在

深度专注是宝贵的，团队的存在使之成为可能。 统一消息平台显示一个人的状态，例如他们是否正在通话、忙碌、离开或有空。
团队存在可以节省时间，减少干扰，并在同事之间设定正确的期望。

13) 网站聊天

实时网站聊天可帮助您快速有效地帮助您的访客和客户。 这是一个强大且不断增长的渠道： 2020 年实时聊天的客户满意度 (CSAT) 接近 86%，创历史新高。
通过聊天记录、可用性和快速解决方案为您的客户创造难忘的体验。

14) 网络会议

为不在您的 UCaaS 平台上的访客举办研讨会、直播、网络研讨会和在线会议。 无需下载软件或使用复杂的技术设置。
让您的客户和合作伙伴加入，这样您就可以轻松展示。 这些安全的网络会议工具通常包括屏幕共享、聊天和文件共享。 毕竟，网络会议需要为所有相关人员提供愉快的体验。

联络中心能力

为销售和支持团队配备专业级语音和消息传递的需求变得有必要扩大规模。 托管联络中心是下一代呼叫中心，它将语音、电子邮件和社交媒体等多种渠道集成为一个。

15) 通话流程

呼叫流程是一种设计 UCaaS 平台如何处理来电的方法。 因此，它们功能更强大且更易于设置，即使对于非技术用户也是如此。 除了自动助理外，管理员还可以在一个屏幕上调整响铃组、营业时间和呼叫路由。
呼叫流程消除了客户联系您的业务时发生的不确定性。 最重要的是，它很简单并简化了电话系统设置。

16) 交互式语音应答

交互式语音响应 ( IVR ) 让客户可以使用他们的语音与电话系统进行交互。 许多呼叫中心使用它来将呼入电话路由到合适的人或转移。
今天的 IVR 可以使用实时帐户信息进行响应，还可以执行验证。 大多数组织使用 IVR 将呼叫者转接到最能提供帮助的部门。
减轻座席的负担，提高工作效率，并提高您的信誉。

17) 屏幕弹出

减少处理时间的方法之一是在接听电话之前显示来电者信息。 屏幕弹出从您的 CRM 中提取数据，以便代理可以查看帐户价值、最近的购买和满意度。
此 UCaaS 功能可帮助他们定制答案并在每次互动中取悦客户。 统一通信解决方案使用其 CRM 或第三方集成提供此功能。

18) 呼叫队列

经常漏接电话？ 呼叫队列可帮助您的联络中心高效处理大量呼叫。 例如，如果您接到的电话多于可用的座席，则呼叫队列会将它们排成一行，以便路由到座席。
在不影响客户体验的情况下响应呼叫高峰。 呼叫队列是提供公告甚至回叫邀请的理想方式。
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19) 全渠道支持

与其强迫客户使用单一联系方式，不如跨多个渠道支持他们。 将电子邮件、聊天、短信和社交媒体添加到您的联系渠道组合中。
全渠道解决方案让您可以轻松访问所有客户信息和过去的互动。 这样，客户永远不必向不同的代理人重复自己的话。 在这种情况下，您的团队异步工作并提供一流的客户体验。
很少有统一通信即服务提供商提供语音以外的客户服务工具。 Nextiva 确实如此。

20) 队列回调

现实情况是，大多数人不想等待。 那么如何为他们提供更好的体验呢？ 答案是提供队列回调选项。 根据平均应答速度，您的电话系统可以提供替代方案，让下一个可用的座席回电。
对于联络中心来说，这是处理大量呼叫量的宝贵策略。 它将减少长时间等待的挫败感，并快速解决客户的问题。

21) 瘦客户端

呼叫中心通常会为 PBX 服务器、专有电话硬件和中继设置分配大量 IT 预算。 由于基于云的商业 VoIP，那些日子几乎已经过去了。
瘦客户端是功能齐全的联络中心应用程序，只需要一个网络浏览器。 与您之前可能处理过的半生不熟的中间件相比，这些应用程序提供了更好的 UCaaS 功能。
在考虑潜在的 UCaaS 提供商时，请务必参加现场演示，以便亲眼目睹。
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共享、协作和管理

统一通信解决方案鲜为人知的功能包括其协作和管理功能。 这些因商务电话系统而异，因此有助于缩小哪些功能是必不可少的。

22) 统一语音信箱

管理语音邮件不一定是一件苦差事。 当您无法接听电话时，让来电者留下语音信箱 — 但您可以随时随地收到消息。 语音邮件到电子邮件仍然是企业用户的最爱。
此功能与 IP 电话配合使用，因此消息也不会丢失。 用户可以在旅途中、在办公桌前或在计算机上收听它们。
统一的语音邮件消息让您可以在不同的设备上、在您的电子邮件中接收您的消息，甚至可以将其转录为文本。 此功能使用户能够清晰和灵活地快速采取行动。

23) 中央管理

从一个易于使用的门户管理您的电话系统功能。 添加或管理用户、编辑功能、调整许可证、管理权限、构建呼叫流程等。
单独的通信工具的问题是您需要单独管理它们。 这会导致代价高昂的人为错误。 集中式管理门户可帮助您毫无疑问地进行更改。
Nextiva 的商业电话服务不需要技术技能来设置和维护。

24) 团队消息传递

使用团队聊天让您的团队保持联系并保持高效。 与其将即时消息和会议应用分开，不如将它们简化为一个应用。
此功能意味着每个人都可以协作、保持井井有条并在一个地方开会。 当人们在办公室或家中工作时，这是理想的选择。

25) 在线传真

如果您需要发送和接收传真，但不想在办公室使用昂贵的机器，您会喜欢在线传真。 它安全可靠，可随时随地在任何设备上使用。
由于 UCaaS 使用 VoIP，因此通常会导致断开传真机连接以支持在线传真。 此 UCaaS 功能允许用户像电子邮件一样交换传真文档。
接收传真时，您会在收件箱中收到数字化文档。

26) 虚拟工作空间

虚拟工作空间就像办公室，但它在线存在。 这是所有文件、会议、任务、截止日期和对话发生的地方。 它消除了对数十个应用程序的需求——以及它们附带的通知——并让员工更加专注。
虚拟工作区可以存在于工作组、项目或业务部门周围。
所有链接、文件和对话都很容易找到，因此您永远不必浪费宝贵的时间来搜索重要信息。

27) 云文件存储

安全的文件存储对于在工作时保持信任至关重要。 一些商业通信平台允许用户从 Dropbox 或 Google Drive 同步文件。
由于它是基于云的，因此您无需干预网络附加存储或本地服务器。 因此，此 UCaaS 功能非常适合远程工作者和办公室员工。
此功能使共享文件变得简单，从而确保授权用户可以访问公司信息。

28) 第三方集成

由于统一通信即服务包含众多工作场所应用程序，因此API 集成变得很有必要。 以下是要寻找的 UCaaS 集成类型及其重要性。

电子邮件

将您的通信平台与您的电子邮件提供商集成可以带来很多好处。
根据用户数量，寻找与 Gmail、Microsoft Outlook 和 Google Workspace 的兼容性。
通过这种方式，用户可以共享状态信息、同步日历并从他们的地址簿中拨打电话。 它将减少在应用程序之间切换的摩擦，从而高效地完成工作。

客户关系管理系统

为什么企业要将其 CRM 连接到电话系统？ 这可能并不明显； 它将帮助销售人员更快地关闭销售线索。 此外，您将从每次互动中获得更深入的客户洞察。
CRM 集成弥合了电话系统和客户数据之间的差距。 将您的手机与 Salesforce、Zoho、HubSpot、Keap 或 Pipedrive 集成。
这种集成还将数据提供给人工智能支持的联络中心和呼叫中心分析。

验证

随着用户数量的增长，权限、访问权限和安全性可能变得难以管理。 在招聘、退出和减轻威胁之间，很难跟上步伐。
将您的电话系统与 Active Directory 或 Okta 等访问管理平台集成。 通过单点登录，您可以全面简化访问。

UCaaS 的主要业务优势

UCaaS 对企业最显着的好处包括：

• 降低成本
• 更好的用户体验
• 增加可扩展性
• 强大的安全性

1) 有竞争力的价格

事实上，大多数 UCaaS 解决方案取代了您使用和付费的几个商业应用程序。
这包括企业 VoIP、团队聊天、视频会议、服务台等。 无需为每个用户花费数百美元，每月不到 60 美元即可为您提供一切。
UCaaS 还简化了管理十几种不同服务的麻烦。 Nextiva 提供企业真正需要的最佳价值和功能。

2）更好的用户体验

一个一体化的通信平台意味着它成为一个单一的事实来源。 Okta 的一份令人惊讶的报告显示，如今员工平均使用88 个应用程序。
每个人都根据相同的客户视图行事，而不是使用脱节的应用程序。
借助触手可及的实时数据，他们可以提供无缝的客户体验。

3) 增加可扩展性

新员工入职培训非常耗时。 当你远程进行时，它会更难。
统一通信改变了渴望增长的公司的游戏规则。 您需要最少的技术资源来实现员工连接。 下载移动或桌面应用程序，登录，一切就绪。
随着员工人数的增加，您将不需要添加昂贵的电话基础设施。 这样，您的资源就会集中在收入上，而不是安装现场服务器。 UCaaS 提供商负责其余的工作。

4) 强大的安全性

数据安全是一个合理的问题，尤其是在迁移到云端时。 UCaaS 平台提供 24/7 全天候监控和加密以确保数据安全。
帐户管理员可以管理用户设置并查看详细的使用日志，因此您始终处于完全控制之中。
查看 UCaaS 供应商是否拥有满足您要求的行业认证。 确认他们提供符合 HIPAA、PCI 和 SOC 2 的通信工具。

最好的 UCaaS 功能触手可及

归根结底，公司有很多理由升级到 UCaaS。
对于某些人来说，这是让员工和客户保持一致的一种方式。 对于其他人来说，这是一种将多个通信应用程序简化为一个的方法。 对于许多人来说，这可能是企业范围内部署的速度。
每个人都同意的一件事是 UCaaS 比传统电话系统具有更多功能。 让技术决定您的工作方式的日子已经一去不复返了。 统一通信即服务不是未来——而是现在。
从竞争对手中脱颖而出，因为您可以更快地工作并快速响应客户需求。
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